На Новосибирском механическом заводе «Искра» создана комплексная система кадрового учёта, учёта рабочего времени, планирования и трудозатрат, расчёта зарплаты, подготовки отчётности и управления мотивацией персонала. Система построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 3 КОРП» Оптимизированы и унифицированы процессы кадрового учёта, расчёта заработной платы для более чем 2500 сотрудников предприятия. Создание единой централизованной системы позволило повысить скорость и прозрачность процессов, существенно уменьшить объём ошибок (число ошибок снижено вдвое). На 30% сокращены затраты расчётной группы бухгалтерии. Переход на регулярно обновляемый продукт, своевременно поддерживающий нормы и изменения российского законодательства, существенно сократил издержки на доработки и изменение системы.
Новосибирский механический завод «Искра» — крупнейшее в России предприятие, занимающее лидирующие позиции в сфере производства промышленных средств взрывания для горнорудной и угольной промышленности, геофизической разведки, взрывных работ на строительных объектах и обработки металлов взрывом. В состав завода входит 15 цехов основного и вспомогательного производства. Входит в состав корпорации «Ростех». Численность сотрудников — 2700 человек.
Цели проекта:
- построение современной информационной системы управления трудовыми ресурсами и оплатой труда;
- повышение эффективности принятия решений в области управления персоналом;
- повышение прозрачности и усиление контроля учётных процессов;
- сокращение затрат рабочего времени на подготовку персонифицированной, статистической, налоговой, корпоративной отчётности и информации по запросам вышестоящих организаций и контролирующих органов.
Задачи проекта:
- разработка методологических рекомендаций по изменению существующей системы оплаты труда и стимулирования персонала;
- максимальная адаптация типового функционала системы к бизнес-процессам и учётной политике компании;
- доработка системы в соответствии с выявленными требованиями заказчика;
- ликвидация разрозненных локальных автоматизированных рабочих мест и обеспечение единого информационного пространства для обработки персональных данных работников;
- интеграция со смежными системами.
На заводе «Искра» для управления трудовыми ресурсами и оплаты труда использовался ряд разрозненных систем. Для кадрового учёта использовалась система «1С:Зарплата и управление персоналом» ред. 2.5, значительно доработанная в части штатного расписания. Для целей планирования и учёта трудозатрат, учёта рабочего времени, расчёта заработной платы, формирования отчётности использовался ряд программных систем собственной разработки — автоматизированные рабочие места, разработанные на языке FoxPro сотрудниками завода в 1990-х годах, которые имели множество недостатков:
- они не были включены в единую информационную систему;
- они морально устарели и не имели обратной совместимости с современным программным обеспечением;
- их было крайне трудно поддерживать в рабочем состоянии, их актуализацией никто не занимался.
Для подготовки части отчётности использовалось различное бесплатное программное обеспечение с выгрузкой необходимых данных из других систем. Механизмы управления мотивацией персонала и расчёта KPI автоматизированы не были. В результате закрытие периода в компании занимало очень много времени, и было крайне трудоёмкой задачей.
Кроме того, отсутствовало единое информационное пространство, что не позволяло оперативно производить анализ данных и формировать отчётность широкого спектра. Руководством предприятия было принято решение о реформировании подходов к организации работы и внедрении единой информационной системы для управления персоналом и расчёта заработной платы.
Система управления трудовыми ресурсами и оплатой труда построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 3 КОРП», современной информационной системе, охватывающей все необходимые функции управления трудовыми ресурсами и оплатой труда на предприятии. Были автоматизированы следующие функциональные блоки:
- кадровый учёт;
- учёт времени;
- учёт труда;
- расчёт и выплата заработной платы;
- бюджетирование;
- планирование труда;
- мотивация персонала.
В ходе проекта часть бизнес-процессов и некоторые подходы к учёту были измены и оптимизированы, выявлены и исправлены некоторые методологические ошибки предыдущей системы.
