В компании «Технониколь» построили корпоративную систему управления и согласования на базе решения «1С:Управление холдингом, редакция 3.0». Реализация проекта позволила сократить время согласования внутренних процессов компании и автоматизировать ручной труд по заполнению документации. Так, время согласования договоров уменьшилось с недели до трех дней, а время согдасования кредитных соглашений, документов некоммерческих закупок, доверенностей и других документов снизилось с трех дней до одного.
Компания Торговые Системы «ТехноНИКОЛЬ» — международная торговая компания, специализирующаяся на продаже строительных материалов и инструментов для промышленного, гражданского и частного домостроения. Более 100 Торговых отделений по России и СНГ. 11 000 товарных позиций в каталоге, более 700 ведущих брендов.
Цели проекта:
- Создать систему, объединяющую основные стандартные корпоративные процессы управления и согласования.
- Повысить производительность процессов согласования.
- Адаптировать типовой механизм согласования под требования предприятия.
- Максимально синхронизировать стандартные корпоративные процессы.
- Обеспечить гибкую настройку матрицы полномочий и маршрутов согласования.
- Реализовать легкий механизм заместительства и управления ролями.
- Синхронизировать систему со смежными решениями «1С».
- Обеспечить возможность онлайн согласования процессов через электронную почту и на мобильных устройствах.
Задачи проекта:
- Синхронизировать НСИ между «1С:Управление холдингом » и «1С:Управление торговлей».
- Перенести процесс согласования актуализации контрагентов на сторону «1С:Управление холдингом » и адаптировать существующий механизм актуализации под новые требования на стороне «1С:Управление торговлей».
- Добавить процесс должной осмотрительности в механизм согласования и актуализации контрагента.
- Обеспечить возможность подачи заявок на некоммерческие закупки, тендеры из «1С:Управление торговлей ». Организовать механизм их согласования на стороне «1С:Управление холдингом». Контролировать связи закупок и тендеров с бюджетом проектов с возможностью проведения процесса должной осмотрительности контрагентов.
- Автоматизировать проверку реквизитов контрагента из данных ЕГРЮЛ.
- Обеспечить возможность согласования, выдачи и отзыва доверенности:
- на сотрудников компании;
- физических лиц, не относящихся к сотрудникам компании;
- контрагентов.
- Получать актуальные кадровые данные о сотрудниках компании.
- Обеспечить возможность согласования корпоративных документов, которые оформляются по отдельным вопросам (назначение/снятие директоров, выпуск ценных бумаг, назначение аудиторов и т.д.).
- Обеспечить уход от сложнонастраиваемого процесса на портале «Битрикс » по согласованию кредитных лимитов контрагентам.
- Обеспечить возможность взаимодействия пользователей, находящихся в разных информационных базах.
- Обеспечить уход от продуктов для совместной работы Share Point.
- Настроить гибкую систему матрицы полномочий.
На момент запуска проекта процесс корпоративного согласования выполнялся с использованием сторонних ресурсовон. Настройка прав сотрудникам на сторонних ресурсах, ведение бумажной документации, согласование по почтовой переписке приводили к повышению трудозатрат и возрастанию продолжительности согласования. Оперативное получение информации о ходе согласования было затруднительным. Были процессы, которые и вовсе не были автоматизированы, а велись в программах Microsoft Office. В связи с этим было принято решение выбрать новый ресурс, который позволит объединить в себе требуемый функционал. По результатам проведенного анализа и сравнения различных продуктов выбрано решение фирмы «1С» — «1С:Управление холдингом, редакция 3.0».
Корпоративная система управления и согласования построена на базе тиражного решения «1С:Управление холдингом», синхронизированного с решениями «1С:Управление торговлей» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Компания имеет представительство не только на территории РФ, но и в Белоруссии и Казахстане, учет ведется в двух базах «1С:Управление торговлей» — европейская база и база Дальнего Востока. Топология информационных баз представляет собой РИБ — распределенную информационную систему с однотипной конфигурацией. «1С:Зарплата и управление персоналом 8» — единая система для кадрового учета.
В рамках проекта разработан механизм синхронизации на базе универсального обмена данными в формате XML. Из системы «1С:Управление торговлей» производятся запросы на согласование объектов со всеми необходимыми файлами. Согласование, создание элементов справочников и заявок на их создание происходит в «1С:Управление холдингом». В базе источнике всегда есть возможность посмотреть актуальный ход согласования, благодаря доработанным механизмам на базе HTTP-сервисов. Из системы «1С:Зарплата и управление персоналом» приходит актуальная кадровая информация и карточки пользователей.
Автоматизированы следующие блоки:
- актуализация контрагентов;
- согласование договоров;
- создание и согласование доверенностей;
- создание и согласование протоколов и решений общего собрания учредителей;
- процедура должной осмотрительности;
- запросы и согласование кредитных лимитов;
- блок закупок;
- бюджетирование;
- доработка блока универсального процесса согласования;
- перенос кадровой информации.
Технические параметры системы:
- клиент-серверный вариант работы базы данных;
- в среднем 80 документов в день;
- одновременный обмен с 4 базами «1С:Управление торговлей» и базой «1С:Зарплата и управление персоналом»;
- 250 рабочих мест.
Схема архитектуры системы
- В одной системе «1С:Управление холдингом» ведется учет сразу по трем странам.
- Основным ограничением проекта были сжатые сроки, до момента сезонных продаж, поэтому велась параллельная разработка всех блоков технических заданий, что являлось причиной большого числа адаптаций во время разработки механизмов.
