Нефтяная компания «Сокар Энергоресурс» автоматизировала делопроизводство и договорную работу на базе «1С:Документооборот 8 КОРП». Для реализации проекта применялась технология внедрения по функциональным блокам, которая позволяет существенно сократить количество итераций согласования требований. В результате от начала проекта до запуска системы в промышленную эксплуатацию прошло всего шесть месяцев. Бизнес-процессы компании стали прозрачными, упростился и стал более наглядным контроль исполнительской дисциплины. Существенно снизилсь сроки согласования документов.
ООО «СОКАР ЭНЕРГОРЕСУРС» — российская нефтяная компания, созданная в мае 2019 г. В июне 2019 г. компания вошла в акционерный капитал АО «Антипинский НПЗ» и его дочернюю добывающую структуру, ООО «Нефтяная Компания «Новый Поток». Стратегическим партнером и участником проекта является ПАО Сбербанк. Ключевые направления деятельности компании: добыча, переработка, трейдинг.
Цели проекта:
- Повысить эффективность и скорость принятия управленческих решений.
- Автоматизировать контроль документов и поручений.
- Ускорить и усилить контроль согласования и обработки договорной документации.
- Сократить время обработки документов.
Задачи проекта:
- Создать общее документационно-информационное пространство.
- Обеспечить быстрый поиск договоров, отслеживание статусов документов.
- Исключить ошибки и задержек при работе с документами и особенно с договорами.
До внедрения электронного документооборота документы в компании хранились в бумажном виде и обрабатывались и рассылались по электронной почте. Договоры и исходящие письма согласовывались и подписывались исключительно в бумажном варианте, что влекло большие потери времени и частую утерю самих документов в ходе их обработки.
Компании требовалось организовать управление документами, в том числе и договорными, и поскольку у нее уже работали учетные системы на платформе «1С:Предприятие» — «1С:Бухгалтерия» и самописная система «Управление оптовой торговлей нефтепродуктами», для СЭД был выбран продукт «1С:Документооборот». «1С:Документооборот 8 КОРП» отвечал поставленным задачам и позволял эффективно и быстро интегрировать решение в общее информационное пространство.
Система автоматизации делопроизводства и договорной работы построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП», ред. 2.1 и интегрирована с учетной системой «1С:Бухгалтерия предприятия 3 КОРП» и системой управления оптовой торговлей нефтепродуктами, реализованной на платформе «1С:Предприятие».
Внедрены функциональные блоки:
- входящие документы (включая работу с обращениями граждан и претензионную работу);
- исходящие документы;
- организационно-распорядительные документы:
- приказы;
- распоряжения;
- протоколы;
- служебные записки;
- договоры;
- заявки на оплату.
Схема архитектуры системы
Масштаб проекта
Автоматизировано:
- 125 рабочих мест;
- 60 подразделений;
Настроено (основное):
- видов документов — 28;
- шаблонов процессов — 20;
- ролей исполнителей — 29;
- условий маршрутизации — 28;
В ходе работы с системой достигнуты показатели:
- документов создано — 5387;
- бизнес-процессов запущено — 6884;
- Всего создано задач — 18414
- виз согласования получено — 8419;
- всего записей — 4872716;
- размер файлов — 5452 Мб.
Технология внедрения
Для реализации проекта была применена технология внедрения по функциональным блокам, которая гибко сочетает в себе возможности типового каскадного подхода и методологии agile и позволяет существенно сократить количество итераций согласования требований, быстро адаптировать бизнес заказчика к продукту и облегчает вход пользователей в работу с системой. Технология позволяет выполнять запуск продукта поблочно, тем самым снимая вопросы пользователей, которые обычно возникают при получении готового продукта, с которым до этого они знакомы не были, и сокращая количество доработок.
Академическое ГиперРасширение
В рамках реализации проекта к типовой конфигурации было подключено Академическое ГиперРасширение (обновляемое поддерживаемое расширение, агрегирующие основные доработки, которые частотно выполняются на проектах внедрения «1С:Документообоорот»). Расширение позволило избежать множества доработок конфигурации и при этом гибко настроить систему под нужды заказчика.
Сроки внедрения
Использованная технология вкупе с использованием расширения показала хорошие результаты в том числе и по срокам внедрения. От момента начала проекта до запуска в промышленную эксплуатацию было затрачено шесть месяцев.
Смешанная интеграция
В силу специфики деятельности заказчика, договорная работа ведется в нескольких системах, одна из которых (для основной деятельности) — адаптированная УТ (УОТ — «Управление оптовой торговлей»). В рамках внедрения удалось добиться того, чтобы согласование всех договорных документов единообразно выполнялось в СЭД, и при этом не была нарушена существующая архитектура интеграции УОТ и «1С:Бухгалтерия предприятия 3 КОРП».
Вставка регистрационного штампа в PDF
В ходе внедрения был успешно решен частотный запрос работников департамента оперативного управления, а именно — вставка рег.штампа в PDF для входящих документов. Типовой функционал не позволяет вставлять штамп в PDF, а это наиболее распространенный формат входящих писем. Внедренный кейс позволил сократить трудозатраты департамента на регистрацию входящих документов.
Штрихкод на каждой странице
От заказчика был получен запрос о необходимости реализации механизма вставки штрихкода на каждой странице документа. Доработка позволила отказаться от парафирования договорных документов и существенно сократила трудозатраты исполнителей.
Ролевые задачи и исполнители
Частотный кейс, когда ролевая задача должна быть исполнена помощником исполнителя (например, согласование финансового директора). В типовом функционале такое поведение вызывает некорректное отображение виз согласования, и вместо руководителя в качестве согласующего лица отображается помощник. Доработка позволила обеспечить возможность выбора исполнителя при завершении ролевой задачи и соблюсти требования заказчика к формированию виз в листе согласования.
- Система запущена в промышленную эксплуатацию 19.10.2020г.
- Автоматизировано 125 рабочих мест.
- Цели и задачи проекта выполнены в полном объеме и в срок, без превышения трудозатрат.
- Канцелярское делопроизводство и договорная деятельностью полностью автоматизированы.
- Появилась прозрачность бизнес-процессов, упростился и стал более наглядным контроль исполнительской дисциплины.
- Существенно сокращены сроки согласования документов.
- Поиск документов больше не является проблемой, бумажные носители не теряются.
- Реализована сложная самописная интеграция с системой «Управление оптовой торговлей».
- Реализована интеграция с «1С:Бухгалтерия», включая обратную бесшовную интеграцию по импортированным из СЭД документам.
- Доработан учет наименований документов-оснований в подчиненных документах.
- Доработан учет бумажных носителей под нужды юридического департамента.
- Настроены уведомления пользователей по электронной почте.
- Сформирован единый информационный контур, СЭД используется в том числе как электронный архив.
