В компании «Управление ВОЛС-ВЛ» перешли на новую систему управления персоналом и расчета заработной платы на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП ред. 3.1». По истечении 3 месяцев, во время которых длился проект, сотрудники компании начали работать в современной, удобной и обновляемой системе, разработанной в соответствии с единой методологией кадрового учета и расчета заработной платы ПАО «Россети». В системе работает всего 10 пользователей, но разработанные механизмы будут использованы при переводе других дочерних и зависимых обществ (ДЗО) ПАО «Россети» на систему «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП ред. 3.1»
АО «Управление ВОЛС-ВЛ» — 100% дочерняя компания ПАО «Россети». Специализируется на техническом обслуживании и развитии корпоративной и технологической ИТ-инфраструктуры и обеспечении информационной безопасности группы компаний «Россети».Обладает статусом коммерческого представителя всех дочерних зависимых обществ ПАО «Россети» и выполняет работы на всей территории присутствия сетей группы.
Цель проекта: создать информационную систему, отвечающую требованиям единой методологии кадрового учета и расчета заработной платы во всех ДЗО ПАО «Россети».
Для достижения указанной цели необходимо решить следующие задачи:
- Автоматизировать процесс управления персоналом, формирования штатного расписания, ведения табельного учета и расчета заработной платы.
- Сократить сроки формирования регламентированной отчетности по заработной плате и закрытия периода — в срок не позднее 15 числа следующего месяца.
- Оперативно формировать отчетность (регламентированную, статистическую, а также корпоративную по стандартам ПАО «РОССЕТИ») для принятия своевременных, эффективных и последовательных управленческих решений.
- Повысить эффективность управления затратами на персонал.
До старта проекта кадровый учет и расчет заработной платы велся в системе «1С:Управление производственным предприятием». Система морально устарела, не соответствовала последним требованиям законодательства, включала в себя большой объем доработок функционала, которые уже были включены в типовое решение на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Учет, а также формирование отчета по 6-НДФЛ проводилось практически вручную, в программе Microsoft Excel. Кроме того, доступом в «1С:Управление производственным предприятием», где ведется оперативный и регламентированный учет, обладает практически каждый сотрудник организации. По требованиям законодательства к информационной безопасности, доступ к персональным данным сотрудников организации, а тем более к их заработной плате должен быть у ограниченного числа пользователей системы. Это требовало проведения постоянного и точечного контроля к персональным данным и данным по заработной плате, доработке прав и ролей пользователей, настройке персонального доступа.
Система кадрового учета и расчета заработной платы построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП ред. 3.1». Внедрение было проведено собственными силами, по проектной технологии «waterfall».
АО «Управление ВОЛС-ВЛ» не относится к крупному предприятию, численность персонала на данный момент составляет 342 человека. Для обработки кадровых и расчетных данных по такой численности не требуется большого количества сотрудников. Поэтому в настоящий момент число пользователей во внедренной системе составляет 10 человек. Это сотрудники кадровой службы, бухгалтерии, экономического департамента. Тем не менее, несмотря на средний масштаб предприятия, в компании применяются самые разнообразные формы оплаты труда и учитываются все требования законодательства по расчету заработной платы.
Схемы расчета заработной платы в компании используются как сдельные, так и повременные, используются разнообразные надбавки — за классность, за вредность, за стаж работы и т.д. Применяются различные схемы премирования — как процентом по результатам работы за месяц, так и ежегодное вознаграждение по результатам работы компании за год и выполнения личного KPI. На предприятии ведется суммированный учет рабочего времени, работа сотрудников вахтовым методом, отправка работников в частые командировки, с последующей доплатой до среднего.
Автоматизации подлежали следующие функциональные области:
- Ведение штатного расписания.
- Ведение кадрового учета и делопроизводства.
- Ведение воинского учета.
- Ведение учета рабочего времени.
- Ведение учета расчетов с персоналом и физическими лицами, в том числе различные виды премирования.
- Ведение учета налогов и взносов.
- Начисление и выплата заработной платы.
- Перечисление заработной платы и др. начислений на лицевые счета.
- Формирование оценочных обязательств и резервов (планирование и расчет фактических данных).
- Отражение заработной платы в регламентированном учете.
