В «Геотек Холдинг» создали инструмент управления денежными потоками и планирования платежей для управляющей компании. Система разработана на базе решения «1С:Консолидация 8 ПРОФ». Она позволила унифицировать процессы согласования заявок на расходование денежных средств; в 2,5 раза увеличить скорость обработки платежных документов; обеспечить оперативность исполнения платежного регламента. В «Геотек Холдинге» усилился контроль за соблюдением платежных лимитов, снизились риски просрочки критичных платежей, существенно выросла эффективность использования финансовых ресурсов.
«ГЕОТЕК Холдинг» — российская сейсморазведочная компания. С 2011 года входит в концерн IG Seismic Services (IGSS) и является управляющей компанией для активов, входящих в состав IGSS. В состав «ГЕОТЕК Холдинга» входят 11 геофизических компаний и 4 филиала крупнейшего актива группы — «ГЕОТЕК Сейсморазведка», а также несколько центров обработки и интерпретации геофизических данных.
Цель проекта: организация, унификация и автоматизация казначейских процессов компании «Геотек Холдинг».
Задачи проекта:
- Контроль за расходованием денежных средств компаний группы.
- Объединение в одной информационной системе процессов управления денежными средствами в дочерних обществах с функциями управляющей компании по контролю платежей, установке лимитов, обеспечению ликвидности и другим.
- Формирование, согласование и утверждение календарей платежей с лимитами на месяц / неделю в разрезе групп статей и ДЗО.
- Создание динамического платежного календаря как гибкого инструмента для контроля платежей, установки лимитов, инициирования казначейских операций и формирования реестра платежей.
- Упрощение и унификация процессов формирования реестров заявок на расходование денежных средств на неделю / день, согласование и утверждение этих реестров.
- Организация единого рабочего пространства для задач казначейства и других бизнес-процессов документооборота в компании, например, согласование приказов, заявок по хозяйственным нуждам, договоров.
- Передача функций по созданию файла с платежными поручениями для загрузки в клиент-банк из казначейства.
- Передача функций загрузки и разнесения банковской выписки из учетных систем в казначейскую. Разнесенная в казначействе выписка автоматически передается в соответствующую учетную систему.
До проекта заявки на расходование средств, реестры и календари платежей создавались в электронных таблицах и для согласования многократно пересылались из дочерних обществ в управляющую компанию и обратно по электронной почте. Такая практика не позволяла быстро консолидировать все платежные заявки дочерних обществ на уровне управляющей компании и требовала существенного времени для их обработки и принятия решения о платежах и казначейских операциях. Предприятию понадобилась информационная система, которая позволила бы унифицировать процессы управления денежными средствами и ускорить согласование платежей.
Автоматизированная система управления денежными средствами разработана на базе решения «1С: Консолидация 8 ПРОФ». Кроме того в холдинге активно используется решение «1С: Документооборот» для согласования внутренних документов. Поэтому было принято решение о реализации бесшовной интеграции между «1С: Консолидация ПРОФ» и «1С: Документооборот», которая позволила при согласовании документов в «1С: Консолидация ПРОФ» использовать механизмы согласования и электронный архив документов из «1С: Документооборот».
В централизованной информационной системе объединены процессы управления денежными средствами отдельных компаний группы и задачи, входящие в сферу ответственности управляющей компании: контроль платежей, установку лимитов, обеспечение ликвидности и другие. Все это помогает контролировать расход денежных средств компаний группы.
В настоящий момент в системе работают 200 пользователей. Система обслуживает более 400 платежей в день и работает с 5-7 банками.
Архитектура системы
Ключевой особенностью проекта стало то, что с помощью одного объекта были решены задачи:
- организации процесса планирования платежей каждого отдельного дочернего и зависимого общества,
- взаимодействия ДЗО и УК при согласовании и утверждении плана платежей на определенный период,
- оперативного управления ликвидностью на уровне группы.
Для решения этих задач был спроектирован и разработан «Календарь платежей». Этот инструмент содержит функционал финансового планирования с динамической и статической частью одновременно. В нем также есть заявки на расходование средств с заданными статусами. Например, «Утверждено». Есть возможность установки лимитов на платежи на уровне УК и на уровне ДЗО.
«Календарь платежей» позволяет пользователю видеть все созданные другими сотрудниками платежные заявки в разрезе аналитик платежных заявок: группы статей ДДС, важности платежа, контрагента, ДЗО и других. Также календарь позволяет управлять платежными заявками по принципу drag&drop, в частности менять дату платежа.
В типовую конфигурацию «1С:Консолидация 8 ПРОФ» было внесено множество других существенных изменений и дополнений». Например, существенно доработаны заявка на расходование средств и взаиморасчеты и платежи. В систему добавлен механизм формирования файлов для автоматизированной загрузки платежных документов в Клиент-банк. Создан реестр платежей, значительно переработаны заявка на расходование и заявка на поступление. Оптимизирована и ускорена работа бесшовной интеграции.
Выросла скорость обработки документов
Платежей в день проходит через систему
Результаты проекта:
- Пользователи получили возможность работать в единой системе как при согласовании внутренних документов, так и при выполнении казначейских функций. Это исключило необходимость многократной пересылки по электронной почте заявок из дочерних обществ в управляющую компанию и обратно.
- Скорость обработки документов возросла в 2,5 раза.
- Существенно повысилась оперативность создания, согласования и утверждения заявок на расходование денежных средств.
- Ускорился процесс сбора и обработки банковских выписок, так как загрузка выписок и разнесение платежей производится в системе централизованного казначейства.
- Контроль платежей стал более эффективным благодаря динамическому платежному календарю.
- Существенно увеличена скорость обработки информации о ликвидности в компании.
- Решения, связанные с установкой платежных лимитов и выполнением казначейских операций, принимаются намного быстрее. Этого удалось достичь, объединив в централизованной информационной системе процессы управления денежными средствами отдельных компаний группы и задачи, входящие в сферу ответственности управляющей компании: контроль платежей, установку лимитов, обеспечение ликвидности и другие. Все это помогло обеспечить контроль за расходованием денежных средств компаний группы, с сохранением аудиторского следа по всем заявкам на расходование средств и произведенным платежам.
- Существенно сократились риски просрочки критичных для компании платежей.
- Увеличилась внутренняя эффективность компании — за счет повышения скорости взаимодействия между подразделениями по инициированию, согласованию и исполнению платежей.
- Повышена эффективность использования финансовых ресурсов предприятия.
