||
Краткое описание

В компании «Технониколь» построили корпоративную систему управления и согласования на базе решения «1С:Управление холдингом, редакция 3.0». Реализация проекта позволила сократить время согласования внутренних процессов компании и автоматизировать ручной труд по заполнению документации. Так, время согласования договоров уменьшилось с недели до трех дней, а время согдасования кредитных соглашений, документов некоммерческих закупок, доверенностей и других документов снизилось с трех дней до одного. 

ООО «Технониколь»
Заказчик

Компания Торговые Системы «ТехноНИКОЛЬ» — международная торговая компания, специализирующаяся на продаже строительных материалов и инструментов для промышленного, гражданского и частного домостроения. Более 100 Торговых отделений по России и СНГ. 11 000 товарных позиций в каталоге, более 700 ведущих брендов. 

1
Цели и задачи

Цели проекта:

  1. Создать систему, объединяющую основные стандартные корпоративные процессы управления и согласования.
  2. Повысить производительность процессов согласования.
  3. Адаптировать типовой механизм согласования под требования предприятия.
  4. Максимально синхронизировать стандартные корпоративные процессы.
  5. Обеспечить гибкую настройку матрицы полномочий и маршрутов согласования.
  6. Реализовать легкий механизм заместительства и управления ролями.
  7. Синхронизировать систему со смежными решениями «1С».
  8. Обеспечить возможность онлайн согласования процессов через электронную почту и на мобильных устройствах.

Задачи проекта:

  1. Синхронизировать НСИ между «1С:Управление холдингом » и «1С:Управление торговлей».
  2. Перенести процесс согласования актуализации контрагентов на сторону «1С:Управление холдингом » и адаптировать существующий механизм актуализации под новые требования на стороне «1С:Управление торговлей».
  3. Добавить процесс должной осмотрительности в механизм согласования и актуализации контрагента.
  4. Обеспечить возможность подачи заявок на некоммерческие закупки, тендеры из «1С:Управление торговлей ». Организовать механизм их согласования на стороне «1С:Управление холдингом». Контролировать связи закупок и тендеров с бюджетом проектов с возможностью проведения процесса должной осмотрительности контрагентов.
  5. Автоматизировать проверку реквизитов контрагента из данных ЕГРЮЛ.
  6. Обеспечить возможность согласования, выдачи и отзыва доверенности:
  • на сотрудников компании;
  • физических лиц, не относящихся к сотрудникам компании;
  • контрагентов.
  1. Получать актуальные кадровые данные о сотрудниках компании.
  2. Обеспечить возможность согласования корпоративных документов, которые оформляются по отдельным вопросам (назначение/снятие директоров, выпуск ценных бумаг, назначение аудиторов и т.д.).
  3. Обеспечить уход от сложнонастраиваемого процесса на портале «Битрикс » по согласованию кредитных лимитов контрагентам.
  4. Обеспечить возможность взаимодействия пользователей, находящихся в разных информационных базах.
  5. Обеспечить уход от продуктов для совместной работы Share Point.
  6. Настроить гибкую систему матрицы полномочий. 
2
Ситуация до старта проекта

На момент запуска проекта процесс корпоративного согласования выполнялся с использованием сторонних ресурсовон. Настройка прав сотрудникам на сторонних ресурсах, ведение бумажной документации, согласование по почтовой переписке приводили к повышению трудозатрат и возрастанию продолжительности согласования. Оперативное получение информации о ходе согласования было затруднительным. Были процессы, которые и вовсе не были автоматизированы, а велись в программах Microsoft Office. В связи с этим было принято решение выбрать новый ресурс, который позволит объединить в себе требуемый функционал. По результатам проведенного анализа и сравнения различных продуктов выбрано решение фирмы «1С» — «1С:Управление холдингом, редакция 3.0».

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Корпоративная система управления и согласования построена на базе тиражного решения «1С:Управление холдингом», синхронизированного с решениями «1С:Управление торговлей» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Компания имеет представительство не только на территории РФ, но и в Белоруссии и Казахстане, учет ведется в двух базах «1С:Управление торговлей» — европейская база и база Дальнего Востока. Топология информационных баз представляет собой РИБ — распределенную информационную систему с однотипной конфигурацией. «1С:Зарплата и управление персоналом 8» — единая система для кадрового учета.

В рамках проекта разработан механизм синхронизации на базе универсального обмена данными в формате XML. Из системы «1С:Управление торговлей» производятся запросы на согласование объектов со всеми необходимыми файлами. Согласование, создание элементов справочников и заявок на их создание происходит в «1С:Управление холдингом». В базе источнике всегда есть возможность посмотреть актуальный ход согласования, благодаря доработанным механизмам на базе HTTP-сервисов. Из системы «1С:Зарплата и управление персоналом» приходит актуальная кадровая информация и карточки пользователей.

