«Смоленскавтодор» построил систему управления автотранспортом на базе решения «1С: Управление автотранспортом». Внедрение выполнено на всей территории Смоленской области полностью собственными силами. В ходе реализации проекта полностью оцифрован транспортный комплекс и автоматизирован сбор отчетности со всех автотранспортных предприятий в 28 подразделениях. Оперативный анализ отчетности в режиме онлайн позволил сократить затраты на транспорт и сделал процесс управления более прозрачным. Автоматизация мониторинга транспорта и введение общего нормативно-справочного поля для всех филиалов организации позволили руководству организации централизовано оценивать ситуацию и принимать управленческие решения, владея достоверной и полной информацией.
Управление областных автомобильных дорог СОГБУ «Смоленскавтодор» включает 28 подразделений и филиалов, более 1500 единиц техники и более 3000 сотрудников. Осуществляет дорожную деятельность в отношении автомобильных дорог общего пользования регионального и межмуниципального значения, а также автомобильных дорог местного значения в границах Смоленска.
Цели проекта:
- Сократить затраты на владение движимым имуществом.
- Снизить трудоемкость и сократить время обработки данных работниками предприятия.
- Повысить оперативность формирования и получения отчетности, а также ее предоставления руководству предприятия.
- Повысить оперативность принятия управленческих решений.
- Обеспечить соответствие бизнес-процессов с системой учета.
Задача проекта: цифровизовать транспортный комплекс с помощью решения «1С:Управление автотранспортом».
У предприятия возникла необходимость разработки и внедрения решения позволяющего заменить программный продукт другого вендора и повысить степень контроля работы персонала и увеличить эффективность работы автопарка. До внедрения решения «1С:Управление автотранспортом» информация по всем ключевым параметрам работы собственного автотранспорта хранилась разрозненно и децентрализовано.
Руководство компании решило использовать для достижения поставленных целей решение «1С:Управление автотранспортом», внедрив и адаптировав последнюю версию конфигурации.
Новая учетная система построена на базе решения «1С:Управление автотранспортом 8 ПРОФ».
В ходе поэтапной реализации проекта выполнены следующие задачи:
- Разработана целевая модель системы, отвечающая всем согласованным требованиям заказчика по бизнес-процессам предприятия.
- Выполнены доработки типовой конфигурации 1С:УАТ по функциональным блокам подсистем:
- «Управление собственным автопарком»,
- «Учет и обработка путевых листов»,
- «Маршрутный лист»,
- «Администрирование»,
- «Учет ГСМ и ТЖ (в том числе по данным ГЛОНАСС)»,
- «Страхование, учет штрафов и ДТП»,
- «Учет работы водителей»,
- «Учет ремонтов и агрегатов»,
- «Интеграция с системой спутникового мониторинга»,
- «Учет агрегатов»,
- «Складской учет запчастей и расходных материалов»,
- «Картографические сервисы»,
- интеграция и обмен данными АПК «ИТС Консультант УБЗ»,
- настроены функции диспетчера, контролера; разработаны формы отчетности.
- Развернута новая тестовая и рабочая среда. Настроена учетная политика, проведены начальные настройки в новой базе.
- Разработана модель переноса данных.
- Разработана матрица ролей.
- Проведены доработки прототипа конфигурации.
- Оптимизированы данные справочников: «транспортные средства и оборудование», «сотрудники», «Номенклатура», «Модели транспортных средств», «Геозоны», «Нормы расхода транспорта».
- Перенесены данные из программы «Автоплан» в «1С:УАТ».
- Персонал компании СОГБУ «Смоленскавтодор» прошел очное и дистанционное обучение.Система запущена в промышленную эксплуатацию в установленный срок до 20.12.2023 и в соответствии со всеми требованиями компании.
Автоматизированные функции:
- Управление собственным автопарком:
- учет транспортных средств, прицепов и дополнительного оборудования;
- учет выработки ТС и оборудования;
- контроль окончания сроков действия документов ТС и водителей.
- Учет и обработка путевых листов:
- грузового автомобиля повременный (Форма № 4-П);
- грузового автомобиля сдельный (Форма № 4-С);
- трактора (Форма 412 АКТ);
- специального автомобиля (Форма № 3 спец);
- строительной машины (Форма ЭСМ1, ЭСМ2, ЭСМ3, ЭСМ7);
- автобус необщего пользования (Форма № 6 спец);
- легкового автомобиля (Форма № 3);
- маршрутный лист.
- Учет ГСМ:
- конструктор формул для расчета ГСМ;
- учет заправок и сливов топлив, масел и ТЖ с автомобилей, прицепов и оборудований(в ручном режиме);
- учет сезонных норм расхода топлив;
- учет корректирующих коэффициентов ГСМ (температурных, условий работы и проч.);
- учет данных по заправкам;
- учет оборотов топлива на предприятии;
- данные по экономии и пережогу топлива водителями в каждом рейсе;
- контроль актуальных остатков ГСМ и тех. жидкостей на ТС;
- возможность проведения инвентаризации остатков топлива в баках ТС и на складах.
- Ремонты и сервисное обслуживание:
- учет предварительных заявок на ремонт;
- планирование и учет ТО и ремонтов автомобилей;
- контроль сроков приближения ТО;
- планирование загрузки собственных ремонтных зон (в версии ПРОФ);
- анализ использованных при ремонтах запчастей и выполненных работ;
- ведения рейтинга автомобилей по затратам на ремонт.
