В сети аптек «Классика» построили систему бюджетирования, казначейства, регламентированного учета на базе решения «1С:Управление холдингом». После реализации проекта сеть перешла на ведение автоматизированного бухгалтерского и налогового учета юридических лиц, находящихся на различных системах налогообложения. Формирование регламентированной отчетности происходит в автоматизированном режиме в два раза быстрее. Управленческая отчетность формируется в течении 3-5 дней с даты закрытия периода. Реализованы 7 бюджетов по более, чем 100 центрам финансовой ответственности.
Сеть аптек «Классика» — одна из крупнейших в России. По данным экспертных исследований, компания входит в ТОП-100 ведущих игроков российского фармрынка. Сегодня под популярным уральским брендом «Классика» работает 148 аптек в 23 городах Челябинской и Свердловской областей, в которых трудятся более 2000 сотрудников.
Цель проекта: построить систему бюджетирования, казначейства, регламенитрованного учета.
Задачи проекта:
- Ведение автоматизированного бухгалтерского и налогового учета юридических лиц, находящихся на различных системах налогообложения с автоматическим формированием регламентированной отчетности.
- Формирование бюджета доходов и расходов с точностью до аптеки и бюджета движения денежных средств до ответственных центров финансовой ответственности.
- Ведение автоматического лимитирования расхода денежных средств компании.
- Сокращение трудозатрат на подготовку отчетности (управленческой, фискальной).
- Сокращение сроков подготовки бюджетов и отчетов об исполнении.
- Повышение достоверности результатов хозяйственной деятельности.
- Повышение рентабельности с точностью до аптеки.
Система бюджетирования компании представляла собой упрощенное управление эффективностью по кассовому методу с детализацией до региона. Руководство не могло регулярно следить за рентабельностью каждой из аптек, что мешало пониманию, какой из объектов сохранять, в какой инвестировать или принимать решение о его закрытии. Планирование основных расходов в детальных разрезах отсутствовало.
Казначейство управлялось последовательным согласованием счетов на оплату и служебных записок в бумажном варианте. Тем самым от потребности удовлетворить какой-либо финансовый запрос до его фактической оплаты проходило от семи до десяти дней. Компания формировала регламентированную отчетность из Excel.
Регламентированный учет осуществлялся в «1С:Бухгалтерии 8.1», которая была существенно доработана и не обновлялась. В связи с вводом новых требований по учету НДС, потребовался переход на программный продукт, поддерживающий законодательство.
Система бюджетирования, казначейства, регламенитрованного учета построена на базе решения «1С:Управление холдингом». Внедрены сдедующие блоки:
- Бюджетирование.
- Управление договорами и проектами.
- Консолидация данных.
- Регламентированный учет.
В рамках проекта были реализованы следующие доработки:
- Подсистема казначейства:
- автоматическое формирование заявок на расходование денежных средств по условиям отсрочки платежей договоров поставщика;
- разработан механизм разбора назначения платежей. При объеме более тысячи документов поступления денежных средств в день, более 90% платежей разбирается в автоматическом режиме с необходимой аналитикой по исполнению бюджета движения денежных средств и по исполнению инвестиционных бюджетов;
- разработан модуль по управлению денежными средствами. Предполагает многопользовательский режим определения приоритета оплаты в зависимости от приоритета статьи движения денег и от решения ответственного.
- Подсистема бюджетирования:
- разработаны документы ввода плановых бюджетов, с учетом контроля ввода возможных значений аналитик;
- доработаны первичные документы с целью обогащения аналитиками для подсистемы бюджетирования, с настройками автоматического определения аналитик;
- разработан интерфейс факторного анализа бюджетов. Кода бюджеты сравниваются не только в разрезе каждой статьи бюджета, но в разрезе зависимости статей бюджета друг от друга;
- разработан механизм распределения косвенных расходов до каждого центра финансовой ответственности;
- разработан механизм исключения внутригрупповых операций с учетом 2 уровней иерархии центров финансовой ответственности.
Архитектура содержит следующие программные продукты:
- «1С:Управление холдингом 8».
- «1С:Бухгалтерия 8».
- Самописная система оперативного учета товародвижения на базе «1С:Управление торговлей», в которой работают все аптеки.
- «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5».
Для снижения рисков низкой производительности системы было выделено 2 базы «1С:Управление холдингом», одна для реализации контура регламентированного учета, вторая — для реализации контура бюджетирования. Эта архитектура позволила безболезненно моделировать и прогнозировать управленческий финансовый результат, независимо от закрытия периода в регламентированном контуре.
Интеграционные механизмы, реализованные в проекте:
- Система оперативного учета товародвижения -> «1C:Управление холдингом» контур регламентированного учета — перенос всей первичной информации по товародвижению;
- Система оперативного учета товародвижения -> «1C:Зарплата и управление персоналом» — перенос показателей продаж для начисления премиального фонда;
- «1С:Зарплата и управление персоналом» -> «1C:Управление холдингом» контур регламентиваронного учета — отражение заработной платы в регламентированном учете;
- «1С:Зарплата и управление персоналом» -> «1C:Управление холдингом» контур бюджетирования — расширение аналитики для управленческого учета;
- «1C:Управление холдингом» контур регламентированного учета -> «1C:Управление холдингом» контур бюджетирования — перенос первичной информации значимой для бюджетирования.
Схема архитектуры системы
В общей сложности автоматизировано 100 рабочих мест.
Спроектирована будущая бюджетная модель, основанная на классическом подходе к оценке рентабельности центров финансовой ответственности (аптек) по бюджету доходов и расходов. Выделены центры финансовой ответственности в бюджете движения денежных средств и введена система лимитирования платежей. Для более качественного планирования дюджета доходов и расходов введено несколько вспомогательных функциональных бюджетов. Кроме того:
- Разработан универсальный инструмент сравнения экземпляров отчетов по бюджетам с разными видами отклонений.
- Разработан модуль по управлению денежными средствами.
- Разработана настройка по автоматическому разбору назначения платежа.
Сокращены трудозатраты в подразделениях
Выросла скорость получения управленческой отчетности
Выросла скорость получения регламентированной отчетности
- Компания перешла на ведение автоматизированного бухгалтерского и налогового учета юридических лиц, находящихся на различных системах налогообложения, в программе «1С:Управление холдингом 8».
- Фактические данные по остаткам на расчетном счете в системе формируются на 11 часов утра следующего дня.
- Формирование регламентированной отчетности происходит в автоматизированном режиме. Сокращено время на получение регламентированной отчетности в два раза.
- Сформирована управленческая отчетность с точностью до аптеки в течении 3-5 дней с даты закрытия периода.
- На базе «1С:Управление холдингом 8» реализованы семь бюджетов по более, чем 100 центрам финансовой ответственности, а также автоматизировано казначейство с функцией лимитирования, автоматического создания, последовательного и параллельного согласования заявок на расходование средств.
- Образовалось 17 центров принадлежности, которые несут ответственность за распределение денежных средств, реализован бухгалтерский учет 35 юридических лиц на базе «1С: Управление холдингом 8».
- Ежечасно первичные документы импортируются в «1С:Управление холдингом 8» с точностью до группы номенклатур и ставок НДС.
- Ежедневно на основании документов поступления автоматически формируются заявки на расходование денежных средств порядка 1 тыс. документов в день.
- Ежемесячное закрытие периода происходит после импорта данных по заработной плате из «1С:Зарплата и управление персоналом 8» в «1С:Управление холдингом 8».
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 10%,
- ускорение получения управленческой отчетности: 30%,
- ускорение получения регламентированной отчетности: 30%.
