В Главгосэкспертизе России построили автоматизированную систему бюджетирования на базе программного обеспечения «1С:Управление холдингом». В учреждении автоматизирован бюджетный процесс, контроль движения денежных потоков. Реализовано сценарное моделирование, которое позволяет скопировать любую версию бюджета, изменить информацию по расходам или доходам и мгновенно проанализировать потенциальные варианты развития учреждения. Это позволило на 20% сократить трудозатраты в подразделениях. Управленческая отчетность формируется на 80% быстрее, а регламентированная — на 70%. Автоматическая загрузка факта из «1С:Бухгалтерию государственного учреждения» и проведение план-факт анализа позволяет оперативно оценить исполнение бюджетов.
Федеральное автономное учреждение «Главное управление государственной экспертизы» — госучреждение, подведомственное Министерству строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации. На сегодня в ФАУ «Главгосэкспертиза России»: 24 самостоятельных структурных подразделения, 12 филиалов и 1362 работника. Наибольший удельный вес в выручке занимают доходы от проведения государственной экспертизы проектной документации и (или) результатов инженерных изысканий.
Цель проекта: автоматизировать бюджетный процесс и контроль движения денежных потоков для наиболее эффективного использования денежных средств.
Задачи проекта:
- Обеспечить возможность сценарного моделирования планов и бюджетов ФАУ «Главгосэкспертиза России».
- Обеспечить консолидацию информацию по плановым и фактическим финансовым и нефинансовым показателям согласно организационно-функциональной структуре подчиненности ФАУ «Главгосэкспертиза России».
- Обеспечить контроль оперативного отслеживания выполнения бюджетов (поступлений и выплат денежных средств, доходов и расходов по начислению) на всех уровнях управления Учреждения по всем ЦФО и в разрезе МВЗ.
- Обеспечить возможность анализа фактического исполнения планов и бюджетов в рамках системы бюджетирования ФАУ «Главгосэкспертиза России».
- Обеспечить возможность внесения корректировок в планы и бюджеты ФАУ «Главгосэкспертиза России» на основании оперативного контроля (мониторинга) исполнения бюджетов (контроль лимитов, формирование платежного календаря, план-факт анализ, построение гибких аналитических отчетов, прогноз исполнения).
До старта проекта весь процесс планирования, контроля, корректировок и анализа осуществлялся в Microsoft Excel. Предпосылками внедрения автоматизированной системы бюджетирования (далее — АСБ) являлись:
- Разрозненные версии планов на отдельных компьютерах и, как результат, отсутствие единого достоверного источника информации.
- Длительный пересчет бюджетов в файлах Microsoft Excel.
- Ручное формирование план-факт анализа.
- Отсутствие оперативного контроля платежей до попадания в клиент-банк.
- Ручное формирование сводного платёжного календаря по всем филиалам, управлениям центрального аппарата и учреждению.
Автоматизированная система бюджетирования (АСБ) построена на базе программного обеспечения «1С:Управление холдингом».
В рамках проекта были проведены работы по сбору, систематизации требований к развитию системы «1С:Управление холдингом», а также по разработке и внедрению новой функциональности, которая не входит в рамки типовой конфигурации.
Были поставлены следующие задачи:
- Обеспечение возможности сценарного моделирования планов и бюджетов ФАУ «Главгосэкспертиза России».
- Обеспечение консолидации информации по плановым и фактическим финансовым и нефинансовым показателям согласно организационно-функциональной структуре подчиненности ФАУ «Главгосэкспертиза России».
- Обеспечение контроля оперативного отслеживания выполнения бюджетов (поступлений и выплат денежных средств, доходов и расходов по начислению) на всех уровнях управления Учреждения по всем ЦФО и в разрезе МВЗ.
- Обеспечение возможности анализа фактического исполнения планов и бюджетов в рамках системы бюджетирования ФАУ «Главгосэкспертиза России».
- Обеспечение возможности внесения корректировок в планы и бюджеты ФАУ «Главгосэкспертиза России» на основании оперативного контроля (мониторинга) исполнения бюджетов (контроль лимитов, формирование платежного календаря, план-факт анализ, построение гибких аналитических отчетов, прогноз исполнения).
В ходе проекта была оптимизирована работа двух основных блоков: «Планирование» и «Казначейство».
Функциональный блок «Планирование»
Автоматизация блока «Планирование» осуществлялась с учетом специфики автономных Учреждений и позволила добиться следующих результатов:
-
В АСБ настроено 45 видов отчетов:
- 15 форм ввода данных, которые содержат первичную информацию о планируемых расходах и выплатах, из них:
— 2 заполняются на основании фактических данных бухгалтерского учета;
— 13 заполняются вручную;
- 15 форм промежуточных расчётов (рассчитываются автоматически);
- 8 форм бюджетов и 2 формы Мастер бюджетов (рассчитываются автоматически);
- 5 форм — ПФХД (рассчитываются автоматически).
Реализована возможность ручного заполнения форм ввода данных, на основании копирования данных с предыдущего периода, а также с помощью загрузки из Excel-шаблонов. Перед загрузкой в АСБ, заполненные Excel-шаблоны, проходят проверку данных с помощью скриптов VBA. Валидация данных исключает попадания в АСБ значений больше, чем 2 знака после запятой, что является очень важным моментом с точки зрения проверки информации, а также в несколько раз сокращает время загрузки в систему.
