В 13 филиалах «Ленэнерго» система учёта и расчётов с персоналом была переведена на качественно новый уровень с помощью информационной системы «1С:Зарплата и управление персоналом 3.0», разработанной на новой версии технологической платформы «1С:Предприятие». Проект был сложным из-за большого объёма доработок старой системы, распределённости пользователей и большого количества автоматизированных рабочих мест. В результате в «Ленэнерго» существенно была снижена нагрузка на сотрудников отдела кадров, на 15% сокращены операционные и административные расходы, снижено время на обработку информации, ускорено получение регламентированной отчётности на 10%, управленческой отчётности — на 15%, модернизированы механизмы и процессы для более эффективной работы базы данных.
«Ленэнерго» — одна из крупнейших распределительных сетевых компаний страны, входит в группу «Россети». Обеспечивает электроэнергией территорию двух субъектов Российской Федерации с населением более 6 млн человек: город Санкт-Петербург (население более 5 млн чел) и Ленинградскую область (население 1,7 млн чел). Сегодня «Ленэнерго» ставит перед собой две генеральные цели: надёжное, качественное энергоснабжение потребителей и оперативное, недискриминационное технологическое присоединение к сетям. Общая численность компании (включая филиалы) 6500 человек.
Цели проекта:
- Оперативно реагировать на изменения в законодательстве РФ, обновлять механизмы, порядок расчёта, регламентированные формы отчётности.
- Бесперебойно продолжать вести кадровое делопроизводство, рассчитывать заработную плату и производить выплаты сотрудникам компании в соответствии с законодательством РФ.
- Рассчитывать налоги и отчисления в бюджет и фонды в соответствии с установленными тарифами и ставками с учётом льгот и вычетов.
- Своевременно формировать регламентированную отчётность, предоставлять выгрузки сведений по установленным форматам в ИФНС и ПФР РФ.
- Распределять заработную плату по счетам бухгалтерского и налогового учёта, производить выгрузку данных по проводкам в «1С:Бухгалтерия». Формировать статистические отчёты, отчёты по стандартам МСФО, управленческие отчёты.
- Оптимизировать и унифицировать бизнес-процессы, автоматизированные в «1С:Зарплата и управление персоналом» по всем разделам учёта.
- Перейти на технологически новую платформу «1С:Предприятие 8.3» и модернизировать механизмы и процессы для более эффективной работы базы данных.
Задачи:
- Провести детальный аудит бизнес-процессов по разделам учёта, автоматизированных в системе «1С:Зарплата и управление персоналом» редакция 2.5.
- Провести анализ возможности и необходимости оптимизации и унификации бизнес-процессов в «1С:Зарплата и управление персоналом».
- С учётом перехода на новую технологическую платформу проанализировать возможности модернизации существующих, а также постановки новых автоматизированных бизнес-процессов.
- Провести аудит существующей архитектуры базы данных, с учётом постоянного увеличения объёма данных и поддержки стабильности работы без потерь скорости, и при необходимости — её модернизации.
- Провести миграцию информационной системы «1С:Зарплата и управление персоналом» с редакции 2.5 на новую редакцию 3.0 и на новую технологическую платформу.
- Обеспечить перенос:
- всех автоматизированных с учётом оптимизации бизнес-процессов;
- всей хранящейся в системе информации:
- персональные данные и кадровая история по сотрудникам;
- суммы начислений, удержаний и история по взаиморасчётам сотрудников с предприятием;
- суммы доходов по периодам в разрезе кодов и видов доходов, а также категорий налогоплательщиков;
- суммы налогов и отчислений: начисленные, удержанные и перечисленные в бюджет и фонды РФ.
В «Ленэнерго» существует корпоративное положение о расчёте заработной платы. Методика расчёта существенно отличается от типового расчёта, применяемых различных видов расчёта более 300. В системе «1С:Зарплата и управление персоналом» редакция 2.5 были автоматизированы следующие процессы:
- кадровый учёт и кадровое делопроизводство;
- расчёт заработной платы, расчёт налогов и отчислений в фонды РФ;
- учёт заработной платы на счетах бухгалтерского учёта;
- перечисление заработной платы сотрудникам (выгрузка в банки);
- перечисление налогов и отчислений в бюджет и фонды РФ;
- сбор отчётов управленческих, статистических и регламентированных.