- Формирование регламентированной и статистической отчётности, в том числе в Пенсионный фонд Российской Федерации.
- Формирование корпоративной отчетности.
- Выполнение процедур, предусмотренных законодательством в области обработки персональных данных.
Основные характеристики системы:
- заполнены и используются порядка 40 видов справочников;
- используются около 20 видов документов;
- используется около 40 видов регистров;
- настроены порядка 30 видов различных отчетов;
- ежедневно в систему вводится порядка 20 различных документов.
Схема архитектуры системы
При внедрении системы «1С:Зарплата и управление персоналом 8.» Были проведены точечные доработки не затрагивающие ядра системы. Можно сказать, что внедрение было произведено практически на типовом функционале.
Осуществленные доработки по блоку бухгалтерии:
- доработки отчетности по командировкам, отклонениям ЗП, расчетные листки,
- оценочные обязательства и расчет резервов отпусков,
- формирование и выгрузка проводок в «1С:Управление производственным предприятием»,
- формирование реестров в банк.
Доработки по блоку кадрового учета:
- различные оповещения по командировкам, приемам/увольнениям, плановым отпускам сотрудников организации,
- печатные формы по кадровым документам,
- загрузки индивидуальных графиков.
Для целей планирования оценочных обязательств по отпускам согласно единой методологии ПАО «Россети» был разработан собственный функционал. Исходными данными для расчета являются:
- График отпусков на планируемый год с учетом последующих корректировок (ПЭ);
- Кадровые данные по сотрудникам;
- Фактические данные об используемых отпусках, в днях и сумма;
- Фактические выплаты за неиспользуемый отпуск и удержания за излишне предоставленные, в днях и суммах.
- Коэффициенты индексации (общие и персональные)
- Плановые начисления организации.
В результате формируется отчет, демонстрирующий остатки дней отпуска, резерв по отпускам, плюс расчетную заработную плату по табельному номера, подразделению, организации в целом. Расчетная заработная плата — это плановая заработная плата работника по действующей системе оплаты труда (оклад, премия, надбавки и доплаты, предусмотренные штатным расписанием, вознаграждение за выслугу лет, районный коэффициент) исходя из должностного оклада на дату формирования отчета. Данные выбираются из штатного расписания и кадровых данных по каждому работнику на дату формирования отчета. Расчет премии, надбавок и доплат, районного коэффициента и вознаграждения за выслугу лет задаются формулами в соответствующем документе. Для всех сотрудников предусмотрен функционал расчета квартального и годового вознаграждения. По месяцам, в которых произведен расчет заработной платы, проставляется фактически начисленная работнику заработная плата с учетом индексации. Виды оплат, входящие в расчет, определяются по настройке входимости в средний заработок для расчета отпуска. По работникам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет и до 3-х лет стоимость оценочного обязательства рассчитывается за 12 месяцев, предшествующих отпуску по уходу за ребенком с применением всех индексаций за период нахождения работника в отпуске. Для сотрудников, у которых начисления за 12 месяцев, предшествующих отпуску по уходу за ребенком, отсутствуют (повторный больничный и отпуск по уходу за ребенком) или завышен (например, между отпуском за ребенком до 1.5 лет и отпуском по уходу за ребенком до 3-х лет был очередной отпуск с вознаграждением к отпуску), предусмотрена возможность указать среднедневную стоимость. К данному показателю также применяются коэффициенты индексации, возникшие за период нахождения сотрудника в отпуске по уходу за ребенком.
Сократилось время на расчет зарплаты
- Внедрена единая методология расчета заработной платы и ведения кадрового учета по стандартам ПАО «Россети».
- Значительно ускорился расчет зарплаты по всему предприятию в целом, время на расчет уменьшилось с 30 минут до 5 минут.
- Сократилось время на закрытие периода в системе и формирования регламентированной отчетности.
- Необходимая корпоративная и сетевая отчетность по компании формируется автоматически из системы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП ред. 3.1».
- Получены гибкие инструменты, позволяющие анализировать и контролировать в оперативном режиме затраты на персонал как по подразделениям, так и по организации в целом. Для проведения такого анализа используется порядка 30 видов отчетов, как типовых, так и собственной разработки.
