Александринская горно-рудная компания построила интегрированную информационную систему управления, централизовала нормативно-справочную информацию и бизнес-процессы. Проект был выполнен в короткие сроки для внедрения ERP-системы — около 6 месяцев. В результате на 30% выросла скорость получения информации для принятия управленческих решений, на 20% сократилась трудоемкость подготовки отчетности для головной компании, в 2 раза уменьшилось количество ручных операций, в 1,5 раза увеличилась скорость согласования документов.
АО «Александринская горно-рудная компания» создана в 1995 году. Специализируется на добыче и первичной переработке медных и медно-цинковых руд. В состав входят рудники Александринского медно-цинкового месторождения, медно-колчеданного месторождения Чебачье общей производительностью 900 тыс. тонн руды в год и обогатительная фабрика.
Цель проекта — создание единой системы для работы всех подразделений предприятия, с единой нормативно-справочной информацией, интегрированной со смежными системами по учету сырья и оперативному управлению производством.
Задачи проекта:
- обеспечение оперативного ввода информации подразделениями в местах возникновения;
- интеграция единой информационной системы со всеми смежными системами для предотвращения дублирующего ввода информации;
- ускорение формирования корпоративной отчетности для головной компании.
До старта проекта существовали следующие сложности:
- недостаток оперативной информации для управления предприятием;
- нехватка уровня детализации информации;
- подразделения вели учет в разрозненных системах;
- ввод оперативной информации осуществлялся сотрудниками бухгалтерии, а не в местах возникновения.
ИТ-ландшафт предприятия был достаточно разнообразен: оперативное управление технологическими процессами на предприятии — на базе системы стороннего производителя; учет сырья и готовой продукции — на базе «1С:Управление торговлей 10.3»; бухгалтерский учет — на базе заказной системы на «1С:Предприятие 8»; управление закупками и денежными средствами — на базе самостоятельной разработки на базе «1С:Предприятие 7.7». Отсутствовала полная интеграция между системами.
Единая информационная система завода построена на базе «1С:ERP Управление предприятием 2». Функциональные области, охваченные проектом:
- управление снабжением;
- складской учет;
- производственный учет и отгрузка продукции;
- управление денежными средствами;
- учет затрат и расчет себестоимости;
- регламентированный учет;
- интеграция со смежными системами.
В системе организовано 360 рабочих мест.
Схема архитектуры системы
Проект был выполнен в короткие сроки для внедрения ERP-системы — около 6 месяцев.
Предприятие находилось в соседнем регионе и имело разветвленную структуру, поэтому проектные работы выполнялись преимущественно удаленно с минимизацией командировок.
При развертывании системы использовался корпоративный шаблон, который успешно эксплуатируется и совершенствуется с командой партнера более 3 лет на других горно-добывающих предприятиях группы.
Применялась гибридная методология (элементы каскадной модели, agile подходов) адаптации и разработки с постепенным получением работоспособной системы при необходимом минимуме проектной документации.
Выросла скорость получения информации
Снизилось количество ручных операций
Сократилась трудоемкость подготовки отчетности
Увеличилась скорость согласования документов
- построена единая система для работы всех подразделений предприятия. Единый корпоративный шаблон системы позволил унифицировать процессы и снизить трудозатраты на поддержку. Исключено дублирование, повышена достоверность информации;
- обеспечен оперативный ввод информации подразделениями в местах возникновения, увеличен уровень детализации;
- выполнена интеграция со всеми смежными системами, что обеспечило снижение трудозатрат на ввод первичной информации;
- организация справочников системы, механизмов ввода на основании, эргономичных форм подбора и рабочих мест, специальных проверок при создании документов упростили работу всех участников бизнес-процессов, сократили сроки выполнения операций, уменьшили количество ошибок и расхождений;
- организован процесс согласования с условной маршрутизацией для предварительной проверки документов ответственными лицами, что позволило сократить объем бумажного документооборота, сроки обработки документов;
- отчетность оперативно формируется в системе с необходимой аналитикой и с учетом прав доступа;
- подготовка корпоративной отчетности для головной компании ускорилась за счет автоматизированного формирования по данным системы.