Блок «Кадровый учёт»
Были проведены небольшие доработки системы по учёту льгот, медосмотров, инструкций по охране труда в соответствии со спецификой предприятия, которые позволили автоматизировать работу служб по охране труда и обучения и аттестации персонала. Также выполнены следующие доработки:
- разработан механизм расчёта общего стажа работы сотрудника;
- разработаны специализированные печатные формы (кадровые приказы, протоколы, трудовые договоры, дополнительные соглашения, ведомости, уведомления и пр.);
- разработан механизм учёта пенсионных планов сотрудников и отчислений в НПФ;
- разработан механизм учёта медосмотров;
- разработан механизм учёта инструкций по охране труда;
- разработан механизм учёта положенных и предоставленных социальных льгот;
- разработан механизмов учёта дисциплинарных нарушений и взысканий;
- разработан механизм учёта предоставленных субсидий;
- доработаны механизмы учёта образования и смежных профессий.
Блок «Учет времени»
Были выполнены следующие доработки блока:
- доработка документа табеля в соответствии со спецификой многосменного режима работы и учёта времени на предприятии для удобства пользователей;
- доработка графиков работы сотрудников для обеспечения интеграции со СКУД;
- разработка документа для учёта сдвига рабочего времени (смены) сотрудника;
- разработка средств автоматического формирования данных о рабочем времени в документе табеля на основе данных проходов СКУД;
- доработка и разработка специализированных печатных форм и дополнительных отчётов (графики работы, табель учёта рабочего времени, статистическая отчётность и пр.).
Создание блока «Учет времени» осложнялось спецификой предприятия. Для обеспечения непрерывности производства на заводе действуют строгие и разнообразные режимы работы. К тому же предприятие изготавливает взрывчатую продукцию, в том числе военного назначения. Действующие режим и графики работ:
- пятидневные (односменные и многосменные);
- скользящие графики;
- с обедом, без обеда, с разделением смены на части;
- длительность рабочей недели — 40 и 36 часов (для «вредных» должностей);
- время начала и окончания смены варьируется.
Так же на предприятии ведётся детальный учёт отработанного времени и отсутствий с точностью до 1 минуты. В настоящий момент используется 90 видов рабочего времени и более 500 графиков работ.
На предприятии используется система контроля и управления доступом (СКУД). Все входы и выходы регистрируются в системе СКУД. Эти данные используются для автоматического заполнения табеля учёта рабочего времени. Чтобы это реализовать, была настроена интеграция между «1С:Зарплата и управление персоналом» и СКУД. В «1С:Зарплата и управление персоналом» ежедневно загружаются и обрабатываются данные о проходах. Также был разработан механизм учёта фактически отработанного времени. Чтобы посчитать фактически отработанное время, недостаточно вычесть разницу между временем входа и временем выхода сотрудника. Необходимо учесть множество факторов: графики работы сотрудников, сдвиги смены, перерывы и перекуры, недоработки и переработки, время пути от проходной до рабочего места и многое другое. В результате проведённой доработки учёт времени существенно упростился. Табель предварительно заполняется автоматически, и пользователь может в одном окне видеть все проходы сотрудников, а также нарушения проходов.
Блок «Учёт труда»
Были выполнены следующие доработки блока:
- учёт бригад, их состава;
- реализация различных АРМ для ввода и расчёта большого количества разных типов нарядов в системе «1С:Управление производственным предприятием 8» (повременные, сдельные, бригадные, индивидуальные и пр. виды нарядов);
- разработка различных печатных форм для различных типов нарядов (10 форм нарядов);
- реализация АРМ для ввода ежедневной выработки и расчёта КТУ;
- разработка и настройка отчётов для анализа заработной платы, рассчитанной в нарядах (20 вариантов формирования отчёта);
- реализация механизмов сверки часов в нарядах с часами в документах табельного учёта в «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».
На предприятии в основных производственных цехах используется сдельная форма оплаты труда. Чтобы рассчитать зарплату таких сотрудников, необходимо понять, какой объём работ был выполнен, какие производились операции, работа была индивидуальная или в бригаде. На заводе используется несколько тарифных сеток, ставок, типов нарядов, бригадный заработок распределяется па различным схемам.