Автоматизированы следующие блоки:

  • актуализация контрагентов;
  • согласование договоров;
  • создание и согласование доверенностей;
  • создание и согласование протоколов и решений общего собрания учредителей;
  • процедура должной осмотрительности;
  • запросы и согласование кредитных лимитов;
  • блок закупок;
  • бюджетирование;
  • доработка блока универсального процесса согласования;
  • перенос кадровой информации.


Технические параметры системы:

  • клиент-серверный вариант работы базы данных;
  • в среднем 80 документов в день;
  • одновременный обмен с 4 базами «1С:Управление торговлей» и базой «1С:Зарплата и управление персоналом»;
  • 250 рабочих мест.

Схема архитектуры системы

4
Особенности и уникальность проекта
  1. В одной системе «1С:Управление холдингом» ведется учет сразу по трем странам.
  2. Основным ограничением проекта были сжатые сроки, до момента сезонных продаж, поэтому велась параллельная разработка всех блоков технических заданий, что являлось причиной большого числа адаптаций во время разработки механизмов.
  3. Для всей системы управления холдингом был необходим единый признак для того, чтобы понять, в какую базу / базы «1С:Управление торговлей» должен отправиться элемент. Решение: добавить в узлы обмена фильтр по юридическим лицам (организациям), а в сами объекты добавить список тех юридических лиц, в которые он должен зарегистрироваться к обмену.
  4. Во всех существующих базах «1С» компании «ТехноНИКОЛЬ Торговые системы» не было единой связи между регламентированной структурой предприятия и управленческой. Поэтому принято решение воссоздать эту связь в системе «1С:Управление холдингом» на базе справочника «Организационные единицы». Создано две ветки: юридические лица (регламентированная структура) и ЦФО (центры финансовой ответственности) — управленческая структура. А связь между ними была реализована через справочник «Подразделения организаций». Наличие этих связей помогло упростить настройку матрицы полномочий для согласования процессов.
  5. Рабочие базы «1С:Управление торговлей» насчитывают около 700 000 карточек контрагентов и разнесены по четырем базам, поэтому ввод начальных данных по ним необходимо было начать за месяц до старта опытно-промышленной эксплуатации.
  6. Текущие системы «1С:Управление торговлей» компании имеют версию 11.0, которая не поддерживает обмен данными в формате EnterpriseData, на котором основаны актуальные инструменты обмена в управлении холдингом, поэтому потребовалось создавать собственный инструмент на базе конвертации 2.0
  7. Большая часть запросов на согласование стартует из системы «1С:Управление торговлей», пользователям важно видеть на какой стадии находится его запрос, однако у них нет доступа к базе холдинга. Решение: на стороне «1С:Управление холдингом» добавлены HTTP сервисы по получению хода согласования и истории объекта.
  8. Создан механизм уточнений — универсальный механизм, который позволяет в любом процессе, в любой точке согласования поставить вопрос заявителю или любому другому пользователю. Будет сформирована задача, до выполнения которой согласование будет приостановлено. Особенность в том, что не важно, в какой системе находится пользователь («1С:Управление холдингом» или «1С:Управление торговлей»), задача будет создана на него во всех системах, результат выполнения задачи будет синхронизирован, выполнение основного процесса согласования возобновится.
  9. Типовой механизм формирования маршрутов согласования очень ограничен в возможностях адресации задач по исполнителям. Единственная настройка, которая позволила бы разграничить роли пользователя — это фильтр по организациям и проектам. Поэтому был доработан собственный универсальный механизм адресации, позволяющий определять исполнителя задачи в зависимости от любого реквизита объекта согласования, а так же любых произвольных условий.
  10. Использование механизма согласования через почту существенно расширило возможности ведения универсальных процессов, однако зачастую в тексте письма не содержится всей необходимой информации для согласования / отклонения запроса, необходимо иметь доступ к дополнительным файлам объекта. Решение: создан сервис, который по ссылке из письма позволит открыть приложенные файлы к объекту из «1С», не добавляя их при этом к самому письму, а показывая в режиме онлайн через HTTP-сервис.
  11. «1С:Управление торговлей» информация по договорам была разнесена по двум справочникам: общая информация была в справочнике «Договоры», а условия в справочнике «Соглашения с клиентами» и «Соглашения с поставщиками». В «1С:Управление холдингом» вся эта информация хранится в едином справочнике «Договоры». Решение: доработать карточку договоров на стороне торговли, расширив в нем информацию об условиях, параметрах и подписантах.
5
Результаты проекта

