Холдинг «Молвест» построил систему управления персоналом и расчета заработной платы на базе решения «1С:Зарплата и управление предприятием». За 8 месяцев система развернута на 120 рабочих местах. В ходе проекта все подразделения холдинга были включены в единое информационное пространство. Вместо разрозненных баз данных был сформирован общий центр управления выплатой заработной платы, работающий через клиент-банк. Такая организация процессов позволила повысить контроль за своевременным расчетом и выплатой зарплаты. Время на расчет зарплаты сократилось в 2 раза. В 2 раза ускорилось получение консолидированной информации по страховым взносам и НДФЛ. В 3 раза снизились временные затраты на сбор и обработку регламентированной отчетности по структурным подразделениям холдинга.
Молочный холдинг «Молвест» начал свою деятельность в 1969 году. Предприятие перерабатывает более 400 тыс. тонн молока в год. В ассортименте компании свыше 400 наименований молочной продукции, которая поставляется в более чем 30 регионов РФ под брендами «Вкуснотеево», «Фруате», «Иван Поддубный», «Волжские просторы», «Кубанский хуторок», «Нежный возраст». В структуре холдинга — 3 завода, расположенных в европейской части России, а также 12 представительств в регионах РФ.
Цель проекта: модернизация системы управления персоналом и расчета заработной платы.
Задачи проекта:
- привести к единым стандартам методологию кадрового учета для всех заводов и филиалов предприятия;
- упростить сбор и консолидацию информации от разных подразделений;
- ускорить расчет заработной платы сотрудникам;
- наладить оперативное получение регламентированной и управленческой отчетности.
Ранее для кадрового учета и расчета заработной платы использовалось 12 разрозненных информационных баз на локальных серверах обособленных подразделений холдинга. Для каждой должности на заводах и в представительствах применялась своя методика расчета заработной платы. Начисления для одних и тех же должностей в разных подразделениях могли выполняться по разным правилам. Для расчета вознаграждений 200 водителям личного транспорта приходилось вручную переносить данные путевых листов из отдельной специализированной программы в систему расчета заработной платы. Все это затрудняло сбор и консолидацию данных по кадрам (статистические формы, отчеты в Пенсионный фонд). Много времени уходило на расчет зарплаты. Было сложно планировать кадровую политику, анализировать и контролировать расходы на персонал.
Холдинг нуждался в современной и мощной системе, которая позволила бы объединить кадровый учет всех подразделений в общее информационное пространство, наладить расчет заработной платы и упростить сбор сведений от подразделений и представительств. В качестве оптимально подходящей по функционалу программы была выбрана «1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ».
Система управления персоналом и расчета заработной платы построена на базе решения «1С:Зарплата и управление предприятием». Автоматизированы следующие участки и бизнес-процессы:
- Кадровый учет.
- Расчет зарплаты.
- Регламентированная отчетность.
- Анализ кадрового состава.
- Применение различных мотивационных схем.
- Аналитическая отчетность.
- Планирование занятости сотрудников: отпусков и / или других мероприятий.
- Учет рабочего времени.
- Планирование и возможность статистического анализа ФОТ.
Произведена интеграция с системами управленческого и регламентированного учета.
География проекта:
- Компания АО «Молвест» в составе:
- Хохольское представительство АО «Молвест»;
- Ульяновское представительство АО «Молвест»;
- Обособленное подразделение ЗАО «Молвест» в г. Маркс;
- Тихорецкое представительство ЗАО «Молвест»;
- Обособленное подразделение АО «Молвест» г. Самара;
- Обособленное подразделение АО «Молвест» г. Тольятти;
- Обособленное подразделение ЗАО МОЛВЕСТ в Санкт-Петербурге;
- Московское представительство АО «Молвест»;
- Волгоградское представительство АО «Молвест»;
- Курское представительство АО «Молвест»;
- Липецкое представительство АО «Молвест»;
- Ростовское представительство АО «Молвест»;
- Саратовское представительство АО «Молвест»;
- Краснодарское представительство АО «Молвест».
- Компания ПАО Молочный комбинат «Воронежский» в составе:
- ПАО Молочный комбинат «Воронежский»;
- ОАО МК «Воронежский» «Калачеевский сыродельный завод»;
- ОАО МК «Воронежский» «Хохольский молочный завод».
В ходе проекта все подразделения холдинга были включены в единое информационное пространство. Вместо разрозненных баз данных был сформирован общий центр управления выплатой заработной платы, работающий через клиент-банк. Такая организация процессов позволила повысить контроль за своевременным расчетом и выплатой зарплаты.
В штате компании трудится более 4500 человек. Заработная плата персоналу рассчитывается с учетом множества различных показателей — фактически отработанного времени, совмещений, замещений, доплат, премий и т. п. Ежемесячный кадровый документооборот составляет более 1 000 документов. В рамках проекта выработана единая методология кадрового учета и расчета заработной платы персоналу. Это помогло унифицировать и привести к единым стандартам расчет выплат. Также были сведены к минимуму ручные операции по переносу данных между различными информационными базами, что исключило негативное влияние человеческого фактора на эти процессы.
Сокращение времени на расчет зарплаты сотрудникам
Сокращение времени на получение консолидированной информации по страховым взносам и НДФЛ
Сокращение времени на сбор и обработку регламентированной отчетности
- Стандартизирована методология ведения кадрового учета и расчета заработной платы. Все подразделения холдинга теперь ведут кадровый учет и начисляют заработную плату в одной системе и по единым правилам.
- Время на расчет зарплаты сократилось в 2 раза.
- Снизилось количество сотрудников, задействованных в расчете зарплаты: три бухгалтера по расчету зарплаты на заводах были переведены на участки производственного учета и отражения хозрасчетных операций, что повысило эффективность работы бухгалтерских служб.
- Автоматизирован сложный расчет заработной платы для 200 водителей: данные путевых листов теперь автоматически загружаются в систему. Это исключило ошибки, связанные с ручным вводом данных и ускорило расчет вознаграждений водителям.
- Создан единый центр управления выплатой заработной платы через клиент-банк по всем территориально-удаленным подразделениям холдинга. Это помогло усилить контроль за своевременностью и обоснованностью выплат.
- Руководство получило удобные инструменты для анализа эффективности использования рабочего времени по подразделениям холдинга с учетом неявок и дополнительной работы сотрудников. Появилась возможность фиксировать фактическую явку сотрудников, работу в выходные дни, замещения сотрудников, находящихся в отпуске или на больничном. Эта информация позволяет оперативно изменять графики работы для обеспечения эффективной деятельности подразделений.
- Автоматизирована работа службы безопасности, которая контролирует соблюдение сотрудниками трудовой дисциплины. Все данные о выявленных нарушениях оперативно фиксируются в системе, руководство в любой момент времени может получить эти данные и принять соответствующие меры. В результате трудовая дисциплина по холдингу улучшилась.
- Сокращено время на формирование сводной управленческой и регламентированной отчетности: в 2 раза ускорилось получение консолидированной информации по страховым взносам и НДФЛ.
- В 3 раза снизились временные затраты на сбор и обработку регламентированной отчетности по структурным подразделениям холдинга.
