В Группе компаний «Исток-Аудио» построили информационную систему по управлению проектной деятельностью на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». Созданная система доказала свою эффективность, позволив оперативно управлять информацией по доходности и рентабельности предприятия в разрезе проектов. Благодаря автоматизации повысилась точность отнесения затрат и расчета себестоимости по проектам на 20%, а производительность труда выросла на 30%.
Группа компаний «Исток-Аудио» — мировой лидер в области разработки, производства и реализации современных технических средств реабилитации для людей с ограниченными возможностями здоровья. За 25 лет работы выпущено более 1 000 000 слуховых аппаратов, ассортимент постоянно расширяется.
Цель проекта: создать единую информационную систему по управлению проектами предприятия.
Исходя из этого были поставлены следующие основные задачи:
- систематизировать учет по проектам с нужной степенью детализации;
- обеспечить учет и управление ресурсами на проекте.
Группа компаний «Исток-Аудио» постоянно развивает технологию производства, увеличивает его объем и создает конкурентный продукт. Текущая системы автоматизации не обеспечивала требуемого уровня качества и удобства ведения учета в разрезе проектов:
- Отсутствие возможности календарного планирования ресурсов на проекте.
- Отсутствие контроля статуса выполнения проектов с фактическими трудозатратами.
- Отсутствие возможности анализировать загрузку своих специалистов.
В начале 2018 года руководство компании поставило задачу создать инструмент для решения оперативных задач проектного управления, календарного планирования проектов и эффективного управления ресурсами организации.
Корпоративная система управления проектами реализована на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП».
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство.
- Планирование проектов.
- Регистрация и согласовывание проектов.
- Составление план-графиков работ по проектам.
- Назначение ответственных и контроль выполнения задач по проектам.
- Регистрация проектных встреч.
- Учет отпусков и/или других мероприятий.
- Учет рабочего времени сотрудников.
В общей сложности в системе автоматизировано 60 рабочих мест.
.jpg)
Общая схема процессов внутреннего проектного учета
Уникальность проекта заключается в том, что на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» реализован как типовой функционал (учет и хранение документов, учет договоров, контролю исполнения поручений), так и специфические процессы проектного учета и управления ресурсами на проекте. Разработаны специальные модули «Внутренний проектный учет» и «Учет отсутствия сотрудников».
Наряду с типовыми формами плана проекта, разработана новая форма для проведения проектных встреч, что позволяет анализировать завершенные и требующие внимание задачи, отмечать выполнение задач. Все просроченные, подошедшие и выполненные проектные задачи разделены цветовой схемой для удобного восприятия информации.
Реализован групповой запуск проектных задач на согласование по созданным шаблонам процессов, что позволило сократить трудозатраты и повысить исполнительскую дисциплину. Добавлены статусы жизненного цикла проекта.
Добавлена возможность комментировать существующие проектные задачи. Комментарии сохраняются в дереве проекта, но не участвуют в расчете плана проекта и печатных формах. Помимо проектных задачи в форме проектной встречи разработан механизм отдельных поручений, не нарушающий общую структуру проекта, но добавляющий новые возможности администрирования проектов.
Доработаны механизмы уведомлений — в плане проекта можно непосредственно отметить важные задачи, по которым должны приходить уведомления пользователям. Это сделано для того, чтобы уменьшить поток уведомлений и позволить пользователям сконцентрироваться на наиболее важных задачах.
Использование нового модуля «Учет отсутствия сотрудников» повысило точность учёта рабочего времени сотрудников.
Повысилась точность отнесения затрат по проектам
Выросла точность расчета себестоимости
Повысилась производительность труда
Ключевые итоги проекта:
- Обеспечен учет и управление ресурсами на проекте за счет возможности долгосрочного и оперативного ресурсного планирования.
- Организовано оперативное получение достоверной информации по доходности и рентабельности предприятия в разрезе проектов.
Созданная система доказала свою эффективность, позволив оперативно управлять информацией по доходности и рентабельности предприятия в разрезе проектов. Благодаря автоматизации на повысилась точность отнесения затрат и расчета себестоимости по проектам на 20%, а производительность труда выросла на 30%.
В результате проекта внедрения была создана информационная система по управлению проектной деятельностью, полностью отвечающая требованиям ГК «Исток-Аудио».
