||
Краткое описание проекта

В сети аптек «Классика» построили систему бюджетирования, казначейства, регламентированного учета на базе решения «1С:Управление холдингом». После реализации проекта сеть перешла на ведение автоматизированного бухгалтерского и налогового учета юридических лиц, находящихся на различных системах налогообложения. Формирование регламентированной отчетности происходит в автоматизированном режиме в два раза быстрее. Управленческая отчетность формируется в течении 3-5 дней с даты закрытия периода. Реализованы 7 бюджетов по более, чем 100 центрам финансовой ответственности.

Аптека «Классика»
Заказчик

Сеть аптек «Классика» — одна из крупнейших в России. По данным экспертных исследований, компания входит в ТОП-100 ведущих игроков российского фармрынка. Сегодня под популярным уральским брендом «Классика» работает 148 аптек в 23 городах Челябинской и Свердловской областей, в которых трудятся более 2000 сотрудников.

1
Цели и задачи проекта

Цель проекта: построить систему бюджетирования, казначейства, регламенитрованного учета.

Задачи проекта:

  1. Ведение автоматизированного бухгалтерского и налогового учета юридических лиц, находящихся на различных системах налогообложения с автоматическим формированием регламентированной отчетности.
  2. Формирование бюджета доходов и расходов с точностью до аптеки и бюджета движения денежных средств до ответственных центров финансовой ответственности.
  3. Ведение автоматического лимитирования расхода денежных средств компании.
  4. Сокращение трудозатрат на подготовку отчетности (управленческой, фискальной).
  5. Сокращение сроков подготовки бюджетов и отчетов об исполнении.
  6. Повышение достоверности результатов хозяйственной деятельности.
  7. Повышение рентабельности с точностью до аптеки.

2
Ситуация до старта проекта

Система бюджетирования компании представляла собой упрощенное управление эффективностью по кассовому методу с детализацией до региона. Руководство не могло регулярно следить за рентабельностью каждой из аптек, что мешало пониманию, какой из объектов сохранять, в какой инвестировать или принимать решение о его закрытии. Планирование основных расходов в детальных разрезах отсутствовало.

Казначейство управлялось последовательным согласованием счетов на оплату и служебных записок в бумажном варианте. Тем самым от потребности удовлетворить какой-либо финансовый запрос до его фактической оплаты проходило от семи до десяти дней. Компания формировала регламентированную отчетность из Excel.

Регламентированный учет осуществлялся в «1С:Бухгалтерии 8.1», которая была существенно доработана и не обновлялась. В связи с вводом новых требований по учету НДС, потребовался переход на программный продукт, поддерживающий законодательство.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система бюджетирования, казначейства, регламенитрованного учета построена на базе решения «1С:Управление холдингом». Внедрены сдедующие блоки:

  1. Бюджетирование.
  2. Управление договорами и проектами.
  3. Консолидация данных.
  4. Регламентированный учет.

В рамках проекта были реализованы следующие доработки:

  1. Подсистема казначейства:
  • автоматическое формирование заявок на расходование денежных средств по условиям отсрочки платежей договоров поставщика;
  • разработан механизм разбора назначения платежей. При объеме более тысячи документов поступления денежных средств в день, более 90% платежей разбирается в автоматическом режиме с необходимой аналитикой по исполнению бюджета движения денежных средств и по исполнению инвестиционных бюджетов;
  • разработан модуль по управлению денежными средствами. Предполагает многопользовательский режим определения приоритета оплаты в зависимости от приоритета статьи движения денег и от решения ответственного.
  1. Подсистема бюджетирования:
  • разработаны документы ввода плановых бюджетов, с учетом контроля ввода возможных значений аналитик;
  • доработаны первичные документы с целью обогащения аналитиками для подсистемы бюджетирования, с настройками автоматического определения аналитик;
  • разработан интерфейс факторного анализа бюджетов. Кода бюджеты сравниваются не только в разрезе каждой статьи бюджета, но в разрезе зависимости статей бюджета друг от друга;
  • разработан механизм распределения косвенных расходов до каждого центра финансовой ответственности;
  • разработан механизм исключения внутригрупповых операций с учетом 2 уровней иерархии центров финансовой ответственности.

Архитектура содержит следующие программные продукты:

  1. «1С:Управление холдингом 8».
  2. «1С:Бухгалтерия 8».
  3. Самописная система оперативного учета товародвижения на базе «1С:Управление торговлей», в которой работают все аптеки.
  4. «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5».

