На сахарном бизнес-направлении «Русагро-Центр» агрохолдинга «РУСАГРО» создана единая информационная система электронного документооборота и управления нормативно-справочной информацией. Система построена на базе решений «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией». В результате автоматизирована 1000 рабочих мест в головном офисе и на 11 территориально распределенных сахарных заводах. За счет этого компании удалось добиться ускорения совместного согласования документов на 30%, снижения рутинной нагрузки на 15%, повышения оперативности получения регламентированной отчетности на 70% и управленческой отчетности на 30%.
Группа компаний «РУСАГРО» — крупнейший вертикальный агрохолдинг России. Холдинг занимает лидирующие позиции в производстве сахара, свиноводстве, растениеводстве и масложировом бизнесе. Основные активы группы компаний «РУСАГРО» расположены в Белгородской, Тамбовской, Свердловской, Воронежской, Самарской, Курской и Орловской областях, а также в Приморском крае. «Русагро-Центр» — сахарное бизнес-направление холдинга.
Цель проекта: создать единую информационную систему электронного документооборота, обеспечивающую информационную поддержку деятельности предприятия.
Задачи проекта:
- Усовершенствовать бизнес-процессы предприятия за счет перехода на полнофункциональную систему электронного документооборота и ее интеграции с используемыми на предприятии учетными системами на платформе «1С:Предприятие».
- Организовать эффективную систему формирования статистической отчетности.
- Регламентировать процедуры создания и ведения справочников на основании корпоративных стандартов и единой методологии.
- Обеспечить централизованное управление ролевой моделью пользователей для систем «1С:УПП» и «1С:Документооборот».
Для автоматизации документооборота в «РУСАГРО» использовалась система электронного документооборота стороннего производителя, позволяющая автоматизировать процессы делопроизводства и согласования договоров. Однако ее функциональных возможностей было недостаточно. Не хватало сценариев принятия управленческих и административных решений. Также отсутствовала интеграция с используемыми на предприятии учетными системами «1С:Управление производственым предприятием» и «1С:Зарплата и управление персоналом».
Дополнительные сложности и издержки возникали из-за отсутствия централизованной системы управления нормативно-справочной информацией предприятия. Перекликающиеся справочники приходилось вести отдельно в каждой учетной системе: системе электронного документооборота, «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Соответственно, снижалась продуктивность работы системных администраторов, вынужденных дублировать действия друг друга. Из-за несвоевременного обновления информации в справочнике той или иной учетной системы в работе зачастую использовались неактуальные или неполные данные, что приводило к административным и производственным издержкам. Для упорядочения и ускорения бизнес-процессов в управляющем холдинге и на приоритетном сахарном бизнес-направлении было решено внедрить единую систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот КОРП» и «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией».
Единая система электронного документооборота и управления нормативно-справочной информацией построена на базе решений «1С:Документооборот КОРП» и «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией». За счет интеграции «1С:Документооборот КОРП» и «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией», «1С:Управление производственным предприятием», «1С:Зарплата и управение персоналом» и службой каталогов Active Directory обеспечивается синхронизация и единство доступа к справочникам по контрагентам, финансовым статьям, договорам с поставщиками и покупателями и т. д. Все вновь созданные и измененные документы из одной системы автоматически переходят в другие.
Модель взаимодействия систем включает в себя следующие процессы:
- Пользователи учетных информационных систем «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Документооборот КОРП» оформляют заявки на ввод, изменение или удаление элементов справочников в системе Service Desk. Заявки обрабатываются пользователями «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией», ответственными за ведение нормативно-справочной информации (экспертами).
- Эксперты, ответственные за ведение определенного вида нормативно-справочной информации, выполняют ручной ввод, изменение или удаление элементов справочников в единой системе нормативно-справочной информации «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» на основании данных из заявок пользователей системы Service Desk.
- Из учетной системы «1С:Зарплата и управление персоналом» в «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» передаются данные по следующим объектам:
- сотрудники (текущее подразделение, организация, должность и данные физического лица);
- подразделения (по организационной структуре);
- должности.
- Из «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» в «1С:Зарплата и управление персоналом» передаются данные по следующим объектам:
- контрагенты (с признаком выгрузки для «1С:Зарплата и управление персоналом»);
- организации;
- финансовые статьи (для справочников «Статьи затрат» и «Прочие доходы и расходы»);
- структура ЦФО (для справочника «Подразделения организаций»);
- данные о сотрудниках (контактные данные пользователей из AD).
- Из службы каталогов Active Directory в «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» передаются данные об учетной записи пользователя.
- Из «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» в службу каталогов Active Directory передаются недостающие данные о сотруднике из «1С:Зарплата и управление персоналом».
- Из «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» в учетную систему «1С:Управление производственным предприятием» передаются данные о следующих объектах:
- контрагенты;
- организации;
- договоры контрагентов;
- структура центров финансовой ответственности (для справочников «Подразделения» и «Подразделения организаций»);
- финансовые статьи (для справочников «Статьи затрат», «Прочие доходы и расходы», «Статьи движения денежных средств»);
- пользователи с профилем полномочий.