- Учет агрегатов:
- серийный учет агрегатов в разрезе каждого автомобиля;
- учет шин разрезе мест установки;
- учет факторов установки и замен шин, аккумуляторов и прочей доп. комплектации;
- учет пробега и износа шин и прочих агрегатов.
- Складской учет запчастей и расходных материалов:
- поступления товаров и материалов на склад;
- внутреннее перемещение товаров между складами.
- Учет работы водителей:
- учет выработки и рабочего времени водителей;
- формирование табеля учета рабочего времени;
- начисления заработной платы по путевым листам;
- различные доплаты.
- Учет ДТП и штрафов:
- оформление соответствующих документов;
- ведение статистики причин ДТП;
- информация по страховым выплатам;
- учет штрафов водителей;
- удержание штрафов из з/п.
- Картографические сервисы:
- работа с геозонами;
- загрузка геоданных по Смоленску и Смоленской области.
- Интеграция с системой спутникового мониторинга:
- учет заправок и сливов топлив, масел и ТЖ с автомобилей, прицепов и оборудований (с помощью мониторинга).
Схема архитектуры
К особенностям данного проекта следует отнести несколько значимых аспектов, которые подчеркивают его уникальность и важность для бизнеса.
Во-первых, было осуществлено внедрение системы «1С:Управление автотранспортом» на территории, охватывающей всю Смоленскую область. Этот процесс был выполнен исключительно за счет внутренних ресурсов компании, что позволило избежать дополнительных затрат на привлечение сторонних подрядчиков.
Во-вторых, в рамках работы над проектом была разработана единая централизованная информационная система (конфигурация), основанная на платформе «1С:Управление автотранспортом». Эта система обеспечивает бесшовное взаимодействие и интеграцию всех подразделений, что является ключевым фактором для оптимизации процессов управления транспортом. Важно отметить, что к данной системе подключены 28 различных подразделений, которые обслуживают обширный автопарк, состоящий более чем из 1500 единиц техники. Это не только упрощает взаимодействие между филиалами, но и позволяет эффективно контролировать и управлять ресурсами.
В системе предприятия были настроены 150 АРМ, что существенно увеличивает количество пользователей, вовлеченных в процесс управления автотранспортом
Выполнены значительные доработки в ряде блоков:
- Учет автопарка:
- разработан уникальный механизм перемещения транспорта между филиалами организации, позволяющий передавать транспорт во временное пользование;
- разработан сложный АРМ для удобной работы всех филиалов организации, позволяющий быстро выпускать документы «путевой лист», а так же осуществлять оперативный поиск необходимого документа для дальнейшей работы с ним;
- переработан справочник «Модели транспортных средств» и «Транспортные средства и оборудования» из необходимости вести отдельный учет по различным модификациям транспорта.
- Учет ГСМ и ТЖ (в том числе по данным ГЛОНАСС):
- разработан новый АРМ для удобного заполнения норм по расходу топлива для большого количества машин, учитывающего коэффициенты и особые виды работ транспорта;
- Интеграция с системой спутникового мониторинга:
- разработан удобный механизм синхронизации транспорта и системы мониторинга;
Ускорилось формирование путевых листов
Сократились затраты на эксплуатацию автопарка
В процессе реализации данного проекта был осуществлен полный процесс цифровизации транспортного комплекса компании. Автоматизирован учёт и контроль работы автопарка, что обеспечило более высокую степень организации и координации внутри системы. В рамках проекта все пользователи плавно и поэтапно перешли из старой программы учет на новую систему учета без потери накопленной функциональности для предприятия. На сегодняшний день на «1С:Управление автотранспортом» полностью переведена работа всех 28 филиалов компании и ее центрального офиса, настроена работа 150 АРМ.
Цифровизация транспортного комплекса и автоматизация процессов учта и контроля принесли значительные улучшения:
- Результатом внедрения новой системы стала возможность оперативного анализа отчетности в режиме реального времени. Ранее существовавшие методы учета были заменены на более эффективные, что позволило устранить многие рутинные задачи и сосредоточиться на стратегических аспектах управления.
- Благодаря автоматизации процесс формирования отчетности ускорился на 80%, теперь отчетность по деятельности автопарка формируется в автоматическом режиме. Также стоит отметить, что заказы на автотранспорт обрабатываются на 60% быстрее. Это позволяет компании более эффективно реагировать на запросы клиентов и оптимизировать процессы транспортировки, что положительно сказывается на общем уровне обслуживания и удовлетворённости клиентов.
- Автоматизация мониторинга транспорта и введение общего нормативно-справочного поля для всех филиалов организации позволили руководству организации централизовано оценивать ситуацию и принимать управленческие решения, владея достоверной и полной информацией. Ранее процесс обмена данными между распределенными базами мог не производиться по несколько дней или производиться с задержкой.
- Значительно сократилось время адаптации персонала.
- Интегрирован и настроен складской учет в системе учета транспорта с формированием отчетности для центрального офиса.
Количественные результаты проекта:
- На 42% ускорилось формирование путевых листов.
- На 25% сократились затраты на эксплуатацию автопарка.
