В Главгосэкспертизе России построили автоматизированную систему бюджетирования на базе «1С:Управление холдингом». Первая фаза проекта реализована в 2019 году, далее поддержка и развитие на дату публикации (2024 год). В учреждении автоматизирован бюджетный процесс, контроль движения денежных потоков. Реализовано сценарное моделирование, которое позволяет скопировать любую версию бюджета, изменить информацию по расходам или доходам и мгновенно проанализировать потенциальные варианты развития учреждения. Кроме того, реализована организация цикла формирования потребностей в структурных подразделениях, проведена оптимизация процесса планирования финансово-хозяйственной деятельности, с возможностью заполнения и расчета форм финансово-экономического обоснования.
Федеральное автономное учреждение «Главное управление государственной экспертизы» — госучреждение, подведомственное Министерству строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации. На сегодня в ФАУ «Главгосэкспертиза России»: 24 самостоятельных структурных подразделения, 12 филиалов и 1362 работника. Наибольший удельный вес в выручке занимают доходы от проведения государственной экспертизы проектной документации и (или) результатов инженерных изысканий.
Цель проекта: автоматизировать бюджетный процесс и контроль движения денежных потоков для наиболее эффективного использования денежных средств.
Задачи проекта:
- Обеспечить возможность сценарного моделирования планов и бюджетов ФАУ «Главгосэкспертиза России».
- Обеспечить консолидацию информации по плановым и фактическим финансовым и нефинансовым показателям согласно организационно-функциональной структуре подчиненности ФАУ «Главгосэкспертиза России».
- Обеспечить контроль оперативного отслеживания выполнения бюджетов (поступлений и выплат денежных средств, доходов и расходов по начислению) на всех уровнях управления учреждения по всем ЦФО и в разрезе МВЗ.
- Обеспечить возможность анализа фактического исполнения планов и бюджетов в рамках системы бюджетирования ФАУ «Главгосэкспертиза России».
- Обеспечить возможность внесения корректировок в планы и бюджеты ФАУ «Главгосэкспертиза России» на основании оперативного контроля (мониторинга) исполнения бюджетов (контроль лимитов, формирование платежного календаря, план-факт анализ, построение гибких аналитических отчетов, прогноз исполнения).
- Обеспечить возможность формирования и согласования подразделениями перечня товаров, требующихся к закупке.
- Модифицировать действующую модель бюджетирования и автоматизировать заполнение и расчет форм финансово-экономического обоснования.
- Роботизировать процесс контроля выявления расхождений между плановыми и фактическими данными.
- Сократить время сотрудников на подготовку и обработку данных за счет создания документов-обоснований и автоматизации процесса заполнения формы-источника.
- Максимально упростить и автоматизировать процессы по работе НСИ.
- Разработать механизм передачи данных об элементе справочника из автоматизированной системы бюджетирования (АСБ) во внешнюю информационную базу (ВИБ).
До старта проекта весь процесс планирования, контроля, корректировок и анализа осуществлялся в Microsoft Excel. Предпосылками внедрения автоматизированной системы бюджетирования (далее — АСБ) являлись:
- Разрозненные версии планов на отдельных компьютерах и, как результат, отсутствие единого достоверного источника информации.
- Длительный пересчет бюджетов в файлах Microsoft Excel.
- Ручное формирование план-факт анализа.
- Отсутствие оперативного контроля платежей до попадания в клиент-банк.
- Ручное формирование сводного платежного календаря по всем филиалам, управлениям центрального аппарата и учреждению.
Процесс планирования, контроля, корректировок и анализа потребностей осуществлялся в документе Microsoft Excel. Такой подход создавал следующие проблемы системы обеспечения:
- Разрозненные версии фалов у разных участников процесса и, как результат, отсутствие единого достоверного источника информации.
- Отсутствие информации об изменении потребностей структурных подразделений.
- Большие трудозатраты связанные с обобщением информации и контролем за обеспечением структурных подразделений.
Сбор данных по формам экономических обоснований проводился в документе Microsoft Excel. Предпосылками оптимизации процесса планирования в АСБ являлись:
- Заполнение информации в ручном режиме, что являлось трудозатратным действием и приводило к ошибкам.
- Разрозненные по отдельным компьютерам формы экономических обоснований и, как результат, отсутствие единого достоверного источника информации.
