В компании «Квадра» построили систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот». Автоматизирована работа с входящими, исходящими, внутренними документами (служебные записки, приказы и т.п.); согласование договорной и закупочной документации; постановка задач и контроль исполнения поручений. В результате выросла скорость обработки документации на 15%; повысилась исполнительская дисциплина на 10%; выросло качество принятия решений на 15%; повысилась эффективность работы делопроизводителей за счет снижения временных трудозатрат на 20%.
ПАО «Квадра» является одной из крупнейших территориально-генерирующих компаний (ТГК), осуществляющих производство и реализацию электроэнергии на оптовом рынке электроэнергии и мощности, а также производство, транспортировку и реализацию тепловой энергии на розничном рынке. Компания обеспечивает 25% потребностей потребителей Центрального федерального округа в тепловой энергии.
Цели проекта:
- заменить ранее используемую систему электронного документооборота на современное и более функциональное техническое решение;
- создать централизованную для всех филиалов систему электронного документооборота с единой конфигурацией и базой данных с потенциальными возможностями для дальнейшего развития;
- повысить уровень контроля исполнительской дисциплины;
- сократить время поиска и обработки документов, для руководителей появился дополнительный инструмент контроля поставленных задач.
Задачи проекта:
- унифицировать работу с документами в исполнительном аппарате и филиалах ПАО «Квадра»;
- обеспечить контроль исполнения поручений по документам и задачам посредством формирования отчетности.
До внедрения «1С:Документооборот КОРП» структурные подразделения ПАО «Квадра» использовали устаревшую систему электронного документооборота, которая не предоставляла достаточных возможностей для осуществления эффективной операционной и управленческой деятельности, а также не позволяла произвести расширение перечня бизнес-процессов и документов.
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП» редакции 2.1 и дополнена доработками согласно требованиям компании. Доступ к программе осуществляется посредством «тонкого» клиента.
Функциональный объем проекта охватывает следующие подсистемы:
- управление входящими и исходящими документами;
- управление договорными документами;
- управление организационно-распорядительными документами;
- управление служебными записками;
- управление протоколами совещаний;
- управление закупочной документацией;
- контроль исполнения поручений;
- управление правами доступа;
- управление процессами.
В ходе реализации проекта команда ООО «Центр «Форвард» сформировала рекомендации по серверным аппаратным ресурсам для платформы «1С:Предприятие 8.2/8.3», которые возникали по мере подключения пользователей к продуктивной информационной системе. Также был подготовлен перечень необходимых настроек кластера серверов «1С:Предприятие» и СУБД MS SQL Server. Данная информация позволила произвести настройку серверных мощностей для оптимальной работы пользователей в режиме высокой нагрузки на систему.
Разработанное решение успешно внедрено в структурных подразделениях ПАО «Квадра»:
- исполнительный аппарат ПАО «Квадра» в г. Москва;
- филиал ПАО «Квадра» — «Белгородская генерация»;
- филиал ПАО «Квадра» — «Воронежская генерация»;
- филиал ПАО «Квадра» — «Липецкая генерация»;
- филиал ПАО «Квадра» — «Тамбовская генерация»;
- филиал ПАО «Квадра» — «Курская генерация»;
- филиал ПАО «Квадра» — «Орловская генерация»;
- филиал ПАО «Квадра» — «Смоленская генерация»;
- филиал ПАО «Квадра» — «Центральная генерация».
Уникальность проекта
- Проект проходил в дистанционном формате в условиях сложной эпидемиологической ситуации в РФ.
- В установленные договором сроки совместными усилиями ПАО «Квадра» и ООО «Центр «ФОРВАРД» было запущено решение на базе «1С:Документооборот 2.1» в исполнительном аппарате и 8 филиалах ПАО «Квадра».
- Разработка и введение в эксплуатацию системы «1С:Документооборот» проводилось совместными усилиями специалистов ООО «Центр «ФОРВАРД» и управления информационных систем ПАО «Квадра». Для определения порядка взаимодействия по внедрению доработок заказчика был принят регламент. Входом в процесс взаимодействия по доработкам являлись предоставленные заказчиком файлы конфигурации с доработками в соответствии с обозначенными правилами оформления кода. Заказчик выполнял тестирование работоспособности доработки, проводил демонстрацию функционала и принципы работы. После чего консультанты тестировали доработки в текущей конфигурации. Если результаты тестирования были успешны, то доработка инсталлировалась в продуктивную систему. Если нет — возвращалась заказчику для внесения изменений.
- Обучение пользователей системы проводилось дистанционно в формате вебинара.
Выросла скорость обработки документации
Повысилась исполнительская дисциплина
Выросло качество принятия решений
Результаты проекта:
- Успешно внедрена система электронного документооборота «1С:Документооборот КОРП», которая позволила автоматизировать следующие бизнес-процессы:
- работа с входящими, исходящими, внутренними документами (служебные записки, приказы и т.п.);
- согласование договорной и закупочной документации;
- постановка задач и контроль исполнения поручений.
- Реализован механизм дополнительного управления настройками отображения элементов форм.
- Реализован механизм резервирования регистрационных номеров.
- Реализован механизм подбора ответственного лица за документ, на которого инициируются задачи подписания, на основании матрицы подписантов.
- Разработан отчет для обеспечения контроля исполнительской дисциплины по выполненным, невыполненным и находящимся в работе поручениям в указанный период.
- Автоматизирован процесс работы поставленных задач (подзадач) и связанных поручений.
- Реализован механизм учета основного срока исполнения задач (подзадач).
- Реализован механизм разграничения прав доступа для осуществления поддержки пользователей в разрезе структурных подразделений.
Основные результаты проекта в цифрах:
- создано 1743 учетных записей;
- обучено 1108 пользователей;
- количество одновременно работающих пользователей — 610;
- за время опытно-промышленной эксплуатации в системе создано более 18000 документов
- выросла скорость обработки документации на 15%;
- повысилась исполнительская дисциплина на 10%;
- выросло качество принятия решений на 15%;
- повысилась эффективность работы делопроизводителей за счет снижения временных трудозатрат на 20%.
