В ПАО «Россети Северо-Запад» разработали и внедрили автоматизированную систему «Управление складами» на базе «1С:ERP. Управление холдингом». В рамках проекта внедрены модули «Складской учет», «Планирование» и «Обеспечение». Ключевым требованием к системе являлась реализация комплексного подхода, охватывающего полный жизненный цикл МТР: от регистрации и согласования потребности с контролем бюджетных лимитов — до поступления от поставщика, перемещения между складами и списания.
ПАО «Россети Северо-Запад» — основной оператор, оказывающий услуги по передаче электроэнергии и присоединению к электросетям в Архангельской, Вологодской, Мурманской, Новгородской, Псковской областях, Республике Карелия и Республике Коми.
Цели проекта:
- планировать обеспечения потребностей в материально-технических ресурсах (МТР) в единой информационной системе с контролем выделенных лимитов и формировать сводную отчетность по наличию потребностей в обществе;
- оптимизировать процесс обеспечения МТР в соответствии с планами потребностей и фактическими остатками МТР на складах, формирования закупок и подачи заявок контрагентам по договорам, формирование аналитической и статистической отчетности по обеспечению потребностей в МТР;
- оптимизировать работу материально-ответственных лиц в части складских операций, обеспечить достоверную и своевременной отчетности о наличии и движении МТР на складах в разрезе аналитики, необходимой и достаточной для принятия управленческих решений;
- вести учет аварийного запаса в разрезе утвержденного перечня номенклатуры аварийного запаса согласно приказам общества и реальным остаткам на складе.
Задача проекта:реализовать комплексную автоматизацию ключевых бизнес-процессов в части управления материально-техническими ресурсами на базе конфигурации «1С:ERP. Управление холдингом».
До начала проекта управление материально-техническими ресурсами (МТР) в компании не было автоматизировано в полном объеме: потребности формировались и сводились вручную на больших массивах данных. Внеплановые объекты не проходили проверку на наличие источника затрат, заказы поставщикам создавались вручную вне единой системы, что затрудняло контроль своевременности заказов и информационную прозрачность ожидаемых поставок. Невозможно было оперативно оценить обеспеченность производственных программ, подбор остатков на складе происходил вручную и требовал дополнительного согласования, отсутствовала возможность зарезервировать материалы под конкретные объекты выполнения работ, как по программам технического обслуживания и ремонтов, так и под нужды технологического присоединения конкретных заявителей.
В рамках проекта успешно настроена и доработана подсистема «Управление логистикой и МТО» (модули «Планирование», «Обеспечение», «Складской учет») на базе конфигурации «1С:ERP. Управление холдингом» в части складского учета. Эта система взаимодействует с: «АСУПА», «АИС Управление спецодеждой», «АИС Инвестиции», «КИС НБУ 2», что позволяет обеспечить эффективное управление различными аспектами деятельности предприятия и непрерывно передавать данные из одной системы с другую через Datareon.
В настоящее время в подсистеме «Управление логистикой и МТО» одновременно работают 5000 сотрудников, что подчеркивает масштабность внедрения и необходимость надежного функционирования подсистемы.
Основные преимущества данного внедрения включают:
- Синхронизация данных: интеграции с «АСУПА», «АИС Управление спецодеждой», «АИС Инвестиции», «КИС НБУ 2» обеспечивает автоматический обмен данными между системами, что позволяет избежать дублирования информации и минимизировать вероятность ошибок при вводе данных. Это особенно важно для учета рабочего времени, формирования отчетности, корректности заполняемых данных.
- Упрощение процессов управления: благодаря настройке и доработке подсистемы «Управление логистикой и МТО», процессы управления материально-технического обеспечения становятся более прозрачными и эффективными. Возможно контролировать объемы и качество планирования потребностей, понимать статус процесса обеспечения и обеспеченность производственных программ имеющимися запасами. Руководители также могут легко отслеживать трудозатраты сотрудников в части управления МПЗ, сроки выполнения ими задач и обязанностей, анализировать их производительность и принимать обоснованные решения на основе актуальных данных, а также контролировать корректность внесенных данных.
- Оптимизация бизнес-процессов: взаимодействие между системами способствует оптимизации различных бизнес-процессов, таких как планирование бюджета, управление закупками и складским учетом. Это позволяет повысить общую эффективность работы предприятия.
- Поддержка масштабируемости: с учетом того, что в системах работает 5000 человек, подсистема «Управление и логистикой МТО» обеспечивает необходимую гибкость для дальнейшего роста компании. При увеличении числа сотрудников или расширении бизнеса система может быть легко адаптирована под новые требования.
Архитектура решения
Уникальность данного проекта заключается во внедрении подсистемы «Управление логистикой и МТО» в конфигурацию «1С:ERP. Управление холдингом» с учетом интеграции данных из 5 независимых систем 1С (автоматизированная информационная система (АИС) «Инвестиции», автоматизированная информационная система «Управление спецодеждой», автоматизированная система управления производственными активами (АСУПА), «Управление автотранспортом», корпоративные информационные системы (КИС) для налогового и бухгалтерского учета) и 3 подсистем «1С:ERP. Управление холдингом» (бюджетирование и финансовое планирование, корпоративные закупки, договоры и контрагенты) и сохранением механизмов сквозных аналитик от планирования МТР до их списания. Это потребовало более тщательного проектирования и значительных доработок типовых возможностей системы, что сделало проект особенно интересным и сложным.
