||
Краткое описание

Нефтяная компания «Сокар Энергоресурс» автоматизировала делопроизводство и договорную работу на базе «1С:Документооборот 8 КОРП». Для реализации проекта применялась технология внедрения по функциональным блокам, которая позволяет существенно сократить количество итераций согласования требований. В результате от начала проекта до запуска системы в промышленную эксплуатацию прошло всего шесть месяцев. Бизнес-процессы компании стали прозрачными, упростился и стал более наглядным контроль исполнительской дисциплины. Существенно снизилсь сроки согласования документов.

ООО «Сокар Энергоресурс»
Заказчик

ООО «СОКАР ЭНЕРГОРЕСУРС» — российская нефтяная компания, созданная в мае 2019 г. В июне 2019 г. компания вошла в акционерный капитал АО «Антипинский НПЗ» и его дочернюю добывающую структуру, ООО «Нефтяная Компания «Новый Поток». Стратегическим партнером и участником проекта является ПАО Сбербанк. Ключевые направления деятельности компании: добыча, переработка, трейдинг. 

1
Цели и задачи

Цели проекта:

  1. Повысить эффективность и скорость принятия управленческих решений.
  2. Автоматизировать контроль документов и поручений. 
  3. Ускорить и усилить контроль согласования и обработки договорной документации.
  4. Сократить время обработки документов.

Задачи проекта:

  1. Создать общее документационно-информационное пространство.
  2. Обеспечить быстрый поиск договоров, отслеживание статусов документов.
  3. Исключить ошибки и задержек при работе с документами и особенно с договорами.
2
Ситуация до старта проекта

До внедрения электронного документооборота документы в компании хранились в бумажном виде и обрабатывались и рассылались по электронной почте. Договоры и исходящие письма согласовывались и подписывались исключительно в бумажном варианте, что влекло большие потери времени и частую утерю самих документов в ходе их обработки.

Компании требовалось организовать управление документами, в том числе и договорными, и поскольку у нее уже работали учетные системы на платформе «1С:Предприятие» — «1С:Бухгалтерия» и самописная система «Управление оптовой торговлей нефтепродуктами», для СЭД был выбран продукт «1С:Документооборот». «1С:Документооборот 8 КОРП» отвечал поставленным задачам и позволял эффективно и быстро интегрировать решение в общее информационное пространство.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система автоматизации делопроизводства и договорной работы построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП», ред. 2.1 и интегрирована с учетной системой «1С:Бухгалтерия предприятия 3 КОРП» и системой управления оптовой торговлей нефтепродуктами, реализованной на платформе «1С:Предприятие».

Внедрены функциональные блоки:

  • входящие документы (включая работу с обращениями граждан и претензионную работу);
  • исходящие документы;
  • организационно-распорядительные документы:
    • приказы;
    • распоряжения;
    • протоколы;
  • служебные записки;
  • договоры;
  • заявки на оплату.

1C_Shema_Socar.jpg

Схема архитектуры системы

Масштаб проекта

Автоматизировано:

  • 125 рабочих мест;
  • 60 подразделений;

Настроено (основное):

  • видов документов — 28;
  • шаблонов процессов — 20;
  • ролей исполнителей — 29;
  • условий маршрутизации — 28;

В ходе работы с системой достигнуты показатели:

  • документов создано — 5387;
  • бизнес-процессов запущено — 6884;
  • Всего создано задач — 18414
  • виз согласования получено — 8419;
  • всего записей — 4872716;
  • размер файлов — 5452 Мб.
4
Особенности и уникальность проекта

Технология внедрения

Для реализации проекта была применена технология внедрения по функциональным блокам, которая гибко сочетает в себе возможности типового каскадного подхода и методологии agile и позволяет существенно сократить количество итераций согласования требований, быстро адаптировать бизнес заказчика к продукту и облегчает вход пользователей в работу с системой. Технология позволяет выполнять запуск продукта поблочно, тем самым снимая вопросы пользователей, которые обычно возникают при получении готового продукта, с которым до этого они знакомы не были, и сокращая количество доработок.

Академическое ГиперРасширение

В рамках реализации проекта к типовой конфигурации было подключено Академическое ГиперРасширение (обновляемое поддерживаемое расширение, агрегирующие основные доработки, которые частотно выполняются на проектах внедрения «1С:Документообоорот»). Расширение позволило избежать множества доработок конфигурации и при этом гибко настроить систему под нужды заказчика.

