||
Краткое описание

Компания «Альфа-Дизель» построила информационную систему управления электронным документооборотом на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП». Внедрение осуществлялось условиях пандемии —  полностью удаленно во время соблюдения условий карантина и самоизоляции. Ни одной очной встречи с заказчиком проведено не было. В рамках проекта настроены блоки документов: «Входящие и исходящие документы»; «Внутренние и организационно-распорядительные документы»; «Мероприятия и проекты»; «Договорные документы». В каждом блоке настроены по 10 видов документов, по 5 шаблонов документов и по 5 бизнес-процессов. Также проведена доработка интеграции системы «1С:Документооборот 8» с учетной системой «1С:Бухгалтерия».

ООО «Альфа-Дизель»
Заказчик

ООО «Альфа-Дизель» специализируется на комплексе услуг, обеспечивающих надежное энергоснабжение, стабильную работу энергетических систем промышленных и хозяйственных объектов. Специалисты компании осуществляют автономное энергоснабжение и эксплуатацию энергетических комплексов на месторождениях во многих регионах РФ, обслуживают энергосистемы буровых и нефтедобывающих компаний, реализуют сервисные программы на объектах заказчиков.

1
Цели и задачи

Цели проекта:

  1. Сформировать единое информационное пространство.
  2. Регламентировать и контролировать процесс движения документов.
  3. Уменьшить время на подготовку/согласование/поиск документов.
  4. Повысить эффективность работы сотрудников.
  5. Обеспечить возможность сбора аналитической информации о своевременности исполнения этапов бизнес-процессов.
  6. Обеспечить возможность автоматизации процессов, определенных условиями договора, возможность их модификации и постепенное расширение автоматизированных процессов.

Для достижения целей проекта должны быть решены следующие основные задачи:

  1. Систематизировать и структурировать требования к существующим бизнес-процессам для их последующей автоматизации.
  2. Разработать регламенты выполнения основных процессов с использованием ИС.
  3. Определить архитектуру ИС.
  4. Интегрировать решение «1С:Документооборот 8 КОРП» и имеющейся на предприятии автоматизированной учетной системы на базе «1С:Бухгалтерия».
  5. Адаптировть, доработать и настроить «1С:Документооборот 8 КОРП» для реализации функционала ИС.
  6. Обеспечить корректный ввод НСИ и исходных данных на дату запуска ИС в эксплуатацию.
  7. Обучить персонал для обеспечения корректной эксплуатации и обслуживания (администрирования) ИС. Организовать сопровождение и эксплуатацию ИС.
2
Ситуация до старта проекта

Предпосылки проекта:

  • отсутствала оперативная информация по документам;
  • отсутствовала возможность отслеживать фактическую деятельность каждого работника;
  • отсутствовали четко регламентированные и стандартизированные процессов;
  • длительное время на поиск документов;
  • отсутствала интеграция с используемой учетной системой.

В связи увеличением объема документов потребовалось упорядочить работу сотрудников с документами (договорными, входящими и исходящими) и оптимизировать ее. Ориентируясь на отзывы по программе «1С:Документооборот 8», что это хороший инструмент с проверенной методикой его использования и после демонстрации его сотрудниками компании «Софт Академия», заказчик решил остановить выбор на нем.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Информационная система управления электронным документооборотом реализована на платформе «1С:Предприятие» на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП»

Автоматизированы функции:

  1. Делопроизводство. 
  2. Учет и хранение документов. 
  3. Ведение номенклатуры дел. 
  4. Учет и контроль исполнения поручений. 
  5. Учет рабочего времени. 
  6. Учет договоров. 

Вариант работы: клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server).

Масшаб проекта:

  • общая численность компании (включая филиалы): 100;
  • общее число автоматизированных рабочих мест: 35. 
4
Особенности и уникальность проекта

Территориальная распределенность и организационная сложность

Внедрение осуществлялось условиях пандемии полностью удаленно во время соблюдения условий карантина и самоизоляции. Ни одной очной встречи с заказчиком проведено не было. Обследование и внедрение осуществлялось в условиях самоизоляции удаленно. Учитывая распределенность филиальной системы компании и удаленность подразделений, а также карантин обучение всего персонала компании заказчика осуществлялось полностью удаленно.

