В компании «ДЕЛОПОРТС» реализовали проект внедрения «1С:Документооборот 8 КОРП», направленный на цифровизацию и автоматизацию документооборота. Ключевые этапы включали интеграцию с «ServiceDesk», миграцию договоров и контрагентов, настройку многоуровневых процессов согласования и автоматизацию проверок контрагентов на санкции. В результате сократилось время согласования, создан единый архив документов, автоматизирован контроль контрагентов, внедрены процессы ITSM и личный кабинет сотрудника.
ООО «ДелоПортс» — российская холдинговая компания, осуществляющий управление стивидорными активами группы компаний «Дело», расположенными в ключевом морском порту Юга России — Новороссийске (Краснодарский край).
Цели проекта:
- Для документооборота:
- сократить время согласования документов на 40-50%;
- уменьшить время поиска документов до 1-2 минут.
- Для ИТ:
- снизить количество потерянных заявок до нуля;
- соблюдать SLA в 95% случаев.
Задачи проекта:
- Документооборот:
- разработать и утвердить схемы согласования для всех типов документов:
- внутренние, входящие и исходящие документы;
- определить роли, этапы и сроки согласования;
- настроить СЭД под утвержденные схемы согласования:
- реализовать автоматическую маршрутизацию документов;
- внедрить инструменты контроля версий и уведомлений о статусах;
- сократить время на ручные операции:
- автоматизировать поиск документов через теги, фильтры и полнотекстовый поиск;
- исключить дублирование данных за счет интеграции СЭД с существующими системами;
- организовать централизованный архив документов:
- настроить разграничение прав доступа;
- обеспечить возможность аудита и формирования отчетности.
- Инфраструктура:
- внедрить личный кабинет сотрудника:
- реализовать единый интерфейс для подачи ИТ-заявок;
- интегрировать ЛК с ITSM-системой для автоматической регистрации запросов;
- настроить процессы ITSM:
- утвердить категории заявок (инциденты, запросы на обслуживание, изменения);
- увтоматизировать назначение исполнителей, уведомления и эскалацию;
- обеспечить прозрачность и контроль SLA:
- внедрить дашборды для мониторинга статусов заявок и сроков выполнения;
- настроить автоматический расчет метрик (время реакции, время решения);
- провести обучение сотрудников:
- организовать инструктаж по работе с ЛК и ITSM-системой;
- создать базу знаний с инструкциями для пользователей.
Управление документацией:
- Процесс согласования документов осуществляется через электронную почту и бумажные носители, что приводит к потере времени и версионности файлов.
- Отсутствует централизованный архив электронных документов. Учет ведется вручную (Excel), что усложняет поиск, контроль версий и аудит.
- Нет прозрачности в процессе согласования: статусы документов, этапы согласования и ответственные лица не фиксируются в единой системе.
- Не формализованы схемы согласования для разных типов документов (входящие, исходящие, внутренние), что вызывает путаницу в процессах.
Управление ИТ-заявками:
- Отсутствует единая система для регистрации и обработки запросов в ИТ-службу. Заявки поступают через разные каналы (почта, чаты, телефон), что приводит к их потере и дублированию.
- Невозможно отслеживать статус выполнения заявок, контролировать сроки (SLA) и анализировать загрузку сотрудников.
- Ручное управление процессами ITSM повышает риски нарушения согласованных сроков и снижает качество обслуживания.
Система, внедренная в рамках проекта, представляет собой комплексное решение, объединяющее несколько модулей и интеграций для автоматизации документооборота и ITSM-процессов.
Основные модули системы «1С:Документооборот 8»:
- Управление всеми типами документов (входящие, исходящие, внутренние).
- Многоуровневые процессы согласования с динамическими маршрутами.
- Автоматическая маршрутизация документов на основе ролей и условий (например, суммы договора).
- Контроль версий документов и уведомления о статусах.
- Централизованный архив с шифрованием и аудит-логом действий.
- Интеграция с УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью) для юридически значимого документооборота.
ITSM-система (ServiceDesk):
- Регистрация и обработка ИТ-заявок (инциденты, запросы на обслуживание, изменения).
- Автоматическое назначение исполнителей, уведомления и эскалация.
- Мониторинг SLA через дашборды и автоматический расчет метрик (время реакции, время решения).
- Интеграция с личным кабинетом сотрудника для подачи заявок.
Схема архитектуры
Проект по внедрению 1С:Документооборот в группе компаний отличался высокой сложностью и масштабностью, что потребовало комплексного подхода к организации процессов.
Ключевые особенности проекта:
- Масштабность и распределенность. Внедрение охватило группу компаний с разветвленной структурой и территориально удаленными подразделениями. Это потребовало настройки единой системы документооборота с учетом специфики каждого юрлица, но с сохранением общих стандартов управления.
- Сложная система согласования и ролевая модель. Были реализованы гибкие маршруты согласования, включающие многоуровневые проверки с участием различных отделов (юридического, финансового, руководства). Настроены динамические роли, когда права доступа и цепочки согласования автоматически менялись в зависимости от условий.
- Интеграция с УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью). Одной из ключевых задач стало внедрение электронной подписи (УКЭП) для юридически значимого документооборота. Это позволило перевести договоры, приказы и отчеты в цифровой формат с гарантией юридической силы.
- Многоуровневая система поддержки. Для минимизации простоев внедрена система оперативного реагирования:
- 1-й уровень: кол-центр для решения базовых вопросов (создание документов, настройка шаблонов);
- 2-й уровень: кнженеры 1С, устраняющие технические сбои и оптимизирующие процессы;
- 3-й уровень: разработчики и архитекторы, отвечающие за кастомизацию и интеграцию;
- Все обращения фиксировались в единой системе, что ускорило обработку заявок и повысило прозрачность.
Итоговые эффекты:
- Сокращение цикла согласования: с 5-7 дней до 4-8 часов за счет автоматизации уведомлений и исключения бумажных этапов.
- Повышение безопасности: централизованный архив с шифрованием и аудит-логом действий снизил риски утечек на 70%.
- Комплаенс: полное соответствие требованиям 63-ФЗ и ФСБ благодаря УКЭП и журналированию операций.
Дмитрий Буровихи, руководитель ИТ ООО «ДЕЛОПОРТС»
Проект полностью достиг поставленных целей по цифровизации документооборота и ITSM. Автоматизация согласований (включая сложные маршруты и УКЭП) сократила цикл с 7 дней до 2, а проверки контрагентов — с 2 дней до 15 минут. Создан единый защищенный архив, внедрены личный кабинет и ITSM-процессы, что обеспечило прозрачность, исключило потерю заявок и соблюдение SLA. Решение создало мощную основу для дальнейшего роста.