тарифных сеток
разрядов
типов нарядов
схем распределения в бригадных нарядах
Кроме того, на заводе сложный производственный процесс, вся информация по которому учитывается в системе «1С:Управление производственным предприятием». Только на основании этой информации можно рассчитать трудозатраты. Для этого используются документы учёта выработки и т. н. наряды (см. рисунок ниже). Мастера цехов ежедневно вводят выработку рабочих, на основе которых специалисты по расчёту зарплаты в цехах автоматически собирают и рассчитывают наряд любого типа. Данные о заработках по нарядам автоматически выгружаются в «1С:Зарплата и управление персоналом». Перед расчётом заработной платы бухгалтер проверяет корректность данных и закрывает период для ввода выработки и нарядов. Ежедневно вводится по 100 документов выработки и нарядов. Аналогичным образом высчитываются трудозатраты автотранспортного цеха, только вместо нарядов используются путевые и ремонтные листы в «1С:Управление автотранспортом».
Блок «Расчёт заработной платы»
В этом блоке был по максимуму использован типовой функционал системы «1С:Зарплата и управление персоналом», чтобы в будущем упростить поддержку и обновление программного продукта. В дополнение к возможностям типового решения были реализованы следующие доработки:
- механизм внутрисменной доплаты до среднего;
- нетиповой перенос отражения зарплаты в «1С:Управление производственным предприятием»;
- автоматический расчёт премий при совмещении;
- расчёт аванса в соответствии со спецификой предприятия;
- доработка печатных форм, отчётов и ведомостей;
- детализация отражения заработной платы в бухучёте до видов расчёта;
- доработки алгоритмов расчёта заработной платы в соответствии со спецификой предприятия;
- доработка механизма расчёта аванса в соответствии со спецификой предприятия;
- разработка механизмов для расчёта, начисления и отражения внутрисменной доплаты до среднего заработка;
- доработка печатных форм по среднему заработку сотрудников.
Есть и другие особенности расчёта зарплаты на предприятии. Но их удалось реализовать с помощью типовых механизмов. Для этого пришлось настроить около 200 различных видов расчёта.
Рассчитать зарплату — это только часть задачи. Требуется отразить результат этого расчёта в учётной системе бухгалтерского и управленческого учёта. Одна из проблем, с которой столкнулись в процессе реализации проекта, это необходимость высокой детализации отражения затрат по зарплате, налогам и взносам. На предприятии используется около 500 статей затрат и 27000 номенклатурных групп, а также сложные правила распределения сумм по аналитикам. Как результат, при формировании документа отражения зарплаты в регламентированном учёте, за месяц формируется более 250 000 проводок. Поскольку платформа «1С:Предприятие 8.3» ограничивает число строк в таблице документа числом 100000, поэтому пришлось автоматически разделять документ по подразделениям.
Блок «Планирование труда»
Были выполнены следующие доработки блока:
- множественные доработки механизмов учёта, контроля и формирования штатного расписания;
- разработка рабочих мест для расчёта плановой трудоёмкости, численности и заработной платы рабочих;
- разработка отчётов для план-фактного анализа плановой трудоёмкости, численности и заработной платы рабочих;
- разработка отчёта для анализа изменения трудоёмкости изделий;
- разработка и настройка прочих дополнительных отчётов для анализа начисленной заработной платы;
- разработка механизмов расчёта показателей бюджетирования (в рамках бюджетов по оплате труда);
- отчёт по показателям бюджетирования в различных разрезах.
Блок «Мотивация персонала»
Были выполнены следующие доработки блока:
- реализация гибких средств расчёта KPI на основании произвольного алгоритма и запроса к данным, как текущей базы данных, так и внешней;
- доработки механизма премирования сотрудников по результатам расчёта KPI.
