Может ли одно решение оказаться выгодным сразу для нескольких отделов и продвинуть их по списку задач? Наш опыт показывает, что может, и мы расскажем о том, как внедрение «1С:Управление холдингом» решило сразу несколько задач для одной компании. Компании «ЕКА» потребовалось оптимизировать бизнес-процессы холдинга в связи с ростом объемов продаж и количества автозаправок, наладить работу единой службы автоматизации, повысить КПД штатных сотрудников автоматизации. Для реализации поставленных задач компания обратилась к РИТСО-Консалтинг. В рамках проекта все процессы холдинга автоматизированы на базе «1С:Управление холдингом». В результате операционные издержки компании сократились на 25%.
Топливная компания «ЕКА» (Лукойл) — одна из лидеров продаж на рынке нефтепродуктов московского региона. С 1997 года сотрудничество с «ЕКА» гарантирует клиентам индивидуальный подход, точное соблюдение условий договорных отношений, высокое качество продукции и сервиса на автозаправочных станциях.
Цели проекта:
- Повысить КПД штатных сотрудников отдела автоматизации.
- Сократить операционные издержки.
- Снизить финансовые риски за счет повышения качества ведения учета в единой системе.
Задачи проекта:
- Автоматизировать бизнес-процессы холдинга:
- управленческий учет в части блоков «Закупки», «Продажи», «Производство», «Склад»;
- бухгалтерский и налоговый учет;
- казначейство;
- бюджетирование.
- Автоматизировать обработку аналитических данных по всему холдингу.
- Оптимизировать бизнес-процесс согласования документов в системе.
- Построить единую ИТ-службу.
- Обеспечить бесперебойную, стабильную и устойчивую работу системы.
- Обработка аналитических данных велась вручную.
- Бухгалтерский учет велся в 50-ти различных базах.
- Прозрачно-построенный бизнес-процесс согласования документов в системе отсутствовал.
- Единая ИТ-служба отсутствовала.
- КПД штатных сотрудников ИТ-службы был низким.
Система комплексной автоматизации процессов построена на базе решения «1С:Управление холдингом».
Основные модули системы:
- Финансовый и управленческий учет:
- консолидация данных по всем юрлицам;
- автоматическое формирование управленческой и бухгалтерской отчетности;
- настроено централизованное казначейство и единый реестр платежей.
- Бюджетирование и планирование:
- формирование и контроль бюджетов ЦФО;
- автоматическая проверка лимитов при согласовании заявок на оплату.
- Управление продажами и закупками:
- единая база контрагентов;
- контроль исполнения договоров;
- формирование консолидированных отчетов по закупкам и продажам.
- Управление производством и складом:
- учет движения топлива, продукции и материалов;
- контроль остатков по складам и резервирование.
- Управление транспортом:
- мониторинг маршрутов доставки топлива;
- учет транспортных расходов и простоев.
- Документооборот и согласование заявок:
- процесс согласования заявок на оплату во всех ЦФО;
- возможность согласования ответным письмом без входа в систему (через корпоративную почту).
- Управление нормативно-справочной информацией (НСИ):
- единая база НСИ по всем юрлицам: контрагенты, статьи затрат, виды продукции;
- централизованное обновление и контроль изменений.
Система интегрирована со следующими решениями:
- «1С:Бухгалтерия 8» — миграция и синхронизация исторических данных;
- корпоративной почтой (Exchange / Outlook) — согласование заявок ответным письмом;
- банковскими сервисами — автоматическая загрузка и выгрузка платежных поручений;
- системой электронного документооборота (ЭДО) — обмен первичными документами с контрагентами;
- внешними BI-инструментами (Power BI) — аналитическая отчетность по ЦФО.
Схема архитектуры
- Пошаговый переход 50 юридических лиц в единую базу «1С:Управление холдингом».
- Разработан и внедрен процесс согласования заявок на оплату по всем ЦФО — с возможностью визирования по электронной почте.
- Единый реестр платежей — согласование и формирование платежных поручений «в один клик» по всем юрлицам.
- Сформирована централизованная ИТ-служба, обеспечивающая поддержку и обновления платформы.
- Настроена автоматическая выгрузка данных в BI-системы для аналитики руководства.
- Реализована многоуровневая система прав доступа по юридическим лицам и ролям.
Снизились финансовые риски
В результате внедрения системы комплексной автоматизации процессов на базе «1С:Управление холдингом» и оптимизации бизнес-процессов получены следующие результаты
- Сократились операционные издержки на 25%.
- Повысился КПД штатных сотрудников ИТ-службы, производительность и использование ресурсов внутри предприятия на 15%.
- Снизились финансовые риски за счет повышения качества ведения учета в единой системе на 15%.
- Автоматизирована обработка аналитических данных по всему холдингу.
- Оптимизирован бизнес-процесс согласования документов в системе.
- Построена единая ИТ-служба.
- Обеспечена бесперебойная, стабильная и устойчивая работа системы
Автоматизированы бизнес-процессы холдинга:
- управленческий учет, в части блоков «Закупки», «Продажи», «Производство», «Склад»;
- бухгалтерский и налоговый учет;
- казначейство;
- бюджетирование.
