ООО «Первый» провел централизацию процессов казначейства и бюджетирования на базе решения «1С:ERP. Управление холдингом». Проект прошел без простоев предприятия. Реализована централизация управления данными о денежных потоках, автоматизирован процесс бюджетирования. В результате выросла в 3 раза скорость получения данных для управленческого учета, на 25% повысилась своевременность подачи заявок на расходование денежных средств, выросло качество данных по взаиморасчетам.
ООО «Первый» входит в состав холдинга «Николаевский», работающего на территории Республики Бурятия и Забайкальского края. Основной вид деятельности холдинга — розничная торговля продуктами питания через собственную сеть супермаркетов. В холдинге работает более 1400 сотрудников.
Цель проекта — построить современную комплексную систему управления предприятием на основе сбора и систематизации результатов учета хозяйственных операций по основным бизнес-процессам предприятия и представление их в виде, необходимом для принятия управленческих решений.
Ключевые задачи проекта:
- консолидировать оперативные данные в рамках единой системы управления предприятием;
- реализовать многоуровневый бюджетный учет по всей группе;
- автоматиировать ключевые управленческие процессы, а именно:
-
- платежного календаря;
- планирования и план-фактного анализа расходов;
- управление кредиторской задолженностью;
- кадровый учет и расчет затрат на заработную плату по месту фактической работы сотрудников.
До внедрения «1С:ERP. Управление холдингом» учетная система холдинга состояла из различных программ, как на базе «1С», так и сторонних разработчиков (например, «1С:Управление производственным предприятием 8», «1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия», «1С:Бухгалетрия», «1С:Управление торговлей 8» и систем сторонних разработчиков), распределенных по различным направлениям деятельности. Казначейство холдинга велось на бумажных носителях (журналы). Данные для бюджетирования собирались в таблицы Excel. Основной проблемой учетной системы, имеющейся на тот момент, было отсутствие возможности быстрого получения консолидированной отчетности по всем направлениям и низкая прозрачность данных для управленческого учета.
При выборе конфигурации, на базе которой наиболее оптимально провести реализацию консолидации данных и автоматизацию процесса бюджетирования и казначейства, в качестве базового продукта для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности было решено использовать «1С:ERP. Управление холдингом». Ввиду того, что это единственный продукт на рынке, который оптимальным образом решает большую часть задач по автоматизации предприятия заказчика. Информационная система на базе «1С:ERP. Управление холдингом» должна была стать ядром комплексной корпоративной системы, в которую будут также входить другие программные продукты.
Схема архитектуры системы
Пояснения к схеме:
- ИТ конструктор и ИТ менеджер — внешнее ПО для проектирования инженерных изделий. Интегрированы с «1С:Бухгалтерия»;
- СГО и ЦО — фронт-офисное кассовое ПО;
- РЦ — распределительный центр;
- Локарус — система мониторинга транспорта;
- Моби-С приложение для торговых представителей;
- Лоймакс — облачная система лояльности (карточки покупателей).
Централизация процессов казначейства и бюджетирования проведена на базе решения «1С:ERP. Управление холдингом». В рамках проекта внедрения оставлены без изменений следующие используемые на предприятии программные продукты и автоматизируемые с их помощью процессы:
- «Супермаг» (локальные базы магазинов и кассы);
- «Лоймакс» (внешняя система лояльности);
- «1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия 3.0» (учет деятельности племзавода);
- «Моби-С» (мобильное приложение для торговых представителей);
- «Локарус» (контроль транспорта);
- «1С:Бухгалтерия предприятия 2.0» (учет деятельности завода по производству окон) и интегрированное с ней программное обеспечение для управления станками.
Подход к ведению проекта предполагал плавный переход предприятий, входящих в периметр автоматизации, на ведение всех видов учета в новой системе. На период, пока предприятия работали в старых информационных системах, с ними типовыми средствами настраивалась интеграция для сбора фактических данных. На первом этапе был произведен апгрейд «1С:Управление торговлей 11», используемой в одном из распределительных центров, до «1С:ERP.Управление холдингом», что для конечных пользователей, занимающихся оперативным учетом, прошло практически незаметно. В рамках этого этапа также был переведен учет нескольких небольших юридических лиц в централизованную систему. По всем организациям, переведенным в «1С:ERP.Управление холдингом», бухгалтерский и налоговый учет ведется внутри системы (за исключением кадрового учета и учета заработной платы). Также в рамках данного этапа были автоматизированы процессы казначейства по юрлицам, ведущим учет в базе (заявочная кампания, управление обязательствами, учет договоров, платежный календарь, формирование реестров, финансовые инструменты).
