«Водоканал Санкт-Петербурга» построил систему управления персоналом и расчетом заработной платы на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». Внедрение позволило вести кадровый и бухгалтерский учет в соответствии с требованиями законодательства и нормативными актами предприятия. Значительно сократилось количество ручных операций по вводу исходных данных для расчета заработной платы и корректировке печатных форм в соответствии с требованиями предприятия. Усилился контроль над вводом данных и снизились риски ошибок.
ГУП «Водоканал Санкт-Петербурга» обеспечивает услугами водоснабжения и водоотведения более 5 млн жителей Петербурга и десятки тысяч организаций. Также предприятие собирает и очищает сточные воды, обеспечивает запуск и реставрацию городских фонтанов, превращает снег в воду на снегоплавильных пунктах города. Общая численность компании: 15 000.
Основная цель проекта — обеспечить высокий уровень автоматизации процессов расчета заработной платы, процессов кадрового учета и управления персоналом для всех подразделений предприятия.
Также целями являются:
- обеспечение актуальности, оперативности и качества формирования и предоставления информации;
- предотвращение возможности ошибок ввода данных;
- повышение оперативности формирования управленческих и регламентированных отчетов;
- обеспечение возможности получения регулярных обновлений, связанных с изменениями в законодательстве;
- обеспечение ведения кадрового учета, расчета заработной платы и иных выплат в соответствии с локальными нормативными актами предприятия.
Для достижения целей были решены следующие задачи:
- Анализ регламентирующих документов ГУП «Водоканал Санкт-Петербурга» в части расчета зарплаты, кадрового учета и управления персоналом, определяющих основные принципы ведения учета.
- Адаптация ПО для расчета зарплаты, кадрового учета и управления персоналом в соответствии с регламентирующими документами ГУП «Водоканал Санкт-Петербурга».
- Первичное наполнение системы информацией по объектам внедрения, в том числе разработка форматов для загрузки данных из действующей системы заказчика.
- Проведение тренингов для ключевых пользователей заказчика по корректным методам работы с системой в части ведения расчета зарплаты, кадрового учета и управления персоналом.
- Внедрение системы с обеспечением:
-
- непрерывности выполнения процессов расчета зарплаты, кадрового учета и управления персоналом;
- корректного формирования регламентированной и управленческой отчетности в части расчета заработной платы, кадрового учета и управления персоналом;
- соответствия системы требованиям законодательства РФ и регламентирующим документам заказчика;
- минимизации затрат на адаптацию и внедрение блоков расчета заработной платы, кадрового учета и управления персоналом;
- соответствия системы требованиям ФЗ от 27 июля 2006г. № 152-ФЗ «О персональных данных».
- Интеграция системы с контролирующими органами и действующими учетными системами предприятия:
-
- предыдущей системой расчета заработной платы;
- «1С:Управление автотранспортом. Модуль для 1С:ERP».
- Обеспечение возможности использования при оформлении первичных учетных документов в электронном виде электронной подписи, предусмотренной законом № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи».
До начала проекта в ГУП «Водоканал Санкт-Петербурга» для расчета зарплаты, кадрового учета и управления персоналом использовалась устаревшая информационная система. В предыдущей системе не были автоматизированы следующие блоки:
- Управление персоналом: учет вакансий и кандидатов, учет адаптации сотрудников и наставничества, работа с кадровым резервом, планирование и контроль обучения сотрудников, учет практики студентов, учет данных сотрудников по наградам, ДМС (социальный блок).
- Охрана труда: учет медосмотров, обучения по охране труда, учет рабочих мест.
- Управление штатным расписанием и материальной мотивацией сотрудников.
- Учет показателей по труду: распределение трудозатрат по видам деятельности по административному персоналу, формирование резерва по отпускам и по годовому вознаграждению, расчет годового вознаграждения согласно коллективному договору предприятия.
- Формирование консолидированной регламентированной и управленческой отчетности.
В результате для выполнения расчетов требовалось множество ручных подготовительных работ и однообразных повторяющихся операций. Чтобы обеспечить высокий уровень автоматизации процессов расчета заработной платы и кадровых процессов, сократить трудозатраты и ускорить выполнение поставленных руководством задач, заказчик принял решение перейти на использование системы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».
В основе проектного решения — конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» на платформе «1С:Предприятие 8.3».
Системный ландшафт делится на два контура:
- Рабочий (продуктивный).
- Тестовый.
Работа в системе осуществляется в клиент-серверном варианте с тонким клиентом «1С» с доступом через терминальный сервер.
В качестве СУБД используется: Microsoft SQL Server 2019.
Модули системы и автоматизированные функции:
- Подбор персонала: учет вакансий, оценка кандидатов.
- Штатное расписание: утверждение, изменение штатного расписания; ведение должностных инструкций, положений по подразделениям; квотирование позиций штатного расписания; индексация штатного расписания.
- Учет кадров: прием, перевод, увольнение, восстановление в должности сотрудников; ведение согласий на обработку персональных данных; совмещение/замещение должностей; оформление дополнительных соглашений к трудовому договору; ведение графика отпусков Предприятия; учет индексации окладов сотрудников.
- Обучение и развитие персонала: мероприятия обучения и развития; планирование потребностей в обучении; график обучения; приказы по обучению; ведение ученических договоров; комплект отчетов по блоку.
- Воинский учет: учет военнообязанных; бронирование сотрудников, пребывающих в запасе; комплект отчетов по блоку.
- Охрана труда: учет рабочих мест; регистрация результатов СОУТ; учет медицинских осмотров; учет льготного стажа для досрочной пенсии; ведение обучений сотрудников по охране труда.
- Медицинское страхование (ДМС): учет соблюдения условий для получения ДМС сотрудниками и их родственниками.
