«Издательский дом «Периодика Ставрополья» в короткие сроки построил единую систему бухгалтерского учёта, отвечающую всем требованиям учётной политики и специфики деятельности предприятия. Система построена на базе «1С:Бухгалтерия 8». Результатом проекта стало создание единой распределённой системы бухгалтерского учёта, объединившей разнородные учётные системы 24 газет по всему Ставропольскому краю в единое целое. Учётная политика приведена к единым стандартам головной компании. Централизация бухгалтерского учёта привела к сокращению на 5% расходов на бухгалтерское сопровождение, а получение отчётности в новой системе ускорилось на 10%.
Издательский дом «Периодика Ставрополья» организован в 1997 году. Основным видом деятельности компании является издательская деятельность. В состав издательского дома входят 24 газеты по всему Ставропольскому краю: «Наша жизнь», «Авангард», «Восход», «Вперёд», «Голос времени», «Заря», «Звезда Прикубанья», «Знамя труда», «Искра», «Левокумье», «Петровские вести», «Приманычские степи», «Степные зори» и другие.
Цели, которые были поставлены перед проектом:
- сокращение сроков на подготовку регламентированной отчётности для сдачи в контролирующие органы;
- снижение затрат на подготовку отчётности;
- повышение производительности труда бухгалтерии головного офиса.
Достичь этих целей предполагалось путём создания единой распределённой базы данных, которая помимо основной задачи дополнительно позволила бы контролировать учёт в филиалах.
Головная организация и 23 филиала (издательства различных газет) разбросаны по всей територии Ставропольского края. До начала проекта все издательства работали в обособленных базах в программе «1С:Бухгалтерия» версии 3.0. Эти базы данных отличались по структуре от тиражной поставки программы, и доработки в каждой базе существенно отличались друг от друга. Несмотря на то что все издательства являются филиалами одной компании, настройки учётной политики отличались друг от друга. Отсутствие методологического единообразия в бухгалтерском и налоговом учёте привело к тому, что подготовкой сводной декларации по НДС занималась подрядная организация.
Все филиалы территориально разделены и не имеют стабильных каналов связи, поэтому от архитектуры централизованной базы данных пришлось отказаться. Для реализации поставленной задачи было принято решение использовать технологию распределённой базы данных, при которой пользователи работают в своей локальной базе, а ежедневно проходит обмен (через ftp) с центральным узлом, который установлен на сервере головной организации. При этом все настройки и обновление системы выполняется в центральном узле, что обеспечивает идентичность конфигураций баз данных и контроль за исполнением требований учётной политики предприятия.
В результате информационная система включает одну центральную базу головной компании и 24 подчинённых узла баз данных издательств, разбросанных по всей территории Ставропольского края. Компания получила единую систему учёта, но при этом порядок работы пользователей существенно не изменился: как и ранее они работают в локальных базах.
Ведение основных справочников, таких как «Контрагенты», «Номенклатурные группы», «Номенклатура», «Статьи затрат» также централизовано. Новые элементы добавляются в центральной базе и через обмен данными попадают в рабочие базы филиалов.
Для существующей на предприятии структуры закрытия периода и распределения затрат более всего подходила именно ранее используемая программа «1С:Бухгалтерия ПРОФ», а не специализированная программа для организаций с филиальной структурой «1С:Бухгалтерия КОРП». Поэтому была оставлена система «1С:Бухгалтерия» версии 3.0, но в неё были внесены функциональные изменения по регистрации счетов-фактур и расчёту налога на прибыль, связанные с наличием обособленных подразделений и со спецификой деятельности предприятия. Помимо этого, были доработки в складском учёте: материальный отчёт и акт на списание материалов.
В системе работает 60 пользователей.
Особенность проекта — территориальная удалённость филиалов предприятия с плохими каналами связи. Эти сложности были решены с помощью использования технологии распределённой базы данных. В рамках проекта были проведены не только технические работы, но и предложены методологические решения, позволившие унифицировать учёт во всех издательствах и объединить все газеты единой учётной политикой головной компании.
Существенный факт — все работы были проведены в кратчайшие сроки. От даты подписания договора на выполнение работ до ввода новой единой системы учёта в промышленную эксплуатацию прошло менее трёх месяцев.
«Издательский дом «Периодика Ставрополья» получил централизованную систему бухгалтерского учёта, что повысило эффективность работы бухгалтеров центрального офиса и уровень контроля за ведением учёта в филиалах предприятия. По итогам проекта компания на 5% сократила свои расходы на подготовку регламентированной бухгалтерской и налоговой отчётности, отказавшись от услуг подрядной организации. По данным компании, на 10% сократились сроки подготовки отчётности.
