Практически все взаимоотношения в группе «Мечел» через два-три года будут исключительно электронными

— Давайте начнём разговор с организационных изменений в группе. В июне 2018 года была создана новая ИТ-компания — «Мечел-ИнфоТех». В чём её задача, как она будет развивать информационные системы «Мечела»?

— «Мечел-ИнфоТех» — это новое предприятие группы «Мечел», объединившее ИТ-специалистов, которые создают и развивают централизованные информационные системы, а также оказывают техническую поддержку. «Мечел-ИнфоТех» обеспечивает работу и развитие тех программных продуктов, которые позволяют унифицировать бизнес-процессы предприятий в различных отраслях деятельности и дивизионах группы. Команда высококвалифицированных ИТ-специалистов будет поддерживать и обслуживать программные продукты на одной платформе «1С:Предприятие 8» сразу для всех предприятий группы. В результате через два-три года у наших предприятий будут единая методология учёта и бизнес-процессы, а также единые учётные системы. Это позволит за счёт синергетического эффекта, а также использования современных проектных методик сделать внедрение и использование этих систем более дешёвым, чем если бы каждое предприятие занималось этим самостоятельно. Объединение ИТ-специалистов в «Мечел-ИнфоТех» также существенно снижает стоимость владения программными продуктами.

— Какие специалисты работают в компании? Группа «Мечел» имеет большую географическую распределённость, как вы подходите к набору специалистов с такой информационной системой?

— Численность компании «Мечел-ИнфоТех» порядка ста человек — это программисты, аналитики, специалисты технической поддержки. При наборе профессиональных сотрудников мы руководствуемся определённым принципом — аналитиков располагаем там, где находятся наши бизнес-заказчики, программистов консолидируем в Челябинске, а специалистов технической поддержки подбираем в регионах присутствия предприятий группы.

Аналитики — это специалисты, которые собирают и формализуют запросы и требования бизнеса, готовят технические задания и отдают их в разработку программистам. Они «переводят» задания бизнес-менеджеров на язык, понятный программистам. Например, мы создаём информационную систему в бухгалтерии в Москве. Чтобы выяснить все нюансы, нужно встретиться с бухгалтером. Сделать это, находясь в другом городе, например в Челябинске, сложно. Поэтому необходимо иметь аналитиков именно там, где находятся бизнес-заказчики. Или другой пример: создание информационной системы учёта прокатных валков на Челябинском металлургическом комбинате. Для этого необходимо сходить в цех, чтобы понять, как ведётся учёт валков, договориться с ИТ-специалистами ЧМК о выгрузке необходимых данных из их системы управления производством, например объём проката, отработанный этими валками. Из Москвы этого не сделаешь.

Наконец, специалисты технической поддержки равномерно распределены по стране, чтобы перекрывать все часовые пояса, где работает группа. Мы оказываем техническую поддержку с девяти утра до восьми вечера по местному времени — в Железногорске-Илимском, Нерюнгри, Братске, Челябинске, Москве…

Рис. 1. Челябинский металлургический комбинат. Анализ данных по стану 780 за период тестовой эксплуатации внедряемого функционала системы «1С:ERP Управление предприятием 2».

— Какими проектами сейчас занимается «Мечел-ИнфоТех»?

— На данный момент у нас три крупных проекта находятся в активной фазе внедрения. Ещё один проект — система бухгалтерского и налогового учёта на базе продукта «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП» — перешёл в стадию промышленной эксплуатации. На нём сегодня уже работают 60 предприятий группы.

Для качественного учёта на промышленном предприятии нужен полноценный оперативный контур с планированием производства, резервированием материалов на складах, управлением сбытовыми заказами и заявками на закупку материалов, управлением производством. Поэтому для крупных промышленных предприятий группы мы строим комплексную информационную систему на основе программного продукта «1С:ERP Управление предприятием 2». Информационная система охватит 11 областей деятельности компании:

• финансы и экономика;
• управление закупками;
• управление продажами;
• управление производством;
• контроль качества;
• управление ремонтами;
• складской учёт;
• строительство, модернизация и реконструкция;
• железнодорожные и автоперевозки;
• управление договорами;
• бухгалтерский учёт, налоговый учёт и отчётность по международным стандартам (МСФО).

Это самый крупный и амбициозный проект — общая численность пользователей составит порядка 7000 человек.

Рис. 2. Функциональные области комплексной информационной системы.

— Что даст предприятиям внедрение этой системы?