- Социальный блок: учет ветеранов; расширенный учет наград.
- Кадровый резерв: учет оценок персонала внешними провайдерами; комплект отчетов по блоку
- Учет практики студентов: учет студентов, проходящих практику на предприятии.
- Наставничество: ведение служебных записок, приказов по наставничеству; комплект отчетов.
- Табельный учет: ведение графиков сменности Предприятия, суммированный учет рабочего времени, ведение индивидуальных графиков; ведение отсутствий сотрудников; оформление сверхурочной работы, работы в праздничные и выходные дни; ведение табеля учета рабочего времени; комплект отчетов.
- Расчет заработной платы: расчет всех возможных отсутствий сотрудников; назначение и расчет доплат и премий длительного и разового характера с учетом особенностей предприятия; расчет среднего заработка с учетом особенностей предприятия; расчет заработной платы за первую половину месяца, расчет заработной платы по итогам месяца; расчет удержаний, в т.ч. специализированных для предприятия, и ограничение взысканий; специальный учет удержания за предоставленный отпуск авансом; перерасчет среднего заработка с учетом RLS и доп.требованиям по переведенным между филиалами сотрудникам; учет сумм к перечислению по удержаниям по исполнительным документам.
- Блок расчета заработной платы сотрудников — водителей по путевым листам.
- Расчет годового вознаграждения: учет специализированных показателей для расчета суммы годового вознаграждения; механизм расчета суммы годового вознаграждения по положению предприятия; блок выходных печатных форм.
- Расчет и выплата прочих доходов: выплаты бывшим сотрудникам предприятия, выплаты прочим физлицам.
- Выплаты заработной платы и иных доходов: выплаты через кассу; выплаты на отдельные счета сотрудников предприятия; выплаты по реестрам в разные банки.
- Обмен с СФР: отправка и получение данных по СЭДО СФР по социальным государственным пособиям.
- Расчет налогов и взносов: расчет НДФЛ, прочих налогов и взносов в соответствие с законодательством РФ.
- Регламентированная отчетность: формирование регламентированной отчетности по заработной плате и кадрам в соответствием с законодательством РФ.
- Матрица распределения трудозатрат: реализация учета распределения трудозатрат сотрудников по видам деятельности, блок выходных печатных форм, специализированный отчет.
- Формирование проводок по заработной плате и резервам: ведение рабочего плана счетов с аналитиками учета, формирование проводок по заработной плате, задолженности сотрудников и резервам, специализированные отчеты.
- Учет резервов отпусков и годового вознаграждения: механизм начисления, использования, списания резервов по отпускам и годовому вознаграждению в соответствии с положением предприятия, блок отчетов.
- Формирование чеков: формирование, пробитие, хранение чеков по удержаниям из зарплаты сотрудников.
Интеграции:
- система финансового учета КСУиБУ «Эверест»,
- система финансового учета «1С:Управление холдингом»,
- система формирования фискальных чеков «Orange Data»,
- система производственного и складского учета «1С: ERP + УАТ»
- система учета ГИС Балтика,
- служба каталогов Active Directory,
- Социальный фонд России (СФР),
- система АИС МО,
- МИС ЦРА,
- Система «1С:Отель»,
- обмен с локальными системами учета.
Схема архитектуры системы
Инновационность проекта состоит:
- в эффективном сокращении ручных подготовительных операций для учета движения персонала и расчета заработной платы;
- значительном сокращении объема ручного формирования отчетов и печатных форм;
- снижении трудозатрат и достижении своевременности, прозрачности распределения трудозатрат административного персонала для целей бухучета.
Уникальность проекта:
- план-факторный анализ обучения сотрудников с учетом особенностей предприятия;
- контроль программ наставничества предприятия;
- механизм расчета сумм годового вознаграждения (ГВ) и сумм резерва по ГВ по положению предприятия с учетом специализированных кадровых и экономических показателей.
- Система также позволяет производить расчет зарплаты водителей по путевым листам, которые формируются и ведутся в сторонней системе, пробивать чеки ККМ по удержаниям из заработной платы при посредничестве сервиса OrangeData, обеспечивать работоспособность прямого обмена с СЭДО СФР в условиях филиальной структуры ГУП «Водоканал Санкт-Петербурга» и доступа пользователей по RLS.
Сократились трудозатраты различных подразделений
Ускорилось получение управленческой отчетности
В ходе проекта были успешно автоматизированы следующие блоки:
- HR: учет наставничества и обучения персонала, учет практики студентов, учет данных и построение отчетов для социального блока.
- Учет распределения трудозатрат по видам деятельности по административному персоналу для целей бухучета.
- Учет резерва по отпускам и по годовому вознаграждению методом ФИФО.
- Расчет годового вознаграждения согласно коллективному договору предприятия.
- Формирование проводок по зарплате и резервам в разрезе счетов бухгалтерского учета и аналитики.
- Формирование отчетности по среднесписочной численности в разрезах аналитик бухучета для подготовки экономической отчетности в целях тарифообразования.
- Формирование печатных форм и хранение дополнительных соглашений к трудовому договору.
- Формирование и хранение должностных инструкций и положений о подразделениях.
- Механизм формирования, хранения и пробития фискальных чеков по удержаниям из зарплаты сотрудников.
- Реализация расчета зарплаты работников филиала «Транспорт и логистика» на основе путевых листов, формируемых в сторонней системе.
- Механизм ограничения удержаний, не являющихся взысканиями.
- RLS по подразделениям.
Показатели экономической эффективности:
- на 30% сократились трудозатраты различных подразделений;
- на 30% ускорилось получение управленческой отчетности;
- на 50% ускорилось получение регламентированной отчетности.
