||
Краткое описание

Нефтяная компания «Сокар Энергоресурс» автоматизировала делопроизводство и договорную работу на базе «1С:Документооборот 8 КОРП». Для реализации проекта применялась технология внедрения по функциональным блокам, которая позволяет существенно сократить количество итераций согласования требований. В результате от начала проекта до запуска системы в промышленную эксплуатацию прошло всего шесть месяцев. Бизнес-процессы компании стали прозрачными, упростился и стал более наглядным контроль исполнительской дисциплины. Существенно снизилсь сроки согласования документов.

ООО «Сокар Энергоресурс»
Заказчик

ООО «СОКАР ЭНЕРГОРЕСУРС» — российская нефтяная компания, созданная в мае 2019 г. В июне 2019 г. компания вошла в акционерный капитал АО «Антипинский НПЗ» и его дочернюю добывающую структуру, ООО «Нефтяная Компания «Новый Поток». Стратегическим партнером и участником проекта является ПАО Сбербанк. Ключевые направления деятельности компании: добыча, переработка, трейдинг. 

1
Цели и задачи

Цели проекта:

  1. Повысить эффективность и скорость принятия управленческих решений.
  2. Автоматизировать контроль документов и поручений. 
  3. Ускорить и усилить контроль согласования и обработки договорной документации.
  4. Сократить время обработки документов.

Задачи проекта:

  1. Создать общее документационно-информационное пространство.
  2. Обеспечить быстрый поиск договоров, отслеживание статусов документов.
  3. Исключить ошибки и задержек при работе с документами и особенно с договорами.
2
Ситуация до старта проекта

До внедрения электронного документооборота документы в компании хранились в бумажном виде и обрабатывались и рассылались по электронной почте. Договоры и исходящие письма согласовывались и подписывались исключительно в бумажном варианте, что влекло большие потери времени и частую утерю самих документов в ходе их обработки.

Компании требовалось организовать управление документами, в том числе и договорными, и поскольку у нее уже работали учетные системы на платформе «1С:Предприятие» — «1С:Бухгалтерия» и самописная система «Управление оптовой торговлей нефтепродуктами», для СЭД был выбран продукт «1С:Документооборот». «1С:Документооборот 8 КОРП» отвечал поставленным задачам и позволял эффективно и быстро интегрировать решение в общее информационное пространство.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система автоматизации делопроизводства и договорной работы построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП», ред. 2.1 и интегрирована с учетной системой «1С:Бухгалтерия предприятия 3 КОРП» и системой управления оптовой торговлей нефтепродуктами, реализованной на платформе «1С:Предприятие».

Внедрены функциональные блоки:

  • входящие документы (включая работу с обращениями граждан и претензионную работу);
  • исходящие документы;
  • организационно-распорядительные документы:
    • приказы;
    • распоряжения;
    • протоколы;
  • служебные записки;
  • договоры;
  • заявки на оплату.

1C_Shema_Socar.jpg

Схема архитектуры системы

Масштаб проекта

Автоматизировано:

  • 125 рабочих мест;
  • 60 подразделений;

Настроено (основное):

  • видов документов — 28;
  • шаблонов процессов — 20;
  • ролей исполнителей — 29;
  • условий маршрутизации — 28;

В ходе работы с системой достигнуты показатели:

  • документов создано — 5387;
  • бизнес-процессов запущено — 6884;
  • Всего создано задач — 18414
  • виз согласования получено — 8419;
  • всего записей — 4872716;
  • размер файлов — 5452 Мб.
4
Особенности и уникальность проекта

Технология внедрения

Для реализации проекта была применена технология внедрения по функциональным блокам, которая гибко сочетает в себе возможности типового каскадного подхода и методологии agile и позволяет существенно сократить количество итераций согласования требований, быстро адаптировать бизнес заказчика к продукту и облегчает вход пользователей в работу с системой. Технология позволяет выполнять запуск продукта поблочно, тем самым снимая вопросы пользователей, которые обычно возникают при получении готового продукта, с которым до этого они знакомы не были, и сокращая количество доработок.

Академическое ГиперРасширение

В рамках реализации проекта к типовой конфигурации было подключено Академическое ГиперРасширение (обновляемое поддерживаемое расширение, агрегирующие основные доработки, которые частотно выполняются на проектах внедрения «1С:Документообоорот»). Расширение позволило избежать множества доработок конфигурации и при этом гибко настроить систему под нужды заказчика.