Для снижения рисков низкой производительности системы было выделено 2 базы «1С:Управление холдингом», одна для реализации контура регламентированного учета, вторая — для реализации контура бюджетирования. Эта архитектура позволила безболезненно моделировать и прогнозировать управленческий финансовый результат, независимо от закрытия периода в регламентированном контуре.

Интеграционные механизмы, реализованные в проекте:

  • Система оперативного учета товародвижения -> «1C:Управление холдингом» контур регламентированного учета — перенос всей первичной информации по товародвижению;
  • Система оперативного учета товародвижения -> «1C:Зарплата и управление персоналом» — перенос показателей продаж для начисления премиального фонда;
  • «1С:Зарплата и управление персоналом» -> «1C:Управление холдингом» контур регламентиваронного учета — отражение заработной платы в регламентированном учете;
  • «1С:Зарплата и управление персоналом» -> «1C:Управление холдингом» контур бюджетирования — расширение аналитики для управленческого учета;
  • «1C:Управление холдингом» контур регламентированного учета -> «1C:Управление холдингом» контур бюджетирования — перенос первичной информации значимой для бюджетирования.

Ris Apteka2.jpg

Схема архитектуры системы

В общей сложности автоматизировано 100 рабочих мест.

4
Особенности и уникальность проекта

Спроектирована будущая бюджетная модель, основанная на классическом подходе к оценке рентабельности центров финансовой ответственности (аптек) по бюджету доходов и расходов. Выделены центры финансовой ответственности в бюджете движения денежных средств и введена система лимитирования платежей. Для более качественного планирования дюджета доходов и расходов введено несколько вспомогательных функциональных бюджетов. Кроме того:

  1. Разработан универсальный инструмент сравнения экземпляров отчетов по бюджетам с разными видами отклонений.
  2. Разработан модуль по управлению денежными средствами.
  3. Разработана настройка по автоматическому разбору назначения платежа.
5
Результаты проекта

Сокращены трудозатраты в подразделениях

10%

Выросла скорость получения управленческой отчетности

30%

Выросла скорость получения регламентированной отчетности

30%
  1. Компания перешла на ведение автоматизированного бухгалтерского и налогового учета юридических лиц, находящихся на различных системах налогообложения, в программе «1С:Управление холдингом 8».
  2. Фактические данные по остаткам на расчетном счете в системе формируются на 11 часов утра следующего дня.
  3. Формирование регламентированной отчетности происходит в автоматизированном режиме. Сокращено время на получение регламентированной отчетности в два раза.
  4. Сформирована управленческая отчетность с точностью до аптеки в течении 3-5 дней с даты закрытия периода.
  5. На базе «1С:Управление холдингом 8» реализованы семь бюджетов по более, чем 100 центрам финансовой ответственности, а также автоматизировано казначейство с функцией лимитирования, автоматического создания, последовательного и параллельного согласования заявок на расходование средств.
  6. Образовалось 17 центров принадлежности, которые несут ответственность за распределение денежных средств, реализован бухгалтерский учет 35 юридических лиц на базе «1С: Управление холдингом 8».
  7. Ежечасно первичные документы импортируются в «1С:Управление холдингом 8» с точностью до группы номенклатур и ставок НДС.
  8. Ежедневно на основании документов поступления автоматически формируются заявки на расходование денежных средств порядка 1 тыс. документов в день.
  9. Ежемесячное закрытие периода происходит после импорта данных по заработной плате из «1С:Зарплата и управление персоналом 8» в «1С:Управление холдингом 8».

Экономический эффект от внедрения:

  • сокращение трудозатрат в подразделениях: 10%,
  • ускорение получения управленческой отчетности: 30%,
  • ускорение получения регламентированной отчетности: 30%.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
100
Отрасль
Торговля
1С-Рарус Челябинск
ЦФО, по которым формируются бюджеты
100
Март 2015 —
Уральский федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
финансовый директор сети аптек «Классика»
Екатерина Цветкова
Основная задача внедрения «1С:Управление холдингом» – централизованный бухгалтерский и налоговый учет, бюджетирование и централизованное казначейство. После реализации проекта снизились трудозатраты в подразделениях, а также ускорилось получение управленческой отчетности.
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
15 Октября 2019
Бета-версия «1С:ERP World Edition» — делокализованное прикладное решение «1С:ERP»

В качестве основы для подготовки текущей бета-версии конфигурации «ERP WE» была взята типовая российская конфигурация «ERP Управление предприятием» редакция 2.5.3.

14 Октября 2019
1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия КОРП

Фирма «1С» совместно с Центром разработки «Агрософт» извещает пользователей и партнеров о выпуске нового отраслевого решения на базе технологической платформы «1С:Предприятие 8.3» — «1С:Предприятие 8. Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия КОРП».