— В первую очередь, мы повышаем оперативность и прозрачность учёта предприятий и последовательно проводим следующий принцип: операция вносится в систему в месте и в момент её возникновения. В результате менеджмент получит достоверную отчётность в режиме реального времени. Так же мы сокращаем сроки закрытия отчётности по национальным и международным стандартам. Во-вторых, мы получаем возможность реализовать унифицированные учётные процессы.

И, в-третьих, мы меняем морально устаревшие разрозненные информационные системы предприятий на единую современную высокопроизводительную систему отечественной разработки. Заменяем программные продукты „лоскутной” автоматизации, когда разные процессы одного предприятия покрываются разными системами, и создаём единый ИТ-ландшафт предприятия, исключаем двойной ввод данных. А также отказываемся от иностранных, дорогих и сложных в эксплуатации информационных систем. Кроме того, мы унифицируем правила учёта и работы с информационными системами группы.

— Переход с систем, на которых сейчас работают предприятия, на «1С:ERP Управление предприятием 2» будет постепенным?

– Да, у нас предусмотрен поэтапный процесс внедрения и запуска комплексной информационной системы. Мы строим здание системы кирпичик за кирпичиком. Например, начали с учёта работы прокатных валков, это мы делаем с помощью системы «1С:ERP Управление предприятием 2». Все данные, которые вводятся в новую систему, мы автоматически загружаем в наши исторические системы, где ведётся бухгалтерский и налоговый учёт. Блок за блоком старые информационные системы будут заменяться блоками системы «1С:ERP Управление предприятием 2»: продажи, закупки, учёт договоров и т. д. На последнем этапе останется только бухгалтерский учёт. Старую информационную систему мы полностью отключим только тогда, когда проведём полномасштабное тестирование процедур расчёта себестоимости и бухгалтерского закрытия периода, подготовки бухгалтерской и налоговой отчётности в новой системе.

— Вы говорили о нескольких крупных проектах. Какие ещё проекты ведёт «Мечел-ИнфоТех»?

— Следующий активно движущийся проект — это создание системы кадрового учёта и учёта заработной платы на базе продукта «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». Версия КОРП имеет расширенный функционал управления персоналом, а также более производительна, что важно для крупных предприятий. Сейчас 43 предприятия группы используют единую систему «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». К 2020 году мы переведём на неё всю группу.

— Чтобы пользователи начали работу с системами «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП», их нужно обучить. Как вы планируете организовать комфортный и продуктивный переход пользователей на новые программные продукты?

— Мы прекрасно понимаем, что обучение — это важный этап внедрения системы. Если не будет качественного обучения, то служба техподдержки просто захлебнётся от запросов новых, необученных пользователей. Поэтому при внедрении нового программного продукта мы всегда пишем для него инструкции, снимаем видеоуроки. Они нужны для тех локаций, где нет наших аналитиков, которые  обучат сотрудников на месте. Мы никогда не передаём в эксплуатацию или даже в тестирование функционал, не имеющий инструкций. При внедрении системы «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» всех ключевых пользователей мы обучили заранее. Кроме того, у нас ещё есть такая практика: мы собираем группу ключевых пользователей, которые тестируют бета-версию системы. Потом, когда система передаётся в эксплуатацию, ключевые пользователи становятся центрами знания на предприятии, и уже они обучают своих коллег.

— Расскажите про третий крупный проект.

— Третий проект — создание системы управления документами на базе решения «1С:Документооборот». Эта система охватывает две функциональные области: кадровое делопроизводство и документооборот первичных бухгалтерских документов. Она обеспечивает согласование и передачу бухгалтерских документов между сотрудниками и службами предприятий, а также хранит архив этих документов. В кадровом делопроизводстве охвачены все документы, которые связаны с работой  персонала: от подбора, приёма на работу, изменения учётных данных, согласования графика отпусков, дисциплинарных взысканий, учёта рабочего времени до решения трудовых споров и изменения штатной структуры. Мы дадим сотрудникам возможность в электронном виде делать заявки на различные справки, согласовывать документы, оформлять отпуск. В итоге им не потребуется ходить в отдел кадров.

Однако система управления документами напрямую охватывает только 15 тысяч сотрудников «Мечела», а всего их 60 тысяч. Для того чтобы предоставить аналогичный сервис для всех 60 тысяч сотрудников, мы создадим веб-сервис, который позволит с домашнего персонального компьютера, с телефона или планшета делать всё то же самое, что делают сотрудники, обращаясь в отдел кадров: посмотреть свой расчётный листок, написать заявление на отпуск, сделать заявку на какую-то справку, даже уволиться. Этот функционал планируется реализовать в следующем году.

Ещё мы рассматриваем возможность поставить на проходных предприятия так называемые «инфокиоски», для тех, у кого нет компьютера, смартфона или планшета. Это специальный терминал с очень простым интерфейсом, позволяющий пользоваться теми же функциями, которые доступны на стационарном компьютере.

— Здесь нет рисков информационной безопасности?

— Мы разрабатываем архитектуру системы с обязательным требованием защиты персональных данных, исключающую утечки персональных данных. Мы планируем использовать двухфакторную авторизацию пользователей с подтверждением доступа через SMS. Сотруднику нужно будет зарегистрировать свой номер телефона, и когда он будет входить в систему, ему придёт SMS с кодом доступа в систему, как при оплате банковской картой.

— Расскажите подробнее об управлении бухгалтерскими документами, какие возможности даёт новая система?

— Бухгалтерское делопроизводство — это передача, согласование, хранение и подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью с отправкой контрагентам. У бухгалтеров есть два потока документов: входящие и исходящие. И дальше они подразделяются на накладные, счета-фактуры, акты по различным формам и т. д. Новая система управления документами позволяет инициировать создание новых документов внутри бухгалтерской информационной системы. Если документ пришёл от контрагента, то сначала он будет согласован всеми исполнителями, а потом через электронный документооборот передан в бухгалтерию для того, чтобы был принят к учёту и там хранился. В системе мы настраиваем ролевую модель согласования документа и его подписание электронной цифровой подписью. Это значит, что полученный на подписание документ от контрагента, например, накладная со счёт-фактурой, вначале пройдёт процедуру согласования. Ответственные сотрудники подтвердят, что да, действительно, мы этот товар получили, что цена соответствует спецификации, и только потом это всё уйдёт на подписание электронной цифровой подписью.

Таким образом, мы в недалёком будущем сможем совсем отказаться от бумаги. Мы сейчас в эту сторону движемся. Уже 40% всех первичных документов между предприятиями группы пересылается, подписывается и хранится в электронном виде. А через два-три года практически все взаимоотношения в группе будут в электронном виде.

Отмечу, что при создании нашего ИТ-ландшафта мы руководствуемся принципом однократного ввода данных. В какую бы систему сотрудник ни ввёл данные, — управления документами, бухгалтерского и налогового учёта или в систему кадрового учёта и учёта заработной платы, — эти данные передаются во все последующие этапы бизнес-процесса. И, зайдя, например, в реестр документов в системе бухгалтерского и налогового учёта, если необходимо посмотреть тот или иной документ, он тут же открывается в системе управления документами.

— Все ваши информационные системы построены на одной платформе — «1С:Предприятие». Почему выбор пал на продукты фирмы «1С»?

— Мы строим ИТ-ландшафт на базе современных высокопроизводительных продуктов на платформе «1С:Предприятие», так как они имеют необходимый бизнесу функционал, быстро обновляются при изменении в законодательстве, а на рынке труда достаточно специалистов, владеющих этими продуктами. Мы всегда ориентируемся на то, сколько будет стоить владение системой: обновление лицензий, техническая поддержка и развитие. Любая система должна развиваться, нельзя оставлять её статичной. Потому что меняется законодательство, меняются бизнес-процессы, появляются новые производственные цепочки, ставятся новые задачи. И возможности системы нужно поддерживать в актуальном состоянии.

— Есть понимание, какой экономический эффект принесёт реализация этих проектов?

— Конечно. Когда мы создаём один продукт для 60 предприятий вместо 60 продуктов для каждого, то экономический эффект очевиден. Группа «Мечел» уже не первый год ведёт системную работу по повышению эффективности бизнес-процессов и сокращению издержек. Поэтому, выбирая программные продукты, мы смотрели на предоставляемый функционал и на стоимость приобретения и обслуживания. Продукты фирмы «1С» полностью удовлетворяют нашим требованиям.

При этом компания «Мечел-ИнфоТех» объединила в себе специалистов, компетентных в унификации бизнес-процессов, поэтому мы сами оптимизируем и стандартизируем процессы группы. И это очень важно, так как все компетенции по разработанным унифицированным процессам, а также созданным системам сохраняются в компании, и мы фактически не зависим от внешних подрядчиков. Кроме того, мы внедряем продукты, разработанные в России, это сегодня общий тренд, который мы с удовольствием поддерживаем.

— Резюмируя, каков будет главный итог внедрения новых информационных систем?

— Новые информационные системы будут объединять все наши корпоративные бизнес-процессы. Мы создадим единое информационное пространство, в котором будет находиться оперативное управление.