- Для всей системы управления холдингом был необходим единый признак для того, чтобы понять, в какую базу / базы «1С:Управление торговлей» должен отправиться элемент. Решение: добавить в узлы обмена фильтр по юридическим лицам (организациям), а в сами объекты добавить список тех юридических лиц, в которые он должен зарегистрироваться к обмену.
- Во всех существующих базах «1С» компании «ТехноНИКОЛЬ Торговые системы» не было единой связи между регламентированной структурой предприятия и управленческой. Поэтому принято решение воссоздать эту связь в системе «1С:Управление холдингом» на базе справочника «Организационные единицы». Создано две ветки: юридические лица (регламентированная структура) и ЦФО (центры финансовой ответственности) — управленческая структура. А связь между ними была реализована через справочник «Подразделения организаций». Наличие этих связей помогло упростить настройку матрицы полномочий для согласования процессов.
- Рабочие базы «1С:Управление торговлей» насчитывают около 700 000 карточек контрагентов и разнесены по четырем базам, поэтому ввод начальных данных по ним необходимо было начать за месяц до старта опытно-промышленной эксплуатации.
- Текущие системы «1С:Управление торговлей» компании имеют версию 11.0, которая не поддерживает обмен данными в формате EnterpriseData, на котором основаны актуальные инструменты обмена в управлении холдингом, поэтому потребовалось создавать собственный инструмент на базе конвертации 2.0
- Большая часть запросов на согласование стартует из системы «1С:Управление торговлей», пользователям важно видеть на какой стадии находится его запрос, однако у них нет доступа к базе холдинга. Решение: на стороне «1С:Управление холдингом» добавлены HTTP сервисы по получению хода согласования и истории объекта.
- Создан механизм уточнений — универсальный механизм, который позволяет в любом процессе, в любой точке согласования поставить вопрос заявителю или любому другому пользователю. Будет сформирована задача, до выполнения которой согласование будет приостановлено. Особенность в том, что не важно, в какой системе находится пользователь («1С:Управление холдингом» или «1С:Управление торговлей»), задача будет создана на него во всех системах, результат выполнения задачи будет синхронизирован, выполнение основного процесса согласования возобновится.
- Типовой механизм формирования маршрутов согласования очень ограничен в возможностях адресации задач по исполнителям. Единственная настройка, которая позволила бы разграничить роли пользователя — это фильтр по организациям и проектам. Поэтому был доработан собственный универсальный механизм адресации, позволяющий определять исполнителя задачи в зависимости от любого реквизита объекта согласования, а так же любых произвольных условий.
- Использование механизма согласования через почту существенно расширило возможности ведения универсальных процессов, однако зачастую в тексте письма не содержится всей необходимой информации для согласования / отклонения запроса, необходимо иметь доступ к дополнительным файлам объекта. Решение: создан сервис, который по ссылке из письма позволит открыть приложенные файлы к объекту из «1С», не добавляя их при этом к самому письму, а показывая в режиме онлайн через HTTP-сервис.
- «1С:Управление торговлей» информация по договорам была разнесена по двум справочникам: общая информация была в справочнике «Договоры», а условия в справочнике «Соглашения с клиентами» и «Соглашения с поставщиками». В «1С:Управление холдингом» вся эта информация хранится в едином справочнике «Договоры». Решение: доработать карточку договоров на стороне торговли, расширив в нем информацию об условиях, параметрах и подписантах.
Уменьшилось время согласования документов
По окончании проекта были достигнуты следующие результаты:
- Внедрена единая система для ведения корпоративных процессов согласования и процессов создания и синхронизации НСИ, удалось уйти от ресурса SharePoint.
- Были проведены работы по очистке баз от дублей контрагентов, договоров, справочников, связанных с типами поставок и лимитами оборотов.
- Появилась возможность настраивать маршруты согласования в режиме предприятия, без привлечения помощи программистов с удобным универсальным маршрутом адресации объектов согласования.
- Реализована гибкая настройка матрицы полномочий.
- Согласование через почту позволило участвовать в процессах согласования даже не находясь у компьютера, с помощью своего телефона.
- Длительность согласования таких процессов, как актуализация контрагентов, должная осмотрительность и выдача доверенностей сократилось с трех дней до одного.
- Организована система взаимодействия между сотрудниками, работающих в базах «1С:Управление холдингом» и «1С:Управление торговлей» благодаря механизму уточнений.
- Удалось создать универсальный процесс согласования кредитных лимитов для поставщиков и покупателей.
- Появилась возможность доступа к сервису 1СПАРК Риски.
- Создана единая база с черным списком контрагентов.
- Благодаря разработке процесса согласования некоммерческих закупок компании удалось доработать собственный регламент ведения закупок.
- Автоматизирован процесс создания пользователей, от оформления приема на работу до настройки ролей в конечных информационных базах.
- Решена задача миграции и консолидации данных по бюджетам проектов в систему «1С:Управление холдингом» из Microsoft Ecxel, автоматического формирования лимитов и контроля исполнения бюджетов.
- Получение актуальных данных о сотрудниках по средствам обмена с «1С:Зарплата и управление персоналом» с возможностью на основе этих данных настраивать матрицы полномочий.
- Благодаря механизму шаблонов автоматизировано заполнение печатных форм, что позволило снизить время на работу с документацией, а так же сократило затраты на разработку.
Статистические результаты проекта:
- 160 договоров в день, время согласования уменьшено с недели до 3 дней.
- 70 кредитных соглашений в день, время согласования уменьшено с 3 дней до 1.
- 10 документов некоммерческих закупок в неделю, время согласования уменьшено с 3 дней до 1.
- 20 запросов на актуализацию в день, время согласования уменьшено с 3 дней до 1.
- 35 документов доверенности в день, время согласования уменьшено с 3 дней до 1.
- 1000 документов «Оперативный план» в год.