№ п/п

Наименование предприятия/ подразделения

Адрес предприятия/ подразделения

1. Администрация

Самарская область, г. Отрадный, ул. Гайдара

2. Финансово-экономический отдел

г.Санкт-Петербург, ул.Гастелло, д.14, литер А,

Обособленное подразделение (Тюменская область)

Тюменский район, д. Есаулова, ул. Придорожная

4. Обособленное подразделение (Красноярский край, Таймырский (Долгано-Ненецкий район)

Таймырский Долгано-Ненецкий район, г. Тухард

5. Обособленное подразделение (Красноярский край, Эвенкийский район)

Эвенкийский район, населенный пункт Байкит

Участок генерации электроэнергии (Обособленное подразделение, г. Иркутск)

г. Иркутск, ул. Байкальская

7. Обособленное подразделение (Иркутская область, Катангский район)

Катангский район, село Ербогачен

8. Обособленное подразделение (Республика Саха (Якутия), Мирнинский район)

Мирнинский район, населенный пункт ТАС-Юрях

9. Обособленное подразделение (Краснодарский край, Северский район, станица Северская)

353240, Краснодарский край, Северский район, станица Северская, ул. Кирова

К моменту старта проекта на стороне заказчика не был создан необходимый системный ландшафт информационной системы. Наша компания, осуществила поставку, настройку и полный запуск сервера. Сервер настраивали в офисе подрядчика полностью — от создания рейд массива, до установки настроек сетевой карты под требования топологии сети заказчика. Заказчику оставалось лишь подключить сервер к сети 220В и ЛВС с уже настроенными серверами (WS, AD, 1С, SQL), сервисами, службами и тестовой моделью «1С:Документооборот».

Интеграция

В рамках проведения обследования были выявлены следующие документы для интеграции:

  1. Договорные документы.
  2. Накладная на передачу материалов.

1C_Shema_AlfaDiesel_2.jpg

Обмен данными между учетными системами и создание НСИ

Общий алгоритм движения договорных документов

Создание в «1С:Документооборот»

Инициатор создает карточку договора в СЭД по типовой форме; заполняет обязательные реквизиты карточки документа; сохраняет карточку договорного документа. Инициатор проверяет наличие информации о контрагенте в системе. Ели заключается договор с контрагентом, которого еще нет в базе, то из карточки договора создает задачу исполнения на заведение контрагента для помощника руководителя с указанием всей необходимой информации о контрагенте. Если контрагент существует, то дозаполняет оставшиеся реквизиты, прикрепляет к карточке документа подготовленные файлы. Далее инициатор создает на основании подготовленного документа процесс «Обработка доходного типового договора» по настроенному в системе шаблону процесса, предусмотренному для данного вида документа. Инициатор запускает бизнес-процесс обработки доходных договорных документов командой «Стартовать и закрыть». Ответственность за корректность заполненных данных лежит на инициаторе (ответственном) договора.

Согласование в «1С:Документооборот»

Создается задача на согласование договорного документа. Список согласующих:

  • ответственный за договор;
  • ответственный, по умолчанию будет проставлен автор документа;
  • главный бухгалтер;
  • заместитель генерального директора по производству;
  • юрисконсульт — проверяет заполнение карточки контрагента и присваивает корреспонденту группу доступа «Контрагент» — это означает, что с данным контрагентом имеются договорные отношения» (редактирование карточки Контрагента при этом блокируется). При этом процесс подписания не стартует, если признак группы контрагента не поменялся с «Корреспондент» на «Контрагент». 
  • заместитель генерального директора по экономике и финансам;
  • технический директор;
  • ведущий экономист;
  • заместитель директора по стратегическому развитию.

Маршрут согласования формы договора заранее настроен по определенным правилам, все согласующие получают задачи одновременно, срок согласования регламентирован 2 днями. В ходе согласования согласующее лицо может: 

  • прикрепить к задаче согласования свою редакцию файла или замечания;
  • внести замечания в поле «Комментарий».

Если все визы положительные («Согласовано»), процесс переходит на этап подписания, при этом для инициатора автоматически создается задача на ознакомление с результатом согласования. Если все визы условно-положительные («Согласовано» и «Согласовано с замечаниями»), процесс переходит на этап ознакомления с результатом согласования, при этом следующая задача не будет создана до тех пор, пока инициатор не ознакомится с результатом согласования. Если в ходе согласования есть хотя бы одна отрицательная виза («Не согласовано»), то процесс переходит в этап проработки замечаний. В этом случае, инициатор после устранения замечаний повторяет согласование, оно начнется с начала и отправляется всем согласующим.

Регистрация (обеспечение подписания, регистрация) в «1С:Документооборот»

Помощник руководителя из карточки договора печатает документ и его приложений, а также лист согласования с визами согласующих лиц. Помощник руководителя передает распечатанный на бумажном носителе документ генеральному директору. Генеральный директор, ознакомившись с его содержанием, приложениями и листом согласования, подписывает бумажный экземпляр. Помощник руководителя в карточке договора нажимает на кнопку «зарегистрировать», в поле рег. № редактирует номер (указывает номер контрагента), сканирует и прикладывает к карточке договорного документа скан-копию подписанного и зарегистрированного договора, исполняет задачу обеспечения подписания. Если документ или его приложения требуют проставления печати компании, помощник руководителя производит проставление печати на подписанном договоре и передает договорной документ на хранение. Инициатор получает уведомление о подписании документа.

