Государственное казенное учреждение по эксплуатации и содержанию административных зданий администрации Краснодарского края (ГКУЭСАЗАКК) совместно с Компанией «Портал-Юг» завершили проект по автоматизации бюджетной сметы на базе решения «Закупки. Дополнение к „1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8“ для редакции 2». В рамках системы был реализован сквозной процесс автоматического формирования бюджетной сметы, начиная с формирования заявок на закупку подразделениями учреждения и заканчивая формированием бюджетной сметы и отражением в бухгалтерском учете изменений лимитов бюджетных обязательств. Данное решение позволило не только значительно сократить время на сбор данных и формирование сметы, но и оперативно получать информацию о состоянии и исполнении заявок на закупку и заключенных контрактов.
Государственное казенное учреждения по эксплуатации и содержанию административных зданий администрации Краснодарского края осуществляет управление эксплуатацией нежилого фонда края. Учреждение создано для организации и осуществления эксплуатационно-технического обслуживания объектов недвижимого имущества, находящегося в ведении администрации Краснодарского края.
Цель проекта — создать единую информационную систему, которая позволяет формировать бюджетную смету, оперативно вносить изменения в нее в течение финансового года.
Необходимо было решить следующие задачи:
- Формирование первичной бюджетной сметы на основании заявок на закупку.
- Внесение изменений в смету по мере заключения, исполнения и изменения условий государственных контрактов.
- Возможность контроля норм закупок, установленных законодательными актами Краснодарского края.
- Формирование предварительной бюджетной сметы на следующий финансовый год на основании предыдущих лет с возможностью индексации.
- Контроль «свободных средств» в бюджетной смете.
- Формирование бухгалтерских данных по лимитам бюджетных обязательств на основании бюджетной сметы.
До начала проекта бюджетная смета собиралась в электронных таблицах, данные в таблицы заносились сотрудниками планово-экономического отдела вручную. Для отражения полной картины по закупкам учреждения собиралась информация из многочисленных подразделений, инициирующих закупки. Из этой разрозненной информации собиралась общая картина использования бюджетных средств учреждением.
Проблемы, которые возникали при существующей системе формирования бюджетной сметы:
- ошибки при внесении данных заявок на закупки;
- невозможность отслеживания сроков утверждения заявок на закупку: документы могли «застрять» на согласовании в одном из отделов;
- для анализа данных информацию приходилось собирать по крупицам со всех структурных подразделений;
- для получения оперативной информации из многочисленных отделов, пользователям требовалось лично собирать информацию о состоянии ее исполнения.
Для устранения данных проблем было принято решение объединить работу всех структурных подразделений Учреждения в единую информационную систему, которая позволит автоматически формировать бюджетную смету на основании данных заявок на закупки.
Система автоматизации бюджетной сметы построена на базе решения «Закупки. Дополнение к „1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8“ для редакции 2». Новая информационная система объединила работу всех подразделений, участвующих в процессе закупок и формировании бюджетной сметы.
В ходе реализации проекта для каждого отдела, участвующего в создании, контроле закупок и формировании бюджетной сметы, разработаны отдельные АРМ с учетом задач, решаемых данным подразделением.
В процессе реализации проекта были созданы следующие АРМ.
Инициатор закупок (подразделения, которые подают заявку на закупку товаров, работ и услуг).
Реализованы следующие функции:
- Создание заявок на закупку.
- Предварительная проверка на нормирование закупок.
Отдел государственных закупок
- Контроль применения законодательства по закупкам.
- Формирование Плана-графика на основании бюджетной сметы.
Планово-экономический отдел
- Контроль нормирования закупок.
- Формирование бюджетной сметы на основании заявок на закупку.
- Внесение изменений в смету в течение финансового года.
- Формирование предварительной сметы на будущие периоды исходя из данных предыдущих лет.
- Анализ бюджетной сметы и исполнения обязательств по заключенным контрактам.
Отдел бухгалтерского учета и отчетности
- Контроль целевого использования бюджетных средств.
- Отражение лимитов бюджетных обязательств на основании сформированной сметы.
Руководитель
- Согласование заявок.
- Анализ закупок и исполнения контрактов.
Схема архитектуры
Уникальность проекта состоит в масштабированности проекта. Информационная система объединила работу всех подразделений учреждения, что позволило заметно сократить время на подготовку пакета документов для проведения закупок конкурентным способом и сделок с единственным поставщиком.
Важную часть в формировании бюджетной сметы занимает проверка норм закупок, утвержденный нормативными актами Краснодарского края. Информационная система хранит историю изменения норм, позволяет контролировать нормы расхода как на предварительных этапах формирования заявок на закупку, так и в момент формирования бюджетной сметы.
Сократились трудозатраты в подразделениях
Ускорилось формирование управленческой отчетности
По итогам проекта учреждение получило единую информационную систему, которая позволила оптимизировать сбор информации по планируемым закупкам от структурных подразделений и автоматизировать формирование бюджетной сметы.
- Реализовано автоматическое формирование бюджетной сметы на основании заявок на закупку. В том числе изменение бюджетной сметы с учетом заключения, исполнения, изменения и расторжения контрактов.
Автоматическое формирование сметы позволило: - собирать первичную смету на основании заявок;
- оперативно вносить изменения в смету в течение финансового года;
- контролировать нормы закупок, установленные законодательством Краснодарского края;
- автоматически формировать бухгалтерские операции по изменению лимитов бюджетных обязательств;
- сократить время на обработку заявок на закупки;
- оперативно перераспределять бюджетные средства между закупками.
- Реализована группа оперативных отчетов, которые позволяют:
- осуществлять контроль каждой заявки на закупку, понимать на какой стадии находится та или иная закупка;
- отслеживать "свободные средства" в бюджетной смете;
- оперативно проводить перераспределение лимитов между структурными подразделениями учреждения;
- находить отклонения межу управленческим и бухгалтерским учетом.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 40%;
- ускорение получения управленческой отчетности: 80%.
