Автоматизация управления архитектурным бюро UNK Project

Почему вы решили автоматизировать управление бизнесом?

Наталья Якушева: UNK Project специализируется на архитектурном и инженерном проектировании зданий и комплексов, дизайне корпоративных интерьеров и общественных пространств. Архитектурные и дизайнерские проекты связаны с обработкой больших массивов разноплановых данных. Кроме того, как любая коммерческая организация, мы решаем финансовые задачи, управляем кадрами, организуем совместную работу с поставщиками и подрядчиками. Массивы данных обширны и разнообразны, причём зачастую это взаимосвязанная информация. Поэтому, начиная с определённого масштаба деятельности, глубина, скорость, а в некоторых случаях и точность прогнозов перестали нас устраивать. Не говоря уже о трудоёмкости и стоимости их получения.

— Были поставлены конкретные цели по изменениям?

— Главные задачи, которые должна была решить новая автоматизированная система — повышение точности планирования и учёта финансов, трудовых ресурсов, проектных работ и сроков их выполнения. Другими словами, нам была необходима систематизация всех ключевых данных на качественно новом уровне, с быстрым доступом к точным отчётам и прогнозами по различным сценариям развития событий. Собственно, это уже не задачи учёта (как было прежде), а управление проектами и портфелями проектов. Поэтому нами было выбрано решение «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2», как наиболее подходящее по функционалу и условиям внедрения.

— Под условиями внедрения вы имеете в виду стоимость?

— Не только, хотя стоимость внедрения тоже сыграла свою роль при выборе. Для нас было существенно, что данную ИТ-систему уже много лет используют десятки различных проектных организаций, в том числе крупные. Обнадёживающий признак, поскольку потеря данных или работоспособности программного обеспечения могут обойтись несоизмеримо дороже стоимости лицензий и расходов по внедрению. Мы не можем подводить своих заказчиков и ищем партнёров, которые ведут дела по таким же принципам.

Разработчик ИТ-решения, компания ITLand, с самого начала сотрудничества показала профессиональное и ответственное отношение. Мы получили всю дополнительную информацию, которую запрашивали, нас консультировали ещё до того, как приступить к внедрению. Архитектура ИТ-системы была тщательно проработана и всесторонне обсуждена. По сути, мы нашли общий язык. Нужно также заметить, что конфигурация «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2» позволила обойтись всего несколькими доработками для удовлетворения наших требований к функционалу.

— Что именно обсуждалось на уровне архитектуры ИТ-решения?

— Один из параметров только что прозвучал — максимальное решение наших задач с помощью типового функционала. В этом преимущество многолетнего опыта использования программного обеспечения на действующих предприятиях. Все очевидные и множество менее очевидных специализированных потребностей давно учтены и реализованы.

Именно по этой причине мы даже не рассматривали варианты с разработкой ИТ-системы „под ключ”, с нуля. Выгодным может быть только тиражный продукт, ведь расходы по его отладке делит весь рынок и компания-разработчик, а не оплачивает один заказчик из собственного кармана.

Далее, важным условием была возможность полной и бесшовной интеграции с другими программными продуктами «1С», например с системой «1С:Документооборот». Прогнозирование — отдельный важный блок. Помимо анализа план-факт проектному бизнесу обязательно нужен инструментарий — для вариативного планирования и возможности просчёта различных сценариев.

Наконец, масштабирование. Наша компания постоянно развивается, поэтому нам была необходима гибкая, адаптивная архитектура системы. Базу данных мы разместили в облаке, чтобы вопрос масштабирования системы в дальнейшем решался простым переходом на следующий тарифный план.

— Как проходил проект внедрения ИТ-системы?

— Всего было четыре основных этапа проекта.

Первый этап — март 2016 года. После закупки системы «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2» мы сформировали проектную группу, утвердили результаты обследования и техническое задание. В проектную группу со стороны UNK Project вошли шесть специалистов: административный директор, главный бухгалтер, специалист по эксплуатации и поддержке системы, а также по одному ключевому специалисту от отделов комплексного проектирования, проектирования офисных интерьеров и проектирования корпоративных интерьеров. В ходе обследования и разработки ТЗ мы постарались учесть специфику каждого подразделения.

