||
Краткое описание

Компания «Эко-Энергия» построила автоматизированную система электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот КОРП». Система позволила унифицировать процессы обработки документов делопроизводства, автоматизировать процесс согласования договорной документации, формирования и контроля поручений, сократить время обработки документов и повысить оперативность получения информации. Автоматизирован полный цикл работы с документами. В результате трудозатраты в подразделениях сократились на 20%, управленческая отчетность формируется на 25% быстрее, а производственные издержки снизились на 25%.

АО «ЭКО-Энергия»
Заказчик

АО «Эко-Энергия» — системный интегратор, осуществляющий функции по инжинирингу и автоматизации бизнес-процессов предприятий ЖКХ и ТКО в различных городах РФ для повышения их операционной эффективности. Также является системным интегратором проекта «Цифровой водоканал», цель которого — рост и обеспечение прозрачности денежного потока коммунальных предприятий для собственников бизнеса.

1
Цели и задачи

Бизнес-цель проекта: повысить эффективность работы сотрудников «Эко-Энергия».

Задачи проекта:

  1. Повысить оперативность получения необходимой информации.
  2. Увеличить прозрачность бизнес-процессов.
  3. Унифицировать процессы подготовки, обработки и движения входящих, исходящих, внутренних, а также договорных документов в электронном виде.
  4. Автоматизировать процесс согласования договорной и закупочной документации в соответствии с заданными маршрутами.
  5. Автоматизировать процесс формирования и контроля поручений.
  6. Упорядочить работу сотрудников с документами: исключить возможность утери версий документов или пересечения фрагментов при одновременной работе, повысить качество готового материала и упорядочить работу пользователей.
  7. Сократить время поиска нужной информации и суммарного времени коллективной обработки документов.
  8. Создать замкнутый контур обмена информацией посредством интеграции «1С:Документооборот КОРП» с «1С: Зарплата и управление персоналом», который позволит:
  • передавать нормативно-справочную информацию (подразделения, должности, пользователи), необходимую для ведения базы пользователей в системе «1С:Документооборот КОРП»;
  • передавать даннык по отсутствиям сотрудников, необходимой для формирования прав по делегированию (замещению) в системе «1С:Документооборот КОРП».
  1. Создать замкнутый контур обмена информацией посредством интеграции «1С:Документооборот КОРП» с «1С: Бухгалтерия предприятия КОРП», который позволит передавать согласованную договорной документации (договора, счета на оплату), необходимой для ведения учета в системе «1С: Бухгалтерия предприятия КОРП».
2
Ситуация до старта проекта

До внедрения «1С:Документооборот КОРП» в компании возникали следующие проблемы:

  1. «Историческая» система ЭДО не позволяла проводить электронное согласование документов.
  2. Отсутствовал контроль исполнения поручений.
  3. Не обеспечивалась «прозрачность» документооборота.
  4. Отсутствовал единый контур управления договорными документами.
3
Архитектура решения и масштаб проекта

Автоматизированная система электронного документооборота, построенная на базе решения «1С:Документооборот КОРП», позволила автоматизировать следующие бизнес-процессы:

  • работу с входящими, исходящими, внутренними (служебные записки, приказы и т.п.), нормативными документами;
  • согласование договорной и закупочной документации;
  • контроль исполнения поручений;
  • организацию электронного архивного хранения.

Был разработан механизм интеграции «1С:Документооборот КОРП» с «1С: Зарплата и управление персоналом», который позволил:

  • осуществлять передачу нормативно-справочной информации (подразделения, должности, пользователи), необходимой для ведения базы пользователей в системе «1С:Документооборот КОРП».
  • осуществлять передачу данных по отсутствиям сотрудников, необходимых для формирования прав по делегированию (замещению) в системе «1С:Документооборот КОРП».

Также был разработан механизм интеграции «1С:Документооборот КОРП» с «1С: Бухгалтерия предприятия КОРП», который позволил осуществлять передачу согласованной договорной документации (договора, счета на оплату), необходимой для ведения учета в системе «1С: Бухгалтерия предприятия КОРП».

За время проекта:

  • обучено пользователей: более 100;
  • загружено документов: более 160 000;
  • отработано обращений в период опытно-промышленной эксплуатации: более 150.

В проекте участвовали структурные подразделения холдинга в г.г. Волгоград, Саратов, Санкт-Петербург, Москва.

Данное решение используют более 1200 пользователей.

1C_Shema_Eco_Energy.jpg

Схема архитектуры решения

На схеме изображено ООО «КВС», которое входит в подчинение УК «Лидер» так же, как и АО «Эко-энергия». ООО  «КВС» выбрано в качестве объекта для пилотного внедрения.

4
Особенности и уникальность проекта

При выполнении работ по разработке системы электронного документооборота был задействован весь основной функционал «1С: Документооборот КОРП», всего выполнено более 70 доработок, реализован ряд «отчуждаемых» доработок системы таких как:

  1. Механизм «Универсальный маршрут». Механизм позволяет жестко закрепить последовательность шагов, распределение ролей и ответственности при согласовании документов в зависимости от вида документа, а также существенно снизить затраты на внедрение согласования новых видов документов.
  2. Механизм «Резервирование регистрационных номеров». Данный механизм позволяет зарезервировать и закрепить регистрационные номера за определенным центром регистрации в разрезе видов и типов документов. Разработан регистр сведений «Резервные регистрационные номера», через который можно зарезервировать регистрационные номера по параметрам:
  • организация.
  • тип документа.
  • вид документа.
  • подразделение (центр регистрации).
  • количество зарезервированных номеров.

