Компания «Велесстрой» вывела на качественно новый уровень систему учёта и расчётов с персоналом. Информационная система, построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакции 3. Проект осложнялся большим объёмом доработок в старой системе учёта персонала, территориальной распредёленностью, а также большим количеством сотрудников компании. В результате повышена прозрачность и достоверность учёта, упрощено ведение учёта по функциям, которые ранее не были автоматизированы. Обеспечена оперативная реакция на изменения в законодательстве и обновление механизмов и порядка расчёта в соответствии с законодательством РФ.
«Велесстрой» — российская строительная компания, работающая с нефтегазовым и электроэнергетическим комплексами, осуществляющая проектирование и полный комплекс работ (EPC-контракты). Наиболее масштабные проекты, в которых участвовала компания — Балтийская трубопроводная система и трубопроводная система «Восточная Сибирь — Тихий океан». В компании работает более 15 000 сотрудников.
Цели проекта:
- Оптимизировать и унифицировать бизнес-процессы кадрового учёта и расчёта заработной платы.
- Оперативно реагировать на изменения в законодательстве РФ, обновлять механизмы, порядок расчёта, рассчитывать заработную плату и производить выплаты сотрудникам компании в соответствии с законодательством РФ.
- Рассчитывать налоги и отчисления в бюджет и фонды в соответствии с установленными тарифами и ставками с учётом льгот и вычетов.
- Своевременно формировать регламентированную отчётность, предоставлять выгрузки сведений по установленным форматам в ИФНС и ПФР РФ.
Задачи проекта:
- Провести детальный аудит бизнес-процессов по всем разделам учёта, автоматизированных в системе «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5.
- Унифицировать бизнес-процессы кадрового учёта и расчёта заработной платы, модернизировать существующие и новые бизнес-процессы с максимальным использованием типового функционала новой редакции системы «1С:Зарплата и управление персоналом».
- Провести нормализацию и гармонизацию НСИ, используемой для ведения кадрового учёта и расчёта заработной платы, а также при обмене данными с внешними системами.
- Провести анализ исторических данных, выявить ошибки и несоответствия, и исправить их.
- Спроектировать необходимую архитектуру базы данных и окружения для обеспечения стабильности работы без потерь скорости с учётом постоянного увеличения объёма данных.
- Осуществить миграцию информационной системы «1С:Зарплата и управление персоналом» на новую редакцию, при этом обеспечив перенос всей хранящейся в системе информации.
В компании «Велесстрой» для автоматизации кадрового учёта и расчёта заработной платы использовалась система «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5. За годы эксплуатации системы наличие большого количества доработок привело к необходимости провести детальный аудит бизнес-процессов по разделам учёта, автоматизированных в системе «1С:Зарплата и управление персоналом» редакция 2.5, проанализировать их актуальность и необходимость модернизации. Кроме этого, возникла необходимость пересмотра порядка ведения и использования дополнительных аналитик, отражающих специфику деятельности компании, которая за годы эксплуатации системы претерпела ряд существенных изменений и произведенные модификации затрудняли получение отчётности руководством компании в необходимых аналитических разрезах.
Необходимость реализации проекта была обусловлена ещё и тем, что фирма «1С» объявила о скором прекращении поддержки редакции 2.5 системы «1С:Зарплата и управление персоналом» и выходе новой редакции 3. С момента прекращения поддержки редакции 2.5 изменения в законодательстве и обновления форм регламентированной отчётности в ней реализовываться не будут. Вариант продолжения работы над редакцией 2.5 был отвергнут по следующим причинам:
- существенно увеличивались риски несвоевременной или некорректной подготовки отчётности для контролирующих органов и нарушения законодательства;
- увеличивалась совокупная стоимость владения системой, поддержка изменений законодательства и регламентированной отчётности обеспечивалась за счёт компании;
- потеря новых возможностей, представляемых в типовом решении «1С:Зарплата и управление персоналом», редакция 3.