Второй этап — с апреля по август 2016 года. Была выполнена адаптация типовой конфигурации «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2» под наши требования. В первую очередь это касалось специфики бизнес-процессов архитектурного бюро, а также особенностей работы подразделений UNK Project. Во время второго этапа ключевые пользователи системы прошли обучение. В дальнейшем они передавали знания остальным сотрудникам компании, помогали им освоить новые интерфейсы и функции.

Третий этап — с сентября по октябрь 2016 года. Перенос данных из старых учётных систем в новую, а также частичный ввод исторических данных. Внесение информации по актуальным проектам, идущим на момент внедрения информационной системы, не задержало основную работу компании.

Четвёртый этап — с ноября по декабрь 2016 года. Опытная эксплуатация, построение отчётов и проверка всех функций на актуальных данных. Когда новая информационная система технически заработала в полную мощность, стало заметно, что её потенциал используется сотрудниками всего на 20%. Тогда мы провели дополнительное обучение пользователей и ввели систему мотивации. С января 2017 года система была сдана в промышленную эксплуатацию. Все сотрудники, а это более ста человек, полноценно работают в «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2».

— Вы упомянули систему мотивации. В чём она заключалась?

— Известно, что обновление штата из-за смены информационных и учётных систем может достигать 70%. Поэтому мы сделали всё возможное, чтобы не допустить такой текучки кадров — начали обучение с ключевых сотрудников, создали условия для обмена опытом и мотивировали материально. Обучение шло поэтапно, у всех желающих были возможности и время перейти на новую ИТ-систему.

— Каковы результаты внедрения системы?

— Затраты на проект окупились в течение первого года после запуска системы. Причём это не линейная калькуляция, потому что модернизация управления открывает перед бизнесом новые возможности. Например, точность учёта рабочего времени сотрудников возросла с 25% до 95%. Это сильно меняет подходы к долгосрочному и оперативному планированию. Система позволяет анализировать простои, а также перегруженность по проектам и сотрудникам, управлять стоимостью работ. Теперь мы можем экономить там, где раньше теряли — и более того, зарабатывать на дополнительных проектах, которых вообще иначе не было бы, мы просто не смогли бы за них взяться.

Раньше учёт актов и оплат был ежемесячным, теперь — ежедневный. Руководители проектов видят показатели проектов практически в реальном времени, им проще контролировать ход работ и решать все вопросы прежде, чем они станут проблемами.

Автоматизировано проектное бюджетирование, казначейство и финансовое планирование в целом. Для нас также важен план-фактный анализ выполненных объёмов. Экономические показатели актуальны, известны не задним числом, после аудита первичных документов, а практически моментально. Это означает переход от учёта к контролю. А благодаря вариативному прогнозированию движения денежных средств — к гибкому управлению финансами компании.

Управление отношениями с клиентами, контрактация, электронный документооборот — всё входит в единую информационную среду. Удобно распределять доступ к информации между подразделениями и сотрудниками, нет путаницы и дублирования ввода данных.

Наконец, облачная архитектура гарантирует непрерывную работоспособность системы даже при резком повышении нагрузки. Теперь у нас развязаны руки, нет технических ограничений со стороны ИТ по объёму и сложности одновременно выполняемых работ.

— Проект полностью завершён? Или есть новые планы, которые с ним связаны?

— С одной стороны, все поставленные задачи выполнены, в этом смысле проект, конечно, завершён. С другой стороны, мы до сих пор применяем функционал внедрённой ИТ-системы не на все 100%. Это очевидный резерв для роста, но он уже наш, внутренний, и зависит, главным образом, от продолжения обучения сотрудников, совершенствования бизнес-процессов. Например, блок «Управление трудовыми ресурсами на проектах» позволяет оптимизировать работы за счёт изменения порядка их выполнения. Поэтому в ближайших планах — развить приоритеты задач, что повысит эффективность портфельного управления проектами за счёт внутреннего субподряда. В более далёкой перспективе хотим уделить дополнительное время освоению функций планирования и прогнозирования, заложенных в систему «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2».

Интервью было опубликовано в журнале «Управляем предприятием»