Компания «Альфа-Дизель» построила информационную систему управления электронным документооборотом на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП». Внедрение осуществлялось условиях пандемии — полностью удаленно во время соблюдения условий карантина и самоизоляции. Ни одной очной встречи с заказчиком проведено не было. В рамках проекта настроены блоки документов: «Входящие и исходящие документы»; «Внутренние и организационно-распорядительные документы»; «Мероприятия и проекты»; «Договорные документы». В каждом блоке настроены по 10 видов документов, по 5 шаблонов документов и по 5 бизнес-процессов. Также проведена доработка интеграции системы «1С:Документооборот 8» с учетной системой «1С:Бухгалтерия».
ООО «Альфа-Дизель» специализируется на комплексе услуг, обеспечивающих надежное энергоснабжение, стабильную работу энергетических систем промышленных и хозяйственных объектов. Специалисты компании осуществляют автономное энергоснабжение и эксплуатацию энергетических комплексов на месторождениях во многих регионах РФ, обслуживают энергосистемы буровых и нефтедобывающих компаний, реализуют сервисные программы на объектах заказчиков.
Цели проекта:
- Сформировать единое информационное пространство.
- Регламентировать и контролировать процесс движения документов.
- Уменьшить время на подготовку/согласование/поиск документов.
- Повысить эффективность работы сотрудников.
- Обеспечить возможность сбора аналитической информации о своевременности исполнения этапов бизнес-процессов.
- Обеспечить возможность автоматизации процессов, определенных условиями договора, возможность их модификации и постепенное расширение автоматизированных процессов.
Для достижения целей проекта должны быть решены следующие основные задачи:
- Систематизировать и структурировать требования к существующим бизнес-процессам для их последующей автоматизации.
- Разработать регламенты выполнения основных процессов с использованием ИС.
- Определить архитектуру ИС.
- Интегрировать решение «1С:Документооборот 8 КОРП» и имеющейся на предприятии автоматизированной учетной системы на базе «1С:Бухгалтерия».
- Адаптировть, доработать и настроить «1С:Документооборот 8 КОРП» для реализации функционала ИС.
- Обеспечить корректный ввод НСИ и исходных данных на дату запуска ИС в эксплуатацию.
- Обучить персонал для обеспечения корректной эксплуатации и обслуживания (администрирования) ИС. Организовать сопровождение и эксплуатацию ИС.
Предпосылки проекта:
- отсутствала оперативная информация по документам;
- отсутствовала возможность отслеживать фактическую деятельность каждого работника;
- отсутствовали четко регламентированные и стандартизированные процессов;
- длительное время на поиск документов;
- отсутствала интеграция с используемой учетной системой.
В связи увеличением объема документов потребовалось упорядочить работу сотрудников с документами (договорными, входящими и исходящими) и оптимизировать ее. Ориентируясь на отзывы по программе «1С:Документооборот 8», что это хороший инструмент с проверенной методикой его использования и после демонстрации его сотрудниками компании «Софт Академия», заказчик решил остановить выбор на нем.
Информационная система управления электронным документооборотом реализована на платформе «1С:Предприятие» на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП»
Автоматизированы функции:
- Делопроизводство.
- Учет и хранение документов.
- Ведение номенклатуры дел.
- Учет и контроль исполнения поручений.
- Учет рабочего времени.
- Учет договоров.
Вариант работы: клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server).
Масшаб проекта:
- общая численность компании (включая филиалы): 100;
- общее число автоматизированных рабочих мест: 35.
Территориальная распределенность и организационная сложность
Внедрение осуществлялось условиях пандемии полностью удаленно во время соблюдения условий карантина и самоизоляции. Ни одной очной встречи с заказчиком проведено не было. Обследование и внедрение осуществлялось в условиях самоизоляции удаленно. Учитывая распределенность филиальной системы компании и удаленность подразделений, а также карантин обучение всего персонала компании заказчика осуществлялось полностью удаленно.
