В Ямало-Ненецком автономного округе создали государственную информационную систему кадрового учета на базе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 КОРП». Система оптимизирует работу кадровых служб бюджетных учреждений ЯНАО, обеспечивает единое технологическое решение ведения кадрового учета в бюджетных учреждениях автономного округа. Повысилась эффективность работы за счет автоматизации основных процессов обработки информации, выросло качества контроля и учета кадровой информации.
Департамент информационных технологий и связи Ямало-Ненецкого автономного округа проводит государственную политику и осуществляюет исполнительно-распорядительную деятельность в сфере цифрового развития, информационных технологий, электросвязи и почтовой связи.
Основные цели проекта:
- Повышение качества управления персоналом.
- Централизация данных для упрощения кадрового администрирования.
- Снижение затрат на поддержку множества разрозненных систем кадрового учета.
- Сокращение количества ошибок при ведении кадрового учета.
- Повышение прозрачности кадровых данных для выполнения аудита кадрового учета
- Повышение доверия жителей региона к местным органам власти и учреждениям.
Задача проекта: создать единый контур кадрового администрирования на базе государственной информационной системы «Единая система кадрового учета Ямало-Ненецкого автономного округа» (ГИС ЕСКУ ЯНАО).
Внедрение ГИС ЕСКУ ЯНАО проходит поэтапно. Проект курирует «Научно-производственный центр «1С» (НПЦ 1С). Пилотное внедрение было выполнено в 2023 году. Второй этапа проекта — развитие системы и подключение новых учреждений (тираж 2-й очереди) был выполнен в 2024 году компанией «ХЭНДИСОФТ». В 2025 году будет продолжено подключение новых учреждений (тираж 3-й очереди) и развитие ЕСКУ. В 2024 года система принята на сопровождение, которое осуществляла компания «ХЭНДИСОФТ».
В Ямало-Ненецком автономном округе существовала проблема разрозненного кадрового учета в бюджетных учреждениях. Более 900 учреждений округа использовали различные системы, от простых Ms Excel таблиц и «ведения учета на бумаге» до устаревших версий программных продуктов фирмы «1С». Учреждения заключали отдельные договоры на обслуживание своих учетных систем, что вело к неэффективному расходованию бюджетных средств. Кроме того, разрозненность данных затрудняла оперативный анализ кадровой информации и ситуации с кадрами в регионе, требовала значительных трудозатрат на сбор отчетности по учету кадров. Для решения этой проблемы Департамент информационных технологий и связи ЯНАО и Аппарат Губернатора ЯНАО запустили проект внедрения ГИС ЕСКУ.
Пилотное внедрение ГИС ЕСКУ осуществлялось централизовано в 69 государственных учреждениях ЯНАО, муниципальных образований и муниципальных учреждений ЯНАО. В 2024 году, рамках 2-го этапа проекта, к системе были подключены пользователи еще в 297 учреждениях муниципального сектора. В 2025 году планируется подключить оставшиеся 540 учреждений (примерно 54%), что обеспечит полное покрытие бюджетной сферы ЯНАО.
ГИС ЕСКУ функционирует на базе адаптированного под заказчика типовой конфигурации решения «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 КОРП». Для подключения подведомственных учреждений в каждом учреждении используется специальная лицензия на ПП фирмы «1С» — «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 КОРП. Лицензия для централизованно обслуживаемых учреждений».
.png)
Архитектура ГИС ЕСКУ ЯНАО
Внедрение «1C:Аналитика» повысило оперативность получения данных и теперь нет необходимости ожидать разовую выгрузку данных в виде отчетов. Это позволяет заказчику получать и анализировать данные в разрезе учреждений, работающих в системе в режиме реального времени, удобно визуализировать данные и в более короткие сроки принимать обоснованные управленческие решения. Использование инструментов «1С:Аналитика» находится в активном развитии и заказчик инициирует разработку дополнительных правил сбора данных и их представлений, т.к. одной из основных целей проекта является централизованный сбор данных, что обеспечивает сокращение трудозатрат на формирование отчетности на уровне региона.
