В компании «Брок-Инвест-Сервис» автоматизировали документооборот и согласование договоров с помощью «1С:Документооборот 8 КОРП». Настроен обмен данными с «1С:ERP Управление предприятием 2» через бесшовную интеграцию. Проект отличался масштабностью — решение затронуло 440 пользователей, а также сложностью бизнес-процессов компании. Его особенность заключалась в адаптации типового функционала под специфику металлотрейдинга и многоэтапного процесса согласования договоров. В результате удалось автоматизировать согласование всех видов договоров, минимизировать ошибки при вводе данных.
Брок-Инвест-Сервис — сервисно-производственная компания, один из лидеров российского рынка черного металлопроката. Компания работает на рынке металлотрейдинга с 1991 года и входит в десятку крупнейших металлотрейдеров России. Годовой объем продаж — более 815 тыс. тонн металла.
Цели проекта:
- Сократить трудоемкость процесса согласования договоров.
- Ускорить процесс согласования договоров.
- Повысить качество данных в договорах, снизить риск ошибок, связанных с ручным вводом данных.
- Сократить срок получения информации о статусе согласования договора.
- Обеспечить контроль исполнительской дисциплины в части договорной работы.
Задачи проекта:
- Обеспечить ведение документооборота всех подразделений в единой информационной системе «1С:ERP Управление предприятием» через бесшовную интеграцию с «1С:Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1.
- Перенести функционал в части договорной работы из собственной ИС в «1С:Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1.
- Осуществить адаптацию «1С:Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 с учетом специфики бизнеса, особенностей бизнес-процессов и удобства пользователей.
- Автоматизировать процесс согласования всех видов договоров, в том числе:
- дговор купли-продажи с клиентом;
- кредитный договор купли-продажи с клиентом;
- договор купли-продажи с клиентом по ГОЗ/ГОС.
- Обеспечить ведение учета доверенностей и права подписи в системе «1С:ERP Управление предприятием» через обмен с системой «1С:Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1.
- Обеспечить сохранение максимально типового функционала системы, влияющего на трудоемкость ее обновления и технической поддержки.
Ранее на предприятии ЗАО «ТФД «Брок-Инвест-Сервис и К» и аффилированных с ним юридических лицах для оформления, регистрации, согласования и ведения договорной работы использовалась самостоятельно разработанная система.
В связи с большим объемом бумажного документооборота, к началу 2023 года перед компанией была поставлена задача организации процесса согласования основных видов документов в электронном виде в учетных системах «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:ERP Управление предприятием» через бесшовную интеграцию между ними.
Система автоматизации документооборота построена на базе «1С:Документооборот» через бесшовную интеграцию с «1С:ERP Управление предприятием».
Для ведения оперативного, регламентированного и управленческого учета компания использует «1С:ERP Управление предприятием».
Реализация проекта производилась с ориентацией на сохранение общей архитектуры решения систем «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:ERP Управление предприятием». Выполненные доработки расширяют базовую функциональность интеграции систем «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:ERP Управление предприятием».
Все процессы и задачи по обработке договоров сведены в единую систему «1С:ERP Управление предприятием»:
- Автоматический запуск процесса согласования договора.
- Отображение этапа согласования на форме договора.
- Автоматическое создание и автозаполнение шаблонов файлов в зависимости от этапа процесса согласования.
- Ввод дополнительных значений при выполнении задачи.
- Ввод комментариев таблицей с указанием пункта договора при выполнении задачи.
- Автоматический перенос комментариев пользователя в файл при выполнении задачи.
- Автоматическое удаление подложки из пакета документов после подписания.
- Прерывание/Аннулирование процесса согласования договора.
- Другие автоматизированные функции.
Внедренная в ходе проекта функциональность касается работы более 440 пользователей. Реализовано более 140 доработок типовой функциональности интеграции систем «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:ERP Управление предприятем» с целью адаптации решения под потребности компании с учетом особенностей бизнес-процессов.
С момента запуска опытной промышленной эксплуатации через бесшовную интеграцию согласовано более чем 800 договоров.
Схема архитектуры
Основными особенностями проекта по внедрению новой информационной системы на базе «1С:Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 в компании ЗАО «ТФД «Брок-Инвест-Сервис и К» являлись:
- Разработка автоматизированных рабочих мест в системе «1С:ERP Управление предприятием» через бесшовную интеграцию с «1С:Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 с целью сокращения нагрузки на пользователей и исключения использования двух систем.
- Доработка типовой бесшовной интеграции «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1
- Ограниченные сроки реализации: 12 месяцев от начала проектных работ до ввода информационной системы в промышленную эксплуатацию.
- Широкий спектр бизнес-процессов, характерных для предприятий такого масштаба.
- Многоэтапный процесс согласования договоров, связанный с особенностями бизнес-процессов и масштабами деятельности компании.
- Проект был выполнен по технологии, предусматривающей анализ бизнес-процессов предприятия как в ходе экспресс-обследования, так и в ходе моделирования по каждому из контуров учета, что позволило сократить затраты на проведение полного предпроектного обследования.
- В процессе реализации проекта, несмотря на сжатые сроки, были выполнены работы по разработке прототипов автоматизированных бизнес-процессов с доработкой типового функционала для уточнения требований.
- Большое количество нестандартных архитектурных и функциональных решений автоматизации бизнес-процессов предприятия с максимальным сохранением типового функционала системы.
- Использование гибких методов разработки с целью легкой адаптации разработанного функционала к возможным новым требованиям без необходимости полной переработки.
- Вовлеченность руководства предприятия в процесс управления проектом, готовность к коммуникации и принятию ответственности.
Сокращение трудозатрат в подразделениях
Уменьшение дебиторской задолженности
В результате внедрения достигнуты следующие результаты:
- Обеспечено ведение документооборота всех подразделений в единой информационной системе. Автоматизирован процесс согласования всех видов договоров как по форме ЗАО «ТФД «Брок-Инвест-Сервис и К», так и по форме клиента, в том числе:
- договор купли-продажи с клиентом;
- кредитный договор купли-продажи с клиентом;
- договор купли-продажи с клиентом по ГОЗ/ГОС.
- Обеспечено ведение учета доверенностей и права подписи в системе «1С:ERP Управление предприятием» через обмен с системой «1С:Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1.
- Функционал из собственной ИС в части договорной работы перенесен в «1С:Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1.
- Обеспечена функциональная возможность пользователям вести документооборот в «1С:ERP Управление предприятием» через бесшовную интеграцию с «1С:Документооборот 8 КОРП».
- Проведена адаптация программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 с учетом специфики бизнеса, особенностей бизнес-процессов и удобства пользователей.
- Сокращена трудоемкость процесса согласования договоров.
- Ускорен процесс согласования договоров.
- Повышено качество данных в договорах, снижен риск ошибок, связанных с ручным вводом данных.
- Организовано хранение оригиналов документов в прикрепленных файлах.
- Реализована возможность формирования и вывода информации о договоре на основании комментариев пользователей по каждому этапу согласования.
- Сокращен срок получения информации о статусе согласования договора.
- Обеспечен контроль исполнительской дисциплины в части договорной работы.
- Обеспечено сохранение максимально типового функционала системы, влияющего на трудоемкость ее обновления и технической поддержки.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 32%;
- ускорение обработки заказов: 21%;
- сокращение операционных и административных расходов: 6%;
- снижение зависимости от зарубежного ПО: 100%;
- сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 37%;
- сокращение дебиторской задолженности: 27%.