На втором этапе произведена полная централизация процесса бюджетирования. Были доработаны механизмы интеграции с локальными системами, произведена глубокая методическая проработка нормативно-справочной информации (статьи БДДС, статьи БДР, ЦФО и т.д.), настроены механизмы планирования, а также правила получения фактических данных из локальных систем и из данных «1С:ERP.Управление холдингом».
Следующим этапом планируется перевод учета производственных предприятий, ведущих учет в системах УПП на «1С:ERP.Управление холдингом» с построением систем позаказного производства.
В «1С:ERP. Управление холдингом» были переведены следующие процессы:
- ввод и редактирование нормативно-справочной информации;
- оперативный учет распределительных центров;
- оперативный учет оптовой торговли;
- агрегация данных по розничной торговле;
- платежный календарь;
- планирование и план-фактный анализ расходов;
- контроль кредиторской задолженности;
- планирование и сбор фактических данных БДДС и БДР;
- централизованное управление заявками на расход ДС.
Автоматизированы следующие ключевые управленческие процессы, которые до внедрения «1С:ERP. Управление холдингом» были реализованы на предприятии в виде таблиц Microsoft Excel:
- платежный календарь;
- планирование и план-фактный анализ расходов;
- контроль кредиторской задолженности.
Схема архитектуры системы
Пояснения к схеме:
- ИТ конструктор и ИТ менеджер — внешнее ПО для проектирования инженерных изделий. Интегрированы с «1С:Бухгалтерия»;
- СГО и ЦО — фронт-офисное кассовое ПО;
- РЦ — распределительный центр;
- Локарус — система мониторинга транспорта;
- Моби-С приложение для торговых представителей;
- Лоймакс — облачная система лояльности (карточки покупателей).
В рамках проекта внедрения «1С:ERP. Управление холдингом» было реализовано следующее:
Закупки — реализован механизм автозаказа поставщикам. Проведена интеграция с базами магазинов для выгрузки заказов в автоматическом режиме. На торговых точках эта система полностью автоматически считает сколько товара нужно и выдает файл заказа. Эти файлы складываются в общую папку и загружаются в систему, как «Заказы клиентов». Автоматически определяется какая торговая точка, какой контрагент, какие товары и в каком количестве нужны и определяются склады, с которых будет это отгружаться по определённым правилам.
Казначейство — все заявки централизовано подаются из «1С:ERP. УХ». Выполнена доработка автоматизированного рабочего места (АРМ) для работы с обязательствами — реализован автоматический расчет сроков платежей, исходя из уже совершенных поступлений на склад. Этот АРМ автоматически генерирует заявки на расход денег (оплату поставщикам).
Бюджетирование — реализована интеграция системы на «1С:ERP. УХ» с большим количеством баз и ускорение получения фактических данных из локальных баз благодаря доработке механизмов и использованию web-сервисов.
Складской учет, РЦ — реализована централизация данных по складам. Организована система адресного хранения типовыми механизмами.
Регламентированный учет — по тем юридическим лицам, которые уже заведены в «1С:ERP. УХ», регламентированный учет полностью ведется в новой системе и процесс сдачи отчетности идет из «1С:ERP.УХ».
Продажи — проведена интеграция с розничной системой (порядка 100 торговых точек). Разработано автоматическое формирование заказов на «подтоварку».
Выросла скорость получения данных для управленческого учета
Повысилась своевременность подачи заявок на расходование денежных средств
Проект создания автоматизированной системы прошел без простоев предприятия. В дальнейшем планируется полный отказ от других учетных систем и переход на другие компоненты комплекса «1С:Корпорация».
Результатами прошедшего этапа внедрения системы консолидации данных на базе «1С:ERP. Управление холдингом» можно назвать:
- реализована централизация управления данными о денежных потоках;
- автоматизирован процесс бюджетирования;
- выросла в 3 раза скорость получения данных для управленческого учета;
- на 25% повысилась своевременность подачи заявок на расходование денежных средств;
- повысилось качество (наглядность и доступность) данных по взаиморасчетам.
