Группа компаний «Домал» перешла с разрозненных информационных систем и таблиц Excel на единую информационную систему на базе программных продуктов «1С». Ключевой особенностью проекта была необходимость единовременного перехода на новую систему без перерывов в текущей деятельности предприятия. В рамках проекта такой переход был осуществлен дважды (для каждой из организаций, входящих в группу компаний). В результате проекта руководство получило актуальную оперативную информацию о деятельности предприятия, что позволило существенно ускорить процесс принятия управленческих решений. Появились новые инструменты управления предприятием, снизилось время на подготовку необходимых документов и отчетности.
Компания «Домал» производит и продает продукцию, которая помогает не только с нуля начать строительство, но и декорировать рельеф и фасад загородных домов. Продукция завода — тротуарная и облицовочная плитка, пластиковые и полиуретановые формы для изготовления тротуарной и облицовочной плитки, винтовые сваи и металлоизделия (скамейки, ограждения, мангалы). Помимо собственной продукции компания реализует широкий спектр товаров для строительства, ремонта и отделки, дачи и сада.
Основная цель проекта – обеспечить руководство и собственников достоверной оперативной информацией для принятия управленческих решений.
Задачи проекта:
- Консолидировать оперативные данные в рамках единой системы управления предприятием. Отказаться от разрозненных систем, различных таблиц Microsoft Excel и неоперативного получения информации.
- Нормализовать и актуализировать нормативно-справочную информацию.
- Получать актуальную информацию о себестоимости производимой продукции.
- Рассчитывать финансовый результат деятельности предприятия в необходимых разрезах.
- Получать управленческую отчетность из системы в одном окне и в один клик.
- Оперативно оформлять необходимые документы регламентированного учета в части реализации товаров.
- Снизить трудозатраты на подготовку регламентированной отчетности.
До старта проекта учет велся частично в разрозненных базах 1С («1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерия»), частично в таблицах Microsoft Excel и на бумажных носителях. Обмены между базами были реализованы не в полной мере. В связи с этим нормативно-справочная информация дублировалась, и для получения достоверных данных достаточно часто требовались дополнительные трудозатраты на сверку данных между разными базами и актуализацию информации.
Для получения актуальной информации о складских остатках примерно раз в квартал необходимо было проводить инвентаризацию, которая занимала 1-2 дня и существенно тормозила текущую работу. Информация о состоянии производства была только на бумажных носителях, в учетные системы в конце месяца вводились обобщенные показатели.
Расчет себестоимости продукции и финансового результата производились путем анализа и обработки в Microsoft Excel данных, полученных из «1С» и других файлов Microsoft Excel с учетными данными. Этот процесс занимал продолжительное время, и результаты за месяц появлялись только к концу следующего месяца.
В таких условиях корректно оценить результаты работы как предприятия в целом, так и отдельных направлений деятельности и подразделений, было весьма трудно, а управленческие решения часто не оказывали нужного эффекта, поскольку в основном принимались на основании неактуальных данных. Подобная ситуация не устраивала собственников компании и не соответствовала планам развития, поэтому было решено внедрить новую единую информационную систему.
Новая учетная система построена на базе нескольких программных продуктов:
- «1С:Управление нашей фирмой»,
- «1С:Бухгалтерия»,
- «1С:Зарплата и управление персоналом».
Основной системой является «1С:Управление нашей фирмой», где отражаются данные оперативного учета. «1С:Бухгалтерия» используется для сдачи регламентированной отчетности, «1С:Зарплата и управление персоналом» — для ведения учета по персоналу, расчета заработной платы и для сдачи, связанной с этим регламентированной отчетности.
Переход на новую систему нужно было осуществить одномоментно, поскольку различные участки деятельности предприятия сильно связаны между собой. При этом необходимо было обеспечить непрерывность текущих процессов, в частности, отгрузки товаров клиентам.
Было принято решение произвести внедрение в 2 этапа: сначала в одной организации, в которой меньше объем деятельности и количество персонала, затем, с учетом полученного опыта, во второй. На первом этапе отражение операций по первой организации полностью переносилось в новую систему, однако для получения общей информации по предприятию необходимые данные выгружались в старую систему, в которой отражались операции по второй организации. Это потребовало реализации временной схемы обмена данными. На втором этапе все старые системы отключались, ведение учета по обеим организациям полностью переносилось в новую систему.