| № п/п |
Наименование предприятия/ подразделения |
Адрес предприятия/ подразделения |
| 1. | Администрация |
Самарская область, г. Отрадный, ул. Гайдара |
| 2. | Финансово-экономический отдел |
г.Санкт-Петербург, ул.Гастелло, д.14, литер А, |
| Обособленное подразделение (Тюменская область) |
Тюменский район, д. Есаулова, ул. Придорожная |
|
| 4. | Обособленное подразделение (Красноярский край, Таймырский (Долгано-Ненецкий район) |
Таймырский Долгано-Ненецкий район, г. Тухард |
| 5. | Обособленное подразделение (Красноярский край, Эвенкийский район) |
Эвенкийский район, населенный пункт Байкит |
| Участок генерации электроэнергии (Обособленное подразделение, г. Иркутск) |
г. Иркутск, ул. Байкальская |
|
| 7. | Обособленное подразделение (Иркутская область, Катангский район) |
Катангский район, село Ербогачен |
| 8. | Обособленное подразделение (Республика Саха (Якутия), Мирнинский район) |
Мирнинский район, населенный пункт ТАС-Юрях |
| 9. | Обособленное подразделение (Краснодарский край, Северский район, станица Северская) |
353240, Краснодарский край, Северский район, станица Северская, ул. Кирова |
К моменту старта проекта на стороне заказчика не был создан необходимый системный ландшафт информационной системы. Наша компания, осуществила поставку, настройку и полный запуск сервера. Сервер настраивали в офисе подрядчика полностью — от создания рейд массива, до установки настроек сетевой карты под требования топологии сети заказчика. Заказчику оставалось лишь подключить сервер к сети 220В и ЛВС с уже настроенными серверами (WS, AD, 1С, SQL), сервисами, службами и тестовой моделью «1С:Документооборот».
Интеграция
В рамках проведения обследования были выявлены следующие документы для интеграции:
- Договорные документы.
- Накладная на передачу материалов.
Обмен данными между учетными системами и создание НСИ
Общий алгоритм движения договорных документов
Создание в «1С:Документооборот»
Инициатор создает карточку договора в СЭД по типовой форме; заполняет обязательные реквизиты карточки документа; сохраняет карточку договорного документа. Инициатор проверяет наличие информации о контрагенте в системе. Ели заключается договор с контрагентом, которого еще нет в базе, то из карточки договора создает задачу исполнения на заведение контрагента для помощника руководителя с указанием всей необходимой информации о контрагенте. Если контрагент существует, то дозаполняет оставшиеся реквизиты, прикрепляет к карточке документа подготовленные файлы. Далее инициатор создает на основании подготовленного документа процесс «Обработка доходного типового договора» по настроенному в системе шаблону процесса, предусмотренному для данного вида документа. Инициатор запускает бизнес-процесс обработки доходных договорных документов командой «Стартовать и закрыть». Ответственность за корректность заполненных данных лежит на инициаторе (ответственном) договора.
Согласование в «1С:Документооборот»
Создается задача на согласование договорного документа. Список согласующих:
- ответственный за договор;
- ответственный, по умолчанию будет проставлен автор документа;
- главный бухгалтер;
- заместитель генерального директора по производству;
- юрисконсульт — проверяет заполнение карточки контрагента и присваивает корреспонденту группу доступа «Контрагент» — это означает, что с данным контрагентом имеются договорные отношения» (редактирование карточки Контрагента при этом блокируется). При этом процесс подписания не стартует, если признак группы контрагента не поменялся с «Корреспондент» на «Контрагент».
- заместитель генерального директора по экономике и финансам;
- технический директор;
- ведущий экономист;
- заместитель директора по стратегическому развитию.
Маршрут согласования формы договора заранее настроен по определенным правилам, все согласующие получают задачи одновременно, срок согласования регламентирован 2 днями. В ходе согласования согласующее лицо может:
- прикрепить к задаче согласования свою редакцию файла или замечания;
- внести замечания в поле «Комментарий».
Если все визы положительные («Согласовано»), процесс переходит на этап подписания, при этом для инициатора автоматически создается задача на ознакомление с результатом согласования. Если все визы условно-положительные («Согласовано» и «Согласовано с замечаниями»), процесс переходит на этап ознакомления с результатом согласования, при этом следующая задача не будет создана до тех пор, пока инициатор не ознакомится с результатом согласования. Если в ходе согласования есть хотя бы одна отрицательная виза («Не согласовано»), то процесс переходит в этап проработки замечаний. В этом случае, инициатор после устранения замечаний повторяет согласование, оно начнется с начала и отправляется всем согласующим.