Сроки внедрения

Использованная технология вкупе с использованием расширения показала хорошие результаты в том числе и по срокам внедрения. От момента начала проекта до запуска в промышленную эксплуатацию было затрачено шесть месяцев.

Смешанная интеграция

В силу специфики деятельности заказчика, договорная работа ведется в нескольких системах, одна из которых (для основной деятельности) — адаптированная УТ (УОТ — «Управление оптовой торговлей»). В рамках внедрения удалось добиться того, чтобы согласование всех договорных документов единообразно выполнялось в СЭД, и при этом не была нарушена существующая архитектура интеграции УОТ и «1С:Бухгалтерия предприятия 3 КОРП».

Вставка регистрационного штампа в PDF

В ходе внедрения был успешно решен частотный запрос работников департамента оперативного управления, а именно — вставка рег.штампа в PDF для входящих документов. Типовой функционал не позволяет вставлять штамп в PDF, а это наиболее распространенный формат входящих писем. Внедренный кейс позволил сократить трудозатраты департамента на регистрацию входящих документов.

Штрихкод на каждой странице

От заказчика был получен запрос о необходимости реализации механизма вставки штрихкода на каждой странице документа. Доработка позволила отказаться от парафирования договорных документов и существенно сократила трудозатраты исполнителей.

Ролевые задачи и исполнители

Частотный кейс, когда ролевая задача должна быть исполнена помощником исполнителя (например, согласование финансового директора). В типовом функционале такое поведение вызывает некорректное отображение виз согласования, и вместо руководителя в качестве согласующего лица отображается помощник. Доработка позволила обеспечить возможность выбора исполнителя при завершении ролевой задачи и соблюсти требования заказчика к формированию виз в листе согласования.

5
Результаты проекта
  1. Система запущена в промышленную эксплуатацию 19.10.2020г.
  2. Автоматизировано 125 рабочих мест. 
  3. Цели и задачи проекта выполнены в полном объеме и в срок, без превышения трудозатрат. 
  4. Канцелярское делопроизводство и договорная деятельностью полностью автоматизированы. 
  5. Появилась прозрачность бизнес-процессов, упростился и стал более наглядным контроль исполнительской дисциплины. 
  6. Существенно сокращены сроки согласования документов. 
  7. Поиск документов больше не является проблемой, бумажные носители не теряются. 
  8. Реализована сложная самописная интеграция с системой «Управление оптовой торговлей». 
  9. Реализована интеграция с «1С:Бухгалтерия», включая обратную бесшовную интеграцию по импортированным из СЭД документам. 
  10. Доработан учет наименований документов-оснований в подчиненных документах. 
  11. Доработан учет бумажных носителей под нужды юридического департамента. 
  12. Настроены уведомления пользователей по электронной почте. 
  13. Сформирован единый информационный контур, СЭД используется в том числе как электронный архив.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
125
Платформа
1С:Предприятие 8 ПРОФ
Март 2020 —
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Отзывы заказчиков
Начальник управления корпоративных систем, руководитель проекта ООО «Сокар Энергоресурс»
Алексей Антонов
Внедренная система электронного документооборота помогла в первую очередь систематизировать договорную работу (которая, в силу специфики деятельности компании, велась в двух учетных системах). Существенно изменились и упростились процессы обработки документов, сотрудникам больше не приходится «путешествовать» по отделам в поисках того, у кого находится на согласовании документ. В целом упростилась система поиска, ознакомления с документами, всё в одном контуре, все просто найти. И, конечно, руководству очень приятен факт повышения исполнительской дисциплины — когда задачи исполнителей прозрачны и на виду, халтурщиков видно по одному клику (спасибо качественной системе отчетности).
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
02 декабря 2024
Новое в версии 8.3.26 платформы «1С:Предприятие»

По запросам от партнеров и пользователей были расширены возможности аутентификации, сделан ряд доработок в системе взаимодействия, внедрен новый механизм уведомления клиента, расширены возможности журналирования и аудита, что особенно важно для корпоративных внедрений.

15 ноября 2024
Новый онлайн-курс «Искусственный интеллект и 1С. Курс на основе решений от 1С-Рарус. Большие языковые модели и распознавание речи - инструменты для бизнеса»

Участники познакомятся с принципами работы и возможностями ИИ, практикой применения ИИ в профессиональной деятельности. Получат навыки использования ИИ из ПП на платформе «1С:Предприятие 8». Обучатся эффективным запросам к большим языковым моделям.