- Из учетной системы «1С:Управление производственным предприятием» в «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» передаются данные о профилях полномочий пользователей.
- Из учетной системы «1С:Управление производственным предприятием» в систему электронного документооборота «1С:Документооборот КОРП» передаются данные об остатках по бюджету и информация о связанных документах.
- Из учетной системы «1С:Документооборот КОРП» в учетную систему «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» передаются данные о следующих объектах:
- договоры контрагентов;
- рабочие группы;
- роли полномочий.
- Из «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» в учетную систему «1С:Документооборот КОРП» передаются данные о следующих объектах:
- структура центров финансовой ответственности;
- структура предприятия (организационная структура);
- должности;
- контрагенты;
- финансовые статьи (для справочника «Статьи движения денежных средств»);
- пользователи с профилем полномочий;
- организации.
Прикладная схема архитектуры
В ходе реализации проекта было осуществлено внедрение «1С:Документооборот КОРП» в головном офисе компании и на 11 территориально распределенных сахарных заводах (4 региона) для 1000 пользователей. Были сформированы и оптимизированы маршруты согласования для более чем 300 видов внутренних документов, которые вошли в следующие разделы учета:
- Договорная деятельность.
- Тендерная деятельность.
- Инвестиционная деятельность.
- Проектная деятельность.
- Товарный кредит, заявки на предоплату.
- Организационно-распорядительные документы.
- Работа с реестрами объектов недвижимости, объектов интеллектуальной собственности, разрешительных документов и судебных дел.
- Работа с доверенностями, служебными записками, а также с заявками кадровой, юридической, финансовой и административно-хозяйственной служб.
Дополнительная специфика проекта заключается в адаптации системы электронного документооборота под стандарты используемой на предприятии международной системы менеджмента качества Everest. Данная система подразумевает определенные принципы отслеживания и регистрации инцидентов, проведения совещаний и аудитов. Созданная система электронного документооборота служит тем же целям, что и применяемая система менеджмента качества — оптимизации и ускорению бизнес-процессов, минимизации трудозатрат и исключению лишних кадровых звеньев.
На базе «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» построена единая система управления нормативно-справочной информацией для всех учетных решений, используемых на предприятии. Кроме того, здесь же реализовано централизованное управление пользователями учетных систем, с назначением профилей доступа и интеграцией с ActiveDirectory.
Важной особенностью проекта являются сжатые сроки реализации. С момента начала проекта до сдачи системы в опытную эксплуатацию прошло всего 5 месяцев. Успешный запуск системы в такие короткие сроки во многом обусловлен сплоченной работой проектной команды как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя.
Сокращение трудозатрат в подразделениях
Ускорение получения управленческой отчетности
Ускорение получения регламентированной отчетности
Ускорение обработки заказов (тендеры)
В ходе внедрения единой системы электронного документооборота и системы нормативно-справочной информации в «РУСАГРО-ЦЕНТР» успешно удалось автоматизировать процессы согласования, утверждения, рассмотрения внешних и внутренних документов различных разделов учета. На данный момент практически полностью исключен ручной запуск процессов и ручное формирование маршрутов процессов, включая сложные процедуры согласования, в которые входят до 27 участников (тендерная деятельность).
Ежедневно на сахарных заводах «Русагро» обрабатывается в среднем 250 документов. Созданная система поддерживает обработку всех 455 видов документов, используемых на предприятии. Основную номенклатуру документов управляющего холдинга и сахарного бизнес-направления «Русагро» (344 разновидности) составляют договоры, дополнительные соглашения и спецификации к ним. В частности, в системе электронного документооборота ведутся:
- договоры продаж;
- контракты с поставщиками;
- сделки с недвижимостью;
- кредиты, займы, поручительства, сделки с долями, акциями, векселями;
- безвозмездные сделки и т.д.
Деятельность «РУСАГРО-ЦЕНТР» организована в полном соответствии с требованиями международной системы менеджмента качества Everest. «1С:Документооборот КОРП» обеспечивает своевременную регистрацию и прохождение специализированных документов (отчет по инциденту, отчет по отклонению и т.п.) через все необходимые уровни управления. Реализована работа по подготовке и проведению протокольных мероприятий, контроль исполнения пунктов протоколов в соответствии с требованиями международной системы менеджмента качества Everest. Полностью автоматизирован процесс проведения внутренних аудитов и обработка их результатов.
Внедрение «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» существенно повысило качество нормативно-справочной информации, используемой в информационных системах «1С:Документооборот КОРП», «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Зарплата и управление персоналом», позволило централизовать управление пользователями и назначение прав доступа, обеспечить оперативный обмен данными между учетными системами.
Экономический эффект от внедрения (%):
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 15%,
- ускорение получения управленческой отчетности: 30%,
- ускорение получения регламентированной отчетности: 70%,
- ускорение обработки заказов (тендеры): 15%,
- сокращение операционных и административных расходов: 15%.
