В «Абрау-Дюрсо» построили единую систему планирования, бюджетирования и казначейства на базе решения «1С:Управление холдингом». В системе реализована бюджетная модель, отвечающая всем современным требованиям. Пользователи могут внесить изменения в методологическую модель, что позволило существенно снизить стоимость сопровождения и развития системы в дальнейшем. После внедрения внедрения выросло качество данных и уменьшились сроки подготовки бюджетов за счет реализации в системе единых методов и принципов планирования, снизились трудозатраты за счет автоматизации консолидации и формирования сложных аналитических отчетов.
«Абрау-Дюрсо» — ведущий производитель игристого вина на российском рынке, соблюдающий французские традиции и использующий современные технологии. Это крупнейшая компания, производящая шампанское по классической технологии в промышленных масштабах в России. За последние годы вина «Абрау-Дюрсо» получили большое количество международных наград за высокое качество продукции.
Основная цель создания единой системы бюджетирования в ГК «АБРАУ-ДЮРСО» на основе программного продукта «1С:Управление холдингом» — повышение эффективности управления и принятия управленческих решений за счет:
- обеспечения единой информационная среды процессов планирования, бюджетирования и анализа;
- повышения производительности труда и сокращение трудозатрат при бюджетировании;
- сокращения сроков подготовки консолидированных бюджетов, управленческой и аналитической отчетности;
- повышения качества данных и поддержки процессов принятия решений на основе достоверных и своевременных данных;
- снижения рисков, связанных с дублированием информации и ошибками ввода информации;
- обеспечения гибкости и масштабируемости инструментов бюджетирования при изменениях и развитии;
- укрепления дисциплины в области планирования и бюджетирования.
В ходе реализации проекта были поставлены следующие задачи:
- актуализация и адаптация текущей методологии планирования и бюджетирования для целей автоматизации;
- обеспечение гибкости и масштабируемости системы на стадии проектирования структуры и состава НСИ;
- разработка и настройка унифицированных бюджетных форм под все виды бизнеса;
- интеграция процессов бюджетирования с централизованным казначейством в части формирования лимитов ДДС;
- реализация производственного планирования на основе ресурсных спецификаций
- подготовка инвестиционной программы группы компаний;
- реализация функциональности по планированию ликвидности группы компаний с учетом специфики и особенностей внутригруппового финансирования;
- обеспечение прозрачности принципов формирования мастер-бюджетов с использованием плана счетов управленческого учета;
- сверка внутригрупповых оборотов (ВГО) и расчет нереализованной прибыли;
- подготовка консолидированных бюджетов по сегментам бизнеса и ГК в целом;
- обеспечение контроля качества и целостности данных бюджетной модели в системе;
- подготовка управленческой и аналитической отчетности, в т.ч. сценарный анализ чувствительности финансового результата.
В рамах постоянного развития системы управления ГК «Абрау-Дюрсо» существенно выросли требования к качеству, глубине и детализации информации, используемой в процессах принятия управленческих решений. Принятый ранее способ работы с бюджетами в Microsoft Excel стал достаточно затруднителен в силу ряда причин:
- большое количество и объем файлов Microsoft Excel (более 600 файлов объемом около 1ГБ), необходимость жестко отслеживать версии файлов;
- рост трудозатрат на сопровождение модели и поддержание сопоставимости исторических данных при изменениях;
- сложность организации совместной работы, низкий уровень защиты структуры модели и состава показателей и статей от изменений,
- сложность адаптации модели к изменениям в структуре бизнеса и видах деятельности;
- существенные временные затраты на консолидацию данных и подготовку управленческих и аналитических отчетов;
- подготовка бюджетных лимитов для подсистемы казначейства выполнялась в ручном режиме.
Единая система планирования, бюджетирования и казначейства построена на базе решения «1С:Управление холдингом».
Внедренные следущие системы:
- Бюджетирование.
- Интеграция и управление НСИ.
- Инвестиционные проекты.
- Финансовое планирование.
- Производственное планирование.
- Казначейство (контроль лимитов).
- Аналитическая отчетность.
- Консолидация отчетности и бизнес-анализ.
- Архитектура решения и масштаб проекта.
В контур автоматизации вошло 15 компаний группы, осуществляющих деятельность по выращиванию винограда, производству вин, розничной и оптовой торговле продуктами группы, а также вспомогательную деятельность.
В качестве основного программного решения по автоматизации процессов бюджетирования используется «1С:Управление холдингом». Дополнительно для организации обмена данными с внешними системами были настроены типовые интеграционные механизмы.
По результатам проекта в системе создано:
- более 30 дополнительных справочников и регистров соответствия для обеспечения гибкости и масштабируемости модели;
- более 100 бюджетных форм;
- более 110 этапов в процессе бюджетирования;
- около 600 документов системы (бюджетов) по всем ЦФО и ДЗО, входящих в контур, в рамках одной бюджетной кампании.
Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование ИТ-ландшафт представляют собой единое информационное пространство, объединенное общей виртуальной сетью VPN, функционирующее в закрытом контуре. Стек технологий проекта:
- «1С:Предприятие», платформа 8.3.16, в режиме конфигуратор — разработка;
- «1С:Предприятие», платформа 8.3.16, в режиме тонкий клиент — настройка и эксплуатация системы;
- хранилище конфигурации 1С — ведение совместной разработки;
- система управления требованиями на базе «1С:Система проектирования прикладных решений (СППР)».
- Skype, Zoom — проведение вебинаров, обучение;
- Google docs — коллективная работа с документами, хранение общей информации;
- Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Project, Visio) — документация проекта, презентации, статус-отчеты, конфиденциальная информация;
- RDP — доступ к удаленным рабочим станциям;
- IIS — веб-сервер;
- Microsoft Server — операционная система;
- Microsoft SQL Server — СУБД.
При выполнении проекта был проведен комплекс мероприятий по адаптации программного продукта «1С:Управление холдингом» под специфические условия и требования к функциям системы, среди которых можно выделить следующие уникальные особенности:
- Актуализация и адаптация текущей методологии планирования и бюджетирования для целей автоматизации. Проведена стандартизация НСИ-модели и унификация бюджетных форм и алгоритмов под все виды бизнеса ГК. Определены основные функциональные направления и блоки системы, обеспечивающие полное покрытие всех аспектов финансово-экономической деятельности компаний группы с точки зрения подготовки финансовых планов и формирования операционных планов в натуральном выражении.
- Планирование объемов производства и расчета производственной себестоимости продукции. В основе процессов формирования производственной программы были использованы ресурсные спецификации с определением норм расхода сырья и объемов потерь на каждом производственном переделе. Реализация алгоритмов декомпозиции объемов плана производства готовой продукции до уровня полуфабрикатов собственного производства и первичного сырья обеспечили формирование бюджета прямых затрат в разрезе видов выпускаемой продукции и полуфабрикатов с учетом производственных потерь. Реализована схема расчета производственной себестоимости с учетом распределения расходов вспомогательных производств и общепроизводственных расходов.
- Планирование внутригруппового финансирования (управление ликвидностью группы). На основе механизмов типового решения подсистемы бюджетирования «1С:Управление холдингом» реализована функция автоматической балансировки плановых остатков и потоков денежных средств внутри группы на основе ряда настраиваемых параметров:
- очередность распределения (привлечения) денежных средств между компаниями группы в соответствии с регламентом управления денежными средствами (финальная аккумуляция в одном финансовом центре группы);
- минимальные неснижаемые остатки денежных средств в компаниях группы;
- состав и структура источники финансирования в случае дефицита относительно минимального остатка;
- направления и приоритеты распределения в случае профицита относительно минимального остатка;
- ставки по внутригрупповым займам.
Данный функционал обеспечивает зеркальное отражение встречных потоков движения денежных средств по операциям ВГО:
- поступления в счет погашения ДЗ (Выплаты в счет погашения КЗ);
- выдача (возврат) внутригрупповых займов;
- начисление и оплата процентов к оплате (получению) по внутригрупповым займам.
- Использование управленческого плана счетов при формировании мастер бюджетов. Формирование мастер бюджетов осуществляется на основе данных функциональных бюджетов с предварительной трансляцией показателей и статей бюджетов на счета управленческого учета. Подобный подход позволил обеспечить прозрачность и высокую степень контроля качества, полноты и целостности данных бюджетирования.
- Сжатые сроки и высокие требования к параметризации и гибкости бюджетной модели. Большое внимание было уделено методологии, проектированию структуры НСИ и бюджетной модели. Реализована бюджетная модель, отвечающая всем современным требованиям с возможностью динамического внесения изменений в методологическую модель на уровне пользователей, что позволило существенно снизить стоимость сопровождения и развития системы в дальнейшем.
Создание единой системы планирования, бюджетирования и казначейства на базе «1С: Управление холдингом» позволило добиться решения поставленных задач:
- реализована единая информационная среда для процессов планирования, бюджетирования и анализа;
- автоматизированы процессы формирования производственной программы, ВГО в части движения ГП, внутригруппового финансирования, формирования мастер-бюджетов и консолидации;
- используется единая методологии, устранены рискои внесения изменений в централизованное НСИ и модель на уровне пользователей;
- появилась возможность организовать многопользовательский доступ к актуальным данным;
- выросло качество данных и уменьшились сроки подготовки бюджетов за счет реализации в системе единых методов и принципов планирования;
- снизились трудозатраты за счет автоматизации консолидации и формирования сложных аналитических отчетов (маржинальность);
- обеспечена прозрачность бюджетных лимитов на основе бюджетной модели (ранее лимиты загружались из Microsoft Excel).
