Специалисты компании WiseAdvice построили систему кадрового учета и расчета зарплаты. Система построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», ред.3.1. для Щербинского лифтостроительного завода. Новая система обеспечила своевременный и точный расчет заработной платы более 1500 сотрудников в 60 структурных подразделениях. Помимо этого, система помогла команде специалистов по кадровому администрированию и расчету заработной платы сократить трудозатраты на сбор регламентированной отчетности и сведению информации по табелям сотрудников.
АО «Щербинский лифтостроительный завод» — флагман российского лифтостроения с 1943 года, который производит различные виды лифтов и подъемников с электрическим и гидравлическим приводом, представленные на рынке в России и за ее пределами. Всего за годы работы завод выпустил более 220 тыс. лифтов. Предприятие стало градообразующим для города Щербинка.
Цели проекта:
- вести кадровый учет и рассчитывать заработную плату в современной системе с возможностью удаленного доступа через терминальный режим, веб-интерфейс или с рабочих мест пользователей;
- четко разграничить доступ к объектам конфигурации на основании типовых ролей;
- снизить стоимость владения и обновления системы.
Задачи проекта
- заменить морально устаревшую, снятую вендором с поддержки и поэтому давно не обновляемую систему на современную конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», ред. 3.1;
- перенести данных по расчету зарплаты и кадров из исторической системы в «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», а также разработать единый подход к формированию расчета начислений и удержаний в регламентированном учете компании;
- стандартизировать методологию ведения кадрового учета и расчета заработной платы, а также очистить НСИ;
- разработать инструменты для анализа эффективности использования рабочего времени с учетом неявок и дополнительной работы сотрудников;
- настроить интеграцию с внешними системами: электронной почтой, системами клиент-банка, внутрикорпоративной ERP-системой, из которой выводится блок кадрового учета, а также .xls для переноса данных и дальнейшего удобства работы сотрудников кадрового департамента «ЩЛЗ».
В холдинге работает более 1660 сотрудников, 135 профессий и специальностей, при этом организационная структура АО «ЩЛЗ» состоит более чем из 60 подразделений. Поскольку деятельность компании охватывает полный цикл производства высококлассного лифтового оборудования, — в нем работают специалисты самого разного профиля и квалификации, к должностям которых применяются также разные требования и нормы, а значит — и разные схемы мотиваций и расчета оплаты.
Кадровая служба обрабатывает более 2000 кадровых документов в месяц. Заработная плата рассчитывается с учетом тарифных ставок согласно разрядам сотрудников, надбавок и дополнительных премий. Расчет повременной оплаты труда работников производится по окладам и тарифным ставкам в зависимости от отработанного времени. Оплата работы в выходные и праздники осуществляется ежемесячно вместе с зарплатой. Помимо этого компании поощряет профессиональное развитие сотрудников.
Ранее для управления персоналом и расчета заработной платы в компании использовался соответствующий функциональный блок комплексной системы, которая морально устарела и была снята вендором с поддержки. Из-за этого у команды специалистов по кадровому администрированию и расчету заработной платы возник ряд проблем:
- за несколько дней до начала расчета зарплаты отдел кадров переставал вводить документы неявок, кадровые переводы и т.д. В связи с этим стопорились все операции, при этом специалистам отдела кадров зачастую приходилось работать сверхурочно, поскольку данные по отработкам могли предоставляться в последний момент;
- подготовка отчетности для руководства и для контролирующих органов требовала ручной проверки данных, что было весьма трудоемким процессом, занимало много времени и не исключало «человеческого фактора»;
- были сложности с поддержанием существующей информационной системы в актуальном состоянии, вследствие чего существовали риски возникновения ошибок при формировании регламентированной отчетности. Приходилось отслеживать новшества законодательства и силами штатных специалистов дорабатывать программу для соответствия этим нормативным нововведениям и исключения штрафов со стороны контролирующих органов;
- сильно доработанная ИТ-архитектура не позволяла оптимизировать затраты на сопровождение, а также не обладала нужной гибкостью настройки для проведения оперативных организационных изменений в компании.
