В компании «Зарубежнефтестроймонтаж» успешно выполнен переход на электронный документооборот на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». Работа над проектом была осуществлена совместно со специалистами ООО «НЕСТРО», она позволила формализовать ведение общего делопроизводства, снизить административную нагрузку подразделений компании, оптимизировать процессы взаимодействия бизнеса, структурировать систему хранения всех входящих, исходящих и внутренних документов. Проект выполнен с учетом высоких требований к безопасности компаний ОА «Зарубежнефть» и ОАО «Нефтегазовая инновационная корпорация».
ООО «Зарубежнефтестроймонтаж» существует с 1999 г. и входит в группу АО «Зарубежнефть». Предприятие выполняет работы по организации строительства, реконструкции, капитальному ремонту, осуществлению строительного контроля, подготовке проектной документации, привлекается застройщиком или заказчиком на основании договора генподряда.
Основная цель проекта — оптимизировать бизнес- процессы компании:
- сформировать электронный архив документов общества;
- повысить прозрачность и управляемость процессов документооборота;
- увеличить эффективность и скорость обработки документов;
- организовать работу ЭДО в соответствии с требованиями холдинговой группы АО «Зарубежнефть».
Основные задачи проекта:
- Организовать единое электронное хранилище СЭД скан-образов бумажных и электронных документов.
- Оптимизировать и автоматизировать процессы взаимной передачи документов зависимых групп.
- Передавать кадровые документы из СЭД в смежную систему СДП.
- Формировать обращения и интегрировать их в единое хранилище СЭА холдинга.
- Настроить возможность интеграции системы электронного документооборота с единой системой холдинга (НСИ):
-
- настроить правила обмена;
- выгружать договоры и контрагентов в СЭД.
- Реализовать возможность подписания и отображения подписи во всех типах файлов (в том числе и pdf) всех видов документов квалифицированной электронной подписью (КЭП).
- Оптимизировать процессы поиска, подбора документов.
- Повысить уровень контроля полноты и корректности документов.
- Сократить бумажный документооборот.
- Исключить возможность потери документов.
- Сократить сроки согласования документов.
- Принимать, регистрировать и учитывать поступающие документы.
- Создавать, регистрировать и учитывать исходящие документы.
- Создавать, регистрировать и учитывать кадровые докумены.
До начала проекта в компании ООО «Зарубежнефтестроймонтаж» отсутствовал электронный документооборот. Все вопросы решались путем отправки документов через почтовый сервис. Вся регистрация документов производилась в табличной части программы Microsoft Ecxel. Документы терялись, а вопрос их согласования мог затянуться более чем на неделю. Это приводило к срывам сроков выполнения обязательств.
Согласование и контроль подготовки документов выполнялся вручную. Не было возможности контролировать выполнение поручений руководителей. Вследствие чего документы терялись, сроки выполнения поручений нарушались.
Отсутствовала возможность соблюдения рекомендаций холдинговой группы АО «Зарубежнефть». Весь документооборот велся в бумажном виде, что вело к завышению расхода на бумагу. Бизнес-процессы не были автоматизированы. Такой стиль ведения делопроизводства осложнял работу при поиске архивных документов и сбор данных для любых видов отчетности. Сотрудники практически не имели опыта работы в системе электронного документооборота.
Для решения поставленных задач было решено построить систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП» (СЭД). За основу взята рекомендованная группой АО «Зарубежнефть» модель построения документооборота.
Архитектура системы является централизованной, это продиктовано принципами работы всех обществ, входящих в группу холдинга АО «Зарубежнефть». Подключение пользователей осуществляется через локальную сеть, интернет или другие способы связи. Особенно для пользователей, которые имеют территориальную удаленность. Внедрение системы осуществлялось в несколько этапов:
- Предпроектное обследование — анализ и формирование существующих процессов и их адаптация в системе «1С: Документооборот 8 КОРП» (СЭД).
