«Северсталь-Проект» автоматизировала проектное управление, включая проектное бюджетирование, а также управленческий и регламентированный учет на базе решения «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2». Автоматизированы все 400 рабочих мест компании. Новая информационная система объединила все подразделения и основные бизнес-процессы, что дало руководству полную информированность и контроль над ресурсами и проектами, а также оперативную подготовку регламентированной и управленческой отчетности. Сейчас компания выполняет более 700 проектов параллельно без задержек и с единой системой накопления, обработки данных по всей деятельности. Удовлетворенность сотрудников повысилась. Они видят список своих задач и могут гибко планировать рабочее время.
ООО «Северсталь-Проект» — генеральный проектировщик ПАО «Северсталь». Компания основана в 2002 году. Выполняет полный цикл проектных работ: предпроектную проработку, расчеты в обосновании проектов, разработку рабочей документации для их реализации, комплекс геодезических работ, авторский надзор за строительством, обследование зданий и сооружений, экспертиза проектной и рабочей документации. На начало 2020 года в штате «Северсталь-Проект» было 400 сотрудников.
Цель проекта: создать единое информационное пространство, дающее возможность в будущем развивать и совершенствовать информационную систему.
Задачи проекта:
- Обеспечить управление следующими блоками:
- проектное управление (сроки, трудозатраты, финансы).
- бюджетирование.
- регламентированный и управленческий учет.
- Регулировать проектную деятельность предприятия для управления рентабельностью и эффективного выполнения обязательств по договорам.
- Формировать оперативную управленческую отчетность.
На момент принятия решения о модернизации системы управления проектами, бухгалтерский, налоговый, проектный и управленческий учет успешно велся в системе «1С:Управление проектной организацией».
Планирование загрузки сотрудников, учет графиков работ и выполнения проектов осуществлялись в разрозненных приложениях и системах. Данные из корпоративной системы управления проектами ежемесячно переносили в «1С:Управление проектной организацией».
Развитие инвестиционной программы и политика компании требовали ускорения реализации инвестиционных проектов — в то время как процесс автоматизации и ИТ-обслуживания в целом создавал предпосылки, наоборот, к их замедлению при увеличении нагрузки.
Отсутствие единого информационного пространства приводило к частному ресурсному планированию вместо комплексного, затрудняло формирование сводной отчетности. Повторный ввод трудозатрат в разных инфосистемах отнимал лишнее время и создавал почву для ошибок. Наконец, отсутствие единой сквозной системы управления предприятием понижало общую эффективность проектной деятельности.
В рамках проекта было осуществлено внедрение и переход компании «Северсталь-Проект» на систему «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2», являющуюся логическим развитием «1С:Управление проектной организацией» и предоставляющую дополнительные возможности для проектного управления и учета.
В частности, были выполнены следующие работы:
- Проектирование системы:
- описание бизнес-процессов и выявление функциональных требований пользователей;
- оследование используемых информационных систем на предмет интеграции с ними или их замены;
- моделирование на типовой системе;
- разработка отчета о проектировании информационной системы.
- Запуск подсистемы «PM. Управление проектами» системы «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2»:
- перенос нормативно-справочной информации из «1С:Управление проектной организацией»;
- перенос текущих проектов из системы зарубежного вендора;
- модификация подсистемы «PM. Управление проектами» в соответствии с требованиями пользователей;
- разработка механизма распределения зарплаты по проектам в управленческом учете;
- разработка инструкций пользователей;
- обучение пользователей;
- запуск в эксплуатацию.
- Запуск подсистемы «Бюджетирование»:
- обучение ключевых пользователей администрированию и работе с подсистемой «Бюджетирование»;
- настройка подсистемы «Бюджетирование»;
- настройка расчетных форм для распределения расходов;
- разработка частного технического задания на отчетные формы «ФинРез»;
- доработка отчетных форм «ФинРез»;
- настройка отчетных форм БДР;
- настройка прав доступа;
- написание инструкций пользователей;
- обучение специалистов заказчика;
- запуск подсистемы «Бюджетирование» в эксплуатацию.
В системе реализованы:
- 12 профилей доступа для разграничения прав и полномочий разных категорий пользователей;
- рчная актуализация проектных задач для внесения руководителем проектной задачи % готовности, вида ПО, в котором выполнялся комплект, количества выпущенных условных и физических листов, комментариев;
- модуль «Согласование часов» для согласования руководителями проектов фактических трудозатрат и % готовности проектных задач;
- доработка «Распределение заработной платы» для распределения заработной платы исполнителей по проектам;
- оповещение исполнителям и руководителям о невнесении трудозатрат.
Функциональная архитектура системы
Автоматизировано 400 рабочих мест, одновременно в системе работает около 100 человек. Среднее количество проектов, находящихся в работе — более 700.
Внедрение затронуло всех сотрудников компании. Помимо штатных сотрудников «Северсталь-Проект» системой автоматизации управления проектами пользуются также аутсорсинговые компании партнеров.
Масштаб проекта потребовал внимания к обучению и мотивации пользователей обновленной информационной системы компании.
Обучение сотрудников проводилось комплексно:
- Обучение ключевых пользователей специалистами компании «ITLand».
- Разработка инструкций по профилям доступа.
- Запись видеоуроков по работе в «1С».
- Обучение силами ключевых сотрудников: в малых группах и индивидуальное, очное и удаленное.
- Еженедельные Skype-конференции для всех желающих сотрудников.
- Информированность пользователей дала свои плоды, но потребовались также меры по мотивации, особенно при внесении фактических данных о трудозатратах. Для решения этой задачи руководство заказчика вело разъяснительную работу, включая распечатку плакатов и наглядную агитацию на рабочих местах.
Программное решение позволяет настроить уровни оповещений о незаполненных табелях:
- первые два оповещения приходят сотруднику;
- если табель все еще не заполнен — третье и четвертое оповещения приходят руководителю;
- и так далее, вплоть до начальника производственного управления.
Запуск подсистемы «PM. Управление проектами» в промышленную эксплуатацию состоялся 1 апреля 2019 года. Ввод подсистемы «Бюджетирование» в промышленную эксплуатацию осуществлен 29 ноября 2019 года.
Все первоначальные цели проекта достигнуты. Нужно отметить, что проект был завершен удаленно — и это еще одна причина, по которой предпочтение отдали именно «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2». Администрирование и даже доработки системы можно осуществлять в фоновом режиме, оперативно и экономично.
В ходе проекта автоматизированы следующие процессы:
- Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей.
- Управление портфелями и программами проектов.
- Управление проектами.
- Управление загрузкой трудовых ресурсов.
- Учет хозяйственных операций по проектам.
- Анализ деятельности в разрезе проектов.
- Планирование проектов.
- Анализ KPI проектной организации.
- Распределение заработной платы по проектам.
- Оповещение пользователей о событиях по проектам.
- Учет рабочего времени.
- Учет договоров.
Удовлетворенность сотрудников повысилась. Теперь они видят список своих задач, им не приходится ждать данных от коллег и в информационной системе — можно гибко планировать свое рабочее время, распределять нагрузку самостоятельно. Это удобно, и повышает результативность работы.
Ольга Комиссарова, начальник финансово-экономического отдела ООО «Северсталь-Проект»
Благодаря внедрению «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2» повысилась удовлетворенность сотрудников. Теперь они видят список своих задач, им не приходится ждать данных от коллег и в информационной системе — можно гибко планировать свое рабочее время, распределять нагрузку самостоятельно. Это удобно, и повышает результативность работы.