Служба Service Desk была реализована на базе решения «1С:Управление службой поддержки» и позволила регламентировать процессы службы Service Desk с учетом создания центра компетенций у заказчика.
Всего к началу 2025 года к ГИС ЕСКУ было подключено 1215 пользователей из 365-ти государственных и муниципальных учреждений ЯНАО.
Для внедрения ГИС ЕСКУ, уже охватывающей более 300, а в перспективе — более 800, учреждений с различными уровнями автоматизации, был применен поэтапный подход, обеспечивший успешное выполнение проекта в сжатые сроки.
Этап 1. Подготовка инфраструктуры:
- Настроена масштабируемая техническая инфраструктура для будущей системы.
- На облачной подсистеме 1С:Фреш были развернуты и настроены серверы «1С:Предприятие», оптимизированные для работы с большим количеством пользователей и данных.
Этап 2. Миграция организаций в единую учетную систему 1С:
- Выполнен анализ данных в исторических учетных системах, тестовая миграция и обновление существующих систем 1С до единой эталонной версии.
- Выполнен перенос данных в централизованную систему, настроены учетные записи пользователей и протестирована работоспособность системы.
Этап 3. Подключение организаций с другими системами:
- Для организаций, использовавших системы отличные от 1С, подготовлены базы данных в облачном сервисе на основе эталонных шаблонов, адаптированных под специфику учреждений.
- Учитывая масштаб проекта и задачу централизации сопровождения особое внимание на всех этапах было уделено проведению подготовка пользователей учреждений и технических специалистов заказчика.
Подготовка пользователей
Особенностью проекта являлось также необходимость создания отдельной службы технической поддержки пользователей (службы Service Desk) в связи с запланированным дальнейшим масштабированием системы и подключением большого количества учреждений для работы в ГИС ЕСКУ ЯНАО.
Достигнутые результаты:
- Развернута и развивается ГИС ЕСКУ ЯНАО, обеспечивающая прозрачный и контролируемый процесс управления кадровой информацией по всему региону.
- Сокращение затрат на обслуживание — централизация позволила отказаться от множества договоров на обслуживание информационных систем отдельных учреждений.
- Повысилась оперативность и эффективность приятия управленческих решений. Данные о сотрудниках теперь доступны в режиме реального времени, что значительно облегчает формирование отчетов и принятие решений.
- Заложена основа для масштабирования проекта. В 2025 году количество подключённых к ГИС ЕСКУ учреждений вырастет в два раза и всего к ГИС ЕСКУ будет подключено более 800 учреждений.
- В рамках развития ГИС ЕСКУ выполнен отдельный проект по нормализации нормативно-справочной информации.
- В рамках развития ГИС ЕСКУ выполнен отдельный проект по интеграции ГИС ЕСКУ с внешней ГИС «Смета».
- Организована служба технической поддержки для обеспечения бесперебойной эксплуатации ГИС ЕСКУ, технологической и методической поддержки пользователей.
В результате реализации проекта учреждения получили не только доступ к современной системе, построенной на передовых ПП системы «1С:Предприятие 8», но и необходимое сопровождение системы и централизованную поддержку пользователей. Все пользователи прошли обучение работе в новой системе. Проведена серия обучающих вебинаров с возможностью задавать и обсуждать вопросы в режиме реального времени. Особое внимание уделялось подготовке и поддержке тех пользователей, которые переходили с систем, отличных от 1С. Организована онлайн-поддержка для оперативного решения технических и методологических вопросов, а также обеспечен доступ к службе поддержки, построенной на ПП «1С:Управление службой поддержки» (1С:УСП).
Необходимо отметить, что успех проекта был бы невозможен без высокого уровня профессионализма и вовлеченности специалистов Заказчика, их совместной работы с сотрудниками партнера фирмы «1С», компании «ХЭНДИСОФТ», а также кураторами проекта от вендора — сотрудниками «НПЦ 1С», готовности всех участников проекта к сотрудничеству и оперативному решению возникающих вопросов.