- Проектирование. Настройка правил обмена МDM с СЭД и СДП:
-
- настроено 98 вида документов и 15 комплексных процессов;
- настроены шаблоны документов;
- разграничены права пользователей по группам доступа.
- Опытная эксплуатация:
-
- тестирование функционала, тестовые работы, обучение персонала;
- тестирование и корректировка настроек системы;
- проведено 10 обучающих встреч и 35 индивидуальных обучений для 200 сотрудников с предоставлением подробных инструкций для пользователей по работе в СЭД.
- Ввод в промышленную эксплуатацию.
Автоматизированы блоки:
- Обработка входящей документации.
- Обработка исходящей документации.
- Обработка внутренних документов:
-
- договорные документы;
- закупочные документы;
- кадровые документы;
- служебные и докладные записки;
- ОРД (приказы, распоряжения);
- протоколы общества;
- СОП (Стандартизация операционных процессов);
- бухгалтерские документы (ТМЦ);
- голосование ТК.
Основная сложность состояла в сроках реализации проекта (4 месяца).
В процессе работы с задачами по проекту была проведена работа по настройкам и доработкам передачи кадровых документов, подписанных КЭП с помощью портала СДП в единую систему архивного хранения документов обществ, входящих в холдинг АО «Зарубежнефть». В соответствии с требованиями по кадровому делопроизводству Федеральный Закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ.
Реализована возможность подписания КЭП документов формата PDF в СЭД.После подписания документ направляется в систему СДП для формирования обращения и его обработки сотрудниками ЦОБ и фронт-офиса.
Настроена передача данных через обмен MDM между СЭД и НСИ холдинга. Все договоры, дополнительные соглашения и контрагенты хранятся и создаются только через НСИ холдинга, что отвечает требованию главного общества АО «Зарубежнефть».
Сложность с обучением персонала заключалась в территориальной удаленности части пользователей, которая была решена путем проведения онлайн обучения, обучающих видеороликов и подробных инструкций по работе в СЭД.
Настроены виды документов, типы связей и бизнес-процессов по закупочной деятельности. Добавлена возможность проведения голосования ТК ЗНСМ (конфиденциальная).
Итого осуществлена настройка интеграционных обменов с системами:
- НСИ (бесшовная интеграция с системой «1С: Документооборот 8 КОРП» (СЭД)).
- «1С:Управление холдигом » (бесшовная интеграция).
- Контур Диадок (внешняя система).
- СДП «Система Диспетчеризации Пользователей» (внешняя система).
Схема интеграции
Сокращение трудозатрат в подразделениях
Сокращение сроков согласования документов
Сокращение бумажного документооборота
- В «1С:Документооборот 8 КОРП» (СЭД) автоматизированы деловые процессы для более 90 видов документов: входящих, исходящих и внутренних. В системе создается более 80 документов в день.
- Исходящие письма, договоры и дополнительные соглашения подписываются КЭП и направляются контрагентам через Контур Диадок.
- Реализована возможность автоматической регистрации документов.
- Создана возможность интегрировании договоров и контрагентов из единой базы справочников (НСИ), что выполнило требования АО «Зарубежнефть».
- Полностью автоматизировано общее и кадровое делопроизводство. Все кадровые документы проходят согласование и рассмотрение и подписание КЭП в «1С:Документооборот 8 КОРП» (СЭД) и направляются в центр обработки документов холдинга через методы интеграции с СДП.
- Решен вопрос с контролем поручений генерального директора и обращений от оществ холдинга (путем обучения персонала работе с типовым функционалом системы). Руководителям доступно формирование отчетов по исполнительной дисциплине сотрудников.
- Исключена возможность потери документов, поступивших в организацию.
- Настроен доступ к необходимым видам документов и процессов, никто не видит информации, которая не относящейся к их зоне ответственности. Документы, относящиеся к коммерческой тайне защищены, доступ к ним ограничен.
Показатели экономической эффективности:
- Тудозатраты в подразделениях сократились на 37%.
- Сроки согласования документов уменьшились на 43%.
- Объем бумажного документооборота снизился на 87%.