Регистрация (обеспечение подписания, регистрация) в «1С:Документооборот»
Помощник руководителя из карточки договора печатает документ и его приложений, а также лист согласования с визами согласующих лиц. Помощник руководителя передает распечатанный на бумажном носителе документ генеральному директору. Генеральный директор, ознакомившись с его содержанием, приложениями и листом согласования, подписывает бумажный экземпляр. Помощник руководителя в карточке договора нажимает на кнопку «зарегистрировать», в поле рег. № редактирует номер (указывает номер контрагента), сканирует и прикладывает к карточке договорного документа скан-копию подписанного и зарегистрированного договора, исполняет задачу обеспечения подписания. Если документ или его приложения требуют проставления печати компании, помощник руководителя производит проставление печати на подписанном договоре и передает договорной документ на хранение. Инициатор получает уведомление о подписании документа.
Создание договорного документа в «1С:Бухгалтерия БИТ ФИНАНС»
По доработанным правилам интеграции будет создана карточка документа «Договор» в учетной системе. Бухгалтер получит уведомление о созданном документе.
Ознакомление сотрудников с договором в «1С:Документооборот»
После того, как договор подписан, зарегистрирован, к договору приложена скан-копия оригинала документа автоматически создается задача ознакомления инициатору и всем согласующим лицам о подписании договорного документа. Дополнительно, каждый участник рабочей группы может направить договор на ознакомление всем заинтересованным сотрудникам.
Исполнение (отнесение документа в Дело) в «1С:Документооборот»
После получения оригинала документа подписанного с двух сторон, сотрудник отдела, в котором хранятся бумажные оригиналы документов (бухгалтерии) проставляет в карточке договорного документа место фактического хранения.
Общий алгоритм движения накладных на передачу материалов
Создание в «1С:Бухгалтерия БИТ Финанс»
Сотрудник бухгалтерии создает документ «Перемещение товаров». После сохранения и проведения документа по правилам интеграции в документообороте формируется внутренний документ «Накладная на передачу материалов».
Создание в «1С:Документооборот»
С помощью интеграции создается карточка документа «Накладная на пердачу материалов». Инициатор (главный бухгалтер) проверяет заполненность реквизитов в карточке накладной (сдал/принял) и запускает бизнес-процесс согласования с ответственными лицами. При необходимости, инициатор добавляет в шаблон процесса дополнительных согласующих.
Инициатор запускает бизнес-процесс обработки накладной на передачу материалов командой «Стартовать и закрыть».
Подписание ответственными лицами (сдал/принял), приложение подписанных скан-копий оригиналов в «1С:Документооборот»
Из задачи исполнения пользователь переходит к карточке документа «Накладная на пердачу материалов», знакомится с карточкой документа и приложенными файлами, распечатывает накладную, подписывает со своей стороны, также документ подписывается сотрудником, получающим материал. После подписания ответсвенный сканирует и прикладывает к карточке документа подписанную скан-копию и завершает задачу исполнения и передает оригинал на хранение.
Исполнение (на хранение) в «1С:Документооборот»
Главный бухгалтер получает задачу на хранение накладной на пердачу материалов. Сверяет переданный оригинал со скан-копией в СЭД и помещает на хранение.
Согласование договора реализовано таким образом, что бухгалтеру не нужно специально заходить в «1С:Документооборот». Работая непосредственно в «1С:Бухгалтерии», сотрудник видит поступивший документ ему на согласование может проверить его и выполнить ряд операций таких таких же как и в СЭДО, отправив документ далее по маршруту бизнес процесса.
Согласование договора
В процессе внедрения программного продукта специалисты компании «Софт Академия» реализовали следующие задачи:
- Настроены блоки документов:
- «Входящие и исходящие документы»;
- «Внутренние и организационно-распорядительные документы»
- «Мероприятия и проекты»
- «Договорные документы».
В каждом блоке настроены по 10 видов документов, по 5 шаблонов документов и по 5 бизнес-процессов в каждом блоке. Также проведена настройка и доработка интеграции «1С:Документооборот 8» с «1С:Бухгалтерия».
- Разработаны инструкции по работе пользователей с программой, а также проведено обучение сотрудников.
После внедрения программного продукта специалисты компании «Софт Академия» осуществляют техническую поддержку и оказывают консультационные услуги по эксплуатации по настоящее время.
