Ижевский радиозавод автоматизировал документооборот и оценку поставщиков базе на «1С:Документооборот 3.0». Оптимизированы процессы входящего и исходящего документооборота. Разработаны унифицированные стандарты, обеспечивающие единое управленческое и операционное пространство для всей группы компаний. Разработана дополнительная функциональность, ускоряющая процесс обработки входящих и исходящих документов.
АО «Ижевский радиозавод» — группа приборостроительных компаний, реализующая российские и международные проекты для космической промышленности, железной дороги, топливно-энергетического комплекса. Численность персонала предприятия превышает 5 500 человек.
Цели проекта:
- Оптимизировать процессы входящего и исходящего документооборота предприятия за счет:
- использования шаблонов, процессов, резолюций, ускоряющих заполнение, обработку документации,
- автоматизированного создания, отправки, рассмотрения, утверждения и архивирования документов.
- Уменьшить количество ошибок и потерь документов посредством систематизации процессов документооборота.
- Снизить эксплуатационные затраты на развитие систем управления документооборотом, обеспечив масштабирование процессов, видов и количества документов на уровне уполномоченных пользователей системы.
- Обеспечить возможность ведения процесса первичной и периодической оценки поставщика для комплексного анализа контрагента.
Задача проекта: автоматизировать документооборот на базе решения «1С:Документооборот».
До старта проекта использовались:
- Историческая самописная система для учета входящей и исходящей переписки.
- Историческая самописная система для оценки поставщиков.
«1С:Документооборот» редакции 2.1 в ограниченном функционале: хранение файлов, процессы для согласования документов из системы «1С:ERP» в части рекламационной деятельности, входного контроля, испытаний. Работа пользователей была организована только в нетиповом рабочем месте представителей, контролирующих покупные комплектующие.
Все это увеличивало риски потерь и ошибок в документах. Кроме того, отсутствовал единый контур согласования с удобным доступом на всех уровнях.
В рамках проекта организован переход на «1С:Документооборот» редакции 3.0.
Создана единая интегрированная система, обеспечивающая передачу данных в 60+ исторических систем о результатах оценки поставщиков для планирования закупочной деятельности. Ранее основу корпоративного контура предприятия составляли системы, разработанные силами ИТ-подразделений «ИРЗ», и разноплатформенные решения.
Команда интегратора реализовала программу по трансформации и гармонизации бизнес-процессов, охватившую 10 юридических лиц, все структурные подразделения организации.
Объем переноса составил около 30 миллионов объектов, включая процессы, документы, задачи, нормативно-справочную информацию.
Основные процессы по первичной и периодической оценке поставщиков организованы в «1С:ERP Управлпение предприятием». Оценка поставщиков организована по балльной системе. Каждый контрагент проходит квалификацию перед началом сотрудничества, а также регулярную периодическую оценку до завершения взаимодействия. Система анализирует наличие требуемой документации, цены, условия оплат и поставок, информацию из «1СПАРК Риски». Исходя из этого происходит ранжирование поставщиков, контрагентам присваивается квалификация на определенный срок. При этом результаты оценки передаются в «1С:Управление холдингом», оттуда — в исторические системы заказчика.
Системы «1С:ERP» и «1С:Документооборот» интегрированы в части обмена внешними файлами о контрагенте, мероприятий по мерам воздействия на контрагентов, а также согласования оценки. Нормативно-справочная информация передается из «1С:Документооборот» в «1С:Управление холдингом», а оттуда — в исторические системы заказчика.
Кроме настройки информационной системы «1С:Документооборот», разработана дополнительная функциональность, ускоряющая процесс обработки входящих и исходящих документов:
- Автоматическое ответное сообщение на почту отправителю о зарегистрированном входящем документе.
- Визуализация процесса обработки документа для минимизации времени получения информации по местонахождению процесса согласования.
- Учет входящих документов по «Учетным номерам».
- Выгрузка реестра исходящих писем для Почты России, загрузка трек-номеров из внешнего файла.
- Проверка наличия дубля входящего документа, выпадающий список совпадающих наименований заголовков писем.
- Условие для заполнения почтового адреса, факса, email у адресата в исходящем письме в зависимости от способа отправки.
.png)
Переход с исторической системы учета внешнего документооборота на «1С:Документооборот КОРП» ред. 3.0 выполнен без остановки учета входящей и исходящей корреспонденции.
Обновление «1С:Документооборот КОРП» с редакции 2.1 на 3.0 прошло без прерывания процессов, запущенных в редакции 2.1. Перенесена вся история процессного согласования и документооборота. Это позволило сохранить контекст и статус всех документов и процессов.
Реализована маршрутная адресация процессов в разрезе каждого подразделения и организации — настроены сложные маршруты с большим количеством ролей, особенностей согласования:
- 300+ ролей для адресации по маршрутам;
- 500+ условий маршрутизации процессов.
Настроен учет входящей и исходящей документации:
- 27 видов исходящих документов;
- 26 видов входящих документов.
Организовано масштабное очное обучение для 1500 пользователей. Обучение прошли 40 групп сотрудников.
- Оптимизированы процессы входящего и исходящего документооборота предприятия:
- разработаны унифицированные стандарты, обеспечивающие единое управленческое и операционное пространство для всей ГК, где большинство пользователей ранее не работали с программами 1С;
- кроме настройки информационной системы, разработана дополнительная функциональность в «1С:Документооборот», ускоряющая процесс обработки входящих и исходящих документов: автоматическое ответное сообщение, визуализация процесса, учет входящих документов по учетным номерам и т.д.
- На 20% сокращено время на поиск входящей и исходящей корреспонденции и уменьшена вероятность потенциальной потери документов. На 15% сокращено количество ошибок и трудоемкость анализа результатов оценки при расчетах квалификации поставщиков.
- На 5% сокращены эксплуатационные затраты на поддержание общего контура исторических систем.
- Выполнен переход с исторических систем по учету внешней переписки и оценки поставщиков на комплекс решений «1С:Корпорация». Настроены интеграции с историческими базами данных для передачи результатов выполненной квалификации и итоговой балльной оценки поставщиков. Благодаря унификации данных выросла эффективность управления бизнес-процессами.
.png)
