В компании «Фурнитур-ВУ» построили единую информационную систему на базе «1С:ERP Управление преприятием». До начала проекта компания использовала несколько программных решений, из-за чего данные были рассинхронизированы и их было сложно консолидировать. После реализации проекта данная проблема решена полностью. Проведено полное моделирование бизнес-процессов. Отлажены процессы в бухгалтерском и управленческом учете, складской логистике, делопроизводстве. Организован четкий рабочий процесс. Каждый участник качественно выполняет свои обязанности в установленные сроки. В результате у руководства появилась возможность сбора, обобщения, анализа информации для своевременного решения задач, повышения эффективности деятельности и распределения ресурсов компании.
ООО «Фурнитур-ВУ» — крупнейшее на территории СНГ предприятие, специализирующееся на производстве и поставках фурнитуры для обувной, швейной, галантерейной промышленности, комплектующих для производства обуви. Продукция предприятия соответствует критериям высочайшего качества, выпускается по уникальным технологиям на оборудовании мирового уровня. В состав предприятия входят отделы: производственный, продаж и маркетинга, логистики и снабжения.
Цель проекта: создать единую базу товарной номенклатуры, клиентской и договорной базы для ведения складских, производственных и торговых операций.
Задачи проекта:
- разработать эффективный механизм резервирования товаров под заказ и формирования оптимальных партий товара;
- обеспечить возможность отслеживать сроки исполнения заказов;
- автоматизировать планирование закупок под заказы клиентов;
- оптимизировать цепочку задач, обеспечивающих своевременную отгрузку товаров со склада;
- повысить скорость формирования пакета отгрузочных документов;
- организовать систему создания и ведения документации в едином формате;
- обеспечить возможность формирования печатных форм типовых документов, установив корпоративный формат;
- обеспечить возможность контроля ведения договоров и сроков их действия;
- организовать строгий и эффективный единый формат учета всей номенклатуры продукции, находящейся в процессе производства, на складе и готовящейся к отгрузке заказчикам;
- минимизировать трудоемкость и сроки обработки информации по текущей деятельности;
- обеспечить автоматизацию процессов учета, планирования, обучения сотрудников, контроля и формирования аналитической отчетности по охране труда в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь;
- разработать функционал для отражения валютных операций, покупки валюты по кросс-курсу и ее правильного учета;
- организовать автоматическое формирование отчетности в едином формате за определенный временной отрезок в различных разрезах для принятия управленческих решений.
В состав предприятия входят отделы: производственный, продаж и маркетинга, логистики и снабжения.
До внедрения проекта на предприятии отсутствовала единая информационная система с данными всех подразделений предприятия, открытая для доступа сотрудникам с соответствующими правами.
Учет на предприятии осуществлялся разрозненно в программах «1С:Торговля и Склад 7.7», «1С:Бухгалтерия 7.7», «1С:Управление торговлей 8», что препятствовало эффективному взаимодействию управлению производством, складом, взаимоотношением с клиентами, продажами. Как результат — расхождения данных и несогласованность работы отделов.
Использование существующих механизмов ведения в единой базе оперативного учета хозяйственных операций РФ и РБ (пересчет оборотов в валюте BYN в управленческую валюту EUR через RUB) приводили к возникновению курсовой разницы и искажению управленческой отчетности.
Информационное взаимодействие между отделами происходило в ручном режиме. Создание, хранение и учет печатных документов осуществлялось бессистемно либо отсутствовало. Имело место дублирование либо искажение информации о номерах и сроках заказов и совершение ошибок из-за человеческого фактора.
Отсутствовал контроль ведения договоров — юрист не был включен в общую инфосистему и работал только с бумажными версиями, обратная связь с отделом продаж не всегда находила своевременное отражение в «1С:Управление торговлей».
Причина несвоевременных отгрузок товара — разные учетные системы с различными данными об остатках, точных наименованиях.
Резервирование как функция осуществлялась в «1С:Управление торговлей 8», а складские остатки и выписка товаров — в «1С:Торговля и Склад 7.7». В программах отсутствовал функционал учета в единых единицах измерения, с учетом грузовых мест.
До внедрения проекта автоматизация бизнес-процессов на предприятии была недостаточно развита, некоторые необходимые процессы отсутствовали, другие были лишними и/или усложненными. Стояла проблема временных потерь от установления взаимосвязей между структурными отделами. Руководство не всегда обладало реальной картиной состояния производственных процессов, которая позволяла бы вовремя принимать управленческие решения.
Единая информационная система построена на базе решения «1С:ERP Управление предприятием». Используется клиент-серверный вариант работы с использованием тонкого клиента платформы «1С:ERP». База данных конфигурации размещена на сервере MS SQL.
Автоматизированы следующие блоки:
Учет по национальным стандартам (Беларусь)
- Управление продажами, логистикой и транспортом (SFM, WMS, TMS)
- Продажи (сбыт), сервис, маркетинг
- Оформление заказов покупателей
- Учет продаж ТМЦ
- Взаиморасчеты с покупателями
- Оптовая торговля
- Склад и логистика
- Управление складскими запасами
- Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками
- Оформление заказов поставщикам
- Учет прихода ТМЦ
- Учет неотфактурованных поставок
- Управление отношениями с поставщиками
- Взаиморасчеты с поставщиками
Количество автоматизированных рабочих мест: 36.
