Старооскольский завод автотракторного электрооборудования им.А.М.Мамонова перешел с устаревшей самописной системы на современную автоматизированную систему регламентированного учета на базе «1С:ERP Управление предприятием 2». Внедрение проходило по технологии быстрого результата 1С:ТБР, так как у проекта были довольно сжатые сроки (около 6 месяцев). В результате на 50% снизились трудозатраты на ведение учета. Процедура закрытия месяца ускорилась в 4 раза: с 13 до 3-х часов. Оптимизировано быстродействие серверного оборудование и ускорена работа информационной системы с большим массивом информации. Автоматизировано распределение ГСМ сразу по автомобилям и подразделениям, что позволило в едином рабочем месте управлять затратами и выполнять распределение быстрее.
Акционерное общество «Старооскольский завод автотракторного электрооборудования им.А.М.Мамонова» (СОАТЭ) — предприятие с 55-летней историей, входящее в пятерку лучших в России производителей компонентов и запасных частей для автомобильной промышленности. Предприятие производит более 300 наименований продукции. Более половины от объема продаж приходится на такие автогиганты как «АвтоВАЗ», «УАЗ», «ЗМЗ», «Волжские моторы», «КАМАЗ», «ЗАЗ», «МАЗ» и другие.
Цели проекта:
- Снизить трудоемкость и сократить время обработки данных работниками предприятия.
- Повысить оперативность формирования и получения отчетности, а также процессов формирования управленческой и регламентированной отчетности и ее предоставления руководству предприятия.
Задачи проекта:
- Вести регламентированный учет подразделений компании АО «СОАТЭ» в единой информационной системе.
- Формировать управленческую и регламентированную отчетность по направлениям деятельности, подразделениям.
- Рассчитывать себестоимость производимых и оказываемых предприятием продуктов и услуг.
До начала проекта предприятие было автоматизировано на двух учетных системах. Регламентированный учет велся в системе стороннего вендора СЕ2, которая была разработана в 1992 году и очень устарела и в части интерфейса и в части внесения доработок.
Самостоятельно поддерживать систему, изменять и дорабатывать было невозможно. Разработчик системы очень долго выпускал обновления, даже под срочные и важные изменения. Возникло серьезное отставание по реализации законодательных изменений, например, отражение изменений в программе, связанное с требования по онлайн-кассам.
Чтобы полноценно вести оперативный и производственный учет, формировать заказы клиентам, заказы на производство и т.д., СОАТЭ разработали собственную систему оперативного учета. Чтобы вести регламентированный учет и сдавать отчетность программисты СОАТЭ настроили выгрузку из собственной системы оперативного учета в систему стороннего вендора.
Система регламентированного учета построена на базе решения «1С:ERP Управление предприятием». Автоматизированы следующие участки и бизнес-процессы:
- Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей:
- учет бухгалтерский, налоговый, бюджетный, включая регламентированную отчетность:
- бухгалтерский учет,
- банк и касса,
- расчеты с контрагентами,
- товарно-материальные ценности,
- торговые операции,
- производственные операции,
- основные средства,
- нематериальные активы,
- завершение периода,
- регламентированная отчетность (частично),
- налоговый учет,
- управление денежными средствами (казначейство).
- Управление продажами, логистикой и транспортом, производством:
- закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками:
- учет прихода ТМЦ,
- взаиморасчеты с поставщиками,
- продажи (сбыт), сервис, маркетинг:
- учет продаж ТМЦ,
- взаиморасчеты с покупателями,
- склад и логистика:
- учет ТМЦ на складах,
- учет ТМЦ в цеховых кладовых,
- производство, услуги:
- учет затрат на производство,
- учет основных средств, расчет амортизации,
- учет услуг производственного характера,
- учет производственных заказов.
Схема архитектуры системы
Количество автоматизированных рабочих мест: 50
Переход с устаревшей системы регучета и самописной программы
АО «СОТАЭ» — очень масштабное предприятие, с большим объемом операций и информации. Например, справочников и документов за один месяц проходит более 200 тыс. Чтобы сделать переход в «1С:ERP Управление предприятием» наименее болезненным для всех служб и подразделений, было решено начать с регламентированного учета. В ходе моделирования обнаружилось, что большая часть информации дублировалась в программе стороннего вендора СЕ2 и в самописной программе оперативного учета, а некоторые данные вносились только в СЕ2. В ходе моделирования были выделены следующие особенности параллельной работы в СЕ2 и программе оперативного учета:
- движения по банку и кассе ведутся только в системе СЕ2. Движения по банку могут быть загружены из клиент-банка, после чего требуется их ручная переработка;
- документы по основным средствам и нематериальным активам ведутся только в программе регламентированного учета СЕ2;
- ввод статей расходов и все процессы, касающиеся работы планово-экономического отдела ведутся только в самописной СЕ2;
- расчет себестоимости, анализ результатов, закрытие периода только в системе регламетированного учета СЕ2;
- документы поступления и реализации услуг также ведутся только в системе регламентированного учета СЕ2.
Из самописной программы оперативного учета информация с помощью обработки переносились в СЕ2, дополнялась данными, которые вели только в регучете. После этого проходил окончательный расчет себестоимости, закрытие периода. Бухгалтерский и налоговый учет тоже велся отдельно в СЕ2. На момент старта проекта количество документов в период более 200 тыс. в месяц.
Было принято решение внедрять «1С:ERP Управление предприятием» по технологии быстрого результата 1С:ТБР, так как у проекта были довольно сжатые сроки (около 6 месяцев) и не было необходимости отдельно прописывать ТЗ — проект стартовал с переноса регламентированного учета в «1С:ERP Управление предприятием», который сам по себе стандартизирован и унифицирован. Руководство АО «СОАТЭ» хотело перейти в новую систему с минимальными доработками, в типовом функционале.
