Научно-производственное предприятие «Буревестник» завершило проект по созданию системы финансового учёта на базе решения «1С:Управление производственным предприятием 8». Особенности проекта — сложная методология учёта производственных затрат, сложная система внутренней отчётности, с постоянно меняющимися формами, а также необходимость интеграции с другими внутренними системами предприятия. В результате существенно сокращено время на регистрацию и обработку учётной информации, снизилось количество ошибок при принятии управленческих решений, срок обработки заявок на оплату сократился на 20%. Построенная система позволила повысить финансовую дисциплину и полностью отказаться от бумажного документооборота для внутреннего согласования финансовых документов.
Научно-производственное предприятие «Буревестник» — крупнейшее в СНГ предприятие по исследованию, разработке и производству рентгеновской аппаратуры для промышленных и научных целей. Созданные им приборы используются в горнодобывающей и горно-обогатительной промышленности, атомной энергетике, нефтепереработке, металлургии, машиностроении и т. д. С 2005 года «Буревестник» является дочерней компанией группы «АЛРОСА». Численность сотрудников — более 700 человек.
Были определены следующие цели проекта:
- сокращение трудозатрат на ведение документооборота в области финансов;
- ускорение согласования заявок на оплату и уменьшение издержек, связанных с формированием платёжного календаря;
- упрощение системы внутренней отчётности.
Руководству компании было важно получать информацию о деятельности предприятия на всех этапах производства в режиме реального времени. При этом необходимо было обеспечить высокий уровень безопасности бизнес-информации предприятия.
Существовавшие на предприятии информационные системы были устаревшими и не соответствовали текущим потребностям, что приводило к серьёзным проблемам. Для ведения бухгалтерского учёта использовалось несколько баз данных, слабо интегрированных между собой, что не позволяло получать информацию о затратах с необходимой степенью детализации. Бухгалтерский учёт вёлся в значительно кастомизированной тиражной системе на платформе «1C:Предприятие 7.7», которая не обновлялась, при этом документирование доработок не велось. Налоговый учёт вёлся вручную с помощью MS Excel, проверить корректность его ведения было практически невозможно. Регламентированная отчётность формировалась вручную. Подача и согласование заявок на расходование денежных средств, составление плана движения денежных средств велись вручную. Формирование отчётности по международным стандартам также велось вручную.
Необходима была новая информационная система управления финансами. Кроме того, требовалось перенести все данные о работе предприятия в единую информационную базу для того, чтобы сократить время на формирование отчётов.
Система финансового учёта создана на базе решения «1С:Управление производственным предприятием 8». Она автоматизировала бухгалтерский и налоговый учёт, функции казначейства, а также бюджетирование. В рамках автоматизации бухгалтерского и налогового учёта были внедрены следующие блоки:
- учёт основных средств, нематериальных активов, научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ;
- учёт товарно-материальных ценностей и спецодежды;
- учёт услуг;
- учёт расходов будущих периодов;
- учёт затрат и расчёт себестоимости;
- учёт выпуска готовой продукции и реализации;
- учёт взаиморасчётов;
- учёт НДС;
- учёт денежных средств;
- налоговый учёт.
В рамках подсистемы «Казначейство» были внедрены следующие функциональные блоки:
- формирование, согласование и утверждение заявок на оплату, а также формирование плана движения денежных средств;
- формирование отчётов по международным стандартам с возможностью гибкой настройки в пользовательском режиме заполнения табличных форм (форма редактирования источников данных выглядит так же, как и сама отчётная форма).
В рамках подсистемы бюджетирования были автоматизированы процессы формирования бюджетов первой очереди:
- план-фактный анализ по аппарату управления;
- бюджет реализации продукции в натуральном и стоимостном выражении;
- бюджет производства в натуральном и стоимостном выражении;
- бюджет движения готовой продукции в натуральном и стоимостном выражении (вспомогательный бюджет);
- номенклатурный план (сводная форма и детальная).
Архитектура комплексной системы финансового учёта представлена на рисунке (на момент написания кейса подсистема учёта договоров находилась в процессе запуска). Несколько информационных баз данных были объединены в одну. Проведена интеграция с внешней системой управления ресурсами предприятия — автоматизирован двусторонний обмен справочниками и документами по движению товарно-материальных ценностей и платёжными поручениями. А также сделала интеграция с системой «1С:Зарплата и управление персоналом».
Автоматизировано 150 рабочих мест.
Специфика работы и требований к системе финансового учёта предприятия заключалась в следующем:
- сложная методология учёта производственных затрат, в том числе выполняемых научно-исследовательских и конструкторских работ;
- сложный учёт НДС, в т. ч. по реализации на экспорт;
- сложная система внутренней отчётности с постоянно меняющимися формами;
- сложный процесс согласования и утверждения заявок на оплату.
В результате создания системы управления финансами были получены следующие результаты:
- за счёт использования единых источников данных обеспечена оперативность получения информации и на 30% сокращено время на регистрацию и обработку учётной информации;
- снижено число ошибок в принятии управленческих решений за счёт оперативного доступа к актуальной информации;
- налажен контроль над издержками за счёт электронного согласования расходов, оперативного анализа отклонений;
- срок обработки заявок на расходование средств сократился на 20%.
Новая система управления финансами позволила полностью отказаться от бумажного документооборота для внутреннего согласования финансовых документов.
