||
Краткое описание

В «Химпром» автоматизировали процессы делопроизводства и документооборота на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». В ходе проекта настроено более 50 видов документов, более 150 шаблонов документов, около 200 комплексных бизнес-процессов. Создана единая база хранения документов организации. В результате автоматизации на 80% сократились трудозатраты, связанные с документными процессами в подразделениях, значительно ускорилось получение управленческой отчетности. В системе работает более 1000 сотрудников предприятия.

ПАО «Химпром»
Заказчик

ПАО «Химпром» — одно из ключевых предприятий отечественной химической индустрии, чья деятельность сосредоточена на крупнотоннажной химии. Более 150 наименований и марок производимой продукции пользуется спросом на внутреннем и международном рынках. Более 20% поставок идет на экспорт. Штат компании насчитывает 3700 сотрудников.

 

1
Цели и задачи

Цели проекта:

  1. Сократить трудозатраты в подразделениях.
  2. Сократить сроки согласования и утверждения / подписания организационно-распорядительных документов до одного рабочего дня.
  3. Сократить сроки рассмотрения входящих документов, претензий и служебных записок до двух рабочих дней.

Задачи проекта

  1. Создать единую базу входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов в организации.
  2. Оптимизировать маршрутные схемы для организационно-распорядительных документов (не более пяти согласующих лиц для одного документа).
2
Ситуация до старта проекта

Штат компании насчитывает около 3700 сотрудников, работающих с большим количеством документов. Недостаточно эффективная схема бизнес-процессов документооборота негативно влияла на сроки утверждения и подписания документов и, как следствие, затягивала введение их в действие.

Оформление всех документов на бумажном носителе, отсутствие регламентированных процедур увеличивало риск человеческих ошибок, приводило к потере документов и высоким расходам на канцелярские товары.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Автоматизированная система делопроизводства и документооборота построена на базе «1С:Документооборот КОРП» на 1000 пользователей, используется клиент-серверный вариант работы. Общее количество сотрудников компании составляет около 3700 человек.

В системе автоматизированы следующие функции:

  1. Делопроизводство.
  2. Учет и хранение документов.
  3. Ведение номенклатуры дел.
  4. Учет и контроль исполнения поручений.
  5. Учет рабочего времени.
  6. Учет договоров.
  7. Работа с обращениями граждан.


himprom.jpg

Схема второго этапа работы с претензией (реализация в «1С:Документооборот»)

4
Особенности и уникальность проекта

Уникальность проекта обусловлена особенностями документооборота на предприятии, которые были учтены при автоматизации:

  1. В компании используется более 50-ти различных видов документов (приказы, распоряжения, акты, разнообразные виды служебных записок).
  2. Предприятие имеет обширную схему документирования внутренних бизнес-процессов, регламентированную как внешними, так и внутренними нормативными актами.
  3. Бизнес-процессы работы с документами могут носить как предопределенный, так и вариативный характер.
  4. Работа с документами подразумевает участие сотрудников всех подразделений компании, начиная от рядовых исполнителей и заканчивая топ-менеджментом.
  5. У компании два юридических лица, большинство сотрудников числятся в обоих.

В рамках проекта реализовано:

  1. Изменен бизнес-процесс работы с входящими документами, что ускорило рассмотрение документов руководством и доведение информации до исполнителей. Штрихкодирование входящей корреспонденции и автоматическая загрузка файлов позволили оптимизировать трудозатраты канцелярии.
  2. В системе «1С:Документооборот 8 КОРП» автоматизированы бизнес-процессы работы с документами. Заложена база для анализа и классификации документов по видам в зависимости от специфики обслуживаемых бизнес-процессов. Настроено около 200 комплексных процессов обработки документов, что позволило ускорить обработку документов авторами и упростить работу с ними.
  3. Маршруты движения документа привязаны к совокупности полей. Реализована функция автоматического определения руководителя первого, второго и третьего уровня по организационной структуре и подстановка их в маршрут, а также определение системой должности и подразделения сотрудника по юридическому лицу.
  4. Автоматизирована работа с претензиями, в ходе которой возникает большое количество документов и взаимодействий между сотрудниками. Работа с претензиями требует высокой оперативности и связана с финансовыми рисками предприятия. В системе «1С:Документооборот» настроено автоматическое формирование маршрутов согласования документов по лицам, входящим в претензионную комиссию. Устранено возможное дублирование согласующего лица в маршруте.
  5. Настроено более 150-ти шаблонов документов. Созданные в системе шаблоны позволяют любому подразделению создавать необходимые для него виды документов, затрачивая на это минимальное количество времени. Внесение изменений в шаблон происходит централизованно.
  6. Настроена интеграция с Abbyy Recognition Server, позволяющая проводить распознавание пакетов документов в потоковом режиме и сохранять их в формате PDF (текст и изображение) в системе 1С:Документооборот для дальнейшей работы. В результате большой поток входящей корреспонденции обрабатывается в полностью автоматическом режиме.
  7. Реализована подстановка виз согласования в шаблон документов, drug’n’drop файлов между задачами, жесткое разграничение прав доступа по рабочим группам.
  8. Разработан виджет «Задачи подчиненным», который дает возможность руководителю в режиме реального времени контролировать выполнение задач сотрудниками и видеть загрузку своего подразделения в целом.
  9. Настроена пакетная передача оригиналов и копий документов, объединенных в дела.
  10. Настроено и используется официальное типовое мобильное приложение «Мобильный документооборот», в котором производится работа с текущими задачами и документами.
5
Результаты проекта

Выросла скорость реакции на претензии

55%

Сократились трудозатраты в подразделениях

х5
  1. Цели и задачи проекта выполнены в полном объеме.
  2. В общей информационной базе, консолидирующей документооборот всех подразделений предприятия, работают около 1000 пользователей.
  3. Все процессы совместной работы с документами в рамках проекта автоматизированы.
  4. Сократилось время согласования документов за счет возможности параллельного согласования.
  5. Количество ошибок в маршрутах документов существенно сократилось.
  6. Скорость реакции на претензии увеличилась на 55%, неотработанные претензии отсутствуют.
  7. В 5 раз сокращены трудозатраты в подразделениях.
  8. В разы сократилось время на поддержание бумажного документооборота.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
1
тыс
Платформа
1С:Предприятие 8 КОРП
Декабрь 2018 —
Приволжский федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Новости
27 Июля 2021
Удостоверяющий центр «НПЦ «1С» аккредитован по новым правилам и осуществляет выпуск квалифицированных сертификатов ЭП

Фирма «1С» извещает пользователей и партнёров об аккредитации Удостоверяющего центра ООО «НПЦ «1С» по новым правилам в соответствии с требованиями федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 с учетом изменений, внесенных законом 476-ФЗ от 27.12.2019. Обзор изменений в законодательстве об электронной подписи, см. на сайте 1С:ИТС. С 1 июля 2021 года удостоверяющие центры (УЦ), не прошедшие аккредитацию по новым правилам, не могут выпускать квалифицированные сертификаты электронной подписи.

09 Июля 2021
Выпуск технического обновления ЗПК «1С:Предприятие 8.3z»

Фирма «1С» сообщает о выпуске технического обновления Защищенного программного комплекса «1С:Предприятие 8.3z» (ЗПК «1С:Предприятие 8.3z») — программного средства общего назначения со встроенными средствами защиты от несанкционированного доступа к информации, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну.