||
Краткое описание
Транспортная компания «Байкал-Сервис» сократила операционные затраты на 15%, создав единую систему кадрового администрирования и расчета заработной платы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8». За счет автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы прибыль компании по итогам года вырослана 5%.
Транспортная компания «Байкал Сервис» перевозит сборные грузы по России. Среди клиентов — предприятия крупного, малого и среднего бизнеса, ИП и физлица.
1
Цели и задачи
Цели проекта:
- Сократить операционные расходы на обслуживание информационных баз кадрового администрирования и расчета заработной платы на 15%.
- Оптимизировать ведение нормативно-справочного учета.
- Повысить оперативность формирования управленческих и регламентированных отчетов в компании в целом, обеспечив тем самым рост и развитие компании.
Задачи проекта:
- Произвести автоматизацию кадрового учета и расчета заработной платы.
- Обеспечить бесперебойную, стабильную и устойчивую работу системы.
2
Ситуация до старта проекта
До начала проекта компания сталкиваолась со следующими сложностями:
- Отсутствие единой системы учета по кадровому администрированию и расчету заработной платы.
- Ведение кадрового и нормативно-справочного учета по организациям в 42-х разных информационных базах.
- Высокие затраты на поддержку автоматизированной системы.
- Критическое отсутствие оперативности формирования управленческих и регламентированных отчетов в компании в целом, что существенно влияло на дальнейшее развитие компании.
3
Архитектура решения и масштаб проекта
Атоматизированная система кадрового учета и расчета заработной платы на базе построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Основные модули системы:
- Кадровое администрирование — прием/перевод/увольнение, отпуска, командировки, графики, штатное расписание.
- Расчет заработной платы — начисления/удержания, премии, отпускные, больничные, северные, районные.
- Учет рабочего времени — табели, сменные графики, суммированный учет, ночные/сверхурочные.
- Нормативно-справочная информация (НСИ) — должности, подразделения, виды начислений/удержаний, регионы.
- Отчетность и контроль — 6-НДФЛ, РСВ, СЗВ-ТД/СТАЖ, ПФР/ФСС/ФНС, контрольные формы и сверки.
- Управленческая аналитика по ФОТ — план-факт, разрез ЦФО/филиалов/должностей.
- Интеграции с внешними системами — обмен с бухгалтерией/банками/ЭДО/порталом.
- Администрирование и безопасность — роли, РДП, аудит операций, резервное копирование.
Интеграции:
- «1С:Бухгалтерия» — проводки, взаиморасчёты, налоговые формы.
- ЭДО — приказы, кадровые документы, взаимодействие с сотрудниками.
- Зарплатные проекты/банк-клиент — реестры выплат.
- Корпоративный портал/HR-сервисы — заявки, ЛК сотрудника.
- СКУД/биометрия (при наличии) — фактическое время, опоздания, переработки.
Схема архитектуры
4
Особенности и уникальность проекта
- Консолидация 42 баз в единый контур. Миграция данных 42 юрлиц холдинга из изолированных баз в единую систему на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» с централизованным администрированием 120 рабочих мест.
- Унификация НСИ. Разработан единый классификатор должностей, подразделений, видов начислений и удержаний — обеспечена сопоставимость данных между филиалами.
- Единая методология оплаты труда. Введен общий корпоративный подход к расчету премий, надбавок, северных и районных коэффициентов вместо разрозненных практик 42 юрлиц.
- Автозаполнение расчетных документов. Сквозная связь кадрового и расчётного контуров — документы по начислениям формируются на основании приказов автоматически, без ручного переноса данных.
- Шаблоны массовых кадровых операций. Готовые пакеты для индексации, премирования и массовых переводов — операции по тысячам сотрудников выполняются одним документом.
- Единовременная дата запрета редактирования. Централизованное закрытие периода по всей компании одномоментно — исключает правки задним числом в любом из 42 юрлиц.
- Пакет контрольных проверок перед выплатой. Автоматическая сверка табелей с начислениями, контроль коэффициентов и удержаний, выявление аномалий по сотруднику.
- Ролевая модель с разграничением по филиалам и ЦФО. Детализированный доступ: кадровик видит свой филиал, региональный руководитель — свой ЦФО, центральная служба — полный контур.
- Регламенты эксплуатации. Процедуры резервного копирования, установки обновлений без остановки бизнеса, мониторинг производительности и обработки инцидентов.
- Интеграционный контур. Связка с «1С:Бухгалтерией», ЭДО, зарплатными проектами банков, корпоративным порталом и HR-сервисами.
- Ускорение регламентированной отчетности. Подготовка 6-НДФЛ, РСВ, СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ по всем 42 юрлицам ускорена вдвое за счет единой базы и унифицированной НСИ.
- Платформа для масштабирования. Архитектура рассчитана на подключение новых юрлиц, модулей подбора и аналитики, интеграцию со СКУД и биометрией.
5
Результаты проекта
В результате ппроведенной автоматизации все выявленные проблемы были решены, поставленные задачи выполнены.
Получены следующие результаты:
- За счет автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы компании произошло сокращение операционных расходов на обслуживание информационных баз кадрового администрирования и расчета заработной платы на 15%, что в итоге привело к увеличению прибыли компании по итогам года на 5%.
- Оптимизировано ведение нормативно-справочного учета, что привело к повышению оперативности формирования управленческих и регламентированных отчетов в компании в целом, обеспечив тем самым рост и развитие компании, дальнейшее расширение географии присутствия в городах России.
- Обеспечена бесперебойная, стабильная и устойчивая работа системы.
- Обеспечено сопровождение и дальнейшее развитие системы специалистами РИТСО-Консалтинг.
