В продовольственных компаниях «Беккер и К» и «Немецкий двор» разработали систему электронного документооборота для обмена документами на базе решения «1С:Управление производственным предприятием для Казахстана». В рамках проекта настроены механизмы взаимодействия двух отдельных учетных систем. В учетных системах автоматизированы процессы реализации продукции покупателю, поступления товаров от поставщика, возврата товаров поставщику и возврата продукции от покупателя. Проект позволил значительно сократить временные затраты на обработку документов, повысить качество и эффективность электронного документооборота. Так, время регистрации данных о передаче собственности уменьшилось более чем в 100 раз, количество ошибок ввода данных в систему — более чем в 20 раз, а времени простоя транспортно-логистической службы — в 10 раз.
ТОО «БЕККЕР и К» создано в начале 1991 года. В составе предприятия 4 производственных подразделения: пекарня, кулинария, мясоперерабатывающий цех, цех замороженных полуфабрикатов и столовая. Реализация продукции «БЕККЕР и К» осуществляется через ТОО «Немецкий двор», которое включает в себя сеть фирменных супермаркетов и торговых точек, пивоварню и ресторанный бизнес. В супермаркетах помимо продукции собственного производства реализуется продукция сторонних компаний.
Цель проекта: разработать систему электронного документооборота для обмена документами между компаниями «Беккер и К» и «Немецкий двор».
Основные задачи проекта:
- Уменьшить время документального оформления передачи права собственности на товар между двумя компаниями.
- Сократить количество ошибок ввода и время для устранения этих ошибок.
- Снизить время простоя транспортно-логистической службы из-за документальных задержек
Информационные учетные системы двух юридических лиц находятся на едином сервере.
Бухгалтерия ТОО «Беккер и К» в своей учетной системе, созданной на базе технологической платформы «1С:Предприятие 8», выписывала документ реализации по каждой торговой точке (супермармет, фирменная торговой точка) ТОО «Немецкий двор». После этого документ распечатывался и бумажный экземпляр передавался в бухгалтерию ТОО «Немецкий двор». Бухгалтерия ТОО «Немецкий двор» на основании бумажного экземпляра оприходовала в своей учетной системе на базе «1С:Управление торговым предприятием для Казахстана» поступивший товар.
По скоропорчащейся или испорченной продукции ТОО «Немецкий двор» делала выписку в своей учетной системе документа «Возврат поставщику». Бухгалтерия ТОО «Немецкий двор» распечатывала бумажный вариант и передавала его в бухгалтерию ТОО «Беккер и К».
Бухгалтерия ТОО «Беккер и К» на основании поступившего бумажного документа регистрировала факт возврата от покупателя.
Схема обмена документами между компаниями
Система электронного документооборота для обмена документами между компаниями «Беккер и К» и «Немецкий двор» построена на базе решения «1С:Управления производственным предприятием для Казахстана». В рамках реализации проекта затронуты следующие контуры учета:
- Система оперативного, производственного, бухгалтерского и налогового учета построена на базе решения «1С: Управление производственным предприятие для Казахстана» в ТОО «Беккер и К».
- Система оперативного, производственного, бухгалтерского и налогового учета построена на базе решения «1С: Управление производственным предприятие для Казахстана» в ТОО «Немецкий двор».
Разработанный механизм обмена позволяет на регулярной основе осуществлять обмен электронными версиями документов между учетными система ТОО «Беккер и К» и ТОО «Немецкий двор».
Количество учетных систем — 2.
Количество документов обмена в день — 600.
Общее число пользователей в двух учетных системах — 540.
После анализа существующей схемы документооборота между двумя компаниями было решено ее упростить.
Новая схема обмена документами
Сокращение времени регистрации данных о передаче прав собственности на товар
Сокращение количества ошибок ввода
Сокращение времени простоя транспортно-логистической службы
Реализация автоматического обмена электронными документами между двумя компаниями позволила достичь значимых результатов:
- Время регистрации данных о передаче прав собственности на товар в учетных системах сократилось более чем в 100 раз.
- Количество ошибок ввода сократилось более чем в 20 раз.
- Время простоя транспортно-логистической службы сократилось более чем в 10 раз.
