Как построить надёжный фундамент для централизации учёта в регионе. Опыт Ульяновской области.

— Екатерина Владимировна, начиная проект по внедрению централизованного бухгалтерского учета, какую главную цель вы преследовали — сократить затраты или повысить качество бухгалтерского учета в организациях государственного сектора Ульяновской области?

— Централизация учётных функций в нашем регионе вызвана необходимостью повышения качества бухгалтерского учёта и составления отчётности. Предпосылками такого решения стали разрозненность организации учёта в учреждениях, случаи несоблюдения установленного нормативными документами порядка ведения бухгалтерского учёта и формирования бухгалтерской отчётности, приводящие к снижению оперативности и некорректности отражения фактов хозяйственной жизни, и к искажению показателей представляемой отчётности. Такая ситуация препятствовала проведению унификации и комплексной обработке данных, проведению общеотраслевых и межотраслевых исследований, выявлению значимых тенденций в приоритетных сферах развития и принятию системных управленческих решений.

В рамках проекта по внедрению централизованного бухгалтерского учёта мы определили ряд задач, решение которых позволит обеспечить применение единой методологии учёта и технологического управления, что, в свою очередь, приведёт к прозрачности, открытости и подотчётности финансово-хозяйственной деятельности учреждений, а также достоверности и оперативности формирования их отчетности. Кроме того, данные меры обеспечат повышение качества финансового менеджмента учреждений за счёт формирования единого информационно-аналитического пространства.

Самое главное, на наш взгляд, — качественное внедрение новых методов бухгалтерского учёта, предусмотренных федеральными стандартами, осуществимо только под чётким управлением компетентных специалистов, которое позволит получить более качественную и достоверную отчётность в разрезе каждого учреждения, сводную отчётность ГРБС и консолидированную отчётность субъекта в целом.

— Централизация бухгалтерского учёта в регионе осуществлена на базе областного государственного казённого учреждения «Областное казначейство». Расскажите поподробнее о данном учреждении, его структуре и полномочиях. Каковы его функции в области централизованного ведения учёта?

— Первоначально государственное казённое учреждение «Областное казначейство» было создано для выполнения отдельных функций кассового исполнения областного бюджета Ульяновской области. Планируя централизацию учётных функций в регионе, мы посчитали наиболее целесообразным создать Центр компетенций в области бухгалтерского учёта именно на базе уже существующего учреждения, учредителем которого является Минфин Ульяновской области. Кроме того, использование структуры действующего учреждения позволило нам минимизировать массу организационных вопросов и сосредоточить все усилия на обеспечении процесса централизации.

На наш взгляд, наиболее целесообразно единое управление процессами бухгалтерского учёта и кассового исполнения бюджета с максимальным доступом к первичной информации о сроках оплаты. Оно позволяет увеличивать маневренность управления свободным остатком на едином счёте бюджета. Такой подход особенно актуален в моменты возникновения кассовых разрывов при исполнении бюджета.

Структура подразделений «Областного казначейства», на которые возложены полномочия по бухгалтерскому учёту, выстроена по отраслевому принципу. Такой принцип, на наш взгляд, наиболее приемлем с точки зрения выстраивания взаимоотношений с обслуживаемыми учреждениями. При возникновении любых вопросов руководитель или специалисты конкретных учреждений обращаются к «своему главному бухгалтеру» в лице начальника соответствующего отдела единой бухгалтерии. Выстраивая так бухгалтерский учёт, мы также стремимся к универсальности специалистов и максимальной взаимозаменяемости.

— Как проходила организация централизованного учёта? С какими основными проблемами столкнулась ваша команда при реализации данного проекта?

— Решению о централизации функций бухгалтерского учёта и составления отчётности в области предшествовал процесс всестороннего анализа законодательства, регулирующего бухгалтерский учёт в учреждениях государственного сектора, с одновременным изучением опыта коллег других регионов. Кроме того, мы провели тщательный анализ штатной численности бухгалтерских служб учреждений, объёма обрабатываемых документов и других важных факторов. Были выявлены непрофильные функции в должностных обязанностях бухгалтеров и затраты времени на их выполнение, а также низкий уровень квалификации бухгалтеров учреждений, расположенных отдалённо от областного центра.

Список выявленных нами проблем дополнился наличием пробелов и в действующем законодательстве. Например, не урегулированы вопросы осуществления внутреннего финансового контроля, вопросы разграничения ответственности при передаче функций по ведению учёта и составлению отчётности. Кроме того, было много вопросов, связанных с организацией эффективного документооборота. Подобные проблемы решаем путём конструктивного диалога и отражения всех спорных моментов в соглашениях о передаче учётных функций.

Рис. 1. Целевая модель централизованой автоматизированной системы.

— Очевидно, что современный бухгалтерский учёт невозможен без автоматизации. Как данный вопрос решен в области?

— В прошлом году в области завершён проект по созданию централизованной автоматизированной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью областных органов государственной власти и госучреждений. Автоматизированная система создана на базе программных продуктов технологической платформы «1С:Предприятие». Это решение было принято для минимизации затрат на создание системы и обучения участников учётных процессов, так как подавляющее число специалистов в регионе работает именно с такими продуктами. Ключевым инструментом централизованной автоматизированной системы является механизм управления процессами ведения учёта и формирования отчётности учреждений, передавших учётные функции в «Областное казначейство». Также в автоматизированной системе планируются механизмы и для анализа данных учреждений, не передавших полномочия по ведению учёта.

