Розничная сеть «Магнит» запустила систему управления ремонтами и обслуживанием оборудования на базе «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП». Автоматизирована эксплуатация всех подразделений розничной сети «Магнит», включая здания, сооружения, системы, оборудование и технику компании. Для дистанционного управления полным циклом техобслуживания и ремонтов оборудования реализовано мобильное приложение. Новая система существенно повысила скорость реакции для решения проблем и сделала работу ещё более упорядоченной и прозрачной. Время реагирования на обращения ускорилось в 24 раза. Экономия времени участковых инженеров составила до 25%.
«Магнит» — одна из ведущих розничных сетей торговли продуктами питания в России. Сеть компании включает 16 960 магазинов разных форматов в 2808 населённых пунктах. Качественное хранение продуктов и оптимизацию их поставки в магазины обеспечивает сеть из 37 распределительных центров. Собственный автопарк компании насчитывает 6000 автомобилей. Общая численность сотрудников компании составляет более 270 000 человек.
Цель проекта — минимизация потерь при техническом обслуживании оборудования.
Задачи проекта:
- совершенствование внутренних процессов, связанных с техобслуживанием и ремонтами оборудования;
- организация единого информационного поля для комплексной автоматизации корпоративных бизнес-процессов;
- внедрение системы управления ремонтами и техническим обслуживанием.
Задавшись целью достичь такого уровня, когда потери минимальны, розничная сеть «Магнит» обратила своё внимание на совершенствование внутренних процессов, связанных с техобслуживанием и ремонтами оборудования. Более 16 тысяч магазинов по всей стране — это десятки тысяч единиц техники, которую необходимо постоянно поддерживать в рабочем состоянии. За исправность оборудования магазинов, распределительных центров, производства и всей обслуживающей инфраструктуры ритейлера отвечает эксплуатационная служба.
В компании не было единой информационной системы для управления бизнес-процессами департамента эксплуатации. Отсутствовали инструменты контроля исполнения задач мобильными сотрудниками департамента эксплуатации. Это привело к необходимости внедрения информационной системы.
Система управления ремонтами и техническим обслуживанием была создана на базе продукта «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП». Проект по внедрению системы стартовал весной 2016 года в торговой точке сети «Магнит» в Ростове-на-Дону.
Запуск предусматривал несколько релизов (каждый из этапов должен быть завершён «под ключ» перед переходом к следующему). После успешного тестирования в пилотном филиале каждое внедрённое решение «волнами» тиражировалось на другие подразделения компании. Это позволило избежать возможных ошибок при масштабировании и снизить риски.
В ходе первой «волны» автоматизации:
- Создано мобильное приложение «ТОИР».
- Проведена интеграция с информационными системами компании по управлению персоналом и Sevice Desk.
- Созданы специализированные автоматизированные рабочие места:
- участкового инженера;
- территориального распределения;
- мобильное рабочее место.
Вторая «волна» автоматизации:
- Автоматизирован процесс материально-технического обеспечения ремонтов.
- Внедрён блок автоматизации плановых работ по техобслуживанию.
- Выполнена интеграция с системой автоматического контроля работоспособности оборудования и инженерных систем SCADA.
- Созданы специализированные автоматизированные рабочие места:
- профильного инженера;
- заведующего складом;
- специалиста по стандартам эксплуатации;
- диспетчера ситуационного центра;
- постановки групповых задач;
- диспетчера аутсорсинга.
- Выполнена интеграция с корпоративной системой управления нормативно-справочной информацией.
Третья «волна» автоматизации:
- Выполнена интеграция с системой документооборота.
- Выполнена интеграция с системой бюджетирования.
- Выполнена интеграция с системой корпоративной отчётности.
Всего автоматизировано более 2500 рабочих мест, из них более 2200 — мобильные.
Для диспетчеризации заявок на ремонты выполнено объединение с используемой в розничной сети системой Service Desk. Для дистанционного управления полным циклом техобслуживания и ремонтов оборудования использовано специальное мобильное приложение — уникальная разработка компании «Деснол Софт» на платформе «1С:Предприятие». Мобильное приложение создано по тем параметрам, которые необходимы для бесперебойной работы бригад и оптимальной загруженности сотрудников. Вся информация об оборудовании хранится в централизованной базе «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП», при этом настроен двухсторонний обмен данными с системой через приложение в смартфоне.
