Лукойл построил систему учета расчетов с акционерами на базе решения «1С:Бухгалтерия» с использованием дополнительных мер защиты персональных данных, включая организационные, связанные с обезличиванием информации при передаче данных. В рамках проекта создана уникальная система, не имеющая аналогов на рынке. Для обеспечения требуемого уровня автоматизации на базе «1С:Предприятия» разработаны специализированные справочники, регистры и разделы системы. В результате сократилось время на ответ акционерам и наследникам при обращении по телефону за счет повышения производительности и эргономики карточек акционера и наследника; сократилось время на подготовку регламентированной отчетности, справок и иных документов, в том числе по запросу акционеров и нотариусов.
ПАО «ЛУКОЙЛ» — российская нефтяная компания, одна из крупнейших публичных вертикально интегрированных нефтегазовых компаний в мире, на долю которой приходится более 2% мировой добычи нефти и около 1% доказанных запасов углеводородов. Уставный капитал разделен на 692 865 762 штук обыкновенных акций номинальной стоимостью 2,5 копейки каждая. Высшим менеджерам компании принадлежит более 30% акций компании, несколько крупных держателей и около 50% миноритариев.
Цели проекта:
- повысить эффективность бизнес-процессов учета расчетов с акционерами и наследниками за счёт применения современных информационных технологий;
- снизить трудоемкость расчетов.
Задачи проекта:
- создать систему автоматизации учета расчетов с акционерами в рамках стратегии Компании по развитию ИТ;
- уменьшить сроки, необходимые для подготовки налоговой и внутрикорпоративной отчетности;
- обеспечить качество и актуальности информации.
Бизнес-процессы по учету расчетов с акционерами автоматизированы в 2009 году на платформе другого вендора. Внедренное решение обеспечивало достаточный уровень автоматизации критичных процессов по учету и расчету с акционерами. С учетом развития ИТО в Группе «ЛУКОЙЛ» решение не отвечало требованиям адаптивности, эргономики, корпоративной архитектуры и используемым информационным технологиям в компании.
Система учета расчетов с акционерами построена на базе типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия» с использованием дополнительных мер защиты персональных данных, включая организационные, связанные с обезличиванием информации при передаче данных. Архитектура решения реализована в соответствии с корпоративными требованиями в части ИТО и информационной безопасности. ИСУ «Учет расчетов с акционерами ПАО «ЛУКОЙЛ» включает следующие подсистемы:
- нормативно-справочная информация;
- обмен данных с Регистратором;
- обмен данных с Почтой России;
- расчет дивидендов;
- учет налогов;
- налоговая отчетность;
- проверка реквизитов;
- выплата по банку;
- выплата по почте;
- наследование;
- карточка акционера и наследника;
- выплаты номинальным держателям;
- обратный выкуп акций;
- учет обращений акционеров;
- интеграция с корпоративными системами (в части обмена данными с системами учета кадров, бухгалтерского учета и казначейских операций).
Справочник акционеров, с учетом исторических данных, насчитывает более 250 тысяч записей.
В рамках проекта создана уникальная система по учету и расчетов с акционерами ПАО «ЛУКОЙЛ», не имеющая аналогов на рынке. Для обеспечения требуемого уровня автоматизации на базе «1С:Предприятия» разработаны специализированные справочники, регистры и разделы системы, позволяющие обеспечить автоматизацию следующих процессов:
- учет сведений акционеров и наследников, включая историю изменений реквизитов;
- формирование списков на выплату через банк или почту;
- расчет сумм начисленных дивидендов;
- расчет налога с дивидендов;
- учет фактических платежей, возвратов, перечисленных налогов и текущей задолженности;
- выплата наследникам и перенос задолженности и списание невостребованной задолженности;
- документооборот с Регистратором и Почтой России;
- интеграцию с корпоративными системами.
Формирование налоговой отчетности и платежных поручений на выплату реализовано с использованием доработанных штатных подсистем «1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0».
Снизились операционные и административные расходы
Ускорилось получение управленческой отчетности
Ускорилось получение регламентированной отчетности
Чтобы обеспечить актуальность хранимой информации об акционерах обеспечена миграция данных из исторической системы за период, начиная с 2006 года.
Внедрение системы позволило достичь следующих результатов:
- повысился уровень безопасности данных за счет применения современной программной платформы, прошедшей сертификацию ФСТЭК;
- оптимизированы рабочие процедуры формирования и сбора отчетности;
- повысился уровень актуальности хранимой и обрабатываемой информации за счет применения единых механизмов импорта и обработки данных;
- сократилось время на ответ акционерам и наследникам при обращении по телефону за счет повышения производительности и эргономики карточек акционера и наследника;
- сократилось время на подготовку регламентированной отчетности, справок и иных документов, в том числе по запросу акционеров и нотариусов.
Экономический эффект от внедрения:
- на 20% сократились трудозатраты в подразделениях,
- на 35% ускорилось получение управленческой отчетности,
- на 25% ускорилось получение регламентированной отчетности,
- на 25% снизились операционные и административные расходы.