Сроки внедрения

Использованная технология вкупе с использованием расширения показала хорошие результаты в том числе и по срокам внедрения. От момента начала проекта до запуска в промышленную эксплуатацию было затрачено шесть месяцев.

Смешанная интеграция

В силу специфики деятельности заказчика, договорная работа ведется в нескольких системах, одна из которых (для основной деятельности) — адаптированная УТ (УОТ — «Управление оптовой торговлей»). В рамках внедрения удалось добиться того, чтобы согласование всех договорных документов единообразно выполнялось в СЭД, и при этом не была нарушена существующая архитектура интеграции УОТ и «1С:Бухгалтерия предприятия 3 КОРП».

Вставка регистрационного штампа в PDF

В ходе внедрения был успешно решен частотный запрос работников департамента оперативного управления, а именно — вставка рег.штампа в PDF для входящих документов. Типовой функционал не позволяет вставлять штамп в PDF, а это наиболее распространенный формат входящих писем. Внедренный кейс позволил сократить трудозатраты департамента на регистрацию входящих документов.

Штрихкод на каждой странице

От заказчика был получен запрос о необходимости реализации механизма вставки штрихкода на каждой странице документа. Доработка позволила отказаться от парафирования договорных документов и существенно сократила трудозатраты исполнителей.

Ролевые задачи и исполнители

Частотный кейс, когда ролевая задача должна быть исполнена помощником исполнителя (например, согласование финансового директора). В типовом функционале такое поведение вызывает некорректное отображение виз согласования, и вместо руководителя в качестве согласующего лица отображается помощник. Доработка позволила обеспечить возможность выбора исполнителя при завершении ролевой задачи и соблюсти требования заказчика к формированию виз в листе согласования.

5
Результаты проекта
  1. Система запущена в промышленную эксплуатацию 19.10.2020г.
  2. Автоматизировано 125 рабочих мест. 
  3. Цели и задачи проекта выполнены в полном объеме и в срок, без превышения трудозатрат. 
  4. Канцелярское делопроизводство и договорная деятельностью полностью автоматизированы. 
  5. Появилась прозрачность бизнес-процессов, упростился и стал более наглядным контроль исполнительской дисциплины. 
  6. Существенно сокращены сроки согласования документов. 
  7. Поиск документов больше не является проблемой, бумажные носители не теряются. 
  8. Реализована сложная самописная интеграция с системой «Управление оптовой торговлей». 
  9. Реализована интеграция с «1С:Бухгалтерия», включая обратную бесшовную интеграцию по импортированным из СЭД документам. 
  10. Доработан учет наименований документов-оснований в подчиненных документах. 
  11. Доработан учет бумажных носителей под нужды юридического департамента. 
  12. Настроены уведомления пользователей по электронной почте. 
  13. Сформирован единый информационный контур, СЭД используется в том числе как электронный архив.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
125
Платформа
1С:Предприятие 8 ПРОФ
Март 2020 —
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
Начальник управления корпоративных систем, руководитель проекта ООО «Сокар Энергоресурс»
Алексей Антонов
Внедренная система электронного документооборота помогла в первую очередь систематизировать договорную работу (которая, в силу специфики деятельности компании, велась в двух учетных системах). Существенно изменились и упростились процессы обработки документов, сотрудникам больше не приходится «путешествовать» по отделам в поисках того, у кого находится на согласовании документ. В целом упростилась система поиска, ознакомления с документами, всё в одном контуре, все просто найти. И, конечно, руководству очень приятен факт повышения исполнительской дисциплины — когда задачи исполнителей прозрачны и на виду, халтурщиков видно по одному клику (спасибо качественной системе отчетности).
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
09 Июня 2021
Круглый стол «Реальные ИТ-инновации в крупных организациях» на ПМЭФ 2021 — доступна полная видеозапись

В рамках Петербургского международного экономического форума при поддержке фирмы «1С» состоялся круглый стол «Реальные ИТ-инновации в крупных организациях».

09 Июня 2021
Новая версия 8.3.19 платформы «1С:Предприятие»

Фирма «1С» извещает пользователей и партнеров о выпуске 07.06.2021 новой версии 8.3.19 платформы «1С:Предприятие».