Основные аспекты уникальности проекта включают:
- Модуль «Планирование»:
- реализация двух сценариев планирования потребностей — годового и оперативного, позволяющих своевременно провести процедуры закупок для обеспечения потребностей согласно 223-ФЗ и предоставление возможности для корректировки потребностей в соответствии с актуальной ситуацией, учитывающей изменения в экономических показателях бизнес-планирования (выделенных лимитах) и возможную аварийность объектов энергетики (внеплановые объекты), в том числе создание обработки по копированию отдельных запланированных потребностей с годового сценария планирования на оперативный сценарий, а также отчетов по сравнению сценариев для контроля внеплановых потребностей;
- установка цен на номенклатуру для планирования потребности с учетом заключенных договоров, имеющихся поступлений товаров в складском учете по определенным приоритетам и правилам для разных филиалов;
- проверка суммы запланированной потребности в соответствии с установленными лимитами в разрезе филиала, центра ответственности, статьи БДР в документах смежного блока (блок «Бюджетирование») «Лимитирование»;
- разработка входящих интеграционных потоков из смежных систем АСУПА и АИС «Управление спецодеждой». Данные из получаемых потоков преобразуются в документ формирования потребности (план потребности) в соответствии с видами работ (плановые, неплановые , аварийно-восстановительные), с учетом дополнительных аналитик по назначению (видами деятельности (ИПР, ТОиР, управление спецодеждой и т.п.), статей БДР бизнес-плана, и направляются по своему маршруту в зависимости от назначения, БДР, вида работ и смежной подсистемы, из которой получены данные;
- разработка механизма по созданию корректировок запланированных потребностей с отдельным маршрутом согласования;
- разработка механизмов массового согласования потребностей, регламентного задания по согласованию планов потребности на годовом сценарии в соответствии с: включением данной потребности в документ смежного блока «Сводная заявка на внутреннее потребление» (СЗНВП, блок «Бюджетирование») и изменение статусов плана потребности в зависимости от статуса документа СЗНВП без участия пользователей;
- доработка документа «План поставки» с возможностью подбора различных групп номенклатуры из планов потребности, компоновки данных по поставкам товара с целью дальнейшего отдельного обеспечения.
- Модуль «Обеспечение», реализация трех автоматизированных рабочих мест (АРМ):
- АРМ «Обеспечение» — резервирование МПЗ на складах по определенной иерархии в зависимости от места потребности, формирования заявок на поставку материалов и оборудования по заключенным договорам поставки с автоматическим подбором товаров из спецификации договора смежного блока «Договоры» с контролем сумм заказов по сумме договора в разрезе филиалов и количества по номенклатуре, а также возможностью ручного подбора данных, формирования строк закупок по необеспеченной договорами потребности, включенной в планы поставки;
- АРМ «Резервирование» — автоматическое резервирование МПЗ на складах под планы потребности с учетом возможности комплектации объектов и возможность его изменения для комплектации внеплановых объектов, учет уровня резервирования на внеплановый объект и включение/не включение потребности в зависимости от уровня резерва (материалы «сняты» с объекта или укомплектованы из свободных остатков);
- АРМ материально-ответственного лица склада (АРМ МОЛ) — формирование заказов на перемещение, формирование документов внутреннего потребления, отражение статуса выдачи материалов в работу по зарезервированным МПЗ;
- формирование отчетности по статусу обеспечения потребности, ожидаемых и фактических поставках по заказам поставщикам.
- Модуль «Складской учет»:
- учет и отражение аварийного запаса в системе — введение отдельного справочника в системе в соответствии с приказами общества по формированию аварийного запаса, наполнение данного справочника реальными позициями на складе с возможностью контроля сроков ротации и построение отчетов;
- формирование, учет и отражение актов входного контроля в системе;
- интеграция с системой бухгалтерского учета на базе КИС НБУ — передача данных по приходным и расходным документам, получение обратного статуса системы о проведении документов в бухгалтерском учете;
- интеграция с системой управления автотранспортом (УАТ) в части создания расходных документов в складском учете на основании передаваемых данных.
Ключевым требованием к системе являлась реализация комплексного подхода, охватывающего полный жизненный цикл МТР: от регистрации и согласования потребности с контролем бюджетных лимитов — до поступления от поставщика, перемещения между складами и списания. В рамках проекта реализован следующий функционал:
- регистрация потребностей на всех уровнях общества с привязкой к ЦФО и БДР, включая интеграцию из АСУПА и АИС «Управление спецодеждой»;
- многоуровневое согласование сводной потребности с бюджетным контролем и блокировкой при превышении лимита;
- планирование обеспечения: резервирование МТР на складах и в поставках, формирование плана закупок, создание заказов поставщику с графиком поставок;
- поступление от поставщика: автозаполнение по заказам, фиксация расхождений, ответственное хранение, неотфактурованные поставки;
- перемещение между складами на основании зарегистрированных потребностей с процедурой согласования;
- отпуск МТР: резервирование по объектам работ, автоматическое закрытие потребности по факту списания.
Подсистема занимает центральное место в ИТ-инфраструктуре компании и интегрирована с КИС НБУ 2 (бухгалтерский учет), АСУПА (ремонтная программа), подсистемами «Бюджетирование», «Управление спецодеждой», УАТ и "Договоры! АСУ ФХД. Это исключает повторный ввод данных и формирует единое информационное пространство по всем филиалам.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в различных подразделениях на 25%;
- ускорение получения управленческой и регламентированной отчётности на 45%;
- снижение объемов материальных запасов на 10%.
