Концерн «ЮИТ» построил подсистему управления конкурсными закупками на базе «1С:Документооборот». В результате автоматизированы учет и хранение более 100 видов документов, разработаны 65 комплексных бизнес-процессов. Создан функционал для управления конкурсным закупками, формализована схема и основные требования к процессу, созданы новые внутренние документы с обязательными реквизитами. Для упрощения контроля доработок и развития программных продуктов «1С» разработана система управления заявками. Каждая задача по доработке отражается в новой системе. По мере выполнения исполнитель отражает информацию по измененным объектам, а также заполняет функциональные требования к задаче и описание результата.
Концерн «ЮИТ» — крупнейшая финская и одна из крупных североевропейских строительных компаний, занимающаяся развитием городской среды. Занимаемся девелопментом и строительством жилья, коммерческих помещений, оказывает услуги по проживанию, осуществляет комплексную застройку территорий, возводит сложные объекты инфраструктуры. Работает в 10 странах: в Финляндии, России, Швеции и Норвегии, странах Балтии, в Чехии, Словакии и Польше.
Цели проекта:
- улучшить взаимодействие между производственными участками, офисами и ОЦО;
- организовать обмен электронными документами по единым бизнес-процессам;
- сократить время на формирование и согласование договоров.
Задачи проекта:
- автоматизировать процесс конкурсного отбора по централизованным закупкам;
- поддерживать обмен данными с ERP-системами на платформе «1С:Предприятие»;
- обеспечить контроль и отслеживание заявок по доработке систем «1С:Предприятие»;
Перед специалистам казанского офиса «1С-Рарус» была поставлена задача по созданию подсистемы для управления конкурсными закупками. До этого процесс был автоматизирован не в полном объеме: записи велись на бумажных носителях, не было единых шаблонов для оформления документации, процесс заключения договоров описан частично. В связи с этим согласование затягивалось, документы после проведения тендера могли теряться, и было сложно понять, по каким причинам принято решение работать с конкретным поставщиком.
Подсистема управления закупками построена на базе решения «1С:Документооброт КОРП», которое было интегрировано в том числе с АСУП (система продаж в жилищном строительстве), «1С:ERP Управление строительной организацией», «1С:Зарплата и управление персоналом», сторонними системами управления проектами, моделирования и аналитики.
Автоматизированы следующие функции:
- Автоматизация бизнес-процессов.
- Делопроизводство.
- Учет и хранение документов.
- Учет и контроль исполнения поручений.
Количество автоматизированных рабочих мест — 270.
Решение тиражируется на другие предприятия концерна.
Разработка данной подсистемы инициирована руководством Санкт-Петербургского подразделения компании «ЮИТ». В силу того, что внедрение функционала дало положительные результаты, принято решение о тиражировании на другие предприятия концерна.
Управление конкурсными закупками
В результате проекта формализована схема и основные требования к процессу, созданы новые внутренние документы с обязательными реквизитами. Создан конкурсный бизнес-процесс с описанием обязательных шагов в соответствии с регламентами — от инициации заявки до заключения договора с победителем конкурса. В итоге процесс стал понятным для участников, сократилось время на проведение тендеров, а также обеспечена доступность необходимой документации.
Контроль доработок
За последний год в корпоративную систему на платформе «1С:Предприятие» было внедрено более 500 улучшений. Постоянно увеличивающийся объем доработок непременно привел бы к проблеме координации работы. Руководству ИТ-службы концерна «ЮИТ» стало важно контролировать и оценивать не только текущие потребности, но и иметь доступ к информации об изменениях системы в режиме реального времени. Требовалось оперативно получать информацию о том, кто, когда и с какой целью дорабатывал программный продукт. Совместно со специалистами «1С-Рарус» была разработана система «Управления задачами», в которой фиксируются изменения по объектам «1С» в разрезе задач и исполнителей.
Теперь каждая задача по доработке отражается в новой системе — указывается тип, функциональный блок, дата, автор, исполнитель и содержимое. По мере выполнения исполнитель отражает информацию по измененным объектам, а также заполняет функциональные требования к задаче и описание результата.
Подобная детализация позволяет управлять изменениями и упрощает задачу разработчиков, т.к. в любой момент времени специалисты могут проверить, кем, когда и с какой целью вносились изменения. Таким образом, система объединяет в себе базу знаний и систему поиска ошибок, которые когда-либо возникали. На текущий момент реализуется перенос 100% функционала в решение «1С:Документооборот» для удобства работы пользователей в режиме «одного окна».