- сотрудники подразделений самостоятельно формируют плановую потребность в материалах, отслеживают стадию выполнения своих заявок, получают уведомление при поступлении позиций на склад, самостоятельно создают распоряжения на выдачу ТМЦ, запускают согласование документов в системе;
- коммерческий отдел формирует и контролирует единый справочник номенклатуры, с помощью специального рабочего места анализирует общую потребность в материалах с детализацией до заявок подразделений, отслеживает по заказанным материалам текущий уровень складских запасов с учетом свободных остатков и резервов. Исходя из имеющейся информации и приоритетов выполняет резервирование материалов на складе, корректировку резервов, заказ материалов у поставщиков;
- коммерческий отдел на основании утвержденной потребности формирует конкурентные листы (запросы на получение коммерческих предложений) с детализацией до заявок подразделений, отражает условия полученных коммерческих предложений, производит сравнение и выбор оптимальных предложений, запускает согласование в системе. Заказы поставщику формируются автоматически по выбранным предложениям в рамках утвержденной потребности;
- взаиморасчеты с поставщиками ведутся по договорам с детализацией до конкретных накладных. При постоплате сотрудниками подразделений самостоятельно указываются накладные в заявках на расходование денежных средств и платежных документах с учетом остатка задолженности по ним. При предоплате сотрудниками бухгалтерии аванс зачитывается в накладных в необходимом объеме.
- учет ТМЦ на складах ведется с детализацией до заявок подразделений;
- сотрудники подразделений самостоятельно создают документы по движению и эксплуатации ТМЦ в момент совершения хозяйственных операций;
- на центральных складах приемка и отгрузка ТМЦ выполняется отдельно в складском и регламентированном учете;
- сотрудники бухгалтерии и центральных складов оперативно контролируют и устраняют расхождения в рамках единой системы в разрезе распоряжений на приемку и отгрузку, в том числе по итогам инвентаризации ТМЦ. Имеется возможность инвентаризации ТМЦ в эксплуатации.
- информация по производственной деятельности предприятия загружается напрямую из системы управления производством, что позволяет формировать в системе ежесуточные корпоративные отчеты;
- система интегрирована с системой учета сырья и готовой продукции, благодаря этому документы по отгрузке продукции формируются автоматически, данные транслируются в отчеты, поддерживается корректный документооборот в системе;
- специальные рабочие места позволяют оперативно отражать в системе операции по фактическому движению драгоценных металлов;
- сотрудники анализируют данные по отгрузке и контролируют задолженность контрагентов.
- сотрудники подразделений самостоятельно формируют бюджеты движения денежных средств, платежный календарь, заявки на расходование денежных средств, запускают согласование в системе, отслеживают их исполнение;
- сотрудники финансового отдела корректируют и утверждают итоговые бюджеты и платежный календарь с возможностью сравнения предварительных и утвержденных сумм;
- создание оперативного платежного календаря выполняется в системе из одного источника на основании получаемых заявок на расходование денежных средств, списка ожидаемых поступлений. Реестр платежей на день утверждается в системе. При согласовании документов имеется возможность анализировать соответствие остаткам лимитов, дебиторскую и кредиторскую задолженность;
- планирование осуществляется своевременно, увеличилась его точность, усилился контроль за фактическим использованием денежных средств, сократилось количество ошибок;
- создание платежных поручений выполняется автоматически на основании утвержденных заявок на расходование денежных средств. Выполнена интеграция с клиент-банками. Факт движения денежных средств автоматически транслируется в заявки и в отчетность по исполнению бюджетов, корпоративные формы;
- отражаются и контролируются взаиморасчеты по финансовым инструментам (кредиты, займы, депозиты).
- разработан и успешно применяется новый структурированный справочник статей расходов;
- отчеты в системе позволяют детально проанализировать, из чего сложилась себестоимость готовой продукции (не опускаясь до бухгалтерских проводок), а также понять, какие статьи расходов включены в затраты каждого подразделения, куда распределены затраты;
- разработано рабочее место по настройке распределения расходов на себестоимость продукции, которое позволяет задать всевозможные настройки распределения статьи расходов с учетом места возникновения затрат (подразделения) и аналитики затраты (аналитика расходов);
- автоматическое распределение расходов основных и вспомогательных производственных подразделений на основании предопределенных шаблонов, с автоматически вычисляемой базой распределения или с фиксированным коэффициентами.
- сотрудники бухгалтерии проверяют и отражают в учете первичные документы, созданные сотрудниками подразделений в момент совершения хозяйственных операций, то есть с бухгалтеров сняты задачи по ручному вводу большей части документов, оставлены функции контроля;
- многие документы, требующие ввода именно сотрудником бухгалтерии, формируются на основании других оперативных документов;
- проводки формируются в автоматическом режиме по заранее настроенным правилам;
- автоматически выполняются операции по закрытию месяца в управленческом, бухгалтерском и налоговом учетах во время работы пользователей в системе. Время выполнения операций на рабочей базе, включая расчет себестоимости, не превышает 15 минут;
- выполняется автоматический расчет налога на прибыль;
- ввтоматизирован расчет транспортного и земельного налога в системе;
- поддержан раздельный учет товаров по налогообложению НДС, применяется правило 5% барьера при распределении НДС по видам деятельности.
