Туламашзавод построил систему управления персоналом, кадрового учета и расчета заработной платы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». Внедрение позволило автоматизировать управленческую и учетную деятельность компании с более чем 3800 сотрудниками. Создана единая среда для совместной работы кадровой службы, отдела труда и заработной платы, расчетного отдела. Это позволило выработать новую методологию для создания корпоративных стандартов. Руководство компании получило доступ к большому пулу аналитики, что позволило концертировать внимание на основных бизнес-процессах и применять при необходимости корректирующие действия, а также выявлять недостатки и узкие места бизнес-процессов.
Цели проекта:
- Повысить качество и оперативность получения информации для принятия управленческих решений.
- Внедрить новые инструменты и методы учета и управления, базирующиеся на современных информационных технологиях.
- Предотвратить потери от использования неактуальной, противоречивой, неполной информации.
- Снизить трудозатраты, повысить скорость обработки информации всех участников системы учета, планирования и управления.
- Уменьшить влияние человеческого фактора за счет снижения количества ручных операций и ошибок при отражении хозяйственных операций.
- Повысить контроль за основными бизнес-процессами предприятия.
Задачи проекта:
- Настроить и адаптировать систему управления персоналом, кадрового учета и расчета заработной платы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» (1С:ЗУП КОРП) в рамках построения единой среды на платформе «1С:Предприятие».
- Создать единую информационную базу предприятия и устранить дублирование операций при вводе информации, увеличить эффективность коммуникации подразделений.
- Выстроить информационный обмен между 1С:ЗУП КОРП, «1С:Бухгалтерия» и «1С:MDM».
Основной запрос состоял в переводе ключевых бизнес-процессов на единую технологическую платформу «1С:Предприятие». У заказчика уже была система управления персоналом и расчета заработной платы стороннего разработчика, которая интегрировалась с системами от «1С». На предприятии взят курс на выстраивание ИТ-архитектуры из программных продуктов «1С» как наиболее устойчивой к воздействию внешних факторов модели.
С целью реализации дорожной карты единых проектов в области информационных технологий в группе предприятий, необходимо было создать единую конфигурацию для тиражирования. Внедрение новой системы управления персоналом, кадрового учета и расчета заработной платы должно было повысить скорость расчета заработной платы и снизить человеческий фактор при выполнении финансовых начислений.
Схема ИТ-ландшафта до внедрения
Система управления персоналом, кадрового учета и расчета заработной платы построена на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП».
В процессе внедрения разработана новая схема обмена информацией между системами. Данные из «1С:Зарплата и управление кадрами КОРП» передаются в специальные базы «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» и «1С:Бухгалтерия» (на схеме — 1С:БП) для формирования проводок, а из «1С:Бухгалтерия» информация по способам отражения передается в «1С:ЗУП», что позволило решить проблемы, связанные с двойным вводом данных в разные системы. Также специалисты сделали единые настройки и стандартизировали информационный обмен с банковскими системами.
В рамках проекта внедрения программы для расчета заработной платы и управления персоналом на базе «1С:Предприятие»:
- разработано 80 печатных форм и отчетов;
- выполнено 67 доработок типовой конфигурации;
- разработано, подготовлено и согласовано 25 документов подтверждающий результат и позволяющих закрыть этапы проекта.
Автоматизировано управление персоналом и кадровый учет, в том числе:
- расчет зарплаты;
- подбор кадров;
- кадровый учет:
- анализ кадрового состава;
- учет рабочего времени;
- обучение персонала;
- оценка эффективности службы персонала и аналитическая отчетность;
- планирование занятости сотрудников: отпусков и/или других мероприятий.
Схема ИТ-ландшафта после внедрения
Единая конфигурация «1С:Зарпалата и управление кадрами»
В программе стороннего разработчика, которую использовал заказчик, уже был выполнен ряд доработок с учетом специфики бизнес-процессов. Также на одном из предприятий было самостоятельно проведено внедрение программного продукта «1С» для расчета заработной платы и управления кадрами. На подготовительном этапе мы посетили предприятие, провели комплексный аудит для анализа доработок, поговорили с ключевыми пользователями системы для оценки актуальных потребностей, а по итогам аудита договорились с заказчиком о правилах работы в едином поле и требованиях к единой конфигурации.
Разработка конфигурации с возможностью включения и отключения доработанного функционала позволяет решить сразу несколько проблем, возникающих в холдингах:
Обновление и поддержка информационной системы. Тестирование доработок проводится в единой конфигурации, один раз, после чего обновление централизовано раздается на все предприятия холдинга. Обслуживание для заказчика проще, дешевле и быстрее.