Для нас важна доступность необходимой информации в мобильном телефоне в любое время в любом месте. Компания «Деснол Софт» внедрила мобильное приложение для дистанционного управления полным циклом техобслуживания и ремонтов оборудования. Более 2200 наших специалистов сегодня работают исключительно при помощи смартфонов — им не нужно звонить или приезжать в офис, чтобы принимать задачи. Результаты выполнения ремонтов автоматически передаются в систему «1С:ТОИР 2 КОРП». Все заявки есть в телефоне, заказчик сразу информируется о выполнении работ и может оценить их качество или создать новую заявку.
Проведённая интеграция с автоматизированной системой управления технологическими процессами (АСУ ТП) позволяет полностью снять нагрузку с пользователей по выполнению рутинных операций ввода показателей работы оборудования в систему «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП». Данные с датчиков снимаются автоматически, а если происходит отклонение от нормы, система сигнализирует о возможном дефекте. При этом «умная» интеграция помогает не регистрировать «фальшивые» заявки — к примеру, когда датчики АСУ ТП выдают неверные сведения по причине сбоя электроэнергии, в то время как оборудование работает исправно.
Для того, чтобы повысить оперативность подразделений по ремонту и обеспечить контроль за результатами работы, специалисты компании «Деснол Софт» расширили функционал системы «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП», выполнили необходимые интеграции для обмена данными с другими информационными системами «Магнита» и разработали принципиально новые автоматизированные рабочие места.
Например, автоматизирован процесс постановки групповых задач — можно одним действием дать задачу по всем магазинам, при этом в мобильное приложение всем ответственным приходят заявки, а из головной компании контролируется их выполнение. Предусмотрено автоматизированное рабочее место для диспетчера ситуационного центра по учёту критических аварийных ситуаций. В случае нештатной ситуации специалист управляет её устранением, а уведомления исполнителям рассылаются в приоритетном порядке.
Рабочему по обслуживанию объектов приходит push-уведомление с заявкой на ремонт. Каждый исполнитель видит в приложении только свои заявки, которые формируются в список. Его можно сортировать по значимости (критичности) и местонахождению магазина. В заявке специалист получает исчерпывающую информацию: целевую дату выполнения работ, адрес магазина, контакты заказчика (директора торговой точки), описание проблемы. Для оперативной обработки сведений каждая единица оборудования имеет штрих-код. Считав его при помощи мобильного телефона, сотрудник может легко узнать историю эксплуатации техники. Завершив работы по заявке, специалист прямо в приложении формирует акт о выполнении задачи и отправляет его в систему.
Помимо этого есть возможность фиксировать дефекты оборудования, которые могут быть выявлены «в поле», т. е. в магазине. Фактически поставив сам себе дополнительную задачу и выполнив её, сотрудник экономит время директора объекта (не надо давать дополнительную заявку) и имеет инструмент для учёта собственных трудозатрат (мобильное приложение помогает отчитаться по задачам, возникшим в процессе ремонта).
Серьёзный масштаб — одна из особенностей и одновременно сложностей проекта. Над его реализацией трудилась большая профессиональная команда: более 80 человек с обеих сторон — от розничной сети «Магнит» и компании «Деснол Софт». При создании единой базы оборудования в систему было внесено 50 миллионов экземпляров технических паспортов. Проведено штрихкодирование всех единиц оборудования с привязкой к местам его использования (магазины «у дома», гипермаркеты, распределительные центры и т. д.).
Перед запуском в опытную эксплуатацию нам была необходима уверенность в том, что система будет справляться с нагрузкой в условиях одновременной работы тысяч пользователей. Поэтому мы провели нагрузочное тестирование, в ходе которого проигрывали разные сценарии, чтобы определить все уязвимые места, отладить и оптимизировать конфигурацию. Сейчас в системе «1С:ТОИР 2 КОРП» с применением мобильного приложения ежемесячно обрабатывается до 40 тысяч заявок на ремонты по всей торговой сети «Магнит». При этом работа ведётся одновременно в нескольких часовых поясах.
Автоматизирован процесс аудита, которым занимается каждый профильный инженер. В ходе ежегодной проверки торговой сети обследуется состояние конкретного вида оборудования в каждом магазине и регистрируются замечания. Раньше чек-лист с результатами составлялся вручную. Теперь инженер моментально направляет предписания ремонтникам, а те незамедлительно приступают к устранению недочётов. Автоматизирована работа распределительных центров из которых тысячи фур ежедневно оперативно доставляют свежую продукцию в магазины.