Все обмены и перенос НСИ (остатков и т.д.) выполнялись сотрудниками заказчика под контролем специалистов «Первого Бита». Это было обусловлено тем, что сотрудники АО «СОАТЭ» лучше знали используемую систему СЕ2 и собственную программу оперативного учета, и позволило значительно сократить бюджет клиента. Для переноса данных была подготовлена подробная модель финансово-хозяйственной деятельности предприятия, для каждого блока раскладывались стандарты ведения учета и данные из текущей системы СЕ2.
Учет в «1С:ERP Управление предприятием», дополнен аналитикой, которой не существовало в СЕ2. В целом система СЕ2 представляла собой транзакционную систему, в которой ведется учет на плане счетов. В «1С:ERP Управление предприятием» есть учет на базе регистров, который позволяет при расчете себестоимости и закрытии периода формировать такие аналитики, как финансовый результат деятельности. Такие отчеты стали новинкой для АО «СОАТЭ» и позволили получить полноценную картину финансового результата предприятия и подразделений. Руководство может видеть финансовый результат и состояние каждого из видов бизнеса, каждого направления.
Перенос незавершенного производства и большой объем документов в учете
В АО «СОАТЭ» большое количество подразделений и этапов производства. Есть собственные сталелитейные цеха, участки изготовления изделий из пластмассы, гальванические цеха и т.д., что позволяет вести полный цикл производства с нуля. Изделие проходит большое количество участков до момента сборки. Это создает большое количество операций перехода из участка в участок, в результате получается отдельный полуфабрикат (передел), который нужно учитывать. За месяц таких переделов образуется порядка 7 тысяч номенклатур. Фактически — это около 32 тысяч наименований изделий в месяц, которые проходят определенные этапы производства, находясь в состоянии передела. Это влияет на конечный расчет себестоимости и было учтено при переносе данных.
В ходе моделирования стало понятно, что перенос такого количества операций создаст проблемы со скоростью работы системы. Нужно было провести тестовое закрытие месяца и квартала, чтобы определить корректность и скорость расчета. Для улучшения и ускорения работы в «1С» были созданы отдельные доработки:
- отражение транспортно-заготовительных работ (доработка для улучшения системы, связанная с подбором документов, для ускорения отражения ТЗР и затрат на доставку);
- распределение горюче-смазочных материалов из авансового отчета по автомобилям и разнесение затрат ГСМ по подразделениям;
- выгрузка из самописной системы оперативного учета производственных документов (около 11 тыс документов). В доработке используется схема работы с заказами и этапами производства, т.к. у предприятия много переделов и незавершенного производства. Чтобы корректно формировать затраты на незавершенную продукцию и хранить НЗП с помощью доработки затраты привязываются к каждому заказу;
- еще порядка 20 выгрузок и доработок АО «СОАТЭ» разработали самостоятельно, основываясь на созданной «Первым Битом» модели. Таким образом получилось сократить стоимость, сроки и сформировать команду у заказчика, которая в дальнейшем будет сопровождать систему.
После доработок повторили выгрузку всех документов за один квартал предыдущего периода и повторили реальное закрытие месяцев и квартала. Тестирование позволило убедиться, что система считает правильно и перейти к промышленной эксплуатации.
Проблема быстродействия серверного оборудования и ускорение системы
Для ускорения работы в связи с большим объемом данных подобрали новое серверное оборудование. Провели анализ загрузки работы оборудования и выявили узкие места в скорости работы системы.
По результатам анализа и тестирования производительности системы направлена информация о проблемных участках в системе регламнтированного учета, после чего выполнена оптимизация кода в «1С:ERP Управление предприятием». В новом релизе переписаны механизмы расширенной аналитики учета затрат, перенесен расчет аналитик, себестоимости и закрытие периода на платформу. Благодаря оперативному реагированию «1С», обновлению платформы и релиза, повысилась скорость расчета себестоимости в 11 раз, а срок расчета себестоимости и закрытия периода с 13 до 3-х часов.
В 2021 году компания планирует перенести блоки закупок, склада, кадрового учета и расчета зарплаты из самописной системы учета в «1С:ERP Управление предприятием».
Ускорилась процедура закрытия месяца
Сократились трудозатраты на ведение учета
- В единое информационное поле «1С:ERP Управление предприятием» из устаревшей программы регламентированного учета и самописной системы оперативного учета перенесены бизнес-процессы компании с большим объемом операций, более чем 188 тыс. проводок ежемесячно.
- Управленческая и регламентированная отчетность формируется в разрезе направлений деятельности и подразделений, ведется аналитика и полноценный финансовый результат.
- Трудозатраты по ведению учета сократились на 50% за счет централизации ввода информации, исключения дублирования информации в различные системы учета.
- Процедура закрытия месяца ускорилась в 4 раза: с 13 часов до 3-х часов.
- Оптимизировано быстродействие серверного оборудование и ускорена работа информационной системы с большим массивом информации.
- Автоматизировано распределение ГСМ сразу по автомобилям и подразделениям, что позволило в едином рабочем месте управлять затратами и выполнять распределение быстрее.
- Доработано формирование и распределение затрат на НЗП.
- Повысилась оперативность формирования и получения регламентированной и управленческой отчетности.
- Автоматизировано ведение давальческой схемы учета и схемы учета брака, которые на предприятии в автоматизированной системе не велись. Данный учет позволил выделить объемы давальческой продукции из общего числа, автоматизировать предоставление отчетных форм и сократить время на ведение учета. Автоматизация ведения учета брака позволило проводить анализ количества бракованных изделий и причин его возникновения.