Ответственные работники учреждения получили возможность оперативного автоматизированного расчета плана финансово-хозяйственной деятельности и 10 бюджетов в соответствии с утвержденными локальными нормативными актами учреждения.
Автоматическое формирование плана финансово-хозяйственной деятельности, бюджета движения денежных средств, бюджета движения расходов по филиалам, центральному аппарату и учреждению позволяет исключить ошибки, которые возникали при ручном пересчёте данных. Расшифровка итоговых бюджетов до формы ввода данных позволяет оценить корректность полученных данных, что делает процесс полностью прозрачным.
Согласование форм по заданному маршруту в единой системе позволило исключить путаницу в версиях согласованных бюджетов.
После утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности на очередной финансовый год, в АСБ информация об утвержденных плановых значениях выгружается в «1С:Бухгалтерию государственного учреждения» (далее — ИС БГУ) посредством интеграционного взаимодействия. На основании переданной информации в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения» создаются проводки на бухгалтерских счетах по плановым назначениям. Для обеспечения этого процесса, в автоатизированной системе бюджетирования реализована функциональность, которая позволяет параметрически осуществлять сопоставление аналитик плана финансово-хозяйственной деятельности в системе бюджетирования и статей плана (плановых назначений) в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения».
Выгрузка плана в «1С:Бухгалтерию государственного учреждения» позволяет исключить ручной ввод данных бухгалтерами (64 документа при каждом изменении плана).
Реализовано сценарное моделирование, которое позволяет скопировать любую версию бюджета, изменить информацию по расходам или доходам и мгновенно проанализировать потенциальные варианты развития учреждения.
Автоматическая загрузка факта из «1С:Бухгалтерию государственного учреждения» и проведение план-факт анализа позволяет оперативно оценить исполнение бюджетов.
Функциональный блок «Казначейство»
- В автоматизированной системе бюджетированияна основе утвержденного плана финансово-хозяйственной деятельности формируются лимиты расходования денежных средств. Для контроля расходования денежных средств используется блок «Казначейство».
- Автоматизация функционального блока «Казначейство» позволила обеспечить автоматизацию следующих процессов:
- Контроль за расходованием денежных средств. АСБ обеспечивает резервирование лимита в рамках договора, что в последующем исключает перерасход денежных средств. Последующая оплата денежных средств контролируется в рамках зарезервированного лимита.
- Автоматическое создание заявок на платеж на основании резервирований бюджета (графика платежей по договору).
- Формирование платежного календаря на основании утверждённых лимитов, документов резервирования и фактических данных для контроля ликвидности и остатков денежных средств.
- Анализ платежного календаря, формирование дополнительных аналитических отчетов по контролю лимитов и фактическом исполнении плановых показателей.
- Формирование доходной части платежного календаря осуществляется автоматически на основании данных, которые загружаются из АИС «Главгосэкспертиза» (платформа Naumen), в которой заказчиком осуществляется учет оказываемых услуг.
- Формирование резерва для начисления процентов на неснижаемый совокупный остаток на расчетных счетах.
- Формирование резерва для проведения аукционов по размещению денежных средств на депозиты в уполномоченных банках.
- Формирование графика поступлений по начисленным процентам от размещения денежных средств в разрезе банков.
- Специалисты, которые работают с доходными договорами могут формировать отчёт по фактическим поступлениям денежных средств. Ранее данные отчеты формировались бухгалтерами вручную.
Функциональная архитектура автоматизированной системы бюджетирования
С учетом специфики автономных учреждений в ФАУ «Главгосэкспертиза России» на базе программного обеспечения «1С:Управление холдингом» реализовано:
- формирование плана финансово-хозяйственной деятельности (ПФХД) и бюджетов с использованием справочника КОСГУ;
- автоматическое формирование бюджетов для управленческой отчетности на основании первичных данных для составления ПФХД (т.е. отсутствие двойного ввода информации для регламентной и управленческой отчетности);
- автоматическое формирование плановых данных в части амортизации и расходов будущих периодов осуществляется по каждому объекту учета на основании фактических данных «1С:Бухгалтерия государственного учреждения»;
- загрузка фактических данных из «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» в бюджеты с возможностью расшифровки информации с детализацией до оборотов в оборотно-сальдовой ведомости, сформированной в автоматизированной системе бюджетирования;
- один отчет для осуществления план-факт анализа по всем бюджетам с понятной для пользователя параметрической настройкой на базе системы компоновки данных;
- автоматическое формирование платежного календаря с детализацией по КОСГУ для оперативного контроля исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности и бюджетов;
- возможность оперативной корректировки лимитов в рамках утвержденного плана финансово-хозяйственной деятельности.
Сократились трудозатраты в подразделениях
Ускорилось формирование управленческой отчетности
Ускорилось формирование регламентированной отчетности
Благодаря созданию и внедрению автоматизированной системы бюджетирования на базе программного обеспечения «1С:Управление холдингом», произошла автоматизация бюджетного процесса, автоматизация контроля движения денежных потоков, что позволило добиться следующих результатов:
- на 20% сократились трудозатраты в подразделениях,
- на 80% быстрее формируется управленческая отчетность,
- на 70% быстрее формируется регламентированная отчетность.