- Проверка плановых и фактических показателей, а также оповещение сотрудников о необходимых корректировках осуществлялось вручную, что являлось трудозатратным действием.
- Отсутствие синхронизации данных по элементам справочника между АСБ и БГУ, что приводило к появлению однотипных элементов в системах и невозможности их идентификации и сопоставления.
- Отсутствие механизма согласования и контроля при добавлении новых элементов, что приводило к возникновению множества дублирующихся, или некорректно созданных элементов.
Автоматизированная система бюджетирования (АСБ) построена на базе программного обеспечения «1С:Управление холдингом».
В рамках проекта были проведены работы по сбору, систематизации требований к развитию системы «1С:Управление холдингом», а также по разработке и внедрению новой функциональности, которая не входит в рамки типовой конфигурации.
Были решены следующие задачи:
- Обеспечение возможности сценарного моделирования планов и бюджетов ФАУ «Главгосэкспертиза России».
- Обеспечение консолидации информации по плановым и фактическим финансовым и нефинансовым показателям, согласно организационно-функциональной структуре подчиненности ФАУ «Главгосэкспертиза России».
- Обеспечение контроля оперативного отслеживания выполнения бюджетов (поступлений и выплат денежных средств, доходов и расходов по начислению) на всех уровнях управления учреждения по всем ЦФО и в разрезе МВЗ.
- Обеспечение возможности анализа фактического исполнения планов и бюджетов в рамках системы бюджетирования ФАУ «Главгосэкспертиза России».
- Обеспечение возможности внесения корректировок в планы и бюджеты ФАУ «Главгосэкспертиза России» на основании оперативного контроля (мониторинга) исполнения бюджетов (контроль лимитов, формирование платежного календаря, план-факт анализ, построение гибких аналитических отчетов, прогноз исполнения).
- Формирование и согласование подразделениями перечня товаров, требующихся к закупке, через систему АСБ.
- Интеграция новой функциональности с действующей моделью бюджетирования и автоматизация заполнения документов финансового планирования.
В ходе проекта была оптимизирована работа двух основных блоков: «Планирование» и «Казначейство», а также разработаны новые блоки «Сбор потребностей», «Обоснования проектов ПФХД» и «Создание НСИ».
Функциональный блок «Планирование»
Автоматизация блока «Планирование» осуществлялась с учетом специфики автономных учреждений и позволила добиться следующих результатов:
-
В АСБ настроено 45 видов отчетов:
- 15 форм ввода данных, которые содержат первичную информацию о планируемых расходах и выплатах, из них:
- 2 заполняются на основании фактических данных бухгалтерского учета;
- 13 заполняются вручную;
- 15 форм промежуточных расчетов (рассчитываются автоматически);
- 8 форм бюджетов и 2 формы мастер-бюджетов (рассчитываются автоматически);
- 5 форм — ПФХД (рассчитываются автоматически).
Реализована возможность ручного заполнения форм ввода данных, на основании копирования данных предыдущего периода, а также с помощью загрузки из Excel-шаблонов. Перед загрузкой в АСБ заполненные Excel-шаблоны проходят проверку данных с помощью скриптов VBA. Валидация данных исключает попадание в АСБ значений больше, чем 2 знака после запятой, что является очень важным моментом с точки зрения проверки информации, а также в несколько раз сокращает время загрузки в систему.
Ответственные работники учреждения получили возможность оперативного автоматизированного расчета плана финансово-хозяйственной деятельности и 10 бюджетов, в соответствии с утвержденными локальными нормативными актами учреждения.
Автоматическое формирование плана финансово-хозяйственной деятельности, бюджета движения денежных средств, бюджета движения расходов по филиалам, центральному аппарату и учреждению позволяет исключить ошибки, которые возникали при ручном пересчёте данных. Расшифровка итоговых бюджетов до формы ввода данных позволяет оценить корректность полученных данных, что делает процесс полностью прозрачным.
Согласование форм по заданному маршруту в единой системе позволило исключить путаницу в версиях согласованных бюджетов.
После утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности на очередной финансовый год, в АСБ информация об утвержденных плановых значениях выгружается в «1С:Бухгалтерию государственного учреждения» (далее — ИС БГУ) посредством интеграционного взаимодействия. На основании переданной информации в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения» создаются проводки на бухгалтерских счетах по плановым назначениям. Для обеспечения этого процесса в автоматизированной системе бюджетирования реализована функциональность, которая позволяет параметрически осуществлять сопоставление аналитик плана финансово-хозяйственной деятельности в системе бюджетирования и статей плана (плановых назначений) в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения».
Выгрузка плана в «1С:Бухгалтерию государственного учреждения» позволяет исключить ручной ввод данных бухгалтерами (64 документа при каждом изменении плана).
Реализовано сценарное моделирование, которое позволяет скопировать любую версию бюджета, изменить информацию по расходам или доходам и мгновенно проанализировать потенциальные варианты развития учреждения.
Автоматическая загрузка факта из «1С:Бухгалтерию государственного учреждения» и проведение план-факт анализа позволяет оперативно оценить исполнение бюджетов.
Функциональный блок «Казначейство»
- В автоматизированной системе бюджетирования на основе утвержденного плана финансово-хозяйственной деятельности формируются лимиты расходования денежных средств. Для контроля расходования денежных средств используется блок «Казначейство».
- Автоматизация функционального блока «Казначейство» позволила обеспечить автоматизацию следующих процессов:
-
- контроль за расходованием денежных средств. АСБ обеспечивает резервирование лимита в рамках договора, что в последующем исключает перерасход денежных средств. Последующая оплата денежных средств контролируется в рамках зарезервированного лимита;
- автоматическое создание заявок на платеж на основании резервирований бюджета (графика платежей по договору);
- формирование платежного календаря на основании утвержденных лимитов, документов резервирования и фактических данных для контроля ликвидности и остатков денежных средств;
- анализ платежного календаря, формирование дополнительных аналитических отчетов по контролю лимитов и фактическом исполнении плановых показателей;
- формирование доходной части платежного календаря осуществляется автоматически на основании данных, которые загружаются из АИС «Главгосэкспертиза» (платформа Naumen), в которой заказчиком осуществляется учет оказываемых услуг;
- формирование резерва для начисления процентов на неснижаемый совокупный остаток на расчетных счетах;
- формирование резерва для проведения аукционов по размещению денежных средств на депозиты в уполномоченных банках;
- формирование графика поступлений по начисленным процентам от размещения денежных средств в разрезе банков.
- Специалисты, которые работают с доходными договорами, могут формировать отчет по фактическим поступлениям денежных средств. Ранее данные отчеты формировались бухгалтерами вручную.
Функциональный блок «Сбор потребностей»
- Разработаны документы для формирования перечня товаров, необходимых к закупке. Перечень товаров формируется из единого справочника, что позволило унифицировать информацию о товарах, указать их нормы расходов и автоматически распределять их по коду КОСГУ.
- Разработаны документы для процесса корректировки согласованных заявок.
- Разработан инструментарий для распределения товаров из согласованных заявок на обеспечение по проектам ПФХД и КОСГУ;
- Созданы отчеты для просмотра состояния по заявкам подразделений, отображающие статус согласования заявок и проекты, на которые была распределена та или иная позиция номенклатуры, отчеты для формирования сметы расходов на различные мероприятия по ранее согласованным и распределенным заявкам.
Функциональный блок «Обоснование проектов ПФХД»
- Разработаны 44 формы обоснований в виде электронных документов (далее – ЭД Обоснование), с возможностью импортирования созданных ранее в шаблоне документа Microsoft Excel Обоснований, или создания обоснований с нуля внутри АСБ и дальнейшей выгрузки данных в соответствии с иерархической структурой хранения данных на локальном компьютере. Настроены алгоритмы расчета в части стоимости договора, с учетом выбора варианта расчета, количества КП и коэффициентов инфляции на 1-й и 2-й плановые периоды.
- Разработан документ «Обоснование к расчету начальной (максимальной) цены договора» (далее – «Обоснование НМЦД») для возможности внесения данных о предмете договора, способе закупки, цели приобретения товаров, работ или услуг, определение в их потребности, методе определения начальной (максимальной) цены договора, обоснование метода, а также описание основных условий договора.
- Разработан отчет «Сводный отчет по 040 форме» для возможности отображения сводных данных по ЭД Обоснование в разрезе таких аналитик как «Период», «МВЗ», «Проект», «КОСГУ».
