В компании «Аргос» автоматизировали договорную и претензионно-исковую работу. Система «1С:Управление холдингом», развернутая на 500 рабочих местах, помогла консолидировать данные: документы и нормативно-справочную информацию шести филиалов и трех дочерних обществ компании. Оптимизирована работа с более чем 5000 ежегодно заключаемых договоров и сопроводительных документов. Снизился риск потери информации, а на поиск документов в электронном архиве уходит не более 2-х минут. Сроки согласования документов между филиалами и центральным аппаратом управления сокращены с 14-30 до 1-3 дней. Усилен контроль за взаиморасчетами по договорам. Время на формирование ежегодной корпоративной отчетности по дфоговорной и претензионно-исковой работе подразделений уменьшилось с 20 до 1-2 рабочих дней. Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников.
«АРГОС» — одна из крупнейших компаний РФ, оказывающих полный спектр сервисных работ и услуг на рынке нефтегазовой отрасли. Компания состоит из 6 филиалов и 3 дочерних обществ, в которых работает более 9000 сотрудников. В компании ежегодно заключается свыше 5000 договоров и более 2000 дополнительных соглашений и спецификаций. Ежедневно более 500 сотрудников участвуют в процессах документооборота и согласования документов. Ежегодно фиксируется около 400 входящих / исходящих претензий и исков, возникающих из-за нарушений условий договоров.
Цели проекта: упорядочить работу с договорами, консолидировать данные (документы и нормативно-справочную информацию) 6 филиалов и 3 дочерних обществ. Снизить время и трудозатраты на формирование итоговой отчетности по претензионно-исковой работе и договорам.
Задачи проекта:
- Повысить исполнительскую дисциплину юридических служб и ответственных служб.
- Повысить оперативность получения информации о состоянии претензий, исков, договоров.
- Ускорить процедуры согласования проектов исходящих претензий и исков.
- Повысить оперативность получения информации об оплате по претензиям, искам и договорам.
- Снизить риски потери информации, связанной с претензиями, исками и договорами.
Ранее работа с претензиями и исками не была автоматизирована. Учет документов велся на бумаге и в электронных таблицах. Возникали трудности с качественным и своевременным отслеживанием жизненного цикла договоров, претензий по ним, ведением реестра неблагонадежных контрагентов. Поскольку управление филиалами и дочерними обществами осуществляется удаленно, много времени уходило на сбор данных и формирование ежегодной итоговой отчетности по договорам, претензиям и искам. Временные затраты на составление отчетов составляли около 20 рабочих дней. В связи с этим информация об отчетах поступала в центральный аппарат управления несвоевременно.
Компания нужадалась в информационной системе, которая позволила бы упорядочить работу с договорами, консолидировать данные (документы и нормативно-справочную информацию) 6 филиалов и 3 дочерних обществ, упростить и ускорить формирование итоговой отчетности по договорной и претензионно-исковой работе, ускорить процедуры согласования, снизить риски потери информации.
Учет договоров, претензий и исков в единой информационной системе построен на базе решения «1С:Управление холдингом 1.3». Автоматизированы два основных блока: договорная работа и претензионно-исковая работа.
При построении системы использована технологии распределенной информационной базы данных между филиалами, дочерними обществами и центральным аппаратом управления компании. Она позволила создать территориально распределенные системы на основе идентичных конфигураций «1С:Управление холдингом» и автоматически раз в час переносить изменения данных. Изменения конфигурации переносятся раз в неделю в полуавтоматическом режиме.
Масштаб проекта:
- автоматизировано 500 автоматизированных рабочих мест,
- единая информационная система объединила 9 дочерних обществ и филиалов в разных регионах России.
Внедренная система «1С:Управление холдингом 1.3» позволила консолидировать данные (документы и нормативно-спраочную информацию) шести филиалов и трех дочерних обществ в центральном аппарате управления.
В системе были сделаны следующие доработки
- доработана карточка контрагента и договора под требования компании;
- разработан механизм согласования договоров, претензий и исков;
- создан механизм планирования договорной работы;
- создан механизм оперативного отражения фактически выполненных объемов по договору;
- создан механизм контроля обязательств по договору, учета претензий и исков;
- создан механизм контроля неблагонадежных контрагентов;
- для руководства созданы отчеты по консолидированной информации со всех филиалов и дочерних обществ компании по выполненным обязательствам и оплаченным по договорам;
- создан механизм контроля условий оплаты по договорам.
Уменьшение срока подготовки ежегодной отчетности по договорной и претензионно-исковой работе
Сокращение сроков согласования документов между филиалами и центральным аппаратом управления
- Новая система объединила работу шести филиалов и трех дочерних обществ компании.
- Организован оперативный учет и хранение более 5000 ежегодно заключаемых договоров.
- Все сопутствующая документация: дополнительные соглашения, спецификации, претензии и иски, протоколы разногласия и спецификации хранятся в электронном виде в карточке договора и доступны всем задействованным в работе с этими документами сотрудникам.
- На поиск нужного документа в электронном архиве уходит не более 2 минут. Снижен риск утери документов. Срок подготовки ежегодной отчетности по договорной и претензионно-исковой работе подразделений уменьшился с 20 до 1-2 дней.
- Настроен обмен данными о договорах и контрагентах между «1С: Управление холдингом» и с учетными системами подразделений. Это позволило унифицировать нормативно-справочную информацию и обеспечить ее своевременное обновление во всех подразделениях компании. В результате качество договорной и претензионно-исковой работы повысилось, исключены разночтения и неточности в документах.
- Оптимизировано согласование документов. В компании договора и другие документы согласовываются в 2 этапа: внутри филиала и далее с центральным аппаратом управления. Автоматизация ускорила обмен информацией между всеми участниками процесса. В системе настроены маршруты согласования, обновленные данные по каждому документу поступают в центральное управление каждый час. Сроки согласования документов между филиалами и центральным аппаратом управления сократились с 14-30 до 1-3 дней.
- В системе доступна вся связанная с договорами, история работы, сроки исполнения обязательств, сведения об участниках, спорных вопросах и т. п. Это помогает сотрудникам центрального аппарата управления оперативно контролировать платежную дисциплину, взаиморасчеты, условия оплат по договорам, вовремя принимать административные решения, оценивать надежность клиентов.
- В системе реализованы отчеты, которые помогают руководству оперативно контролировать договорную и претензионно-исковую работу каждого подразделения компании. Это исключило организационные ошибки. Повысился уровень исполнительской дисциплины в компании.
Система «1С: Управление холдингом» помогла нам упорядочить ежедневную работу с сотнями важных документов, договорами, спецификациями, претензиями, исками. Обмен данными между центральным аппаратом управления и удаленными подразделениями многократно ускорился, вся актуальная информация о договорной и претензионно-исковой деятельности в любой момент времени доступна в системе. Снижен риск утери важной для компании информации. Повысилась исполнительная дисциплина.