Интеграция со смежными системами
Для оперативного учёта на заводе используются внедрённые ранее системы, работающие на базе продуктов «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Управление автотранспортом», с которыми была интегрирована система «1С:Зарплата и управление персоналом 3». Основные интеграционные потоки:
- Двусторонний обмен между «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Зарплата и управление персоналом 3» (НСИ, кадровые документы, ведомости на выплату заработной платы, отражение заработной платы в БУ, начисление оценочных обязательств по отпускам, договоры займа, исполнительные листы, наряды).
- Односторонний обмен между «1С:Управление автотранспортом» и «1С:Зарплата и управление персоналом 3» (перенос заработков водителей, начисленных по путевым и ремонтным листам).
- Загрузка данных о проходах сотрудников из СКУД (система контроля и управления доступом КОДОС).
- Настроена бесшовная интеграция между «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Зарплата и управление персоналом», реализованная посредством веб-сервисов, обеспечивающая получение и обработку необходимых для расчёта нарядов данных о текущих плановых начислениях сотрудников, данных табельного учёта, а также автоматическое закрытие периода для ввода нарядов в «1С:Управление производственным предприятием» по факту формирования реестра нарядов в «1С:Зарплата и управление персоналом». Кроме того эта интеграция обеспечивает получение данных о ФОТ по штатному расписанию, данных о среднесписочной численности и фактически начисленных сумм заработной платы.
Архитектура информационной системы завода.
Ежедневно 220 пользователей системы заводят по 20 новых элементов справочников, 400 новых документов (в среднем по 45 строк в документе). Всего автоматизировано 220 рабочих мест.
На заводе «Искра» есть ряд особенностей ведения кадрового учёта, которые нечасто встречаются на других предприятиях. К ним относятся:
- наличие льготного списка профессий, утверждённых ПФР;
- проведение спецоценки условий труда;
- ведение истории всех параметров штатного расписания;
- контроль штатного расписания;
- разнообразие печатных форм.
Особенностей проекта множество, наиболее важные следующее:
- автоматический расчёт данных табельного учёта (как рабочего времени, так и отсутствия различных видов) на основании установленного сотруднику и в подразделении сотрудника режима работы и проходах сотрудника через СКУД;
- разнообразие форм оплаты и организации труда на предприятии (сдельная, косвенно-сдельная, повременная, бригадная, особый порядок расчёта заработной платы для водителей);
- разнообразие способов интеграции со смежными системами (обмены, веб-сервисы, регламентные задания, внешние источники данных, обработки выгрузки);
- решение нетиповых задач, граничащих и переходящих в другие области учёта, а именно: производственный учёт (расчёт и учёт прямых затрат на оплату труда в разнообразных производственных нарядах), планирование и бюджетирование (расчёт плановой численности и заработной платы рабочих, план-фактный анализ численности и заработной платы, расчёт показателей бюджетов в части оплаты труда);
- реализация гибкой системы автоматического расчёта KPI.
Таким образом, встраивание внедряемой системы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» в сложный ИТ-ландшафт большой организации НМЗ «Искра», реализация сложных интеграционных механизмов с внешними системами, реализация абсолютно нетиповых задач блоков «Учет труда», «Учет времени», «Планирование труда», «Управление мотивацией» делают этот проект уникальным на рынке.
сокращены затраты расчётной группы бухгалтерии
снижено число ошибок пользователей
На НМЗ «Искра» построена единая информационная система кадрового учёта и расчёта заработной платы. Единая система обеспечивает прозрачность учёта и позволяет ответственным лицам организации оперативно получать точную информацию, необходимую для принятия управленческих решений. При этом удалось максимально сохранить типовые механизмы функционирования системы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».
В результате повышена точность расчётов с персоналом и вдвое снижено число ошибок пользователей. Исключено ручное заполнение и расчёт нарядов на бумажном бланке, автоматизированы отчёты, ведомости и печатные формы, заполнение которых раньше производилось вручную. Использование единой системы для формирования отправки отчётности на 30% сократило затраты расчётной группы бухгалтерии. Переход на регулярно обновляемый продукт, своевременно поддерживающий нормы и изменения российского законодательства, позволил существенно сократить издержки на доработки и изменение программного обеспечения.