Руководство компании приняло решение о внедрении модернизации информационной системы в части кадрового учета, чтобы ускорить и упростить сбор и формирование внутренней и регламентированной отчетности, ускорить расчет заработной платы, ввести единые корпоративные стандарты мотивации и развития сотрудников.
Система кадрового учета и расчета зарплаты построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», ред.3.1. Созданная система предусматривает ведение учета в единой базе данных с возможностью удаленного доступа через терминальный режим, веб-интерфейс или с рабочих мест пользователей.
Настроено разграничение доступа к объектам конфигурации на основании типовых ролей, а также механизмы обмена данными с внешними системами.
Автоматизировано 50 АРМ и такие процессы, как:
- кадровый учет;
- управление НСИ;
- расчет и выплата аванса и зарплаты;
- регламентированная отчетность;
- расчет налогов и взносов;
- управленческая отчетность;
- учет рабочего времени;
- графики работы;
- табельный учет;
- воинский учет.
Созданная автоматизированная информационная система была построена с использованием трехуровневой архитектуры «клиент-сервер», предусматривающей распределение функций обработки в многопользовательской базе данных по нескольким компьютерам. Распределение выполнения функций обработки между компьютерами осуществляется с использованием протокола сервисных запросов, т.е. один компьютер «клиент» запрашивает обслуживание у другого компьютера «сервера», который реализует обслуживание и отсылает его результаты «клиенту». Архитектура «клиент-сервер» предполагает следующие компоненты системы:
- SQL-сервер базы данных;
- клиент-сервер приложений;
- клиентские машины пользователей.
Схема архитектуры системы
Уникальность проекта определяет специфика предприятия: в системе полностью отображается взаимодействие по каровым вопросам в рамках сложной организационной структуры более чем 60 подразделений завода. Для этого были спроектированы и утверждены регламенты работы по предоставлению документов и данных в систему.
Несмотря на большие массивы исторических данных, которые необходимо было перенести, проект был завершен менее чем за 11 месяцев. Были загружены кадровые документы по всем сотрудникам, работающим на момент переноса, а также уволенным в 2019 году, а также бывшим сотрудникам, получившим доход в 2019 году. Расчетные данные загружались за 2018-2019 годы.
Переход с исторической системы на «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», ред.3.1 произошел путем переноса данных по разработанным правилам миграции. Из системы-источника выгружались файлы в формате .xls (шаблоны файлов разработаны и предоставлены специалистами WiseAdvice), содержащие НСИ, кадровую и расчетную информацию, откуда загружались в систему-приемник.
За счет того, что перенос данных происходил по четко согласованному расписанию, на работу кадровой службы сам переход никак не повлиял — сотрудники работали в штатном режиме, параллельно проходя обучение работе в новой системе.
Сокращение трудозатрат в подразделениях
Ускорение получения отчетности
Сокращение расходов
Единая информационная среда и формализация методологии кадрового учета и расчета заработной платы позволили сократить трудозатраты на ведение стандартизированных процессов на 20%, при значительном уменьшении количества ошибок, связанных с ручным вводом данных.
Установлен общий подход и детальная схема расчета начислений и удержаний в регламентированном учете компании. Подготовка и сбор регламентированной отчетности по структурным подразделениям компании ускорились в два раза.
Теперь данные учета рабочего времени сотрудников (графики работы и табели) вводятся непосредственно в систему. Для этого в системе настроена роль «Табельщик», содержащая в себе соответствующий интерфейс и настроенные права доступа к информации. Это позволило оперативно отражать данные о неявках в системе, и следствием этого стало снижение количества перерасчетов, сокращение времени ввода первичных данных, снизилась вероятность возникновения ошибок.
Ввиду минимальной модификации механизмов системы стоимость сопровождения системы осталась на планируемом уровне.
Достоинством организации информационной системы по архитектуре «клиент-сервер» является удачное сочетание централизованного хранения, обслуживания и коллективного доступа к общей корпоративной информации с индивидуальной работой пользователей над персональной информацией.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 20%,
- ускорение получения управленческой отчетности: 50%,
- ускорение получения регламентированной отчетности: 50%,
- уокращение операционных и административных расходов: 10%.