Схема архитектуры системы
Уникальность проекта определили:
- Широкий ассортимент и проблема учета номенклатуры товарной продукции предприятия. Стояла задача создать единую формулу ведения учета номенклатуры по всем необходимым параметрам во всех структурных подразделениях предприятия, исключить при обмене данными проблемы с идентификацией и ошибки при формировании реальных остатков (пересорт).
- Исходный уровень автоматизации бизнес-процессов на предприятии (недостаточное или полное отсутствие автоматического взаимодействия между отделами). Была поставлена задача: оптимизировать взаимодействие, повысить оперативность обмена информацией, четко разграничить права пользователей системы.
- Полное отсутствие регламента делопроизводства. Была внедрена эффективная система документооборота, которая позволила ускорить обмен документами между отделами, сократить время ведение делопроизводства по договорам, усилить контроль выполнения поручений.
- Необходимость оптимизации процессов. Был выявлен ряд форм с данными, которые подготавливались в Microsoft Excel. Была разработана внешняя обработка, позволяющая загружать данные в формате .xls в «1С:ERP Управление предприятием». В итоге оптимизирована работа всех отделов предприятия и повысилась скорость и точность выполнения процессов.
- Ошибки в формировании финансовой управленческой отчетности в EUR по белорусской структуре. Разработан и внедрен функционал, позволяющий по хозяйственным операциям в валюте Беларуси рассчитывать эквивалент в управленческой валюте по отношению к курсу валюты Беларуси. Финансовая управленческая отчетность в евро по белорусской структуре формируется без искажений, поскольку белорусский рубль пересчитывается в евро напрямую по курсам Национального банка Республики Беларусь.
В результате внедрения проекта проведено полное моделирование бизнес-процессов в соответствии с заложенной в продукте методологией «1C». Были пересмотрены схемы, обеспечивающие своевременную отгрузку товаров со склада, схемы резервирования товаров под заказ, формирования оптимальных партий товара, взаимодействия с клиентами.
Через 6 месяцев после начала работ, система «1С:ERP Управление предприятием» запущена в промышленную эксплуатацию, к ней были подключены 36 сотрудников.
Ускорилось получение регламентированной отчетности
Уменьшились операционные и административные расходы
- Процесс контроля, информационная и аналитическая функции, функция обратной связи, создание отчетности и обеспечение сохранности собственности осуществляются в единой системе. Сотрудники всех отделов и подразделений, взаимодействующие в ходе бизнес-процесса, напрямую работают с этой системой.
- Автоматизированы оперативный учет, формирование отчетности отделов и общей отчетности предприятия с учетом специфики производственного цикла и большого количества наименований выпускаемой продукции.
- Внедрен функционал по расчету эквивалента в национальной валюте и в валюте управленческого учета по отношению к валюте Республики Беларусь в документах и отчетах следующих подсистем: казначейство, закупки, склад, продажи, производство, финансовый результат и контроллинг.
- Для всех отделов предприятия регламентировано ведение в едином порядке учета номенклатуры по всем необходимым параметрам, реализован набор свойств и дополнительных реквизитов. Автоматизировано построение необходимых отчетов по движению и учету товарной продукции в разрезе складов, видов и т.д.
- Увеличилась скорость проведения инвентаризации, при этом свелось к минимуму возникновение ошибок с идентификацией товарной продукции и формировании реальных остатков.
- Сократилась скорость резервирования товаров под заказ и формирование оптимальных партий товара.
- Вероятность ошибок при работе с данными сведена к минимуму, благодаря введению регламента, определяющего порядок ведения нормативно-справочной информации.
- Благодаря программе обмена данными, исключена повторность ввода информации в случаях передвижения продукции на разных этапах деятельности предприятия, а также между «1С:Бухгалтерией» и «1С:Торговля и склад». Сокращены трудозатраты персонала.
- Уведомительные и контрольные механизмы переведены в автоматический режим, что максимально организовало работу сотрудников и увеличило продуктивность работы.
- Бумажный документооборот сокращен, что снизило ежедневные трудозатраты персонала на ввод информации. Исходя из потребностей клиентов, созданы шаблоны документации.
- На фабрике отлажены процессы в бухгалтерском и управленческом учете, складской логистике, делопроизводстве. Организован четкий рабочий процесс. Каждый участник качественно выполняет свои обязанности в установленные сроки. Все работает на результат. В результате у руководства появилась возможность сбора, обобщения, анализа информации для своевременного решения задач, повышения эффективности деятельности и распределения ресурсов компании.
В результате внедрения:
- на 2% сократились трудозатраты в подразделениях;
- на 5% ускорилось получение управленческой отчетности;
- на 50% ускорилось получение регламентированной отчетности;
- на 1% снизился объем материальных запасов;
- на 1% сократился производственные издержки;
- на 1% уменьшились операционные и административные расходы;
- на 1% увиличился рост оборачиваемости складских запасов;
- на 1% снизились сроки исполнения заказов / оказания услуг;
- на 1% снизилась себестоимость продукции / услуг;
- на 20% ускорилась обработка заказов;
- на 1% выросла производительность труда в производстве;
- на 1% сократилась длительность простоев оборудования;
- на 2% снизилась дебиторская задолженность.