сокращено время передачи заявки на ремонт
сокращены временные затраты участковых инженеров
Сегодня в системе на базе «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП», построенной в «Магните», ведётся учёт ремонтов всего оборудования, обеспечивающего функционирование розничной сети: торгового, производственного, складского, а также учёт ремонта зданий, сооружений и инженерной инфраструктуры. Проведена паспортизация и штрих-кодирование оборудования с привязкой к местам эксплуатации (более 17 000 магазинов разных форматов, включая гипермаркеты, а также 37 распределительных центров). Это даёт возможность эффективно управлять ремонтами оборудования, резервированием необходимых для этого материалов и запчастей, распределением рабочих ресурсов.
Для служб эксплуатации система является основой управления, ведь в ней можно вести архив всей нормативной и технической документации, рассчитывать графики планово-предупредительных ремонтов, выписывать наряды на работы. Пользователи системы также имеют полный комплекс сведений для формирования договоров, заявок на материально-техническое обеспечение.
Автоматизирован процесс планирования технического обслуживания. Это позволило в кратчайшие сроки формировать план обслуживания, чётко понимать необходимые материальные ресурсы. Автоматизирован процесс планирования и учёта затрат на МТО. Это позволяет оперативно получать информацию о движении материалов по складам компании, вести план-фактный анализ расхода запчастей на выполнение ремонтов оборудования.
Сейчас при помощи мобильных устройств работают все сотрудники службы эксплуатации, непосредственно отвечающие за устранение аварий и ремонт оборудования. В «Магните» полностью автоматизирована маршрутизация заявок на ремонт. За каждым подразделением и торговой точкой закреплены ответственные. Чёткое территориальное распределение позволило в разы увеличить скорость маршрутизации заявок от заказчиков до непосредственных исполнителей. За счёт закрепления сотрудников за объектами появился инструмент для оценки текущей загрузки персонала. Система позволяет увидеть реальную загруженность специалистов в разрезе формата торговой точки и эксплуатационного направления, которое отвечает за исправную работу конкретного вида оборудования (холодильников, кондиционеров и пр.). Теперь на основании реальных данных можно заниматься нормированием работ, анализом эффективности деятельности сотрудников.
С помощью мобильного приложения сегодня ведутся работы по выполнению как аварийных, так и плановых ремонтов. Полезный функционал программы связан и с управлением материально-техническим обеспечением. Теперь, получая заявку, сотрудник сразу же резервирует необходимые запчасти. В системе «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП» отражается актуальная информация о движении материалов по складам компании. Это позволяет вести план-фактный анализ расходов на выполнение ремонтов и постоянно иметь под рукой необходимые запчасти.
Результат не заставил себя ждать: удалось повысить оперативность, качество и количество выполняемых задач. Благодаря тому, что в автоматизированной системе стали фиксировать результаты выполненных работ, улучшилась исполнительская дисциплина.
Мобильное приложение ТОИР и интеграция с системой Service Desk сократили время сотрудников на передачу информации о планируемых и выполняемых ремонтах. Ежемесячно обрабатывается более 40 000 заявок. Время реагирования на обращения ускорилось в 24 раза. Экономия времени участковых инженеров составила до 25%. Контроль GPS-координат позволяет определять местонахождение персонала в течение рабочего дня.
Внедрение [мобильного] приложения позволило «отвязать» от компьютеров начальников участков и освободить их от функций диспетчеров. В результате экономия рабочего времени участкового инженера составила 25%. Чтобы быть в курсе событий, решить вопрос или быстро переназначить заявку достаточно гаджета. Уже сейчас скорость маршрутизации и корректность выполнения заданий достигла тех показателей, которые мы закладывали при старте проекта как желаемые.
Теперь у специалистов, которые работают с мобильным приложением, с одной стороны, есть возможность всегда находиться онлайн и быть в курсе стоящих перед ними задач. С другой стороны, персоналом, который всегда на связи, гораздо проще управлять и повышать эффективность его работы. Становится возможным многофакторный контроль: можно отследить перемещения сотрудников, используя геолокацию, сформировать маршруты и графики, определить количество времени на выполнение ремонта.