Основной концепцией проекта было максимальное использование типового функционала системы «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3, но с учётом внутренних положений «Велесстрой», относящихся к функциональным рамкам проекта. Процессы, реализованные в старой системе были проанализированы и точечно модифицированы. Автоматизированы следующие функции:
- кадровый учёт и делопроизводство;
- штатное расписание;
- учёт движения кадров;
- учёт персональных данных;
- учёт рабочего времени;
- учёт отпуска и расчёт остатков неиспользованных отпусков;
- воинский учёт;
- зарплата и отчётность;
- расчёты начислений и удержаний;
- отражение начислений в регламентированном учёте;
- выплата заработной платы;
- перечисление зарплаты на лицевые счета работников;
- НДФЛ и взносы с оплаты труда;
- персонифицированный учёт;
- статистическая отчётность.
Кроме того, система переведена на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», что позволило использовать функционал кадрового планирования, подбора и мотивации персонала, охраны труда и другие. Сохранены и модернизированы механизмы интеграции с другими системами, эксплуатируемыми в компании (см. рис.).
Архитектура информационной системы компании «Велесстрой»
В системе обрабатывается информация о 15 000 сотрудниках. В базу ежедневно вносится 600 новых документов. Организовано 350 автоматизированных рабочих мест, в том числе в удалённых филиалах.
Были переработаны методики ведения и использования аналитики, отражающей специфику деятельности компании. Деятельность компании весьма разнообразна и не всегда укладывалась в рамки типового функционала. Были сделаны необходимые доработки:
- учёт вахтового метода работы;
- учёт договоров материально-ответственных лиц и контроль должностей, занимаемых сотрудниками, с которыми обязательно должны быть заключены договора МОЛ;
- автоматическое определение статуса налогоплательщика по НДФЛ;
- функциональный блок учёта банковских карт;
- учёт компенсации питания;
- расчёт заработной платы «методом от обратного» с начислением налогов и страховых взносов на уровень договорённости с учётом различий, связанных с гражданством сотрудников;
- контроль наличия у сотрудника, претендующего на должность, необходимого образования, соответствующего должности;
- автоматический расчёт и контроль процента северной надбавки с учётом северного стажа сотрудника в разных климатических поясах, а также с учётом отклонений, влияющих на формирование стажа;
- автоматическое формирование документов «Оплата праздничных и выходных» и «Оплата сверхурочных» на основании анализа графика работы сотрудника и фактически отработанного времени;
- подсистема учёта перемещений физических лиц с возможностью согласования закупки, а также регистрации проездных документов и посадочных талонов, как в пределах РФ, так и за её пределами.
Сложность перевода системы учёта и расчётов с персоналом «Велесстрой» на решение «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3 была обусловлена следующим:
- большой объём исторических данных, который необходимо было мигрировать в новую систему;
- необходимость единомоментного перехода на новую редакцию сразу всей компании;
- территориальная распредёленность компании.
Новая система кадрового учёта и расчёта заработной платы запущена в промышленную эксплуатацию в апреле 2018 года. «Несмотря на такие осложняющие условия, как новизна продукта «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3, постоянно расширяющиеся границы проекта, инертность конечных пользователей и другие, проект был качественно реализован, а продукт внедрён и успешно используется нашей компанией», — отметил Андрей Подрыванов, начальник отдела внутренних проектов компании «Велесстрой».
В результате проекта:
- повышена прозрачность и достоверность учёта, упрощено ведение учёта по некоторым функциям, которые ранее не были автоматизированы;
- точечно оптимизированы и унифицированы процессы кадрового учёта и расчёта заработной платы;
- обеспечена оперативная реакция на изменения в законодательстве, обновление механизмов и порядка расчёта в соответствии с законодательством РФ:
- обеспечено своевременное формирование регламентированной отчётности, предоставляемой в ИФНС и ПФР РФ.
