«Ульяновский автомобильный завод» построил систему управления закупочной деятельностью на базе решения «1С:ERP Управление предприятием 2». Она позволяет планировать закупочные процедуры и контролировать сроки прохождения закупочных процедур установленным регламентам. Обеспечена прозрачность этапов закупочной процедуры, а так же контроль своевременности выполнения этапов закупки и возможность предупреждения рисков остановки производственного процесса. В результате оптимизированы сроки по формированию документов закупки и договорных документов, на 80—90% снизилась трудоёмкость ввода информации, на 60—80% сокращены сроки подготовки отчётных документов и на 10—20% снижены риски штрафных санкций от поставщиков.
«Ульяновский автомобильный завод» (УАЗ) — крупное машиностроительное предприятие, входящее в состав холдинга «Соллерс». Предприятие ежегодно выпускает около 70 тысяч полноприводных автомобилей (внедорожников, лёгких грузовиков и микроавтобусов) более 20 модификаций. Производственный комплекс обладает широким спектром технологических операций: от штамповки и механической обработки до сборки и испытаний. Имеет три филиала и шесть дочерних компаний, где трудится более 8,5 тысяч человек.
Цель проекта — построение системы управления закупочной деятельностью и автоматизация бизнес-процессов закупок.
Задачи проекта:
- обеспечение единой базы поставщиков и их квалификации;
- систематизация оценки и аудита поставщиков;
- автоматизация процесса выбора поставщика и анализа полученных предложений;
- автоматизация оформления договорных документов с поставщиками;
- реализация механизма распределения объемов поставок ТМЦ между поставщиками;
- реализация механизма распределения объемов основной ТМЦ и разрешенных аналогов.
На Ульяновском автомобильном заводе для автоматизации процессов использовались разрозненные программные продукты. В действующей учётной системе компании, построенной на базе системы «1С:Управление производственным предприятием», осуществляется фактическое отражение факта и результата закупочной деятельности. Планирование и расчёты закупочной деятельности велись в электронных документах MS Excel, отсутствовал единый формат ведения отчётности. Это приводило к очевидным проблемам и перед предприятием встал вопрос о создании системы управления закупочной деятельностью.
Система управления закупками создана на базе решения «1С:ERP Управление предприятием 2». Первая очередь создания системы управления закупками охватила процессы:
- формирование панели поставщиков;
- автоматизацию поиска и выбора поставщика;
- договорную работу с поставщиками;
- квотирование аналогов и закупок.
Архитектура системы управления закупками представлена на рисунке. Проведена интеграция с несколькими информационными системами, автоматизирован обмен справочниками и документами. Система управления закупками интегрирована с учётной системой на базе «1С:Управление производственным предприятием» в части обмена данными по контрагентам, ценам, квотам, договорным документам и условиям закупок (16 документов и справочников). Настроены обмены с системой электронного докуменборота в части информации о контрагентах, обеспечен внутренний документооборот в сфере закупок. Проведена интеграция с порталом поставщиков УАЗ в части информации о контрагентах, обмена технической документацией и скан-копиями договорных документов.
Архитектура системы управления закупками.
Система развернута на 140 рабочих местах. В закупочной деятельности участвуют более 1000 поставщиков, из них 807 — действующие. Количество обрабатываемых ежемесячно позиций — более 9500. Разовые заявки по непроизводственными ТМЦ — 600 позиций ежемесячно.
Построенная система управления закупками имеет ряд особенностей:
- обеспечена прозрачность этапов закупочной процедуры, а так же контроль своевременности выполнения этапов закупки и возможность предупреждения рисков остановки производственного процесса, при помощи системы отчётов с цветовой индикацией, отражающих плановые (требуемые) сроки по этапам закупки и фактические сроки завершения этапов с различными вариантами аналитик:
- неотработанные позиции по плану;
- позиции, по которым поступили предложения поставщиков;
- предложенные аналоги;
- только согласованные аналоги;
- заключённые договора и т. д.;
- оптимизирована процедура анализа предложений поставщиков по ключевым параметрам закупки: возможно произвести сравнение не только конечных цен на товар, но и различных составляющих цены по определённым алгоритмам (с возможностью настройки правил сравнения), а так же расчёта чистой приведённой стоимости в случае освоения производства нового товара;
- разработан механизм своевременного распределения объёмов закупаемых номенклатурных позиций по поставщикам: при изменении ключевых параметров поставки (требуемого объёма поставки и цены) система позволяет произвести перерасчёт экономического эффекта, а также перераспределение объёмов между поставщиками (действующими или потенциальными) для минимизации возможных экономических потерь;
- есть возможность оперативного контроля и отслеживания изменений потребности к закупке в организации: различные варианты отчётов позволяют при получении скорректированного оперативного плана выявлять вновь появившуюся номенклатуру, не обеспеченную договорами с поставщиками, а также номенклатуру с изменёнными объёмами к закупке;
- предусмотрена возможность фиксирования факта передачи оригиналов документов (сформированных или отражённых в системе) ответственным специалистам для их акцепта внутри системы, а также хранение электронных копий в системе как в типовых так и вновь разработанных документах.
снижена трудоёмкость ввода информации
сокращены сроки подготовки отчётных документов
снижен риск штрафных санкций от поставщиков
Создана система управления закупками и автоматизированы бизнес-процессы закупочной деятельности, а именно:
- создано единое информационное пространство для всех участников процесса закупок;
- автоматизирован процесс выбора поставщика и анализа полученных предложений;
- систематизирован механизм оценки и аудита поставщиков;
- автоматизирован процесс бизнес-оформления договорных документов с поставщиками;
- реализован механизм распределения объёмов поставок ТМЦ между поставщиками;
- оптимизированы рутинные процессы в работе пользователей.
Стало возможным оперативное распределение/перераспределение номенклатуры между специалистами службы закупок и индивидуальный контроль за номенклатурой определённого специалиста. В результате система управления закупочной деятельности позволила:
- оптимизировать сроки по формированию документов закупки и договорных документов;
- на 80—90% снизить трудоёмкость ввода информации — за счёт возможности загрузки информации из электронных документов, а так же формирования исходных документов внутри системы;
- на 60—80% сократить сроки подготовки отчётных документов (при формировании отчётов в системе);
- на 10—20% снизить риск штрафных санкций от поставщиков за счёт автоматизированного контроля сроков оплаты за поставленную продукцию.
Основные направления дальнейшего развития информационной системы управления закупками:
- автоматизация расчёта и анализа ключевых показателей результата деятельности в закупках;
- формирование прогнозного ценника и прогнозного бюджета закупок;
- структура цены (CBD) и управление ценами;
- развитие оценки качества поставщика.