Создание договорного документа в «1С:Бухгалтерия БИТ ФИНАНС»

По доработанным правилам интеграции будет создана карточка документа «Договор» в учетной системе. Бухгалтер получит уведомление о созданном документе.

Ознакомление сотрудников с договором в «1С:Документооборот»

После того, как договор подписан, зарегистрирован, к договору приложена скан-копия оригинала документа автоматически создается задача ознакомления инициатору и всем согласующим лицам о подписании договорного документа. Дополнительно, каждый участник рабочей группы может направить договор на ознакомление всем заинтересованным сотрудникам.

Исполнение (отнесение документа в Дело) в «1С:Документооборот»

После получения оригинала документа подписанного с двух сторон, сотрудник отдела, в котором хранятся бумажные оригиналы документов (бухгалтерии) проставляет в карточке договорного документа место фактического хранения.

Общий алгоритм движения накладных на передачу материалов

Создание в «1С:Бухгалтерия БИТ Финанс»

Сотрудник бухгалтерии создает документ «Перемещение товаров». После сохранения и проведения документа по правилам интеграции в документообороте формируется внутренний документ «Накладная на передачу материалов».

Создание в «1С:Документооборот»

С помощью интеграции создается карточка документа «Накладная на пердачу материалов». Инициатор (главный бухгалтер) проверяет заполненность реквизитов в карточке накладной (сдал/принял) и запускает бизнес-процесс согласования с ответственными лицами. При необходимости, инициатор добавляет в шаблон процесса дополнительных согласующих.

Инициатор запускает бизнес-процесс обработки накладной на передачу материалов командой «Стартовать и закрыть».

Подписание ответственными лицами (сдал/принял), приложение подписанных скан-копий оригиналов в «1С:Документооборот»

Из задачи исполнения пользователь переходит к карточке документа «Накладная на пердачу материалов», знакомится с карточкой документа и приложенными файлами, распечатывает накладную, подписывает со своей стороны, также документ подписывается сотрудником, получающим материал. После подписания ответсвенный сканирует и прикладывает к карточке документа подписанную скан-копию и завершает задачу исполнения и передает оригинал на хранение.

Исполнение (на хранение) в «1С:Документооборот»

Главный бухгалтер получает задачу на хранение накладной на пердачу материалов. Сверяет переданный оригинал со скан-копией в СЭД и помещает на хранение.

Согласование договора реализовано таким образом, что бухгалтеру не нужно специально заходить в «1С:Документооборот». Работая непосредственно в «1С:Бухгалтерии», сотрудник видит поступивший документ ему на согласование может проверить его и выполнить ряд операций таких таких же как и в СЭДО, отправив документ далее по маршруту бизнес процесса.

1C_Shema_AlfaDiesel_1.jpg

Согласование договора


5
Результаты проекта

В процессе внедрения программного продукта специалисты компании «Софт Академия»  реализовали следующие задачи:

  1. Настроены блоки документов:
    • «Входящие и исходящие документы»;
    • «Внутренние и организационно-распорядительные документы»
    • «Мероприятия и проекты»
    • «Договорные документы».

 В каждом блоке настроены по 10 видов документов, по 5 шаблонов документов и по 5 бизнес-процессов в каждом блоке. Также проведена настройка и доработка интеграции «1С:Документооборот 8» с «1С:Бухгалтерия».

  1. Разработаны инструкции по работе пользователей с программой, а также проведено обучение сотрудников.

После внедрения программного продукта специалисты компании «Софт Академия» осуществляют техническую поддержку и оказывают консультационные услуги по эксплуатации по настоящее время.

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
35
Отрасль
Энергетика
Платформа
1С:Предприятие 8 КОРП
Май 2020 —
Центральный федеральный округ РФ
Северо-Западный федеральный округ РФ
Приволжский федеральный округ РФ
Уральский федеральный округ РФ
Сибирский федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
27 Июля 2021
Удостоверяющий центр «НПЦ «1С» аккредитован по новым правилам и осуществляет выпуск квалифицированных сертификатов ЭП

Фирма «1С» извещает пользователей и партнёров об аккредитации Удостоверяющего центра ООО «НПЦ «1С» по новым правилам в соответствии с требованиями федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 с учетом изменений, внесенных законом 476-ФЗ от 27.12.2019. Обзор изменений в законодательстве об электронной подписи, см. на сайте 1С:ИТС. С 1 июля 2021 года удостоверяющие центры (УЦ), не прошедшие аккредитацию по новым правилам, не могут выпускать квалифицированные сертификаты электронной подписи.

09 Июля 2021
Выпуск технического обновления ЗПК «1С:Предприятие 8.3z»

Фирма «1С» сообщает о выпуске технического обновления Защищенного программного комплекса «1С:Предприятие 8.3z» (ЗПК «1С:Предприятие 8.3z») — программного средства общего назначения со встроенными средствами защиты от несанкционированного доступа к информации, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну.