Главное военно-строительное управление № 4 построило систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». Новая система объединила филиалы и пользователей, расположенных во многих регионах и часовых поясах Российской Федерации. Работа с корреспонденцией и организационно-распорядительной документацией стартовала спустя всего 1 месяц после старта проекта. Это позволило осуществить поэтапный переход всех пользователей на работу в новой программе. После внедрения системы электронного документооборота трудозатраты в подразделениях снизились на 25%, управленческая отчетность формируется на 15% быстрее, а заказы обрабатываются на 20% быстрее. На 5% снизился производственный брак, и на столько же вырос объем выпускаемой продукции.
ФГУП «Главное военно-строительное управление № 4» занимается строительством объектов специального и производственного назначения, обеспечивающих оборону и безопасность государства, обустройством войск, жилищным строительством, строительством социальной инфраструктуры для Вооруженных сил РФ. В состав предприятия входят 17 филиалов и обособленных подразделений. Объекты строительства расположены практически на всей территории Российской Федерации.
Цели проекта:
- Повысить прозрачнось процессов закупочной деятельности и согласования внутренней документации.
- Снизить временные затраты на работу с документами: пока сотрудник перемещается между службами для согласования различных документов, тратится очень много времени.
- Снизить количество бумажных документов.
Задачи проекта
- Унифицировать работу с документами на предприятии:
-
- согласование документов по утвержденным цепочкам,
- назначение ответственных за работу с документами в каждом структурном подразделении.
- Контролировать исполнительскую дисциплину. Все поручения от генерального директора заместителей и советников генерального директора, выдаваемые на ежедневных оперативных совещаниях, контролируются в разрезе сроков и предметов поручений.
- Снизить потери документов. Цифровизовать бизнес-процессы взаимодействия отделов и филиалов.
В состав предприятия входят 17 филиалов и обособленных подразделений. Удаленность расположения подразделений способствовала их объединению в единую сеть с помощью системы электронного документооборота.
В 2011 году предприятие приобрело решение «1С:Документооборот 8 КОРП», однако внедрение не было выполнено. Более того, до июля 2019 вообще не использовалась система электронного документооборота. С июля 2019 организовано ведение регистрационных и учетных журналов в электронном виде в формате Microsoft Excel. А в сентябре 2019 года внедрена система электронного документооборота не на платформе «1С:Предприятие 8».
Однако необходимого эффекта новая система не давала, и было принято решение внедрить программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», у которого было несколько ключевых и решающих преимуществ: совместимость с другими продуктами «1С», широкая распространенность специалистов на рынке, возможность модифицировать функционал программы под конкретные требования предприятия, регулярные обновления и постоянная поддержка.
Схема архитектуры до начала проекта
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП» редакции 2.1, с необходимыми предприятию доработками.
Доступ к программе осуществляется по средством тонкого клиента, web-клиента, при необходимых требованиях безопасности — через терминальный сервер для удаленных филиалов.
Количество автоматизированных рабочих мест: 2325.
Количество филиалов: 19.
Осуществляется удаленная работа в 11 часовых поясах на всей территории Российской Федерации.
Схема архитетектуры системы
- Масштаб и территориальная распределенность пользователей — новая система электронного документооборота объединила филиалы и пользователей, расположенных во многих регионах и часовых поясах Российской Федерации.
- Переход от другого вендора — программный продукт «1С:Документооборот КОРП» успешно заменил используемую ранее СЭД стороннего вендора. Функциональные возможности, используемые подсистемы, гибкость адаптации и модификации позволили успешно провести замену программного продукта на пользу предприятия.
- Быстрый результат — работа с корреспонденцией и организационно-распорядительной документацией стартовала спустя всего 1 месяц после старта проекта. Это позволило построить поэтапный переход всех пользователей на работу в новой программе.
- Масштабирование — уже в ходе проекта в состав управления было включено еще одно предприятие, ГВСУ № 8, ставшее одним из филиалов. Особенности архитектуры «1С:Документооборот» позволили без дополнительных настроек наладить работу более 500 новых пользователей в системе электронного документооборота.
- Работа в условиях коронавирусных ограничений — активная фаза внедрения частично выпала на март-апрель 2020 года, когда вводились ограничения на работу учреждения, а в регионе внедрения (Краснодарский край) даже на передвижение между населенными пунктами. Пришлось адаптироваться к новым условиям, менять структуру проекта, чтобы все ограничения не сказались на сроках и результатах.
- Штамп ПЭП — Для подтверждения действий пользователей в программе был реализован автоматически накладываемый на файлы штамп простой электронной подписи (ПЭП), который впоследствии включил в себя не только информацию о подписании, но и о всех согласовавших конкретный документ лицах. Штамп накладывается автоматически на файлы форматов pdf, jpg, png. А также система автоматически преобразовывает шаблоны документов в формате docx и сохраняет версию со штампом в неизменяемом pdf-формате.
Ускорилась обработка заказов
Снизился производственный брак
Сократились трудозатраты
- Обработка входящих документов с использованием потокового сканирования, используя штрих-коды документов, увеличила скорость регистрации документа, что соответственно повлияло на объем обрабатываемых документов.
- Подготовка и обработка исходящих документов — документы проходят цикл согласования, утверждения и регистрации намного быстрее, чем те же процессы, которые проходят на бумажном носителе.
- Подготовка и обработка внутренних документов (приказов, распоряжений, служебных записок) — уменьшился поток документов (служебных записок) на бумажном носителе, все процессы (рассмотрение, исполнение) отображаются в системе электронного документооборота, облегчился поиск документов. Возможность ознакомить с распорядительными документами практически всех работников предприятия.
- Визуализация штампа простой электронной подписи согласованных и подписанных документов.
- Контроль исполнения документов и поручений (на базе механизма мероприятий) — процесс позволяет контролировать практически весь документооборот, дает возможность выявить неэффективных работников
- Подготовка, согласование и утверждение заявки на закупку материалов (оборудования) — процесс позволяет намного быстрее согласовать заявку и подготовить договор.
- Подготовка, согласование и утверждение технических заданий.
- Подготовка, согласование и утверждение проекта договора/дополнительного соглашения к договору.
- Учет государственных контрактов (на базе механизма Ппроектов) — возможность видеть документацию, выбирая конкретный государственный контракт.
Доработка интерфейса и функционала программного продукта для повышения комфортности работы в системе:
- визы согласования и регистрационные номера для мероприятий;
- проверка орфографии текста;
- работа с файлами и папками файлов во внутренних документах;
- модификация формы и функционала формы «Задачи мне».
Статистика документооборота за первый год эксплуатации системы впечатляет:
- более 35 тысяч входящих документов от 3,5 тысяч отправителей:
- 167 документов в день;
- 21 документ в час;
- 1 документ каждые 3 минуты;
- 40 тысяч исходящих документов, отправленных 3,5 тысячам адресатов;
- подготовка, согласование и утверждение проекта договора/дополнительного соглашения к договору:
- 190 документов в день;
- 24 документа в час;
- 50 тысяч внутренних документов.
Экономический эффект от внедрения (%):
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 25%;
- ускорение получения управленческой отчетности: 15%;
- ускорение получения регламентированной отчетности: 5%;
- ускорение обработки заказов: 20%;
- сокращение операционных и административных расходов: 7%;
- снижение производственного брака: 5%;
- сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 25%;
- увеличение объема выпускаемой продукции / оказываемых услуг: 5%.
