Компания Boxberry, один из лидеров рынка доставки, автоматизировала процесс бюджетирования на базе решения «1С:Управление холдингом». Проект охватил полный цикл — от ввода нормативных данных до формирования итогового бюджета, включая более 100 форм. Учитывая масштабы компании и сложность процессов, ключевыми задачами стали консолидация информации, повышение прозрачности и гибкость настройки прав доступа. Дополнительную ценность проекту придали уникальные доработки: автоматическое утверждение бюджетов, аналитический модуль для контроля в реальном времени и механизм предварительной проверки данных. В результате Boxberry получила эффективный инструмент для управления финансами в условиях активного роста и цифровой трансформации.
Boxberry работает на российском рынке с 2010 года как служба доставки для интернет-магазинов и других компаний дистанционной торговли. В 2014 году начала предоставлять услуги доставки по России частных отправлений. Активно развивает международную доставку. Сейчас Boxberry доставляет посылки более чем в 200 стран мира, в том числе в Беларусь, Казахстан, Киргизию, Армению, Европу и США.
Перед компанией Boxberry стояла задача обновить процесс бюджетирования и перенести его в единую систему на базе «1С:Управление холдингом». Используемый ранее подход с разрозненными таблицами и ручными операциями не позволял обеспечить требуемую прозрачность, точность и скорость финансового планирования.
Целями проекта стали повышение эффективности бюджетного управления, усиление контроля за финансовыми потоками и переход к централизованной модели планирования.
Ключевые задачи проекта:
- Повысить эффективность и точность планирования за счет автоматизации бюджетного процесса. Автоматизация позволит привести в соответствие процесс планирования на предприятии и учесть больше важных факторов при составлении бюджетов.
- Обеспечить доступность и прозрачность бюджетной информации для всех участников процесса. Внедрение единой системы даст возможность всем участникам процесса работать по унифицированной методологии в актуальной информационной среде.
- Минимизировать риски кассовых разрывов и повысить управляемость финансовыми потоками.
- Обеспечить возможность формирования детальной план-фактной отчетности для принятия управленческих решений по контролю денежных ресурсов, оценке эффективности подразделений.
Компания Boxberry — один из крупнейших игроков на рынке доставки для e-commerce в России и за её пределами. Постоянный рост, международное развитие и внедрение собственных цифровых решений, таких как облачная платформа BWS, предъявляют высокие требования к управлению финансовыми потоками. В условиях быстро меняющегося рынка и увеличения внутренних потребностей руководство компании приняло решение о совершенствовании процесса бюджетирования.
К моменту старта проекта в Boxberry уже использовалось решение «1С:Управление холдингом», однако его функционал применялся частично. Процесс бюджетирования оставался трудоемким, фрагментированным и не соответствовал новой организационной структуре компании. Сбор и обработка данных велись вручную или с использованием разрозненных таблиц Ms Excel, что увеличивало количество ошибок, снижало прозрачность и усложняло консолидацию информации. Бюджетные расчеты были подвержены влиянию человеческого фактора, а сроки формирования отчетности затягивались.
Компания остро нуждалась в единой централизованной системе бюджетирования, позволяющей учесть все ключевые аспекты финансового планирования, сократить временные затраты, повысить точность и управляемость. Необходим был инструмент, способный поддерживать полный бюджетный цикл, включая сбор нормативов, расчеты, консолидацию, план-фактный анализ и контроль исполнения. Все это стало отправной точкой для начала проекта автоматизации на платформе «1С:Предприятие».
Система автоматизации бюджетирования построена на базе «1С:Управление холдингом». Автоматизирован весь бюджетный цикл, включая ввод и обработку нормативных данных. Проект по разработке и внедрению стартовал в феврале 2021 года и включал в себя 4 ключевых этапа:
1 Этап: Предпроектное обследование. В рамках этого этапа был осуществлен сбор информации о бизнес-процессах компании. Для этого был проведен анализ текущей системы учета и управления, а также консультации с ключевыми представителями организации. Так же, проводилось детальное исследование структуры и функционала системы, ее преимуществ и недостатков. Это позволило определить потребности и требования, которым должна отвечать новая система.
2 Этап: Разработка методологии бюджетного процесса. Была подготовлена новая методология бюджетирования, которая соответствовала новой орг. структуре компании. Было решено, что основным преимуществом будущей системы бюджетирования будет ее детализация до уровня сбора нормативной информации. Это позволит замкнуть весь процесс в единой системе и осуществить сбор информации для бюджетов по единой методологии и исключить влияние фактора ручного расчета бюджетов.
3 Этап: Концептуальное моделирование. На этом этапе специалистами 1-го Советника была сформулирована концепция будущей системы бюджетирования. Были заложены принципы и структура будущего процесса в «1С:Управление холдингом».
4 Этап: Внедрение новой модели бюджетирования. Используя все возможности «1С:Управление холдингом» и модуля «Бюджетирование», аналитики и программисты 1-го Советника выполнили работы по настройке системы.
Более 100 бюджетных форм, относящихся к разным этапам бюджетирования, были настроены в системе. Особенно важными из которых являются: процесс сбора нормативной информации, процесс обработки нормативной информации, ручной ввод данных и загрузки данных из Ms Excel, консолидация бюджетов в единый БДР и автоматический расчет БДДС на базе данных бюджетирования.
Важным достижением стало повышение гибкости модуля бюджетирования за счет уникальных разработок, которые позволяют:
- Быстро настраивать пользовательские доступы к бюджетам для многочисленных сотрудников компании. Задача осложнялась тем, что и бюджетов внутри самой компании достаточно много, и требовалось консолидировать все данные в единой информационной системе.
- Добавлен аналитический модуль для гибкого анализа бюджетов в режиме реального времени.
- Появилась возможность автоматического утверждения бюджетов.
- Настроен особый проверочный бюджет, который позволяет анализировать данные до завершения процесса бюджетирования.
Снизился уровень кассовых разрывов
Сократились трудозатраты на подготовку отчетов
В результате реализации проекта компания Boxberry получила централизованную и автоматизированную систему бюджетирования, охватывающую полный цикл — от ввода нормативных данных до формирования итоговых отчетов по БДР и БДДС. Новый процесс полностью интегрирован в «1С:Управление холдингом» и соответствует организационной структуре компании, что позволило перейти от разрозненных Excel-файлов к единому информационному пространству.
Автоматизация существенно повысила точность и надежность расчетов, благодаря отказу от ручных операций и использованию встроенных механизмов контроля данных. Сократилось количество ошибок при составлении бюджета, а трудозатраты на подготовку отчетов снизились примерно на 37%. Были внедрены более 100 бюджетных форм и настроены инструменты для гибкой настройки прав доступа, что обеспечило прозрачность и управляемость процесса на всех уровнях компании.
Внедрение план-фактного анализа в режиме реального времени позволило повысить оперативность управленческих решений и контроль исполнения бюджета. Выявление отклонений от плановых показателей стало возможным на ранних этапах, что способствовало снижению финансовых рисков. Уровень кассовых разрывов по итогам первых отчетных периодов снизился на 23% за счет повышения точности прогнозирования и своевременного реагирования.
Проект обеспечил более высокую вовлеченность финансовых и операционных подразделений в процесс планирования, повысив качество входных данных и ответственность за формирование бюджета. Единая методология и автоматизированные процедуры утвердили систему бюджетирования как эффективный инструмент стратегического управления в условиях масштабируемого бизнеса.