Схема архитектуры
Особенностью проекта стал быстрый переход на новую информационную систему. Было проведено обследование, по итогам которого утвердили описанную выше схему перехода.
Для каждой из организаций на переход потребовалось 2 с небольшим месяца: около месяца на анализ бизнес-процессов и сопоставление их с возможностями типовых конфигураций, 2-3 недели на настройку и доработку программных продуктов и 2-3 недели на запуск в эксплуатацию.
Поскольку на предприятии уже использовались программные продукты «1С», проблем с адаптацией к новому интерфейсу и особенностям программы не возникло. С момента перехода старые системы больше не использовались, вся деятельность отражалась только в новой системе.
Поскольку основная деятельность компания связана с торговлей, а отпуск продукции производится с нескольких, достаточно удаленных друг от друга, торговых точек, была проведена настройка различного оборудования (кассовые аппараты, терминалы оплаты и пр.), подключенного как напрямую к рабочим станциям, так и в терминальном режиме. Для упрощения работы подразделений, ответственных за продажи, был реализован единый порядок оформления реализации с оптовых и розничных складов. Склады были разделены на группы, доступ сотрудников к данным был разграничен по группам складов. Также было реализовано разграничение доступа по группам покупателей.
Для получения точной себестоимости продукции были реализованы нетиповые алгоритмы распределения затрат, учитывающие необходимые коэффициенты.
Для предоставления собственникам полной информации о состоянии предприятия были реализованы необходимые отчеты.
Для получения точной себестоимости продукции был введен дополнительный коэффициент распределения (реквизит, который указывается в карточке номенклатуры). В случае, когда вариант распределения себестоимости необходимо анализировать по объему выпуска продукции в месяц, механизм учитывает этот коэффициент и пересчитывает количественный оборот на его основании. Физически этот механизм помогает с определенных позиций продукции перераспределять себестоимость на другие. Механизм специфичный и обоснован производственным процессом клиента.
Второй реализованный алгоритм влияет на расчет прибылей и убытков в рамках конкретных подразделений. В связи с большим объемом продаж в сезонный период и невозможностью ручного заполнения менеджерами реквизита «подразделение продажи» для корректного учета, внедрена дополнительная аналитика «подразделение финансового результата». Этот реквизит может указываться как у структурной единицы, так и у товара.
Были доработаны движения в рамках учета доходов и расходов во всех документах, переработан документ «Закрытие месяца». Доработка служит для того, чтобы учитывать себестоимость продукции в рамках того подразделения, которое осуществило продажу этой продукции.
Была доработана возможность учета возвратных отходов в связи с их переиспользованием в документе производство.
В качестве отчетов для получения информации используются типовые «Анализ бизнеса», «Доходы и расходы», «Финансовый результат».
Ускорилось формирование регламентированной отчетности
- Точные остатки на складах до перехода предприятия на новую систему были известны только после полной инвентаризации. На данный момент эту информацию можно получить в режиме реального времени.
- Существенно ускорен процесс расчета себестоимости продукции и получения финансового результата. До начала проекта автоматизации этот процесс был полностью ручным и занимал около 3 недель, сейчас он занимает около 1 часа.
- Реализованы отчеты, которые показывают собственникам ряд показателей по предприятию в режиме реального времени, что позволяет принимать оперативные решения, планировать мероприятия по развитию бизнеса и отслеживать выполнение этих мероприятий.
- Нормализована нормативно-справочная информация, что существенно сократило количество ошибок при отражении данных.
- Реализованы инструменты для гибкого управления взаимоотношениями с покупателями (ценообразование на основании различных критериев, контроль выполнения условий и т.д.).
- Наличие оперативной информации по складским остаткам и реализации продукции позволяет управлять закупками и производством таким образом, чтобы увеличить оборачиваемость товаров и максимизировать выпуск пользующейся спросом продукции.
- В 5 раз сократилось время формирования регламентированной отчетности.
Елена Николаева, главный бухгалтер ООО «Домал»
После создания единой учетной системы на базе конфигураций: «1С:Управление нашей фирмой 8», «1С:Зарплата и управление персоналом 8» и «1С:Бухгалтерия 8», наше предприятие получило современный инструмент ведения учета, способный отражать бизнес-процессы предприятия и развиваться вместе с бизнесом.