Адаптация системы под специфику работы. Несмотря на то, что предприятия входят в единый холдинг, бизнес-процессы на заводах отличаются (разные виды оплаты, структура работы и т.п.). В зависимости от особенностей, в единой конфигурации можно включать и выключать необходимые модули.
Наша команда написала конфигурацию, которая размещается в общем хранилище, чтобы предприятия могли централизовано обновляться до текущей версии. Мы создали отдельный модуль с настройками, куда загружается весь доработанный функционал, а для администраторов появилось отдельное меню, в котором они могут выбрать, какие функции нужны конкретно для расчетов на их заводе.
Например, если на заводе не ведут сдельные работы, у них другой принцип оплаты труда, администратор просто отключает в своей версии этот блок, чтобы он не мешал. Или у завода есть финансовые лимиты по госзаказам, в которые они четко должны попадать по оплате труда. Для этого им нужно сделать разделение зарплаты на отдельные ведомости, под эти денежные лимиты. Это конкретная задача одного из заводов, соответственно, у других она отключается.
Работа с вакансиями, медосмотрами, кандидатами
Предприятия строго отслеживают эффективность производительность труда, так как существует конкретный план выработки. Все, что связано с набором персонала и возобновлением штатного расписания, критически важно, от этого зависят производственные объемы, в т.ч. по госзаказам.
Для оперативного сбора информации и формирования аналитики по состоянию штата мы создали максимально удобный АРМ. С его помощью сотрудники отдела кадров могут оперативно предоставлять руководству аналитику по уровню заполнения штата: кандидатах на должности, их количестве и статусе. Например, если на вакантную позицию уже взяли человека и он проходит медосмотр, это отображается в системе.
Стандартизация бизнес-процессов, подготовка инструкций и обучение сотрудников
Создание единой конфигурации было бы невозможно без стандартизации процессов, поэтому на подготовительном этапе мы разработали регламенты для взаимодействия с двумя командами: командой основного завода и командой, которая будет курировать внедрение на предприятиях вне контура проекта. Далее мы перешли к написанию технического задания, детальной архитектуры, программы методик испытаний.
В рамках проекта было подготовлено более 80 детальных инструкций с примерами для пользователей доработанного функционала и проведено обучение более 500 сотрудников. Для обучения использовали гибридный метод: сертифицированные видеоуроки «1С» с параллельным комментированием специалистами «СофтЭксперт» того, что отображалось на экране. Это позволило сразу разобрать возникающие вопросы и сложности, чтобы сотрудники быстрее адаптировались к новой системе, а количество возможных ошибок в процессе промышленной эксплуатации существенно снизилось.
Снижение производственных издержек
Сокращение трудозатрат в подразделениях
Создана единая среда для совместной работы кадровой службы, отдела труда и заработной платы, расчетного отдела. Это позволило выработать новую методологию для создания корпоративных стандартов.
Максимально снижены риски и угрозы, связанные с несанкционированным доступом к конфиденциальной информации за счет детальной проработки матрица прав доступа с учетом особенностей предприятия и большим вниманием к ограничению прав доступа большинства пользователей к персональной информации сотрудников. В ходе проекта обозначены владельцы бизнес-процессов, которые стали носителями информации, отвечающими за ее полноту, достоверность и актуальность.
Руководство компании получило доступ к большому пулу аналитики, что позволило концертировать внимание на основных бизнес-процессах и применять при необходимости корректирующие действия, а также выявлять недостатки и узкие места бизнес-процессов. Задержки связанные с передачей документации и внесением информации в базу удалось сократить за счет автоматизации контрольных точек в системе.
Показатели экономической эффективности внедрения:
- Сокращение расходов на материальные ресурсы — на 24%.
- Снижение производственных издержек — на 38%.
- Оптимизация операционных и административных расходов — на 18%.
- Сокращение трудозатрат в подразделениях — на 20%.
- Снижение зависимости от зарубежного ПО — на 40%.
- Ускорение получения управленческой отчетности — на 42%.
- Сроки формирования регламентированной отчетности — на 15% быстрее.
Иван Чернов, директор по ИТ
Внедрение 1С:ЗУП позволило автоматизировать управленческую и учетную деятельность. Разработка выполнена с учетом запроса на дальнейшее тиражирование конфигурации с возможностью включения/отключения доработанного функционала. Решены задачи по работе с вакансиями, медосмотрами, кандидатами. Реализован учет сдельных работ. Автоматизировано распределение основного заработка и расширена аналитика учета ЗП. Установленная система принята в промышленную эксплуатацию.