- Для обеспечения процесса создания документа «Позиция закупки» с дальнейшей возможностью автоматического заполнения ЭО «040», был разработан инструментарий, позволяющий консолидировать необходимые данные из ЭД Обоснование и документа Обоснование НМЦД.
- Посредством внедрения системы RPA, был роботизирован процесс контроля расхождения показателей между плановыми и фактическими данными, а также рассылка результатов проверки на электронную почту ответственных сотрудников.
- Был доработан документ «Проект» с целью его внедрения в процесс заполнения и расчета форм финансово-экономического обоснования.
Функциональный блок «Создание НСИ»
- Переработаны элементы справочника «Наименование товара, работы, услуги» АСБ и «Номенклатура» БГУ в сторону большей информативности – сформирован перечень категорий элементов, а также набор стандартных характеристик для каждой категории.
- Разработан механизм формирования уникального наименования элемента с учетом категории и набора характеристик.
- Разработана система создания и согласования заявок для различных видов операций (создание, изменение, удаление, восстановление), с дальнейшей передачей данных об элементах справочника из АСБ в ВИБ.
- Разработан механизм актуализации элементов Классификаторов «ОКПД2» и «ОКВЭД2» из 1С:ИТС.
Функциональная архитектура автоматизированной системы бюджетирования
С учетом специфики автономных учреждений в ФАУ «Главгосэкспертиза России» на базе программного обеспечения «1С:Управление холдингом» реализовано:
- формирование плана финансово-хозяйственной деятельности (ПФХД) и бюджетов с использованием справочника КОСГУ;
- автоматическое формирование бюджетов для управленческой отчетности на основании первичных данных для составления ПФХД (т.е. отсутствие двойного ввода информации для регламентной и управленческой отчетности);
- автоматическое формирование плановых данных в части амортизации и расходов будущих периодов осуществляется по каждому объекту учета на основании фактических данных «1С:Бухгалтерия государственного учреждения»;
- загрузка фактических данных из «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» в бюджеты с возможностью расшифровки информации с детализацией до оборотов в оборотно-сальдовой ведомости, сформированной в автоматизированной системе бюджетирования;
- один отчет для осуществления план-факт анализа по всем бюджетам с понятной для пользователя параметрической настройкой на базе системы компоновки данных;
- автоматическое формирование платежного календаря с детализацией по КОСГУ для оперативного контроля исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности и бюджетов;
- возможность оперативной корректировки лимитов в рамках утвержденного плана финансово-хозяйственной деятельности;
- автоматический расчет количества товаров, заполнение кодов КОСГУ из справочника для конкретных позиций номенклатуры, с возможностью ручной корректировки необходимых для организации мероприятий, и в дальнейшем автоматическое формирование сметы;
- возможность формирования обоснований для ПФХД в виде электронных документов;
- контроль плановых и фактических данных;
- разработан единый справочник товаров, работ, услуг для единого применения в АСБ и ВИБ, с возможностью создания и согласования заявок для различных видов операций (создание, изменение, удаление, восстановление) и дальнейшей передачи элементов из АСБ в ВИБ.
Сократились трудозатраты в подразделениях
Ускорилось формирование управленческой отчетности
Ускорилось формирование регламентированной отчетности
Благодаря созданию и внедрению автоматизированной системы бюджетирования на базе программного обеспечения «1С:Управление холдингом», произошла автоматизация бюджетного процесса, автоматизация контроля движения денежных потоков, что позволило добиться следующих результатов:
- Появилась прозрачная и достоверная информация о потребностях подразделений в товарах.
- Автоматическое заполнение одной из самых трудоёмких форм системы.
- Роботизирован процесс проверки соответствия плановых и фактических показателей.
- На 90% улучшено качество создаваемых элементов справочника.
- Полностью пропала необходимость взаимодействия между сотрудниками, осуществляющими деятельность по синхронизации справочника товаров, работ, услуг в системах.
Показатели экономической эффективности:
- на 20% сократились трудозатраты в подразделениях;
- на 80% быстрее формируется управленческая отчетность;
- на 70% быстрее формируется регламентированная отчетность;
- на 70% сократились трудозатраты в подразделениях по формированию потребностей;
- на 20% быстрее формируются уже используемые ранее документы, за счет уменьшения объема ручного ввода данных;