При регистрации документа центру регистрации предоставляется возможность выбора способа регистрации документа:

  • использование резервного номера из регистра сведений «Резервные регистрационные номера» в зависимости от Центра регистрации, вида и типа документа;
  • регистрация документа номером по порядку.
  1. Механизм «Конфликт визирования». Механизм позволяет создавать конфликт визирования на этапе «Согласование» в случае, если согласующее лицо установило визу «Не согласовано». Автору документа предоставляется возможность на этапе выполнения задачи по отработке замечаний от согласующего лица создать конфликт визирования, в случае несогласия с замечаниями от согласующего лица. При создании конфликта визирования автором, документ не возвращается на согласование согласующему лицу, выдавшему замечания, а продолжает движение по заданному маршруту. На этапе «Утверждение/Подписание» подписант получает не согласованный документ с пометкой о возникновении конфликта визирования с дополнительной информацией от автора документа, на основании которой принимает решение о подписании или отказе подписания документа. В случае отказа в подписании документа, маршрут по документу завершается.
  2. Механизм «Контроль исполнения поручений». При доработке подсистемы «Контроль исполнения поручений» механизм был усовершенствован в соответствии с потребностями компании. Добавлена возможность указания 2 контролеров при создании контрольного поручения:
  • контролера сути исполнения поручения (ответственный за проверку содержательной части исполнения контрольного поручения);
  • контролера исполнительской дисциплины (ответственный за контроль сроков исполнения контрольного поручения).

При снятии поручения с контроля сначала проверку исполнения поручения осуществляет контролер сути исполнения поручения. После этого проверку осуществляет контролер исполнительской дисциплины, в случае если контролер сути исполнения принял поручение, со своей стороны. Аналогичный механизм реализован в виджете «На контроле».

  1. Механизм «Настройка подписантов, делопроизводителей». Механизм позволяет сократить возможность указания неверного подписанта документа, так как в типовом программном продукте «1С:Документооборот КОРП» в качестве подписанта документа возможно выбрать любого пользователя системы.
  2. Реализован регистр сведений «Настройка подписантов, делопроизводителей», позволяющий вести базу подписантов документов и их делопроизводителей по периодам, видам и типам документов. Доработан типовой механизм подписания документов, в соответствии с которым подписант документа выбирается из регистра сведений «Настройка подписантов, делопроизводителей» в зависимости от параметров документа.
5
Результаты проекта

Сокращение трудозатрат в подразделениях

20%

Сокращение производственных издержек

25%

Ускорение получения управленческой отчетности

25%

Автоматизированная система электронного документооборота позволила:

  1. Унифицировать процессы обработки документов делопроизводства.
  2. Автоматизировать процесс согласования договорной документации.
  3. Автоматизировать процесс формирования и контроля поручений.
  4. Сократить время обработки документов.
  5. Повысить оперативность получения информации.
  6. Автоматизировать полный цикл работы с документами: от поступления в организацию до архивного хранения или уничтожения по истечении срока хранения.
  7. Создать замкнутый контур обмена информацией за счет интеграции с существующими системами организации.

Результаты проекта:

  • сокращение трудозатрат в подразделениях: 20%,
  • ускорение получения управленческой отчетности: 25%,
  • сокращение производственных издержек: 25%.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
437
Центр "ФОРВАРД"
Август 2018 —
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
Директор АО «ЭКО Энергия»
Дмитрий Жуков
Система электронного документооборота на базе «1С: Документооборот КОРП» позволила унифицировать процессы обработки документов делопроизводства; автоматизировать согласование договорной документации, формирование и контроля поручений; сократить время обработки документов; повысить оперативность получения информации; автоматизировать полный цикл работы с документами: от поступления в организацию до архивного хранения или уничтожения по истечении срока хранения; создать замкнутый контур обмена информацией за счет интеграции с существующими системами организации. Мы рекомендуем использовать данное решение для автоматизации аналогичной деятельности.
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
23 Октября 2020
Отключена проверка статуса лекарственных препаратов в ИС МДЛП в части перехода права собственности

Оператор национальной системы маркировки и прослеживаемости товаров Честный ЗНАК (далее — оператор ЦРПТ) рекомендовал с 23 октября 2020 года отключить проверку статуса лекарственных препаратов в ИС МДЛП в части установления принадлежности лекарственного препарата аптечной организации перед розничной реализацией лекарственных препаратов покупателям, с целью бесперебойного обеспечения граждан лекарственными препаратами.

21 Октября 2020
1С:Медицина. Больница. Мобильное рабочее место

Фирма «1С» объявляет о выпуске мобильного приложения «1С:Медицина. Больница. Мобильное рабочее место». Мобильное приложение предназначено для совместного использования с прикладным решением «1С:Медицина. Больница» в качестве мобильного рабочего места. Приложение предназначено для организации дополнительных рабочих мест сотрудникам стационаров, а также врачам, оказывающим медицинскую помощь в амбулаторно-поликлинических условиях.