Уменьшилось время согласования документов

х3

По окончании проекта были достигнуты следующие результаты:

  1. Внедрена единая система для ведения корпоративных процессов согласования и процессов создания и синхронизации НСИ, удалось уйти от ресурса SharePoint.
  2. Были проведены работы по очистке баз от дублей контрагентов, договоров, справочников, связанных с типами поставок и лимитами оборотов.
  3. Появилась возможность настраивать маршруты согласования в режиме предприятия, без привлечения помощи программистов с удобным универсальным маршрутом адресации объектов согласования.
  4. Реализована гибкая настройка матрицы полномочий.
  5. Согласование через почту позволило участвовать в процессах согласования даже не находясь у компьютера, с помощью своего телефона.
  6. Длительность согласования таких процессов, как актуализация контрагентов, должная осмотрительность и выдача доверенностей сократилось с трех дней до одного.
  7. Организована система взаимодействия между сотрудниками, работающих в базах «1С:Управление холдингом» и «1С:Управление торговлей» благодаря механизму уточнений.
  8. Удалось создать универсальный процесс согласования кредитных лимитов для поставщиков и покупателей.
  9. Появилась возможность доступа к сервису 1СПАРК Риски.
  10. Создана единая база с черным списком контрагентов.
  11. Благодаря разработке процесса согласования некоммерческих закупок компании удалось доработать собственный регламент ведения закупок.
  12. Автоматизирован процесс создания пользователей, от оформления приема на работу до настройки ролей в конечных информационных базах.
  13. Решена задача миграции и консолидации данных по бюджетам проектов в систему «1С:Управление холдингом» из Microsoft Ecxel, автоматического формирования лимитов и контроля исполнения бюджетов.
  14. Получение актуальных данных о сотрудниках по средствам обмена с «1С:Зарплата и управление персоналом» с возможностью на основе этих данных настраивать матрицы полномочий.
  15. Благодаря механизму шаблонов автоматизировано заполнение печатных форм, что позволило снизить время на работу с документацией, а так же сократило затраты на разработку.

Статистические результаты проекта:

  • 160 договоров в день, время согласования уменьшено с недели до 3 дней.
  • 70 кредитных соглашений в день, время согласования уменьшено с 3 дней до 1.
  • 10 документов некоммерческих закупок в неделю, время согласования уменьшено с 3 дней до 1.
  • 20 запросов на актуализацию в день, время согласования уменьшено с 3 дней до 1.
  • 35 документов доверенности в день, время согласования уменьшено с 3 дней до 1.
  • 1000 документов «Оперативный план» в год.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
250
Отрасль
Торговля
Таврида-21
Договоров в день
160
Июль 2019 —
Все регионы РФ
Казахстан
Белоруссия
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
Директор по ИТ ООО «Технониколь»
Дмитрий Ванюшкин
Внедрение «1С:Управление холдингом» позволило нам повысить уровень автоматизации процессов корпоративного уровня и избавится от ряда затрат, связанных с ручными операциями. В рамках проекта автоматизировались процессы юридической службы. После внедрения часть процессов, например, оформление типовых доверенностей и согласование типовых договоров перестали требовать участия специалистов юридической службы в операционном процессе. В части ИТ-процессов мы получили систему корпоративного уровня для организации ввода и управления корпоративными НСИ с автоматизированной рассылкой изменений по всем подчиненным системам, что существенно снизило затраты ИТ в области поддержания в синхронизированном состоянии ряда справочников, используемых в компании централизовано. Служба безопасности и финансовая служба получили централизованную систему для управления контрагентами с возможностью автоматической проверки и анализа финансового состояния партнёров с помощью сервиса «СПАРК риски». Также в рамках проекта автоматизированы процессы закупок, проведения тендеров и выбора поставщиков, что позволило компании снизить затраты в области процесса управления закупками и повысить прозрачность и управляемость процесса.
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
01 Июня 2020
Выпуск редакции 1.5 продукта «1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия» и расширение номенклатурной линейки

Фирма «1C» объявляет о выпуске новой редакции 1.5 программного продукта «1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия» на платформе «1С:Предприятие 8.3» — совместного решения фирмы «1С» и АО «АРБИС».

29 Мая 2020
Выпущена редакция 3.1 конфигурации «Управление холдингом»

Приоритетной задачей при разработке новой редакции являлось развитие как наиболее востребованных, так и перспективных функций, способствующих повышению эффективности компаний в новых экономических условиях.