Средневолжская газовая компания запустила систему документооборота на 1200 рабочих мест. Система построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП». С помощью системы организовано централизованное, структурированное хранение электронных документов, сокращены сроки поиска необходимых документов и дел, полностью исключен риск потери документов. Теперь каждый сотрудник в режиме реального времени видит статус, местонахождение документа и ответственного за его согласование, имея возможность влиять на ускорение согласования. На 30% сократились операционные и административные расходы.
ООО «СВГК» — областная газораспределительная организация, осуществляющая транспортировку газа, строительство и эксплуатацию объектов газового хозяйства. Ведет деятельность на территории Самарской области через территориальные структурные подразделения. В «СВГК» работает более 5 тыс. человек, что создает обширный внутренний и внешний документооборот.
Цель проекта: повысить эффективность работы с бумажной и электронной документацией:
- сократить трудоемкость согласования бумажных и электронных документов;
- сократить время согласования договоров и исходящей корреспонденции, рассмотрение и исполнение служебных записок и входящей корреспонденции;
- сократить время поиска необходимых документов.
Задачи проекта:
- создать единые стандарты работы с документами и контроля их исполнения;
- построить систему электронного документооборота.
Ежедневно в компании ведется работа с 10 000 контрагентами, а это более 45 000 документов объемом от 1 до 50 листов. До автоматизации сотрудники обменивались информацией через e-mail и бумажные носители, что увеличивало сроки согласования документов. Отсутствовали инструменты контроля исполнения, которые позволили анализировать работу с входящими, исходящими и внутренними документами компании в разрезе подразделений и сотрудников компании. Перечисленные особенности имеющейся системы порой приводили к различным издержкам, неэффективному использованию ресурсов, затрудняли принятие отдельных управленческих решений.
Система документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП». Автоматизированы функции:
- Делопроизводство.
- Учет и хранение документов.
- Ведение номенклатуры дел.
- Учет и контроль исполнения поручений.
- Учет рабочего времени.
- Учет договоров.
Архитектура решения и масштаб проекта:
- Реализован обмен данными между информационными системами «1C:Зарплата и управление персоналом КОРП» (3.1.10) и «1С:Документооборот КОРП» (2.1.20.5);
- Реализован обмен данными между информационными системами «1C:Документооборот» КОРП (2.1.20.5) и «1C:Бухгалтерия предприятия» (2.0.15).
Блок схема ключевого бизнес-процесса согласования договорных документов
Впервые в компании используется на 100% процесс безбумажного документооборота, в который вовлечены 1200 сотрудников, с оборотом документов более 45 000 документов в месяц. Проект не только социально-значимый в рамках компании, позволяет сотрудникам держать социальную дистанцию, но и экологичный — за счет экономии бумаги и электроэнергии при печати документов.
Внедрение системы «1С:Документооборот КОРП» в срок позволило без потерь перевести сотрудников на удаленный режим работы в период карантина. С марта 2020 года компания полностью перешла в онлайн-режим, сохранив при этом эффективность работы с внутренним документооборотом. На текущий момент часть подразделений продолжает работать удаленно.
В результате проекта выросли уровень и скорость обработки обращения граждан, обработка и хранение обращений реализованы в единой базе. Теперь на основании входящего документа в системе создается обращение и направляется ответственному лицу на рассмотрение в электронном виде, что позволяет сократить срок рассмотрения в соответствии с Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 N 59-ФЗ.
В рамках проекта специалисты «1С-Рарус» создали инструкции для обучения сотрудников СВГК работе в автоматизированной системе «1С:Документооборот КОРП». Подготовка материала осуществлялась в двух форматах: в текстовом варианте (более 200 страниц обучающего материала с иллюстрациями) и в видео-формате. Текстовые и видео-инструкции на цифровых носителях позволили ускорить процесс обучения новых сотрудников.
Сократились операционные и административные расходы
- «1С:Документооборот КОРП» сделал прозрачным и удобным процесс согласования внутренних документов. Автоматизировано 1200 рабочих мест: теперь каждый сотрудник в режиме реального времени видит статус, местонахождение документа и ответственного за его согласование, имея возможность влиять на ускорение согласования. Выполнение внутреннего регламента согласования документов стало комфортным для сотрудников.
- Переход на электронный документооборот позволил свести к нулю риск потери документов, т.к. необходимая документация хранится в единой системе и доступна для сотрудников в любое время.
- За счет автоматизации операционных процессов документооборота усовершенствовалось и ускорилось согласование приказов, служебных записок, исходящей корреспонденции.
- Улучшился контроль исполнения приказов, служебных записок, входящих документов и рассылки организационно-распорядительной документации на исполнение.
- На 30% сократились операционные и административные расходы (бумага и расходные материалы, транспортные и почтовые расходы) за счет отказа от бумаги и транспортировки документации из офиса в офис. Оформление документов, отправка и доставка происходит в режиме реального времени с помощью «1С:Документооборот КОРП».