За годы эксплуатации системы наличие большого количества доработок (около 80%) привело к необходимости провести детальный аудит бизнес-процессов по разделам учёта, автоматизированных в «1С:Зарплата и управление персоналом», редакция 2.5 и их модернизации. Для обеспечения более стабильной и бесперебойной работы пользователей необходимо было разработать новые автоматизированные бизнес-процессы. Также появилась задача реализовать более надёжное хранение данных в информационной системе, уменьшить время обработки информации и сроки формирования и подготовки регламентированной и управленческой отчётности.
Необходимость реализации проекта была обусловлена ещё и тем, что фирма «1С» объявила о скором прекращении поддержки редакции 2.5 программного продукта «1С:Зарплата и управление персоналом» и выходе новой редакции 3.0. Следовательно, с момента прекращения поддержки редакции 2.5 изменения в законодательстве и обновления форм регламентированной отчётности в ней реализовываться не будут. В результате:
- самостоятельная доработка, без использования официальных обновлений фирмы «1С», требует больших трудозатрат, финансовых ресурсов, и, как следствие, возникают значительные риски в соблюдении сроков сдачи отчётности;
- снятие информационной системы «1С:Зарплата и управление персоналом» с поддержки не гарантирует своевременную реализацию всех изменений в законодательстве РФ, а именно: Трудовом Кодексе РФ, Налоговом Кодексе РФ, порядке расчёта и учёта заработной платы и пособий, применении льгот различными категориями граждан, отчислений в государственные фонды, формах регламентированной отчётности и т. д.;
- расширение возможностей информационной системы, обеспечение более стабильной и бесперебойной работы пользователей и более надёжное хранение информации становятся затруднительными.
Основной концепцией проекта было максимальное соответствие функционала новой системы уникальной методике расчёта зарплаты в компании «Ленэнерго». Информационная система «1С:Зарплата и управление персоналом» с редакции 2.5 была переведена на новую редакцию 3.0 и на новую технологическую платформу. Система охватила рабочие места сотрудников отделов кадров, табельщиков, ОТиЗ, работников расчётного отдела, бухгалтерии филиалов.
Рис. 1. Схема движения документов и взаимодействия отделов.
В новой системе были реализованы необходимые доработки:
- Значительно доработан механизм табельного учёта. Благодаря этому и была снижена нагрузка на сотрудников отдела кадров — путём прекращения дублирования информации.
- Доработан экономический блок: планирование затрат на оплату труда и распределение затрат.
- Значительно переработана система прав доступа — реализован механизм вертикального ограничения прав (подчинённым недоступны сведения о заработной плате руководителя); произведено разделение прав доступа на уровне сотрудников и отдельных АРМ, таких как ОТиЗ, табельщики и учёт рабочего времени «хоз. способом», модуль «медосмотры», модуль охраны труда.
- Разработана и реализована уникальная подсистема учёта расходов на мобильную связь.
- Значительно переработана методика расчёта заработной платы (в соответствии с корпоративными стандартами компании).
Рис. 2. Доработка подсистем.
Была произведена интеграция с доработанным за годы эксплуатации решением «1С:Бухгалтерия 8».
В промышленную эксплуатацию запущено 110 рабочих мест в 13 территориально распределённых по Ленинградской области филиалов и подразделений.
Переводу системы учёта и расчётов с персоналом «Ленэнерго» на качественно новый уровень был очень сложным из-за большого объёма доработок старой системы, распределённости пользователей и большого количества автоматизированных рабочих мест. Тем не менее, реализация проекта была произведена в короткие сроки и на новой редакции 3.0 системы «1С:Зарплата и управление персоналом» (после официального релиза «1С» на тот момент прошло менее 1 года).
Так как учёт начисления заработной платы и налогов важно вести с начала года нарастающим итогом, пользователи приступили к работе 1 января 2015 года без параллельного учёта в старой версии программы. И это спустя всего 4 месяца после старта проекта. К 1 января был реализован функционал, необходимый для ведения кадрового учёта, а к 15 января был реализован функционал, необходимый для начисления зарплаты за январь. Работа строилась гибко, план работ был сильно детализирован: были обозначены сроки для каждого документа, отчёта, необходимые доработки всегда выполнялись к началу их эксплуатации. Дальнейшая разработка системы продолжалась до конца 2015 года.
В результате реализации проекта по переводу системы учёта и расчётов с персоналом «Ленэнерго» на качественно новый уровень, проектной команде удалось максимально полно выполнить поставленные требования и достичь поставленных перед стартом проекта целей. Существенно снижена нагрузка на сотрудников отдела кадров, на 15% сокращены операционные и административные расходы, снижено время на обработку информации, ускорено получение регламентированной отчётности на 10%, управленческой отчётности — на 15%, модернизированы механизмы и процессы для более эффективной работы базы данных.