— Какие основные преимущества даёт централизованная автоматизированная система для учредителя и учреждений и непосредственно для «Областного казначейства»? Какие проблемы решает?

— На наш взгляд, преимущества централизованной автоматизированной системы — в хранении данных всех учреждений Ульяновской области в едином облачном пространстве, что обеспечивает возможность использования различных вариантов организации учёта, получение информации для анализа различных показателей в режиме реального времени с целью оперативного принятия управленческих решений.

Рис. 2. Схема взаимодействия централизованной бухгалтерии и областного государственного казённого учреждения.

Благодаря компонентам автоматизированной системы есть возможность контролировать исполнение графика документооборота между «Областным казначейством» и обслуживаемыми учреждениями, распределять обязанности по ведению учёта между сотрудниками центра компетенций с учётом периодов отсутствия и учитывать их рабочее время, а также формировать задачи, поручения по ведению учёта и контролировать их исполнение. Кроме того, система обеспечивает взаимодействие с обслуживаемыми учреждениями, получение в электронном виде документов-оснований для отражения фактов хозяйственной жизни в учёте.

— Екатерина Владимировна, согласитесь, что в условиях отсутствия единых практик, методической разрозненности организации ведения бухгалтерского учёта, кадрового учёта и расчёта заработной платы внедрение цифровых технологий, особенно на начальном этапе, достаточно сложный процесс. Интересен ваш опыт решения подобных вопросов при централизации учёта посредством автоматизированной системы.

— Да, действительно, вопрос унификации и стандартизации учёта при внедрении цифровых технологий является одним из важнейших. Наш опыт заключается в том, что при проработке данного вопроса для получения максимального результата на старте проекта рабочей группой был сформирован ряд требований к технологическим возможностям централизованной автоматизированной системы. Основные требования заключались в наличии механизма разделения данных таким образом, чтобы учётные данные исполнительных органов государственной власти и учреждений были изолированы друг от друга. Реализация и применение такого механизма позволило нам за короткие сроки перенести в автоматизированную систему данные исполнительных органов государственной власти и учреждений в том виде, в каком они есть. Проведение мероприятий по унификации и стандартизации учётных процессов планируется только после полного перехода всех учреждений на работу в централизованной автоматизированной системе. Данный подход предполагает поэтапную и планомерную работу, основой для которой будут являться результаты анализа уже имеющихся в системе данных с выявленными «узкими» и проблемными участками учёта.

— Несмотря на то что работа по централизации учёта продолжается, каких эффектов удалось уже достичь?

— Сегодня можно говорить о том, что в регионе заложен надёжный фундамент для дальнейшей централизации бюджетного учёта всех исполнительных органов государственной власти и учреждений.

На данном этапе полностью завершена процедура передачи учётных функций 9 пилотных органов власти и 6 казённых учреждений. Пилотный проект завершён за 5 месяцев. Также с уверенностью можно сказать и о первых результатах в части улучшения качества учёта и соблюдения законодательства в области бухгалтерского учёта. Уже на первом этапе централизации устранены разночтения в трактовке нормативных актов, регулирующих бухгалтерский учёт и трудовое законодательство, урегулированы вопросы выплаты заработной платы, исправлены отдельные ошибки в учёте. Конечно же, нельзя сказать, что раньше всё было плохо, а сейчас сразу всё стало хорошо. Но, централизуя бухгалтерский учёт, мы совместно с исполнительными органами власти создаём новую систему управления финансово-хозяйственной деятельностью учреждений.

Согласно утверждённой правительством региона концепции, в 2019 году в централизованную автоматизированную систему планируется перевести бухгалтерский учёт 95 учреждений, включая исполнительные органы государственной власти и государственные учреждения. Из них функции по ведению бухгалтерского учёта и составлению отчётности 52 учреждений будут переданы в «Областное казначейство», а бухгалтерский учёт 43 учреждений будет переведён в централизованную автоматизированную систему и осуществляться непосредственно исполнительными органами государственной власти и государственными учреждениями. Ход проекта представлен на рисунке «Этапы проекта централизации бухгалтерского учёта», из которого видно, что завершение проекта мы планируем к 2022 году.

Пока рано говорить о масштабном экономическом эффекте, но уже на основании предварительных расчётов проведённых мероприятий в 2018 — 2019 годах предполагаем оптимизацию штатной численности бухгалтерских служб с экономией 13,3 миллиона рублей бюджетных средств за 6 месяцев 2019 года и 26,5 миллиона рублей ежегодно. Главным эффектом всё же считаем то, что все работают по единым стандартам, налажен предварительный контроль учётных данных учреждений с возможностью оперативного выявления и исправления ошибок, отчётность становится более достоверной.

Рис. 3. Этапы проекта централизации бухгалтерского учёта.

— Что вы можете посоветовать коллегам, которые только принимают решение о запуске аналогичных проектов по централизации учёта?

— Коллегам, которые только запускают подобные проекты, хочу пожелать не бояться ставить новые амбициозные цели и сплочённой командой шаг за шагом идти по намеченному пути. Тогда успех в реализации масштабных проектов обязательно будет!